Nieodpłatne kursy językowe dla pracowników. Aspekty prawne i podatkowe

• Na co może liczyć pracownik chcący podnieść swoje kwalifikacje zawodowe?
• Czy pracodawca może finansować pracownikom kursy językowe ze środków ZFŚS?
• Czy sfinansowanie szkoleń językowych dla pracowników jest dla nich przychodem?

Na co może liczyć pracownik chcący podnieść swoje kwalifikacje zawodowe?

Zgodnie z art. 103[1] § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: ,,k.p.”) przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

Kurs językowy oznacza, że pracownicy poznają lub udoskonalają język obcy, a tym samym, co do zasady mamy do czynienia z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych.

Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 103[3] k.p.).

Pracodawca może zawrzeć z pracownikiem umowę szkoleniową określającą wzajemne prawa i obowiązki stron, ale nie jest to konieczne.

W praktyce pojawia się jednak wiele wątpliwości dotyczących między innymi takich kwestii jak:

Czy pracodawca może finansować pracownikom kursy językowe ze środków ZFŚS?

W art. 2 pkt 1) ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: „u.z.f.ś.s.”) jako działalność socjalną rozumie się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz między innymi działalności kulturalno-oświatowej. Z kolei, zgodnie z art. 1 ust. 1 u.z.f.ś.s. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (dalej: „ZFŚS”) przeznaczony jest na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS. Przez osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS uważa się pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie ZFŚS, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z ZFŚS [art. 2 pkt 5) u.z.f.ś.s.].

I mimo iż w definicji działalności socjalnej znajduje się działalność kulturalno-oświatowa, to jednak możliwość finansowania pracownikom nauki języka obcego ze środków ZFŚS budzi istotne wątpliwości. Wynika to chociażby z treści art. 16–17 oraz art. 94 pkt 6) k.p. W pierwszym z tych przepisów ustawodawca zapisał, że pracodawca, stosownie do możliwości i warunków, zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników, a w drugim, że pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. W konsekwencji dominuje pogląd, że finansowanie nauki języka obcego powinno odbywać się ze środków obrotowych, a nie ze środków ZFŚS.

Świadczenia z ZFŚS powinny być zróżnicowane według kryterium socjalnego (np. według dochodu). W myśl art. 8 ust. 1–2 u.z.f.ś.s. przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się bowiem od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS, z uwzględnieniem powyższych kryteriów, oraz zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ZFŚS. W ramach działalności socjalnej mieści się bowiem pomoc materialna. Pomoc ta może mieć praktycznie dowolną postać – np. może ona polegać na pokrywaniu określonych wydatków ponoszonych przez osoby uprawnione. Uznając, że pomoc materialna może dotyczyć kosztów nauki języka obcego, pracodawca powinien zróżnicować wysokość świadczeń według kryteriów socjalnych, aby nie narazić się na zarzut nieprawidłowego gospodarowania środkami ZFŚS . Zasada „każdemu po równo” pozostaje bowiem w opozycji do kryterium socjalnego. Jak wskazał Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do wyroku z dnia 20 sierpnia 2001 r.: ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie upoważnia do tworzenia takich zasad podziału funduszu socjalnego, które pozostawałyby w sprzeczności z jej art. 8 ust. 1, ten zaś przepis wyraźnie powiązał zasady korzystania z ulgowych usług i świadczeń z sytuacją życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych. Jest to tzw. kryterium socjalne, którego przyjęcie przez ustawodawcę prowadzi do wniosku, że jest wykluczone przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z Funduszu ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady "każdemu po równo". Doświadczenie życiowe pokazuje zarazem, że jest mało prawdopodobne, by dwie osoby uprawnione pozostawały w jednakowej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej, a tylko taka (lub bardzo zbliżona) pozwalałaby na przyznanie świadczeń w tej samej wysokości. Tym bardziej więc możliwość taką należy wyłączyć, gdy uprawnionymi jest kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt osób [2].

Reasumując:

1. Jeżeli pracodawca chce finansować naukę języka obcego, takie świadczenie musi zostać, co do zasady, sfinansowane ze środków obrotowych firmy, a nie ze środków ZFŚS.

2. Pomoc materialna finansowana ze środków ZFŚS może dotyczyć pokrywania pracownikowi kosztów nauki języka obcego, pod warunkiem że jest przewidziana w regulaminie ZFŚS, a pracodawca różnicuje wysokość świadczeń przyznawanych konkretnym pracownikom, stosując tzw. kryterium socjalne.

Czy sfinansowanie szkoleń językowych dla pracowników jest dla nich przychodem?

A. Czym jest podnoszenie kwalifikacji zawodowych?

Według art. 103 [1] § 1 k.p.: przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Przepisy prawa pracy nie ograniczają pojęcia podnoszenia kwalifikacji zawodowych tylko w ramach pracy aktualnie wykonywanej przez pracownika. Przyjmuje się, że mogą też mieć zastosowanie w przypadku, gdy jest planowany awans pracownika lub też pracodawca zamierza zaproponować mu inne warunki pracy, np. zmianę stanowiska, czy też wprowadzić zmianę działalności firmy. To pracodawca ocenia swoje potrzeby co do pożądanych kompetencji lub ogólnej wiedzy pracowników i w związku z tym możliwe jest uzasadnienie w takim przypadku takich potrzeb, jak np. szkolenie językowe.

Nie można jednak uznać za podnoszenie kwalifikacji zawodowych takiego rodzaju kształcenia, w wyniku którego zdobywana wiedza czy umiejętności w żaden sposób nie wiążą się z zakresem obowiązków pracownika (aktualnych, jak również w obiektywnie przewidywalnej przyszłości). Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na sfinansowanie kosztów nauki pracownika, to wówczas świadczenia otrzymane przez pracownika stanowić będą przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Również kursy językowe uznaje się za podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Tym samym szkolenia językowe podlegają takim samym zasadom, o których mowa wyżej.

B. Szkolenie a przychód pracownika

Koszty szkoleń językowych, jeżeli mają nie być opodatkowane po stronie pracownika, muszą spełniać warunek podnoszenia kwalifikacji pracownika, co będzie miało miejsce, jeżeli w wyniku tego kształcenia zdobywana przez pracownika wiedza lub/i umiejętności wiążą się z zakresem aktualnych lub przyszłych obowiązków pracownika, o czym była mowa wyżej w pkt. A.

Z kolei, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ,,ustawa o PIT”) wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami (w tym przypadku będą to przepisy k.p., a w szczególności art. 1031 § 1 k.p.) przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Oznacza to, że koszt szkolenia językowego pracownika, jeżeli można go uznać za poczyniony w celu podniesienia kwalifikacji zawodowych pracownika, będzie przychodem takiego pracownika ze stosunku pracy, korzystającym ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT. Spółka (pracodawca) od wartości tych świadczeń nie będzie obliczać i pobierać zaliczki na PIT (por. np. interpretację Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 17 lutego 2017 r., 3063-ILPB1-1.4511.396. 2016.2.AN).

Z kolei, w zakresie kwestii przychodu z nieodpłatnych świadczeń otrzymywanych w ramach stosunku pracy należy brać pod uwagę wyrok z dnia 8 lipca 2014 r. wydany przez Trybunał Konstytucyjny (dalej: ,,TK”), w sprawie o sygn. akt K 7/13. W tym wyroku TK wskazał na kryteria, którymi należy się kierować przy określeniu, czy w konkretnym przypadku dochodzi do nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika. Wskazuję, że w naszej ocenie należy zbadać – analizując między innymi umowę zawartą przez pracodawcę z dostawcą usługi – czy jest spełniony trzeci z niżej wskazanych przez TK warunków. TK stwierdził, że za przychód pracownika mogą być uznane tylko świadczenia, które spełniają łącznie trzy następujące warunki:

1) zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

2) zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

3) korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Inaczej mówiąc, należy określić:

• czy pracodawca będzie miał możliwość zindywidualizowania wysokości świadczenia w odniesieniu do poszczególnych pracowników, np. poprzez prowadzenie ewidencji pracowników korzystających z platformy do nauki języka, lub

• czy pracodawca będzie w stanie ustalić jedynie szacunkową liczbę pracowników korzystających z platformy, np. na podstawie deklaracji pracowników, z powodu np. tego, że pracownicy będą mogli ,,wchodzić” na platformę również poza godzinami pracy i/lub korzystając z prywatnych komputerów lub innych urządzeń nie będących własnością pracodawcy.

Jeśli bowiem nie będzie możliwe ustalenie wymiernej korzyści osiąganej przez każdego pracownika przez liczbę zadeklarowanych osób (pracowników), korzyść nie będzie wymierna i nie będzie mogła zostać przypisana indywidualnemu pracownikowi (po stronie pracownika powstaje przychód).

Wnioski:

1. Koszty szkoleń językowych, jeżeli mają nie być opodatkowane po stronie pracownika, muszą spełniać warunek podnoszenia kwalifikacji pracownika. Będzie to miało miejsce, jeżeli w wyniku tego kształcenia zdobywane przez pracownika wiedza lub/i umiejętności wiążą się z zakresem aktualnych lub przyszłych obowiązków pracownika. Wówczas będą one przychodem takiego pracownika ze stosunku pracy, korzystającym ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT. Spółka (pracodawca) od wartości tych świadczeń nie będzie obliczać i pobierać zaliczki na PIT.

2. Wydaje się, że umożliwienie dostępu do e-learningu języka obcego dla wszystkich pracowników, a jednocześnie uznanie tego wydatku za poczyniony w celu podnoszenia kwalifikacji wszystkich pracowników, można próbować uzasadniać tym, że wszyscy pracownicy, a nie tylko ci, którzy stykają się bezpośrednio w ramach wykonywania bieżących obowiązków z językiem angielskim, powinni posługiwać się tym językiem ze względu na np.:

(a) możliwość odbywania kursów organizowanych w ramach korporacji w innych firmach z grupy znajdujących się za granicą,

(b) możliwość (w ramach ścieżki kariery) aplikowania na inne stanowiska, na których znajomość języka angielskiego jest niezbędna (czyli mówiąc inaczej awansowania),

(c) konieczność zapoznawania się z dokumentami wewnętrznymi sporządzonymi w języku angielskim, np. opisem produktów,

(d) możliwość wchodzenia na platformy wewnątrzfirmowe prowadzone w języku angielskim.

Przy czym nie możemy mieć pewności, że organy podatkowe nie zakwestionują takiego podejścia, a w konsekwencji uznają, że u niektórych pracowników przychód nie podlega zwolnieniu z opodatkowania.

3. Możliwość zindywidualizowania przez pracodawcę wysokości świadczenia w odniesieniu do poszczególnych pracowników może stanowić argument dla organów podatkowych do twierdzenia, że w tych przypadkach, kiedy pracownik nie korzysta z dostępności szkolenia językowego w celu podnoszenia swoich kwalifikacji, pracodawca powinien dokonywać wyliczenia przychodu przypadającego na takiego pracownika w celu jego opodatkowania.

[1] Jeżeli pracodawca lub osoba odpowiedzialna w jego imieniu nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z nimi, podlega karze grzywny. O grzywnie orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 12a u.z.f.ś.s.).

[2] Sygn. I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331.

Polecamy: Jak optymalizować koszty zatrudnienia. Poradnik dla pracodawców