Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony

• Nie jedna, ale kilka
• Istotna proporcja
• Im mniej, tym bezpieczniej
• Oświadczenie pracodawcy

Według SN wystarczy, aby tylko jeden powód rozstania okazał się usprawiedliwiony. Bazując na tym, pracodawcy traktują wypowiedzenie jak pojemny worek na zarzuty – nie zawsze uzasadnione. A to błąd.

Poprawne sformułowanie wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony jest jedną z trudniejszych czynności dokonywanych przez pracodawców. Popełnione błędy mogą być bardzo kosztowne w przypadku, gdy pracownik odwoła się do sądu pracy. Niepoprawnie sformułowana przyczyna wypowiedzenia może bowiem doprowadzić do przegrania przez pracodawcę takiego sporu i zasądzenia odszkodowania na rzecz pracownika. Aby ograniczyć to ryzyko, w ostatnim czasie dość częstą praktyką pracodawców stało się wskazywanie wielu, nierzadko przypadkowo wybranych przyczyn wypowiedzenia. Zgodnie z zasadą – im więcej, tym lepiej. Postępując w ten sposób, pracodawcy liczą, że któraś z nich okaże się wystarczająca w ocenie sądu. Taka praktyka może jednak okazać się dla nich zgubna. Przy ocenie zasadności wypowiedzeń umów o pracę na czas nieokreślony liczy się nie ilość wskazanych przyczyn, ale ich jakość. Niejednokrotnie potwierdzał to Sąd Najwyższy w swoich orzeczeniach. [ramka]

Nie jedna, ale kilka

Obowiązek wskazania w wypowiedzeniu jego przyczyny nie oznacza, że pracodawca musi podać tylko jedną przyczynę. Jeżeli pracownik „podpadł” pracodawcy kilkukrotnie, poprawne, a nawet wskazane może być podanie wszystkich tych podstaw rozstania się z podwładnym. Takie działanie jest jednak właściwe tylko pod warunkiem, że wszystkie te przyczyny odpowiadają wskazanym powyżej trzem zasadom. W przeciwnym razie pracodawca ryzykuje uznaniem wypowiedzenia za bezzasadne. W konsekwencji sąd może przywrócić takiego pracownika do pracy albo zasądzić na jego rzecz odszkodowanie.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)

Istotna proporcja

Praktyka sądowa pokazuje, że sądy inaczej podchodzą do sytuacji, gdy w piśmie o wypowiedzeniu pracodawca wskazał niewiele przyczyn (dwie – trzy), a inaczej jeżeli tych powodów wyartykułowano znacznie więcej. W pierwszym przypadku w zasadzie wystarczy, aby tylko jedna z przyczyn okazała się usprawiedliwiona (zob. wyroki SN z 8 stycznia 2007 r., sygn. akt I PK 187/06 oraz z 5 października 2005 r., sygn. akt I PK 61/05).

Coraz częściej jednak w wypowiedzeniu umowy o pracę składanym przez pracodawcę znajduje się długa lista powodów zwolnienia. Podkreślić należy, że w sytuacji gdy są one zgodne z prawdą, konkretne i zasadne, wypowiedzenie takie będzie poprawne. Często jednak zdarza się, że lista przyczyn wypowiedzenia wybierana jest przez pracodawcę losowo, a w konsekwencji nie ma poparcia w rzeczywistości. Wielość tych przyczyn pracodawca uzasadnia sobie zasadą „im więcej, tym lepiej”, mając nadzieję, że choć jedna z nich okaże się wystarczająco usprawiedliwiona. Nic bardziej mylnego.

Otóż jeżeli pracodawca wskaże w wypowiedzeniu np. 14 jego przyczyn, z których jedynie 3 okażą się zasadne, sąd może uznać wypowiedzenie za bezskuteczne. W rezultacie przywróci pracownika do pracy albo zasądzi na jego rzecz odszkodowanie. Przyjmuje się bowiem, że w takiej sytuacji nie wystarczy, aby choć jedna z przyczyn okazała się właściwa (jak w przypadku, gdy pracodawca wskazał np. tylko dwie przyczyny). Decydujący będzie stosunek przyczyn zasadnych i niezasadnych. Przyczyny zasadne muszą zatem stanowić – jak wskazał Sąd Najwyższy – „istotną proporcję wszystkich przyczyn” wskazanych w wypowiedzeniu (zob. wyroki SN: z 14 kwietnia 2015 r., sygn. akt II PK 140/14, z 16 czerwca 2011 r., sygn. akt I PK 222/10, z 23 listopada 2010 r., sygn. akt I PK 105/10). Ocena, czy w danej sprawie została zachowana właściwa proporcja przyczyn zasadnych, należy do sądu. Można pokusić się o stwierdzenie, że będzie tak wtedy, gdy więcej niż połowa przyczyn okaże się konkretna, prawdziwa i uzasadniona.

Im mniej, tym bezpieczniej

Pracodawca, który zamierza wypowiedzieć umowę o pracę, powinien przede wszystkim dokładnie przeanalizować, jakie są powody rozstania. Taka refleksja ułatwi mu właściwe sformułowanie przyczyn uzasadniających wypowiedzenie. W piśmie o wymówieniu należy wskazać tylko te przyczyny, które są najistotniejsze i zgodne ze wskazanymi powyżej trzema zasadami. Formułując je, pracodawca musi zatem pamiętać o jednej, bardzo prostej regule: im mniej, tym bezpieczniej.

Oświadczenie pracodawcy

Rozstanie z pracownikiem zatrudnionym na czas nieokreślony jest zadaniem niełatwym, głównie z uwagi na wymogi, jakim musi sprostać samo wypowiedzenie. Możemy je podzielić na stricte formalne (takie jak np. obowiązek zachowania formy pisemnej oświadczenia pracodawcy czy zawarcie w nim pouczenia dla pracownika o możliwości odwołania się od wypowiedzenia) oraz te o charakterze merytorycznym, obejmujące przyczyny wypowiedzenia.

1. Forma pisemna i pouczenie

Obowiązek zachowania formy pisemnej wypowiedzenia wynika z art. 30 par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm., dalej: k.p.). Wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę w innej formie niż pisemna, np. ustnej, jest co prawda ważne, ale stanowi naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów. W takiej sytuacji pracodawca musi się liczyć z możliwością przegrania sprawy w sądzie, jeżeli pracownik odwoła się od tak sformułowanego wypowiedzenia (zob. uchwała SN z 2 października 2002 r., sygn. akt III PZP 17/02).

W piśmie o wypowiedzeniu musi być także zawarte pouczenie dla pracownika o przysługującym mu prawie odwołania się od wypowiedzenia do sądu pracy (art. 30 par. 5 k.p.). Nie wystarczy ogólne wskazanie, że pracownik może się do sądu odwołać. Należy dokładnie określić sąd właściwy dla pracownika ze wskazaniem jego nazwy, adresu oraz terminu na wniesienie odwołania. W razie braku pouczenia pracownik będzie mógł odwołać się od wypowiedzenia nawet po terminie ustawowym, tj. po 7 dniach.

2. Powody rozstania

Niezwykle istotnym elementem pisma o wypowiedzeniu jest wskazanie przyczyn uzasadniających rozwiązanie umowy o pracę (art. 30 par. 4 k.p.). Stanowią one niewątpliwie najważniejszą jego część. Formułując przyczyny wypowiedzenia, pracodawca powinien pamiętać o trzech zasadach. Każda przyczyna musi być konkretna, uzasadniona i zgodna z prawdą.

1) Konkretne

Wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony powinno wskazywać w sposób niebudzący wątpliwości, co jest istotą zarzutu stawianego pracownikowi, usprawiedliwiającego rozwiązanie z nim stosunku pracy. Należy zatem wskazać, jakie konkretnie zachowania pracownika skłoniły pracodawcę do wypowiedzenia mu umowy. Przykładowo nie wystarczy wskazanie, że pracownik niewłaściwie wywiązuje się z obowiązków, ale należy dodać, o jakie obowiązki chodzi i na czym polega jego niewłaściwe zachowanie.

2) Uzasadnione

Pamiętać należy, że wypowiedzenie jest zwyczajnym sposobem rozstania się z pracownikiem. Nie tylko zatem poważne uchybienia podwładnego będą uzasadniały wypowiedzenie mu umowy o pracę. Zasadne będzie także wypowiedzenie, w którym wskazano na uchybienia mniejszej wagi, jeżeli są następstwem niedbałości pracownika (zob. wyrok SN z 12 sierpnia 1977 r., sygn. akt I PRN 105/77). Wypowiedzenie uzasadniają zarówno przyczyny leżące po stronie pracownika, jak i po stronie pracodawcy, a nawet łącznie po obu stronach. Co więcej, w przypadku przyczyn leżących po stronie pracownika mogą być one przez niego zawinione lub nawet niezawinione (zob. wyrok SN z 29 września 1998 r., sygn. akt I PKN 335/9).

3) Prawdziwe

Przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony muszą spełniać jeszcze jeden warunek – muszą być zgodne z prawdą. Jeżeli bowiem okaże się, że wskazana w piśmie pracodawcy przyczyna jest nieprawdziwa, wypowiedzenie może zostać uznane w całości za bezzasadne (zob. wyrok SN z 7 października 2009 r., sygn. akt III PK 34/09). Szczególnie zatem ryzykowne dla pracodawcy jest formułowanie wielu przyczyn, niejako „z ostrożności”, jeżeli nie ma to poparcia w rzeczywistości. Zdarza się bowiem, że pracodawcy korzystają z gotowych wzorów takiego pisma bez głębszej analizy, czy zawarte w nim powody zwolnienia odnoszą się do zwalnianego pracownika.

Dołącz do nas na Facebooku!