Zmiana etatu w trakcie roku a urlop wypoczynkowy

• Zmiana etatu a wymiar urlopu wypoczynkowego
• Urlop proporcjonalny - zasady liczenia
• Zmiana etatu - udzielanie urlopu wypoczynkowego

Zmiana etatu a wymiar urlopu wypoczynkowego

Problem: Pracownikowi zatrudnionemu od 3 kwietnia 2020 r. w pełnym wymiarze czasu pracy zmniejszono od 1 sierpnia 2021 r. etat do 7/8. Jaki wymiar urlopu wypoczynkowego będzie przysługiwał pracownikowi w 2021 r., jeżeli ma prawo do 26 dni urlopu? Jak udzielać tego urlopu pracownikowi po zmianie etatu, jeżeli będzie on pracował po 7 godzin dziennie?

Rada: Pracodawca, ustalając wymiar należnego pracownikowi w 2021 r. urlopu wypoczynkowego, powinien dokonać odrębnie wyliczenia dla okresu zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy i po zmniejszeniu etatu, a następnie każdy dzień urlopu pomnożyć przez 8 godzin. Natomiast udzielając urlopu po zmianie wymiaru czasu pracy, pracodawca z wyliczonej puli urlopu zdejmuje liczbę godzin w danym dniu faktycznie wyznaczonych do przepracowania, w tym przypadku - 7 godzin.

Urlop proporcjonalny - zasady liczenia

Uzasadnienie: W przedstawionej w pytaniu sytuacji znajdą zastosowanie zasady liczenia urlopu proporcjonalnego. Oznacza to, że w razie zmiany wymiaru czasu pracy pracownika w trakcie roku kalendarzowego należy wyliczyć wymiar urlopu osobno dla okresu zatrudnienia pełnoetatowego i osobno dla okresu zatrudnienia na część etatu. Wyliczając wymiary dla obu tych okresów, należy także brać pod uwagę to, że wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę 20 lub 26 dni urlopu. Należy też pamiętać, aby niepełny dzień urlopu zaokrąglić w górę do pełnego dnia.

Ustalenie wymiaru urlopu w przypadku zmiany etatu. Jeżeli zmiana etatu pracownika następuje w trakcie roku kalendarzowego, niezbędne jest ustalenie wymiaru urlopu w proporcji do okresu pracy w danym wymiarze czasu pracy. Należy jednak zwrócić uwagę, że suma uzyskanego wymiaru urlopu w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć 20 lub 26 dni.

Podczas przeliczania dni urlopu na godziny zawsze 1 dzień odpowiada 8 godzinom pracy. Nie ma tutaj znaczenia wymiar etatu pracownika.

Przykład

Pracownik ze stażem pracy wynoszącym co najmniej 10 lat został zatrudniony na podstawie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony od 3 kwietnia 2020 r. w pełnym wymiarze czasu pracy. Od 1 sierpnia 2021 r. pracuje w wymiarze 7/8 etatu. W 2021 r. będzie przysługiwał mu urlop w następującym wymiarze:

• od stycznia do lipca 2021 r. - 16 dni, tj. 128 godzin, według następującego wyliczenia: 26 dni x 7/12 miesięcy = 15,16, tj. po zaokrągleniu 16 dni;
• od sierpnia do grudnia 2021 r. - 10 dni, tj. 80 godzin, według następującego wyliczenia: 26 dni x 7/8 etatu = 22,75, tj. 23 dni; a następnie 23 dni x 5/12 miesięcy = 9,58, tj. po zaokrągleniu 10 dni.

Łącznie w przedstawionej sytuacji pracownikowi w 2021 r. będzie przysługiwał urlop wypoczynkowy w wymiarze 26 dni (tj. 26 dni x 8 godzin = 208 godzin).

Zmiana etatu - udzielanie urlopu wypoczynkowego

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, w wymiarze godzinowym, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy w danym dniu (art. 1542 § 1 Kodeksu pracy). Oznacza to, że liczba godzin wykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego będzie zawsze odpowiadała liczbie godzin zaplanowanej w danym dniu pracy, niezależnie od wymiaru czasu pracy, w jakim jest on zatrudniony. Zatem nawet po zmianie etatu Państwa pracownika nabytego wcześniej urlopu udziela się na dni pracy, odejmując z puli urlopowej tyle godzin, ile pracownik ma do przepracowania w danym dniu.

Przykład

Pracownik ze stażem pracy wynoszącym co najmniej 10 lat, zatrudniony od 1 stycznia do 31 lipca 2021 r. w pełnym wymiarze czasu pracy, a od 1 sierpnia do 31 grudnia 2021 r. w wymiarze 7/8 etatu, świadczy pracę w podstawowym systemie czasu pracy. Pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym od 23 do 27 sierpnia 2021 r. Według obowiązującego go rozkładu czasu pracy w każdym z tych dni miał wykonywać pracę w godzinach od 7.00 do 14.00. W sierpniu 2021 r. pracownik wykorzystał zatem urlop wypoczynkowy w wymiarze 35 godzin i tyle godzin urlopu zostanie mu odjętych z łącznej puli urlopu przysługującego w 2021 r.

Daty	23.08	24.08	25.08	26.08	27.08	29.08	30.08
Zaplanowany czas pracy	7.00-14.00 7 h	7.00-14.00 7 h Autopromocja Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia Sprawdź	7.00-14.00 7 h	7.00-14.00 7 h	7.00-14.00 7 h	wolne	wolne
Faktyczne godziny nieobecności pracownika	urlop 7 h	urlop 7 h	urlop 7 h	urlop 7 h	urlop 7 h	wolne	wolne
Wymiar godzin nieobecności zdejmowany z puli urlopu	7 h	7 h	7 h	7 h	7 h	wolne	wolne

Przykład

Pracownik ze stażem pracy wynoszącym co najmniej 10 lat, zatrudniony od 1 stycznia do 31 lipca 2021 r. w pełnym wymiarze czasu pracy, a od 1 sierpnia do 31 grudnia 2021 r. w wymiarze 7/8 etatu, świadczy pracę w systemie równoważnego czasu pracy. Pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym od 23 do 27 sierpnia 2021 r. Według obowiązującego go rozkładu czasu pracy 23-24 sierpnia 2021 r. miał wykonywać pracę w godzinach 6.00 - 18.00, a od 26 do 27 sierpnia - w godzinach 8.00-12.00. Natomiast 25 sierpnia br. miał wolny na podstawie harmonogramu czasu pracy. W sierpniu 2021 r. pracownik wykorzystał zatem urlop wypoczynkowy w wymiarze 32 godzin i tyle godzin urlopu zostanie mu odjętych z łącznej puli urlopu przysługującego w 2021 r.

Daty	23.08	24.08	25.08	26.08	27.08	29.08	30.08
Zaplanowany czas pracy	6.00-18.00 12 h	6.00-18.00 12 h	wolne	8.00-12.00 4 h	8.00-12.00 4 h	wolne	wolne
Faktyczne godziny nieobecności pracownika	urlop 12 h	urlop 12 h	-	urlop 4 h	urlop 4 h	wolne	wolne
Godziny nieobecności zdejmowane z puli urlopu	12 h	12 h	-	4 h	4 h	wolne	wolne

Podstawa prawna:

art. 154, art. 1542, art. 1551, art. 1552, art. 1553, art. 161, art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162