Przymusowy urlop wypoczynkowy - jaka forma?

Urlop wypoczynkowy - podstawowe informacje

Urlop wypoczynkowy to uprawnienie pracownika. Powinien być wykorzystany w tym samym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 (mniej niż 10 lat pracy) lub 26 dni (co najmniej 10 lat pracy). Kodeks pracy wymaga, aby pracownik wykorzystał część urlopu pod rząd, a dokładniej 14 dni. Celem takiego wymogu może być konieczność dłuższego odpoczynku od pracy przynajmniej raz w roku, co pozwala na psychiczną i fizyczną regenerację. Urlop jest płatny, a jego termin powinien być ustalony wcześniej w planie urlopów. Plan urlopów pracodawca ustala, wysłuchując w tym przedmiocie pracownika. Następnie pracownik składa wniosek urlopowy przed każdą zaplanowaną nieobecnością w pracy. 

Przymusowy urlop wypoczynkowy - kiedy?

Co do zasady pracodawca nie może zmusić pracownika do wykorzystania urlopu w terminie przez niego wskazanym. Prawo pracy przewiduje jednak dwa wyjątki:

• wykorzystanie urlopu w okresie wypowiedzenia.
• wykorzystanie urlopu zaległego do 30 września roku następującego po roku, w którym pracownik nabył prawo do tego urlopu.

Przymusowy urlop w okresie wypowiedzenia

Pierwszy przypadek dotyczy sytuacji, gdy dochodzi do rozwiązania umowy z pracownikiem i przebywa on aktualnie na okresie wypowiedzenia. Jeśli pracownik do tej pory nie wykorzystał jeszcze pełnej puli przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, pracodawca może wyznaczyć mu termin urlopu. W takiej sytuacji pracownik musi z tego urlopu skorzystać. Gdyby zostały mu niewykorzystane dni, pracodawca wypłaca ekwiwalent urlopowy. Więcej o ekwiwalencie przeczytasz w artykule:

Przymusowy urlop zaległy

Druga sytuacja uregulowana jest w art. 168 Kodeksu pracy i dotyczy urlopu zaległego. Musi on być wykorzystany przez pracownika do 30 września roku następującego po roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Czym jest właściwie urlop zaległy? To urlop wypoczynkowy, który nie został wykorzystany w tym samym roku, a którym pracownik go nabył. Prawo do urlopu w pełnej puli (26 dni dla pracownika na pełnym etacie) nabywa się z dniem 1 stycznia każdego roku. Jeśli pracownik nabył prawo do urlopu w wymiarze 26 dni 1 stycznia 2020 r. i do końca grudnia 2020 r. wykorzystał 20 dni to 6 dni przechodzi na 2021 r. jako urlop zaległy. Składając wnioski urlopowe w nowym roku, kadry w pierwszej kolejności odliczą dni urlopu zaległego. Gdyby jednak zdarzyło się tak, że pracownik aż do września nie skorzystał z ani jednego dnia urlopu wypoczynkowego, wówczas pracodawca może wyznaczyć mu we wrześniu termin na wykorzystanie tych 6 dni. Po 30 września 2021 r. pracodawca, który nie polecił pracownikowi skorzystanie z urlopu, naraża się na odpowiedzialność z tytułu popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika zagrożonego karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Urlop przymusowy - przepisy covidowe

Pandemia COVID-19 spowodowała konieczność dostosowania przepisów prawnych do nowej rzeczywistości. Stąd np. powstały nowe przepisy dotyczące urlopu zaległego. Co się zmieniło? Zgodnie z art. 15gc ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu. Nie zmienia to jednak faktu, że pracodawca nadal ma obowiązek przypilnowania, aby urlop zaległy został wykorzystany do końca września. Przepisy wystosowane na czas pandemii sprowadzają się do podkreślenia, że pracodawca może samodzielnie ustalić jedynie termin urlopu zaległego (bieżącego nie!) i gdyby liczba dni urlopu zaległego była większa, ogranicza się tę możliwość do 30 dni.

Polecenie wykorzystania urlopu - jaka forma?

Ani przepisy Kodeksu pracy, ani przepisy covidowe nie wspominają natomiast w jakiej formie należy udzielić pracownikowi przymusowego urlopu wypoczynkowego. Wydaje się więc, że można byłoby zrobić to nawet w formie ustnej. Zawsze jednak lepiej jest mieć dowód potwierdzający wydanie tego typu polecenia. Stąd bezpieczniejszą opcją jest wydanie polecenia wykorzystania urlopu wypoczynkowego w formie pisemnej. Jak nie narazić się na odpowiedzialność w razie kontroli PIP? Należy przestrzegać prawa i zasad wyżej opisanych. Nie można kierować na przymusowy urlop bieżący, chyba że jest to okres wypowiedzenia. Trzeba pilnować się również limitu dni z ustawy covidowej - 30 dni. Zawsze jednak, w miarę możliwości, warto przedyskutować termin urlopu z pracownikiem.

Polecamy: Kodeks pracy 2021. Praktyczny komentarz z przykładami