Zaległy urlop – jak poinformować pracownika o obowiązku jego wykorzystania

Zaległy urlop - do kiedy należy go wykorzystać?

Wymiar urlopu w Polsce dla pracownika zatrudnionego na umowę o pracę wynosi odpowiednio:

- 20 dni dla pracownika zatrudnionego krócej niż 10 lat

- 26 dni dla pracownika zatrudnionego ponad 10 lat

Do okresu pracy wymiar czasu urlopu liczmy wraz z:

- nie więcej niż 3 lata szkoły zasadniczej lub zawodowej

- nie więcej jednak niż 5 lat średniej szkoły zawodowej

- 5 lat średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych

- 4 lata średniej szkoły ogólnokształcącej

- 6 lat szkoły policealnej

- 8 lat szkoły wyższej.

Polecamy: Kodeks pracy 2019 – Nowe Wydanie. Praktyczny komentarz z przykładami

Pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym zatrudniony uzyskał prawo do określonego wymiaru dni wypoczynku. Na jego wniosek urlop może zostać podzielony, jednak co najmniej jedna z części wypoczynku powinna trwać nie krócej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych, czyli np. 10 dni urlopowych, jeśli pracownik wykonuje obowiązki w dni robocze od poniedziałku do piątku. Pracownik może jednak nie korzystać z dostępnego urlopu, wtedy zachodzi zjawisko kumulowania dni urlopowych, które jest problemem dla przedsiębiorcy. Dlatego urlopy powinny być ustalane według planu urlopowego ustalonego przez pracodawcę przy uwzględnieniu wniosków urlopowych w taki sposób, by zapewnić ciągłość normalnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale też by pracownicy nie kumulowali dni wolnych.

Urlop przedawniony należy wykorzystać do końca trzeciego kwartały następnego roku, czyli do 30 września.

Jak poinformować pracownika o obowiązku wykorzystania zaległego urlopu?

Plany urlopowe podaje się do wiadomości pracowników według sposobu ustalonego przez pracodawcę i obowiązującego w danej organizacji. Zazwyczaj są to rozmowy wewnętrzne, wysłanie grafiku pracy, na którym pracownicy zaznaczają planowane dni wolne zwłaszcza w okresie wakacyjnym lub po prostu zgłaszają okres urlopowy przełożonemu, który ustala możliwy grafik pracy w dziale, za który jest odpowiedzialny. Plany urlopowe i wniosek o urlop można zgłosić również w dedykowanym panelu do ewidencji czasu pracy, jeśli firma korzysta z elektronicznych systemów do mierzenia czasu pracy. Zazwyczaj w takiej sytuacji, zależnie od struktury organizacji, to kierownik zatwierdza zgłoszone zapotrzebowanie na urlop.

Pracodawca może też ustnie poinformować pracownika o obowiązku skorzystania z urlopu. Trzeba wiedzieć, że pracodawca ma prawo zmusić pracownika do wzięcia urlopu i wyznaczyć mu datę oraz długość trwania urlopu wypoczynkowego. Nawet w sytuacji, gdy pracownik nie chce wykorzystać urlopu.

Zaległe urlopy muszą być realnie wykorzystane

Zaległe urlopy muszą być wykorzystanie do 30 września następnego roku kalendarzowego. Kodeks pracy określa dokładnie, jakie konsekwencje czekają na pracodawcę, który nie wyegzekwuje zaległych urlopów swoich pracowników - na pewno może liczyć się z karą grzywny. W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy i stwierdzenia nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy zatrudnionych, kara może sięgać maksymalnie 30 tysięcy złotych.

Czy pracownik może wykorzystać zaległy urlop bez zgody pracodawcy?

Spójrzmy na przykład. Pracownik ma prawo do 26 dni urlopu w danym roku kalendarzowym. Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop 2019? Powiedzmy, że w 2019 roku wykorzystał tylko 6 dni urlopu. Wraz z 2020 rokiem nabywa kolejne 26 dni urlopu. Łącznie zaległe urlopy wynoszą 20 dni. Musi wykorzystać je do końca września przyszłego roku. Nie może jednak tego uczynić bez zgody pracodawcy. By pracownik mógł skorzystać z zaległego urlopu powinien złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy, a pracodawca decyduje, czy zatwierdzić wniosek i wysłać pracownika na urlop w danym terminie. Podsumowując, nawet jeśli pracownik posiada zaległe dni urlopowe, nie może z nich skorzystać bez zgody pracodawcy.

Sankcje dla pracodawcy za przekroczenie terminu udzielenia zaległego urlopu

W rozdziale pierwszym Kodeksu pracy dotyczącym urlopów wypoczynkowych znajdziemy artykuł 168, mówiący do kiedy należy wykorzystać urlop:

“Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego [...]”.

Jeśli pracodawca nie dostosuje się do wypełnienia prawa pracownika do urlopu wypoczynkowego, a PIP wykaże nieprawidłowości w tym zakresie, sąd może nałożyć na właściciela firmy karę grzywny w wysokości od 1 do 30 tys. zł.