Czy dodatkowy urlop wypoczynkowy należy rozliczać proporcjonalnie?

• Dodatkowy urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi niepełnosprawnemu
• Jak rozliczać dodatkowy urlop wypoczynkowy
• Czy wypłata ekwiwalentu urlopowego pozbawia prawa do urlopu

Dodatkowy urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi niepełnosprawnemu

Osoba zaliczona do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności ma prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego. Wymiar takiego urlopu wynosi 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Przy czym prawo do pierwszego urlopu dodatkowego osoba niepełnosprawna nabywa po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia jej do jednego z tych stopni niepełnosprawności przez zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności.

Pomimo że przepisy dotyczące dodatkowego urlopu funkcjonują już od wielu lat, to nadal budzą wątpliwości. Polska Organizacja Pracodawców Osób Niepełnosprawnych (POPON) zwróciła się do Głównego Inspektora Pracy z pytaniami dotyczącymi prawa do pierwszego dodatkowego urlopu wypoczynkowego osoby niepełnosprawnej.

Jak rozliczać dodatkowy urlop wypoczynkowy

W pierwszym swoim pytaniu POPON poruszył kwestię rozliczania dodatkowego urlopu wypoczynkowego w razie rozwiązania stosunku pracy w roku nabycia prawa do tego urlopu. Czy w takim przypadku należy urlop rozliczać z zastosowaniem zasady proporcjonalności, wynikającej z przepisów Kodeksu pracy? W udzielonej odpowiedzi PIP stwierdza, że jeśli upływ jednego roku pracy, uprawniający do dodatkowego urlopu wypoczynkowego, nastąpi w trakcie roku kalendarzowego, zastosowanie znajdą normy obowiązujące przy ustalaniu urlopu uzupełniającego. Oznacza to, że urlop taki nie będzie podlegał proporcjonalnemu obniżeniu w stosunku do okresu, w którym pracownik nie miał do niego prawa. A zatem, jeżeli osoba niepełnosprawna uzyska prawo do dodatkowego urlopu w grudniu, z uwagi na upływ w tym miesiącu roku zatrudnienia, będzie mu przysługiwało prawo do pełnych 10 dni tego urlopu.

W kolejnym pytaniu eksperci POPON pytają o sytuację pracownika, z którym, po nabyciu przez niego prawa do pierwszego urlopu dodatkowego, następuje rozwiązanie stosunku pracy. W odpowiedzi PIP podkreśla, że w takim przypadku będą obowiązywały reguły dotyczące ustalania urlopu proporcjonalnego, określone w Kodeksie pracy. Należy zauważyć, że proporcjonalne obniżenie dodatkowego urlopu wypoczynkowego następuje wyłącznie:

1. w przypadku, gdy w trakcie roku kalendarzowego następuje ustanie stosunku pracy;
2. w przypadku trwającego co najmniej jeden miesiąc:

• urlopu bezpłatnego;
• urlopu wychowawczego;
• pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, pełnienia służby w aktywnej rezerwie w dniach tej służby, odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy albo pełnienia służby zastępczej;
• tymczasowego aresztowania;
• odbywania kary pozbawienia wolności;
• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Tak więc w roku kalendarzowym, w którym ustanie stosunek pracy, pracownikowi będzie przysługiwał urlop dodatkowy u dotychczasowego pracodawcy w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy (chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze), a u kolejnego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego (w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego) lub w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym (w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego).

Czy wypłata ekwiwalentu urlopowego pozbawia prawa do urlopu

Następne pytanie dotyczyło sytuacji, w której pracownik po otrzymaniu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany pierwszy dodatkowy urlop u jednego pracodawcy podejmuje zatrudnienie u kolejnego pracodawcy w tym samym roku kalendarzowym.

Prawo do ekwiwalentu pieniężnego przysługuje w związku z niewykorzystaniem „w naturze” - w całości lub w części - urlopu wypoczynkowego, w tym urlopu dodatkowego, do którego pracownik jest uprawniony w okresie zatrudnienia u danego pracodawcy, z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (proporcjonalnie do okresu zatrudnienia). W przypadku, gdy pracodawca wypłaci pracownikowi ekwiwalent w wysokości przekraczającej kwotę należną, niezależnie od przesłanek takiego działania, nie pozbawi to pracownika prawa do urlopu proporcjonalnego u kolejnego pracodawcy. Jedynie pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzysta („w naturze”) urlop w wymiarze wyższym niż powinien u dotychczasowego pracodawcy, u kolejnego pracodawcy przysługuje urlop w odpowiednio niższym wymiarze.

Podstawa prawna:

• art. 19, art. 66 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 913 z późn. zm.)
• art. 155¹, art. 155², art. 158 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.)