Jak wydawać świadectwo pracy po zmianie przepisów

Mimo wprowadzonych zmian do Kodeksu pracy nadal obowiązuje generalna zasada, że w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca ma bezwzględny obowiązek niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. W przepisach Kodeksu pracy pozostała również zasada, zgodnie z którą wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Na jaki adres pracodawca powinien wysłać świadectwo pracy >>

Do 21 marca 2011 r. wyjątkiem od zasady zobowiązującej do niezwłocznego wydania świadectwa pracy była sytuacja, w której jednocześnie zostały spełnione 3 przesłanki:

• pracownik kontynuuje zatrudnienie na podstawie kolejnej umowy o pracę,
• między poprzednią a kolejną umową nie ma przerwy – umowy były nawiązywane bezpośrednio po sobie,
• pracownik nie żąda świadectwa pracy.

Jeżeli mimo następowania po sobie kolejnych umów pracownik zażądał wystawienia świadectwa pracy, pracodawca miał obowiązek je wydać.

Po nowelizacji

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy, pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów.

Co grozi pracodawcy za niewydanie świadectwa pracy >>

Świadectwo pracy na nowych zasadach wydaje się w dniu upływu 24-miesięcznego terminu. Jednak, jeżeli rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę nawiązanej przed upływem 24 miesięcy przypada po upływie tego terminu, świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy o pracę.

Istotne jest jednak to, że pracownik w każdym czasie może żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej umowy o pracę lub świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania wydania świadectwa pracy. Pracodawca jest wówczas zobowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika.

WAŻNE!

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami wydanie świadectwa pracy następuje:

• z dniem upływu 24 miesięcy od zawarcia pierwszej terminowej umowy o pracę, począwszy od dnia wejścia w życie nowych przepisów,
• z dniem rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę (jeżeli umowa ta trwała w dniu upływu ww. 24-miesięcznego terminu),
• na żądanie pracownika po każdej zakończonej umowie terminowej, za okres zatrudnienia na podstawie tej umowy, lub za kilka okresów już zakończonych umów terminowych.

Zastosowanie nowych i przejściowych przepisów w praktyce

Z punktu widzenia nowych zasad wydawania świadectw pracy istotne są przepisy przejściowe. Na ich podstawie pracodawca wydaje świadectwo pracy zgodnie z dotychczasowymi przepisami, jeżeli w dniu wejścia w życie ustawy (czyli 21 marca 2011 r.) trwa kolejna terminowa umowa o pracę. Natomiast nowe przepisy dotyczące wydawania świadectw pracy mają zastosowanie do stosunków pracy nawiązanych od 21 marca 2011 r. na podstawie umów o pracę.

---

Przykład

Załóżmy, że z Katarzyną L. została zawarta umowa na okres próbny od 1 lutego do 30 kwietnia 2011 r. Następnie z pracownicą została zawarta umowa na czas określony od 1 maja 2011 r. do 30 kwietnia 2012 r. Po tym okresie pracodawca zawarł z pracownicą umowę na czas określony od 1 maja 2012 r. do 30 kwietnia 2013 r. Później w związku z doskonałymi wynikami pracy Katarzyny L. pracodawca zawarł z nią umowę na czas nieokreślony od 1 maja 2013 r.

W stosunku do umowy na okres próbny mamy do czynienia ze stosowaniem „starych” przepisów, po zakończeniu tej umowy pracodawca nie wystawia świadectwa pracy, chyba że pracownik go zażąda. Kolejna umowa (zawarta 1 maja 2011 r.) podlega „nowym” przepisom. Termin 24 miesięcy liczymy od 1 maja 2011 r. i upłynie on 30 kwietnia 2013 r., tj. w dniu rozwiązania drugiej umowy na czas określony. W takim przypadku pracodawca wydaje świadectwo pracy obejmujące umowę na okres próbny (jeśli pracodawca nie wydał świadectwa pracy po okresie próbnym, na żądanie pracownika) oraz obie umowy na czas określony. Dopiero po ewentualnym zakończeniu umowy na czas nieokreślony pracodawca wydaje Katarzynie L. drugie świadectwo pracy.

***

Przypuśćmy, że Elżbieta K. prowadząca działalność gospodarczą zatrudniła Kamilę U. na podstawie umowy na czas określony od 2 marca 2011 r. do 1 marca 2012 r. Następnie Elżbieta K. zaproponowała kolejną umowę na czas określony od 2 marca 2012 r. do 1 marca 2013 r. Następnie 2 marca 2013 r. między stronami stosunku pracy została zawarta umowa na czas nieokreślony.

W związku z tym, że pierwsza umowa na czas określony podlega „starym” przepisom, dlatego za okres, na jaki została zawarta, pracodawca wystawia świadectwo pracy wyłącznie na żądanie pracownika (ponieważ kolejna umowa została zawarta bezpośrednio po zakończeniu pierwszej). A zatem okres 24 miesięcy należy liczyć od 2 marca 2012 r. (pierwsza umowa terminowa zawarta w trakcie obowiązywania nowych przepisów) i 1 marca 2014 r. Termin 24 miesięcy upłynie w trakcie trwania umowy na czas nieokreślony, a więc świadectwo pracy należy wydać Kamili U. na koniec okresu zatrudnienia (po ustaniu umowy na czas nieokreślony) – uwzględniając wszystkie wcześniejsze okresy zatrudnienia.

Pracodawca wystawiając świadectwo pracy na nowych zasadach, musi pamiętać o kilku podstawowych elementach, w szczególności:

• czy mają zastosowanie „stare” czy już „nowe” przepisy,
• od kiedy liczymy termin 24-miesięczny, od którego zależy obowiązek wydania świadectwa pracy,
• trzeba sprawdzić, czy po zakończeniu którejkolwiek umowy terminowej pracownik nie zażądał wydania świadectwa pracy.

Przykład

Tomasz S. prowadzący firmę budowlaną 1 czerwca 2011 r. zawarł z Józefem M. umowę na czas określony do 31 maja 2012 r. Następnie pracodawca postanowił zaproponować Józefowi M. kolejną umowę na czas określony od 1 czerwca 2012 r. do 31 maja 2013 r., a następnie 1 czerwca 2013 r. pracodawca zawarł z pracownikiem umowę na czas nieokreślony.

Pracodawca po zakończeniu drugiej umowy na czas określony wydaje pracownikowi zbiorcze świadectwo pracy obejmujące okresy obu umów na czas określony, tj. za okres od 1 czerwca 2011 r. do 31 maja 2013 r. Następnie, w przypadku rozwiązania umowy na czas nieokreślony, pracodawca wydaje kolejne świadectwo pracy obejmujące czas trwania tej umowy.

Podstawa prawna:

• art. 97 § 1–13 Kodeksu pracy,
• art. 2 i 3 ustawy z 5 stycznia 2011 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (DzU nr 36, poz. 181).