Kategorie

Jakie zapisy powinny znaleźć się w umowie szkoleniowej

Rafał Krawczyk
Umowa szkoleniowa określa prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracownika związane z podnoszeniem przez niego kwalifikacji zawodowych. Musi być ona zawarta, gdy pracodawca chce zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu przez jakiś czas po ukończeniu nauki.

Zawarcie umowy między pracodawcą a pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe nie jest obowiązkowe, pod warunkiem że pracodawca w zamian za umożliwienie mu zdobywania wiedzy nie nakłada na niego określonych zobowiązań. Jednak warto ją sporządzić nawet wtedy, gdy pracodawca jedynie udziela pracownikowi dodatkowych świadczeń czy „przywilejów”, których nie wymaga prawo pracy. Pracownik uzyskuje wówczas podstawę do żądania od pracodawcy świadczeń objętych umową i gwarancję ich otrzymania. Pracodawca natomiast ma podstawy wymagać od pracownika rzetelnego podchodzenia do obowiązków związanych z nauką. Kodeks pracy wymaga natomiast obowiązkowego zawarcia takiej umowy (zwanej szkoleniową), gdy pracodawca na poprawę wykształcenia pracownika przeznacza własny wkład finansowy, a w zamian żąda, aby po zakończonej nauce nie zwolnił się z pracy, lecz w niej pozostał przez określony czas.

Umowa na piśmie

Umowa powinna zostać sporządzona na piśmie. Zawarcie umowy w innej formie, np. ustnej czy w sposób dorozumiany, nie powoduje jej nieważności. Jednak w przypadku sporów co do wykonania umowy, udowodnienie zasadności jakichkolwiek roszczeń przed sądem będzie bardzo utrudnione.

Jak utworzyć fundusz szkoleniowy dla pracowników >>

Umowa szkoleniowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy kodeksu pracy odnoszące się do podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Próby umieszczenia niedozwolonych zapisów skazane są na niepowodzenie. Jeśli dojdzie do sprzeczności zapisu umowy z przepisem kodeksu pracy, zapis taki będzie nieważny i w jego miejsce wejdzie przepis kodeksu pracy. Bez znaczenia przy tym jest to, czy tego rodzaju klauzula zostanie umieszczona w umowie za zgodą stron lub nawet tylko z inicjatywy pracownika. Także wtedy klauzula jest nieważna.

Przykład

Zapisy umowy niezgodne z prawem
Pracownik stara się o to, aby pracodawca sfinansował jego kosztowne studia podyplomowe. Pracodawca nie chce jednak angażować swoich środków i boi się dezorganizacji pracy z powodu nieobecności pracownika w pracy w czasie zajęć. Pracownik zaoferował, że po pierwsze tak ustali rozkład zajęć, aby nie kolidował z pracą, a jeśli będzie taka konieczność, na czas zajęć będzie korzystał z urlopów wypoczynkowych, zrzekając się w umowie prawa do zwolnień od pracy. Zapis o zrzeczeniu się zwolnień na czas zajęć będzie jednak nieważny. Pomimo zapisu w umowie pracownik będzie miał roszczenie o ich udzielenie, ponieważ zapewnia je kodeks pracy, a postanowienia umów nie mogą być mniej korzystne od regulacji kodeksowych.

Czas nauki

Umowa powinna określać termin rozpoczęcia nauki czy szkolenia oraz przewidywany termin ich zakończenia. Wpisanie do umowy tych danych umożliwi wyciągnięcie wobec pracownika sankcji za nierozpoczęcie lub przerwanie nauki przez pracownika albo konsekwencji za ukończenie ich z opóźnieniem, jeśli przewiduje to umowa. Jeśli nauka odbywa się w kilku etapach, należy wyraźnie sprecyzować, czy umowa odnosi się do każdego z nich czy tylko jednego. Brak precyzyjnego określenia w umowie np. kierunku studiów pozostawia natomiast zbyt dużą swobodę ich wyboru pracownikowi. Jest to szczególnie istotne, gdy pracodawca zobowiąże się do pokrycia kosztów nauki pracownika.


Przykład

Nieprecyzyjna umowa
Pracodawca wyraził zgodę na podjęcie przez pracownika studiów na uczelni technicznej, zobowiązując się do opłacania czesnego. W umowie określono tylko kierunek studiów, nie wskazano ich długości ani przewidywanej daty zakończenia. Uczelnia prowadziła studia dwustopniowe licencjackie i magisterskie, jednak umowa nie dotyczyła wprost żadnego z tych stopni. Zawierała tylko ogólne sformułowanie, że pracodawca pokryje koszty studiów na danym kierunku. Nie wiadomo więc, czy ma on obowiązek opłacania czesnego tylko za studia licencjackie czy magisterskie, czy za oba etapy. Na tym tle może dojść do sporu między pracodawcą i pracownikiem. Pracodawca może mieć problem, jeśli pracownik będzie domagał się uiszczenia opłat za cały okres studiów, podczas gdy pracodawca chce je sfinansować tylko do chwili uzyskania przez pracownika licencjatu. Aby nie stwarzać takich problemów, pracodawca powinien precyzyjnie ustalić w umowie, który szczebel studiów będzie przez niego dofinansowany.

Opłata za czesne

Ustalenie zasad dofinansowania zależy wyłącznie od woli stron. Pracodawca ma prawo pokryć koszty dokształcania w pełni lub częściowo. Jeśli czesne będzie przez niego refundowane w części, należy to określić procentowo lub jako ułamek całej opłaty. Umowa może przewidywać, że pracodawca ureguluje opłaty za naukę przed terminem ich płatności bezpośrednio na rzecz uczelni czy innego podmiotu prowadzącego szkolenie. Wymaga to zawarcia w umowie zastrzeżenia zobowiązującego pracownika do przedstawienia z wyprzedzeniem przed terminem płatności zaświadczenia uczelni lub własnego oświadczenia o wysokości należnej opłaty. Strony mogą się też umówić, że pracownik będzie sam wnosił czesne, a pracodawca dokona jego zwrotu po przedstawieniu faktury lub innego dowodu uiszczenia opłaty (np. wyciągu z konta). Zgodnie z zasadą swobody umów pracodawca może zastrzec, że pokryje koszty tylko pomyślnie ukończonej nauki lub jej etapu. Wymaga to wskazania w umowie terminu, w jakim pracownik powinien złożyć zaświadczenie o ukończeniu szkolenia czy semestru studiów, wraz np. z oświadczeniem czy fakturą określającą wysokość poniesionych przez pracownika kosztów, pod rygorem utraty prawa do refundacji czesnego.

Kształcenie pracowników - obowiązki pracodawcy >>

Inne refundacje

Reklama

Pracodawca może też pokryć koszty dojazdu na uczelnię. W tym celu w umowie można określić ryczałt w stałej kwocie, bez konieczności rozliczania się w jakikolwiek sposób z poniesionych rzeczywiście kosztów. Dopuszczalne jest także ustalenie, że pracodawca będzie refundował tego rodzaju wydatki na zasadach takich jak rozlicza się podróże służbowe. Zwrot kosztów może obejmować zwrot cen biletów kolejowych lub autobusowych albo wypłatę tzw. kilometrówki. To, czy podstawą do tego będą oświadczenia pracownika czy bilety, zależy od woli umawiających się stron.

Umowa może też przewidywać pokrycie kosztów zakwaterowania pracownika, jeśli uczy się on poza miejscem zamieszkania. W takiej sytuacji dopuszczalne jest określenie ryczałtu lub rozliczanie się na podstawie faktur z ewentualnym wskazaniem w umowie szkoleniowej kwoty maksymalnej refundacji za nocleg.

Wreszcie w umowie pracodawca może zadeklarować zwrot wydatków na podręczniki lub inne pomoce naukowe. Może to dotyczyć konkretnych tytułów podręczników, można też zastrzec konieczną wcześniejszą akceptację przez pracodawcę planowanych zakupów lub określić limit refundowanych wydatków.


Dodatkowy urlop

Uprawnienia pracownika do zwolnienia od pracy na czas zajęć i urlopu szkoleniowego określa kodeks pracy. Nie ma potrzeby powielania jego przepisów w umowie. Pracodawca może jednak udzielić pracownikowi tego rodzaju świadczeń w szerszym zakresie. Dotyczy to przede wszystkim dodatkowego urlopu szkoleniowego. W umowie należy wskazać jego wymiar oraz czy jest on płatny.

Dopuszczalne jest wprowadzenie do umowy szkoleniowej zapisów zawieszających wszystkie dobrowolne świadczenia pracodawcy lub nakazujące ich zwrot w przypadku negatywnych wyników nauki pracownika, szczególnie powtarzania semestru czy roku nauki.

Zwrot świadczeń

Okoliczności, w których pracownik ma obowiązek zwrotu dodatkowych świadczeń udzielonych przez pracodawcę, określa kodeks pracy. Nie ma potrzeby wprowadzania tych przepisów do umowy. Aby podkreślić wagę odpowiedzialności pracownika, np. za przerwanie edukacji, są one jednak zwykle powielane w umowach szkoleniowych.

Jak ustalić wynagrodzenie za urlop szkoleniowy >>

Reklama

Umowa może natomiast w sposób szerszy niż kodeks pracy wskazywać sytuacje, w których pracownik nie będzie miał obowiązku zwrotu refundacji – np. z uwagi na przeprowadzkę spowodowaną zmianą miejsca pracy małżonka lub stan zdrowia pracownika.

Obowiązek zwrotu może dotyczyć wyłącznie świadczeń udzielanych przez pracodawcę dobrowolnie. Nie wolno umową zobowiązywać pracownika do zwrotu wynagrodzenia za czas zwolnień od pracy i urlopów szkoleniowych. Ponadto w przypadku rozwiązania umowy o pracę zwrot udzielonych świadczeń musi być proporcjonalny do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Obowiązek odpracowania

Wyraźnego zastrzeżenia w umowie wymaga natomiast nałożenie na pracownika obowiązku przepracowania określonego okresu po zakończeniu nauki odbywanej za zgodą lub na polecenie pracodawcy. Okres odpracowania świadczeń udzielonych przez pracodawcę nie może przekroczyć 3 lat od ukończenia szkolenia czy studiów. Jeśli umowa będzie zawierała okres dłuższy, pracownik i tak będzie zobowiązany do przepracowania maksymalnie trzech lat.

Okres odpracowania powinien być określony w miesiącach lub latach od ukończenia nauki, a nie przez odwołanie do konkretnego terminu. Trzeba bowiem przewidzieć ewentualne opóźnienia planowanego terminu zakończenia kształcenia pracownika.

Podstawa prawna:

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online na praca.gov.pl

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przygotowuje projekt ustawy o zawieraniu i rozliczaniu umów w sposób elektroniczny przez niektórych pracodawców. Ustawa ta ma pozwolić mikroprzedsiębiorcom, rolnikom, a także osobom fizycznym, zatrudniającym pracowników, czy zleceniobiorców, na zawieranie umów o pracę i umów zlecenia według gotowych szablonów na portalu praca.gov.pl. Ten nowy sposób zawierania ww. umów ma być dodatkową opcją dla wspomnianych pracodawców i zleceniodawców. Zawsze będzie można zatrudnić pracownika czy zleceniobiorcę w tradycyjny sposób. Projekt ten ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w III kwartale 2021 r.

    Wypadki przy pracy - I kwartał 2021 [GUS]

    Wypadki przy pracy - GUS podał dane za I kwartał 2021 r. Czy liczba wypadków spadła w porównaniu do roku 2020?

    HR-owca portret własny 2021 [RAPORT]

    HR-owca portret własny 2021 - raport przedstawia jak HRowcy radzili sobie w pandemii, jakie mają zadania, wyzwania i motywacje. Jak oceniają swoją pracę?

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r.

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r. - ile wynosi Mindestlohn? Ile wynosi netto?

    Urlop rodzinny na opiekę nad rodzicami lub wnukami

    Urlop rodzinny - 12 miesięczny urlop na opiekę nad chorymi rodzicami bądź wnukami dla babci lub dziadka to nowa propozycja urlopu. Czy będzie wprowadzony do Kodeksu pracy?

    Składka zdrowotna - Nowy Ład

    Składka zdrowotna a Nowy Ład - jaka zmiana w naliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne została przewidziana od 2022 r.?

    Kodeks pracy - zmiana definicji pracownika

    Kodeks pracy - zmiana definicji pracownika przewidziana jest w projekcie ustawy o zmianie ustawy kodeksowej. Jaka miałaby być nowa definicja pracownika?

    Jedna płaca minimalna dla całego kraju to złe rozwiązanie?

    Płaca minimalna - jedna kwota dla całego kraju to złe rozwiązanie? Przedsiębiorcy proponują wprowadzenie minimalnego wynagrodzenia za pracę na poziomie 50% średniej płacy w danym regionie.

    Turcja - umowa o zabezpieczeniu społecznym

    Turcja - umowa o zabezpieczeniu społecznym funkcjonuje od 1 czerwca 2021 r. Czego dotyczy? Kto na niej skorzysta?

    Składka zdrowotna 2021 – działalność gospodarcza

    Składka zdrowotna w 2021 r. a działalność gospodarcza - ile wynosi wysokość składki zdrowotnej? Jak Nowy Ład wpłynie na wysokość składki zdrowotnej?

    Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron - wzór

    Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron - pobierz wzór druku. Jak rozwiązać umowę zgodnie z art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy? W jakiej formie dokonać porozumienia?

    Czy można zwolnić pracownika z powodu braku szczepienia?

    Zwolnienie niezaszczepionego pracownika - czy prawo pracy pozwala na rozwiązanie umowy z pracownikiem, który nie zaszczepił się przeciwko COVID-19?

    Kiedy pracownik ponosi odpowiedzialność materialną?

    Odpowiedzialność materialna pracownika - pracownik ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych i za mienie powierzone w ramach dodatkowej umowy.

    Składki KRUS III kwartał 2021

    Składki KRUS w III kwartale 2021 r. - ile wynoszą rolnicze składki wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie?