Rozliczanie świadczeń wypłaconych na przełomie roku

Wynagrodzenie za okres choroby, zasiłki chorobowe oraz inne świadczenia pieniężne w razie choroby i macierzyństwa należy wykazywać i rozliczać w dokumentach składanych za miesiąc, w którym zostały wypłacone. Ponieważ prawo do świadczenia można ustalić i wypłacić dopiero po przedłożeniu zaświadczenia lekarskiego wystawionego przez upoważnionego lekarza na druku ZUS ZLA, często wypłaty świadczeń są realizowane w miesiącu późniejszym niż miesiąc, za który przysługują.

Jak prawidłowo ustalać okres zasiłkowy >>

Rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek, a także zestawienie kwot wypłaconych świadczeń/wynagrodzeń za czas absencji chorobowej należy wykazywać w blokach III–X raportu ZUS RSA (imiennego raportu miesięcznego o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek). W poszczególnych blokach jednego raportu ZUS RSA można wykazywać okres przerwy w ubezpieczeniach czy wypłacone świadczenia kilku osób ubezpieczonych. W tym samym raporcie ZUS RSA można również wypełnić więcej niż jeden blok dla tego samego ubezpieczonego, jeśli wystąpiła więcej niż jedna sytuacja, w której trzeba sporządzić raport ZUS RSA (okres przerwy w ubezpieczeniach lub wypłata świadczeń).

PRZYKŁAD

Pracownica od października 2010 r. przebywała na zwolnieniu lekarskim, a 19 stycznia 2011 r. urodziła dziecko. W styczniu 2011 r. wypłacono jej zasiłek chorobowy i zasiłek macierzyński za styczeń 2011 r.

Pracownicę należy wykazać w dwóch blokach raportu ZUS RSA składanego za styczeń 2011 r. W jednym bloku, z kodem świadczenia/przerwy 313, należy wykazać okres niezdolności do pracy (01.01.2011 — 18.01.2011), za który wypłacono jej zasiłek chorobowy oraz kwotę wypłaconego zasiłku chorobowego. W kolejnym bloku należy wykazać okres pobierania zasiłku macierzyńskiego (19.01.2011 — 31.01.2011) z kodem 311 oraz kwotę wypłaconego zasiłku macierzyńskiego.

Raport ZUS RSA dopiero po wypłacie świadczenia

Płatnik powinien wypłacić wynagrodzenie lub zasiłek za okres choroby w terminie przyjętym do wypłaty wynagrodzeń lub dochodów, jednak nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do ich wypłaty (art. 64 ust. 1 ustawy zasiłkowej).

Od którego dnia pracy nowy pracownik ma prawo do świadczenia za czas choroby >>

PRZYKŁAD

Pracownica poinformowała zakład pracy, że przebywa na zwolnieniu lekarskim od 22 do 31 grudnia 2010 r. Zwolnienie lekarskie wysłała pocztą już w dniu jego wystawienia, ale zakład pracy otrzymał je dopiero w 2011 r., dlatego wynagrodzenie chorobowe wypłacił jej w styczniu 2011 r.

Za grudzień 2010 r. należało złożyć za pracownicę wyłącznie raport ZUS RCA, rozliczając w nim składki na ubezpieczenia od przychodu faktycznie uzyskanego przez pracownicę w tym miesiącu. Nie należało składać raportu ZUS RSA za grudzień 2010 r. Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby wypłacone w styczniu 2011 r. ze środków pracodawcy (22.12.2010 — 31.12.2010) należy wykazać i rozliczyć w raporcie rozliczeniowym ZUS RSA składanym w lutym 2011 r. za styczeń 2011 r., z kodem świadczenia/przerwy 331.

Zasada dotycząca wykazywania i rozliczania świadczeń w dokumentach składanych za miesiąc, w którym zostały wypłacone, dotyczy również wyrównań zasiłków.

PRZYKŁAD

Pracownica przebywała na zwolnieniu lekarskim od 22 do 31 grudnia 2010 r. Zasiłek chorobowy za ten okres zakład pracy wypłacił jej w grudniu 2010 r. W styczniu 2011 r. pracownica dostarczyła zaświadczenie lekarskie o stanie ciąży. Wyrównanie zasiłku chorobowego do wysokości 100% otrzymała w styczniu 2011 r.

Zasiłek chorobowy wypłacony w grudniu 2010 r. (22.12.2010 — 31.12.2010) pracodawca wykazał i rozliczył w raporcie rozliczeniowym ZUS RSA składanym za grudzień 2010 r., z kodem świadczenia/przerwy 313. Natomiast wyrównanie zasiłku chorobowego musi wykazać w formularzu ZUS RSA składanym za styczeń 2011 r., czyli za miesiąc wypłaty wyrównania, z kodem świadczenia 317 — wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego.

W raporcie ZUS RSA w bloku III.B w polach 03 i 04 płatnik wpisuje:

• okres, za który przysługuje wyrównanie danego świadczenia oraz
• łączną kwotę wyrównania świadczenia za cały czas, którego dotyczy wypłata.

---

Nieobecność płatna na przełomie roku

Okres, za który zostało wypłacone wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy albo zasiłek z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego (kody 212, 214, 311, 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332), oraz okres, za który zostało wypłacone wyrównanie jednego z tych świadczeń (kody 215, 216, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335 i 336) nie może wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport ZUS RSA. Oznacza to, że w raporcie ZUS RSA w polach „Data od” i „Data do” można wykazać daty wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport, ale nie mogą to być daty późniejsze niż ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany raport.

Do końca 2009 r. nie można było podawać nieprzerwanego okresu płatnej niezdolności do pracy na przełomie roku w jednym bloku, ponieważ nie było możliwości podania w nich roku, w którym przypadała absencja. Mimo że w 2010 r. został zmieniony wzór formularza ZUS RSA m.in. przez dodanie możliwości wpisania roku kalendarzowego w datach „od” i „do”, nadal podawany okres „Data od” — „Data do” nie może wykraczać poza rok kalendarzowy.

Jak prawidłowo prowadzić dokumentację zasiłkową >>

Gdy okres wypłacanego w danym miesiącu kalendarzowym świadczenia wykracza poza rok kalendarzowy, składając raport ZUS RSA za miesiąc, w którym dokonano wypłaty, należy wykazać okres i kwotę wypłaconego świadczenia w rozbiciu na dwa raporty i wykazać:

• w pierwszym raporcie — okres do 31 grudnia oraz kwotę świadczenia przypadającą na wykazany okres,
• w drugim raporcie — okres od 1 stycznia następnego roku oraz kwotę świadczenia przypadającego na ten okres.

WAŻNE!

W raporcie ZUS RSA sporządzanym za czas absencji na przełomie roku okresy należy wykazać w rozbiciu na okres przypadający do końca roku i okres przypadający od początku nowego roku.

Należy jednocześnie pamiętać, że wykazana w raporcie ZUS RSA data w polu „Data do” nie może wykraczać poza ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany raport (i w którym nastąpiła wypłata).

PRZYKŁAD

Pracownik chorował od 28 grudnia 2010 r. do 3 stycznia 2011 r. Zasiłek chorobowy za cały okres został mu wypłacony w styczniu 2011 r. Płatnik składek w raportach ZUS RSA składanych za styczeń 2011 r. powinien wykazać okres i kwotę wypłaconego świadczenia w rozbiciu na dwie pozycje raportu, tj.:

• w pierwszej pozycji musi wykazać okres od 28 do 31 grudnia 2010 r. oraz kwotę świadczenia za te 4 dni,
• w drugiej pozycji musi wykazać okres od 1 do 3 stycznia 2011 r. oraz kwotę świadczenia za ten okres.

Nieobecność niepłatna na przełomie roku

Okres przerw w opłacaniu składek o kodach 111, 121, 122, 151, 152 (wynikający z przebywania na urlopie bezpłatnym, urlopie wychowawczym oraz z usprawiedliwionej lub nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy) musi być wykazywany w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który jest składany raport ZUS RSA. Oznacza to, że w tym przypadku „Data od” i „Data do” nie może wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany raport.

PRZYKŁAD

Zleceniobiorca, który zachorował 20 grudnia 2010 r., nabył prawo do zasiłku chorobowego dopiero od 28 grudnia 2010 r. Zasiłek zostanie mu wypłacony w styczniu 2011 r.

Okres choroby, za który ubezpieczonemu nie przysługuje prawo do zasiłku z powodu zbyt krótkiego okresu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, jest przerwą w opłacaniu składek. Przerwę tę należy wykazać w raporcie ZUS RSA z kodem 151. Zatem okres choroby 20.12.2010 — 27.12.2010, za który zleceniobiorca nie miał prawa do zasiłku chorobowego, zleceniodawca musiał wykazać składając raport ZUS RSA za grudzień 2010 r. Natomiast w raporcie ZUS RSA za styczeń 2011 r. musi wykazać jedynie okres choroby trwającej po 27 grudnia 2010 r.

Jeśli okres przerwy w ubezpieczeniu spowodowany jedną z tych przyczyn (nieobecność niepłatna) przypada na przełomie dwóch miesięcy kalendarzowych, należy go wykazać w odrębnych raportach, za każdy z tych miesięcy.

---

PRZYKŁAD

Pracownica od 1 grudnia 2010 r. do 31 stycznia 2011 r. przebywa na urlopie bezpłatnym. Okres urlopu bezpłatnego udzielonego pracownicy za grudzień 2010 r. i styczeń 2011 r. pracodawca powinien wykazać w obrębie tego miesiąca, za który składa raport. Zatem pierwszy dzień udzielonego pracownicy urlopu bezpłatnego nie powinien być wcześniejszy niż pierwszy dzień miesiąca, za który jest składany raport ZUS RSA. Natomiast ostatni dzień tego urlopu nie może być późniejszy niż ostatni dzień tego miesiąca. Przerwę w wykonywaniu pracy z powodu przebywania na urlopie bezpłatnym zakład pracy wykazuje w raporcie ZUS RSA z kodem przerwy 111.

Pracownicę należy wykazać w raporcie ZUS RSA składanym za:

• grudzień 2010 r., w którym w bloku III.B. w polu 01 trzeba wpisać kod tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, w polu 02 — kod przerwy 111, a w polach 03 i 04 — okres przerwy od 01.12.2010 do 31.12.2010,
• styczeń 2011 r., w którym w bloku III.B. w polu 01 należy wpisać kod tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, w polu 02 — kod przerwy 111, a w polach 03 i 04 — okres przerwy od 01.01.2011 do 31.01.2011.

Pola 05 i 06 należy pozostawić niewypełnione.

Wynagrodzenie za czas choroby na przełomie roku

Kodeks pracy gwarantuje pracownikom niezdolnym do pracy z powodu choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną prawo do wynagrodzenia wypłacanego przez pracodawcę z własnych środków. Pracownikom do ukończenia 50. roku życia wynagrodzenie to przysługuje za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym (włącznie z rokiem, w którym pracownik kończy ten wiek), a starsi pracownicy mają prawo do tego wynagrodzenia za pierwszych 14 dni w roku kalendarzowym.

Jeżeli niezdolność do pracy przypadła na przełomie grudnia 2010 r. i stycznia 2011 r., to mogą wystąpić dwie sytuacje.

Długotrwała choroba przyczyną rozwiązania umowy o pracę >>

Jeśli 31 grudnia 2010 r. pracownik pobierał wynagrodzenie chorobowe finansowane ze środków pracodawcy, to od 1 stycznia 2011 r. nadal powinien otrzymywać wynagrodzenie chorobowe. Przy czym limit 33 lub 14 dni musi być liczony na nowo od 1 stycznia 2011 r.

PRZYKŁAD

Pracownica w wieku 45 lat zachorowała 30 listopada 2010 r. Zwolnienie lekarskie na okres od 30 listopada do 31 grudnia 2010 r. złożyła 1 grudnia 2010 r. Zakład pracy wypłacił jej wynagrodzenie chorobowe za 32 dni w grudniu 2010 r. W styczniu 2011 r. pracownica dostarczyła zwolnienie lekarskie za okres od 1 do 15 stycznia 2011 r.

Za listopad 2010 r. pracodawca musiał złożyć za pracownicę wyłącznie raport ZUS RCA, rozliczając w nim składki na ubezpieczenia od przychodu faktycznie wypłaconego pracownicy w tym miesiącu. Nie należało za ten miesiąc składać raportu ZUS RSA. Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, wypłacone w grudniu 2010 r. ze środków pracodawcy (30.11.2010 — 31.12.2010), należało wykazać i rozliczyć w raporcie rozliczeniowym ZUS RSA składanym za grudzień 2010 r., z kodem świadczenia/przerwy 331. Natomiast wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, wypłacone w styczniu 2011 r. ze środków pracodawcy (01.01.2011 — 15.01.2011) należy wykazać i rozliczyć w raporcie rozliczeniowym ZUS RSA składanym za styczeń 2011 r., z kodem świadczenia/przerwy 331.

Jeśli jednak pracownik, który chorował na przełomie roku, za 31 grudnia 2010 r. miał prawo do zasiłku chorobowego, to od 1 stycznia 2011 r. nie nabywa prawa do wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez pracodawcę. Nadal należy mu wypłacać zasiłek chorobowy za cały okres nieprzerwanej niezdolności do pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik w 2010 r. chorował łącznie przez 42 dni. Kolejne zwolnienie lekarskie dostarczył na okres od 27 grudnia 2010 r. do 14 stycznia 2011 r. Zasiłek chorobowy za cały okres zwolnienia otrzymał w styczniu 2011 r. Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego wypłacony w styczniu 2011 r. (27.12.2010 — 14.01.2011) należy wykazać i rozliczyć w raporcie rozliczeniowym ZUS RSA składanym za styczeń 2011 r., z kodem świadczenia/przerwy 313 — ale w dwóch blokach tego raportu:

• w pierwszej pozycji należy wykazać okres od 27 do 31 grudnia 2010 r. oraz kwotę świadczenia przypadającą na wykazany okres,
• w drugiej pozycji należy wykazać okres od 1 do 14 stycznia 2011 r. oraz kwotę świadczenia przypadającego na ten okres.

Jeśli od 15 stycznia 2011 r. pracownik nadal będzie chorował, to będzie miał prawo do zasiłku chorobowego. Jednak gdyby kolejne zwolnienie lekarskie otrzymał po przerwie, np. od 17 stycznia 2011 r., to uzyska prawo do wynagrodzenia chorobowego.

---

Wypełnianie ZUS RSA zależy od tego, kto jest płatnikiem zasiłku

Prawo do zasiłków i świadczenia rehabilitacyjnego, ich wysokość, a także wypłatę świadczeń z ubezpieczenia społecznego ustalają pracodawcy lub ZUS. O tym, kto w 2011 r. musi wypłacać zasiłki, decyduje liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego według stanu na 30 listopada 2010 r. (art. 61 ust. 2 ustawy zasiłkowej).

Jeżeli 30 listopada 2010 r. płatnik składek zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, to ma obowiązek obliczać, prowadzić dokumentację i wypłacać zatrudnionym zasiłki (chorobowe, macierzyńskie, opiekuńcze, wyrównawcze) oraz świadczenie rehabilitacyjne przez cały 2011 r. Nie mają znaczenia zmiany kadrowe przypadające po 30 listopada 2010 r.

Jakie świadczenia wypłacać pracownikom za niezdolność do pracy na przełomie roku >>

Osobom, które pracują w firmach nieuprawnionych do wypłaty zasiłków w 2011 r. (które 30 listopada 2010 r. zgłaszały do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób), świadczenia te wypłaca ZUS.

Jeśli następuje zmiana płatnika zasiłków — gdy firma nabywa bądź traci prawo do wypłaty zasiłków — a zatrudniona osoba ma prawo do zasiłku należnego na przełomie roku, to sposób postępowania zależy od tego, czy do 31 grudnia 2010 r. zasiłek wypłacała firma czy ZUS.

Jeżeli w 2010 r. zasiłki wypłacał pracodawca, a stracił to prawo w 2011 r., musi przekazać wypłatę zasiłku od 1 stycznia 2011 r. do ZUS.

Jeżeli natomiast to ZUS wypłacał zasiłek w 2010 r., a firma uzyskała prawo do wypłaty zasiłków w 2011 r., to ZUS nie przekazuje jej wypłaty zasiłku od 1 stycznia 2011 r. ZUS wypłaca świadczenie za cały nieprzerwany okres niezdolności do pracy. Dopiero w przypadku przerwy w niezdolności do pracy prawo do świadczenia za czas nowej niezdolności do pracy ustala zakład pracy (art. 61 ust. 4 ustawy zasiłkowej).

PRZYKŁAD

Pracownica od 25 listopada 2010 r. przebywa na urlopie macierzyńskim. Pracodawca na 30 listopada 2009 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego 17 osób, dlatego nie wypłacał zasiłków w 2010 r. Pracownica otrzymywała zasiłek macierzyński z ZUS. Od 1 stycznia 2011 r. pracodawca ma prawo do wypłaty zasiłków, ponieważ na 30 listopada 2010 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego 32 osoby. Jednak pracownica otrzyma zasiłek macierzyński za cały okres z ZUS. Pracodawca musi składać za nią raport ZUS RSA z kodem 311 za każdy miesiąc jej nieobecności. Poszczególne raporty powinny obejmować nieobecność przypadającą w poszczególnych miesiącach kalendarzowych (bez względu na to, kiedy pracownica otrzyma zasiłek z ZUS).

Podstawa prawna:

• rozporządzenie z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444),
• art. 61, art. 64 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.).