REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prawidłowo prowadzić dokumentację zasiłkową

Bożena Goliszewska

REKLAMA

Płatnicy uprawnieni do wypłaty zasiłków mają obowiązek utworzyć i prowadzić dla swoich ubezpieczonych dokumentację w związku z powstałą niezdolnością do pracy, tzw. dokumentację zasiłkową. W związku z tym mogą pojawić się wątpliwości, jakie dokumenty płatnik powinien kompletować we własnym zakresie, a jakich może żądać od ubezpieczonych.

Dokumenty stanowiące podstawę do wypłaty świadczeń chorobowych różnią się w zależności od rodzaju świadczenia, o jakie stara się zatrudniony. Płatnik zasiłku ma prawo wymagać od ubezpieczonego właściwych dokumentów, bez których nie jest możliwa wypłata zasiłku. Powinien ponadto korzystać z własnej dokumentacji w celu poprawnego naliczenia i ewidencji wypłat tych świadczeń. W określonych przypadkach płatnik ma obowiązek przekazywać dokumentację do ZUS.

REKLAMA

Autopromocja

Wypłata poszczególnych rodzajów zasiłków odbywa się na podstawie wielu dokumentów, które określają przepisy ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz rozporządzenia w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłatę zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Dokumenty dla ZUS

Jeśli płatnik składek jest uprawniony do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego, nie powinien przekazywać do ZUS dokumentów stanowiących podstawę wypłaty zasiłków. Płatnik ma obowiązek wypełnić i dostarczyć do ZUS dokumenty niezbędne do wypłaty świadczenia dla ubezpieczonego wtedy, gdy:

  • nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków (zgłaszał mniej niż 20 ubezpieczonych na 30 listopada poprzedniego roku) lub/i
  • niezdolność do pracy ubezpieczonego trwa po ustaniu zatrudnienia.

W tych dwóch przypadkach płatnik powinien dodatkowo wypełnić i przekazać do ZUS „Zaświadczenie płatnika składek” na formularzu Z-3 (w przypadku pracowników) lub Z-3a (w przypadku pozostałych ubezpieczonych, np. zleceniobiorców), pozostawiając w swojej dokumentacji kopię tego dokumentu. Ponadto w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem w pracy, w drodze z pracy lub do pracy płatnik ma obowiązek dołączyć do dokumentacji zasiłkowej przekazywanej do ZUS protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku lub kartę wypadku.

Kiedy pracodawca musi przejąć od ZUS wypłatę zasiłku w trakcie roku >>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Po dokonaniu wypłaty świadczeń na podstawie dokumentów źródłowych, na każdym z nich płatnik zasiłku powinien dokonać odpowiednich zapisów. Na zaświadczeniu lekarskim ZUS ZLA i na zastępczej asygnacie zasiłkowej powinien umieścić adnotację „wypłacono dnia...”.

Zaświadczenie lekarskie, na podstawie którego nie wypłacono zasiłku, należy przekreślić i złożyć na nim podpis.

PRZYKŁAD

Ubezpieczony z prawem do zasiłku chorobowego zachorował 13 października br. i przedłożył pracodawcy zaświadczenie lekarskie na 5 dni. Tego samego dnia został przyjęty do szpitala na 10 dni. Otrzymał ze szpitala zwolnienie lekarskie na okres pokrywający się z okresem niezdolności do pracy określonym na wcześniej dostarczonym zwolnieniu lekarskim. Podstawą do wypłaty świadczenia chorobowego jest w tym przypadku zwolnienie lekarskie wystawione przez szpital. Wcześniej wydane zwolnienie pracodawca powinien przekreślić, opisać i złożyć na nim podpis.


Dokumenty od ubezpieczonego

Większość dokumentów do wypłaty świadczeń z tytułu niezdolności do pracy ma obowiązek dostarczyć sam ubezpieczony. Są to m.in. różnego rodzaju zaświadczenia, oświadczenia (w tym na odpowiednich drukach przekazanych przez płatnika) i orzeczenia lekarskie. Niektóre świadczenia, np. świadczenie rehabilitacyjne, przysługują pod warunkiem otrzymania z ZUS prawomocnej decyzji.

Podstawowe dokumenty potwierdzające niemożność wykonywania pracy przez ubezpieczonego

@RY1@i65/2010/020/i65.2010.020.000.0068.001.jpg@RY2@

@RY1@i65/2010/020/i65.2010.020.000.0068.002.jpg@RY2@

Dokumenty płatnika

W przypadku świadczeń chorobowych płatnik ma obowiązek utworzyć, prowadzić i przechowywać dokumentację dotyczącą ich wypłaty odrębnie dla każdego ubezpieczonego, jak również w formie zbiorczej. Dokumentami tymi są:

  • zastępcza asygnata zasiłkowa – na druku ZUS Z-7,
  • karta zasiłkowa – na druku ZUS Z-17,
  • lista płatnicza zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – na druku ZUS Z-19.

Zastępcza asygnata zasiłkowa

Asygnata na druku ZUS Z-7 jest dokumentem źródłowym i zastępuje dokument właściwy, na podstawie którego płatnik dokonuje wypłaty świadczeń chorobowych. Zastępczą asygnatę należy stosować przy wypłacie:

  • zasiłku chorobowego w przypadku:
    – zagubienia zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy,
    – choroby podczas pobytu za granicą,
    – gdy wypłata zasiłku jest dokonywana w dwóch lub więcej częściach na podstawie jednego zaświadczenia lekarskiego;

PRZYKŁAD

Pracownik, który ma prawo do zasiłku chorobowego, dostarczył zwolnienie lekarskie na okres od 23 września do 8 października. Płatnik wypłaca wynagrodzenia i zasiłki ostatniego dnia miesiąca (w omawianym przypadku 30 września 2010 r. za wrzesień). Do listy płac za wrzesień należy dołączyć zwolnienie lekarskie obejmujące cały okres zwolnienia. Natomiast wypłaty zasiłku należnego za okres od 1 do 8 października 2010 r. pracodawca dokonał 29 października na podstawie zastępczej asygnaty zasiłkowej (wpisując na niej m.in. serię i numer zwolnienia lekarskiego wydanego na okres od 23 września do 8 października 2010 r.). Asygnatę dołączył do listy wypłat.

  • zasiłku opiekuńczego w przypadku:
    – sprawowania opieki nad zdrowym dzieckiem w wieku do 8 lat,
    – sprawowania opieki w czasie pobytu za granicą;

PRZYKŁAD

Żona pracownika, która stale opiekuje się 2-letnim dzieckiem, zachorowała i przez 5 dni października br. przebywała w szpitalu. W tym czasie dzieckiem opiekował się pracownik, który przedłożył pracodawcy zaświadczenie lekarza o pobycie żony w szpitalu przez 5 dni. Za ten okres pracownikowi przysługuje zasiłek opiekuńczy z tytułu opieki nad zdrowym dzieckiem w wieku do 8 lat. Do listy wypłat należy dołączyć wniosek pracownika na formularzu ZUS Z-15, zaświadczenie lekarskie wydane na zwykłym druku i zastępczą asygnatę zasiłkową dokumentującą wypłatę zasiłku opiekuńczego.

  • świadczenia rehabilitacyjnego w każdym przypadku; również przy pierwszej wypłacie świadczenia po otrzymaniu decyzji ZUS;

PRZYKŁAD

Pracodawca otrzymał decyzję z ZUS przyznającą pracownikowi prawo do świadczenia rehabilitacyjnego na 90 dni począwszy od 26 sierpnia br. Pracodawca wypłaca zasiłki w terminie wypłaty wynagrodzeń, tj. ostatniego dnia roboczego miesiąca za ten miesiąc. Ubezpieczony otrzymał 31 sierpnia świadczenie rehabilitacyjne za okres od 26 do 31 sierpnia. Do listy wypłat należy dołączyć zastępczą asygnatę zasiłkową obejmującą okres wypłaconego świadczenia. Tak samo należy postępować w przypadku kolejnych miesięcznych wypłat tego świadczenia.

Dokumentowanie prawa do zasiłku macierzyńskiego >>

  • zasiłku macierzyńskiego – przy każdej wypłacie zasiłku, niezależnie od tego, na jakiej podstawie przysługuje i przez jaki okres.

Zastępcza asygnata zasiłkowa powinna zawierać:

  • dane identyfikacyjne ubezpieczonego, tj. nazwisko, imię, PESEL, NIP, a w przypadku ich braku również serię i nr dowodu osobistego albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • informację o rodzaju wypłacanego zasiłku,
  • dane dotyczące okresu, za jaki przysługuje zasiłek,
  • serię i numer zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy, na podstawie którego płatnik dokonuje wypłaty zasiłku,
  • okres, za jaki wypłacono ubezpieczonemu wynagrodzenie chorobowe,
  • numer listy wypłat i datę wypłaty,
  • rodzaj wypłaconego zasiłku i okres, za jaki przysługuje,
  • wskazanie dokumentu, na podstawie którego dokonywana jest wypłata (np. ZUS ZLA – seria, numer, decyzja o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego),
  • dane dotyczące ostatniej wypłaty z podaniem numeru listy wypłat oraz daty jej sporządzenia,
  • pieczęć pracodawcy, datę i podpis upoważnionego pracownika,
  • zestawienie dotyczące wypłacanego świadczenia, tj. numer, datę i pozycję z listy wypłat, rodzaj i stawkę zasiłku, okres, za jaki przysługuje zasiłek z podaniem liczby dni, kwotę do wypłaty,
  • dane osoby upoważnionej do obliczenia i sprawdzenia danych zawartych w dokumencie,
  • pieczęć „wypłacono”.

Zastępcza asygnata zasiłkowa może być prowadzona zarówno ręcznie, jak i elektronicznie. Wydruk tego dokumentu, co do zasady, powinien być sporządzany miesięcznie i dołączany do listy wynagrodzeń lub listy płatniczej zasiłków za ten okres.

Karta zasiłkowa

Karta zasiłkowa to indywidualna ewidencja wypłaty świadczeń chorobowych. Należy ją założyć i prowadzić odrębnie dla każdego ubezpieczonego, któremu płatnik wypłaca te świadczenia. Można ją prowadzić na druku ZUS Z-17, ale nie jest to obowiązek. Płatnik zasiłku może opracować i korzystać z innego wzoru karty zasiłkowej pod warunkiem, że zawiera on wszystkie informacje o wypłacie świadczeń, jakie wynikają z druku ZUS Z-17.

Czy zasiłek wypłacany w związku z wypadkiem przy pracy należy obniżać za czas pobytu w szpitalu >>

Prawidłowo prowadzona karta zasiłkowa powinna zawierać:

  • dane identyfikacyjne ubezpieczonego (imię, nazwisko, datę urodzenia, PESEL, NIP; w przypadku gdy ubezpieczonemu nie nadano PESEL i NIP albo jednego z tych numerów, należy wpisać serię i numer dowodu osobistego lub paszportu),
  • datę ustania poprzedniego ubezpieczenia chorobowego (aby ustalić, czy ubezpieczonego obowiązuje okres wyczekiwania),
  • datę objęcia zatrudnionego ubezpieczeniem chorobowym przez płatnika i datę ustania tytułu do tego ubezpieczenia (po rozwiązaniu/wygaśnięciu umowy),
  • datę założenia karty zasiłkowej i podpis osoby upoważnionej,
  • ewentualne uwagi płatnika.

Ewidencja wypłat świadczeń chorobowych w karcie zasiłkowej powinna zawierać:

  • numer listy wynagrodzeń, listy płatniczej, datę i numer pozycji na liście wypłat (na liście płatniczej zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub na liście wynagrodzeń),
  • okresy niezdolności do pracy (przy czym przy wypłacie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy finansowanego ze środków pracodawcy należy wypełnić tylko rubryki dotyczące okresów niezdolności do pracy (od... do... dni), kodu literowego wskazanego w zaświadczeniu lekarskim, wynagrodzenia lub przychodu przyjętego do obliczenia zasiłku (za miesiące i przeciętny) oraz liczbę dni, za które dokonano wypłaty wynagrodzenia za czas choroby,
  • dzienną stawkę zasiłku brutto,
  • zasiłek brutto (liczba dni x dzienna stawka zasiłku),
  • przypis podatku (procent podatku według skali podatkowej, w której znajdują się dochody ubezpieczonego; jest obliczany od zasiłku brutto),
  • kwotę potrąconej zaliczki na podatek,
  • rodzaj i procent zasiłku,
  • kod literowy (wskazany na zaświadczeniu lekarskim),
  • wynagrodzenie lub przychód przyjęty do obliczenia zasiłku (za miesiące i przeciętny),
  • liczbę dni, za które wypłacono świadczenie chorobowe, oraz liczbę dni narastająco.

Okresów pobierania różnych świadczeń chorobowych ujętych w karcie zasiłkowej nie należy łączyć. Okres pobierania każdego rodzaju zasiłku powinien być liczony odrębnie (np. okres pobierania wynagrodzenia chorobowego wraz z zasiłkiem chorobowym, okres pobierania zasiłku macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego). Różny jest bowiem okres wypłaty tych świadczeń. Ponadto w karcie zasiłkowej powinny znaleźć się zapisy dotyczące wyrównań (z podaniem okresów i kwot) zarówno wynagrodzenia chorobowego, jak i zasiłków.

Jak ustalić prawo do zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu ojcowskiego >>

Karta zasiłkowa może być prowadzona ręcznie, jak również w formie zapisu elektronicznego. W praktyce płatnik, jeśli prowadzi kartę zasiłkową elektronicznie, powinien sporządzić jej wydruk na zakończenie danego roku kalendarzowego. Natomiast jeżeli ubezpieczenie danej osoby ustało w trakcie roku, kartę należy wydrukować po rozliczeniu ostatniej wypłaty wynagrodzenia lub zasiłku przysługującego tej osobie. Dodatkowo do celów dowodowych płatnik może dołączyć do karty zasiłkowej informację o sposobie obliczania świadczenia chorobowego dla danego ubezpieczonego. Może mieć ona formę notatki służbowej lub można do tego celu wykorzystać zaświadczenie płatnika składek (druga strona formularza ZUS Z-3 lub Z-3a).

Lista płatnicza

Płatnicy dokonują wypłat zasiłków najczęściej na liście wynagrodzeń, ponieważ z reguły termin płatności wynagrodzeń i zasiłków jest ten sam. Wówczas nie ma potrzeby wprowadzania oddzielnej listy wypłat zasiłków. Jednak w przypadku, gdy terminy wypłat wynagrodzeń i zasiłków są inne, przy wypłacie zasiłków należy stosować odrębne listy płatnicze zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa będące zbiorczą ewidencją tych wypłat. Może to być lista na druku ZUS Z-19 lub na jego odpowiedniku.

Prawidłowo prowadzona lista płatnicza powinna zawierać:

  • nazwisko i imię ubezpieczonego,
  • rodzaj zasiłku,
  • kwotę brutto zasiłku,
  • informację o potrąceniach (rodzaju i kwocie),
  • kwotę potrąconej zaliczki na podatek,
  • okres, za jaki przysługuje zasiłek,
  • liczbę dni, za jakie przysługuje zasiłek,
  • kwotę netto (do wypłaty),
  • pokwitowanie odbioru (datę, podpis).

Na pierwszej stronie listy płatniczej powinno znaleźć się zbiorcze zestawienie wypłaconych i niewypłaconych świadczeń chorobowych, potrąceń z tych świadczeń oraz kwoty zasiłków podlegające rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Na kolejnych stronach tej listy płatnik wykazuje imiennie każdą osobę, której za dany miesiąc kalendarzowy wypłacił świadczenie chorobowe.

Lista płatnicza może być prowadzona zarówno ręcznie, jak i w formie elektronicznej. Jeśli jest sporządzana elektronicznie, do celów dowodowych za każdy miesiąc należy ją wydrukować, tak jak w przypadku zwykłej listy wynagrodzeń.

WAŻNE!

Płatnik, który prowadzi dokumenty zasiłkowe elektronicznie, ma obowiązek na każde wezwanie organów kontroli przedłożyć je w formie papierowej z podpisem osób upoważnionych.

Podstawa prawna:

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowe odpisy i dobrowolne zwiększenia na ZFŚS. Ile wynoszą w 2025 r. i w jakim terminie je wpłacić?

Do 31 maja 2025 r. pracodawca tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych musi wpłacić na rachunek funduszu kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości dokonanych odpisów. Pozostałą kwotę dokonanych odpisów i zwiększeń należy przekazać na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do 30 września 2025 r. Jaka jest wysokość odpisów i zwiększeń na ZFŚS w 2025 r.?

Komu przysługuje renta wdowia i w jakiej wysokości? ZUS zaprasza na dyżur telefoniczny

Od 1 lipca 2025 r. osoby owdowiałe będą mogły pobierać swoją emeryturę oraz powiększyć ją o część renty rodzinnej po zmarłym małżonku. Alternatywnie będą mogły pobierać rentę rodzinną wraz z częścią swojej emerytury. Jak starać się o rentę wdowią odpowiedzą eksperci ZUS podczas dyżuru telefonicznego.

Komunikat ZUS: Wdrożenie nowej metryki programu Płatnik

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje o planowanym wdrożeniu nowej metryki 307 dla wersji 10.02.002 programu Płatnik.

Polacy żyją coraz dłużej - GUS opublikował tablicę średniego dalszego trwania życia. Czy ZUS przeliczy emerytury?

Nowa tablica średniego dalszego trwania życia kobiet i mężczyzn wskazuje, że Polacy żyją coraz dłużej. Czy warto składać wnioski o ponowne przeliczenie już otrzymywanej emerytury?

REKLAMA

Trwa nabór wniosków o świadczenie wychowawcze. Jak uniknąć przerwy w wypłatach 800 plus?

1 czerwca 2025 r. rozpocznie się nowy okres świadczeniowy w programie 800 plus. Wniosek o świadczenie wychowawcze można złożyć jedynie drogą elektroniczną. Jak można uniknąć przerwy w wypłacie świadczenia?

Jak prawidłowo usprawiedliwić nieobecności w pracy. Nieprzyjemne konsekwencje zaniedbania tego obowiązku

W razie nieobecności w pracy pracownik zobowiązany jest do jej usprawiedliwienia. W tym celu przepisy prawa pracy określają, jakie są przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Wymieniają też dowody, na podstawie których można usprawiedliwić nieobecność pracownika.

Zmiany w wynagrodzeniach 2025 i 2026 - transparentnie i jawnie

Do 7 czerwca 2026 roku Polska musi wdrożyć dyrektywę o jawności i przejrzystości wynagrodzeń. Przedsiębiorcy mają niewiele czasu na poważne zmiany w zakresie polityki płacowej. Nowe przepisy oznaczają bowiem konieczność przeprowadzenia wnikliwej analizy struktury płac w firmie, wprowadzenie nowych procedur dotyczących prawa do informacji o wynagrodzeniu i kryteriów ustalania jego wysokości. Choć prace nad ustawą wprowadzającą te przepisy nadal trwają, już teraz warto podjąć działania, które przygotują firmę na nową sytuację.

Najlepiej teraz złóż wniosek o rentę wdowią ERWD. Sprawdź, dlaczego

ZUS podpowiada, że teraz jest najlepszy czas na złożenie wniosku o rentę wdowią ERWD. Dlaczego? Dopiero połowa osób uprawnionych złożyła wniosek o rentę wdowią. Od stycznia były duże kolejki. Kolejna fala wniosków przewidywana jest w maju 2025 r.

REKLAMA

Trzynasta emerytura już we wtorek 1 kwietnia 2025 r.

Trzynasta emerytura trafi do emerytów już we wtorek 1 kwietnia 2025 r. Otrzyma ją 889 tys. osób. Kiedy będą kolejne wypłaty trzynastek? Czy można je dostać kilka razy? Czy każdy je otrzyma? Ile wynosi trzynastka w 2025 roku?

Dodatkowe pieniądze dla seniorów. 1 kwietnia pierwsze trzynastki wpłyną na konta emerytów i rencistów

Pierwszy termin wypłaty trzynastych emerytur przypada na wtorek, 1 kwietnia 2025 r. Trzynastki znajdą się na kontach seniorów razem z ich emeryturą lub rentą. Dodatkowe wypłaty przysługują w wysokości najniższej emerytury.

REKLAMA