Jak prawidłowo prowadzić dokumentację zasiłkową

Dokumenty stanowiące podstawę do wypłaty świadczeń chorobowych różnią się w zależności od rodzaju świadczenia, o jakie stara się zatrudniony. Płatnik zasiłku ma prawo wymagać od ubezpieczonego właściwych dokumentów, bez których nie jest możliwa wypłata zasiłku. Powinien ponadto korzystać z własnej dokumentacji w celu poprawnego naliczenia i ewidencji wypłat tych świadczeń. W określonych przypadkach płatnik ma obowiązek przekazywać dokumentację do ZUS.

Wypłata poszczególnych rodzajów zasiłków odbywa się na podstawie wielu dokumentów, które określają przepisy ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz rozporządzenia w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłatę zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Dokumenty dla ZUS

Jeśli płatnik składek jest uprawniony do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego, nie powinien przekazywać do ZUS dokumentów stanowiących podstawę wypłaty zasiłków. Płatnik ma obowiązek wypełnić i dostarczyć do ZUS dokumenty niezbędne do wypłaty świadczenia dla ubezpieczonego wtedy, gdy:

• nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków (zgłaszał mniej niż 20 ubezpieczonych na 30 listopada poprzedniego roku) lub/i
• niezdolność do pracy ubezpieczonego trwa po ustaniu zatrudnienia.

W tych dwóch przypadkach płatnik powinien dodatkowo wypełnić i przekazać do ZUS „Zaświadczenie płatnika składek” na formularzu Z-3 (w przypadku pracowników) lub Z-3a (w przypadku pozostałych ubezpieczonych, np. zleceniobiorców), pozostawiając w swojej dokumentacji kopię tego dokumentu. Ponadto w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem w pracy, w drodze z pracy lub do pracy płatnik ma obowiązek dołączyć do dokumentacji zasiłkowej przekazywanej do ZUS protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku lub kartę wypadku.

Kiedy pracodawca musi przejąć od ZUS wypłatę zasiłku w trakcie roku >>

Po dokonaniu wypłaty świadczeń na podstawie dokumentów źródłowych, na każdym z nich płatnik zasiłku powinien dokonać odpowiednich zapisów. Na zaświadczeniu lekarskim ZUS ZLA i na zastępczej asygnacie zasiłkowej powinien umieścić adnotację „wypłacono dnia...”.

Zaświadczenie lekarskie, na podstawie którego nie wypłacono zasiłku, należy przekreślić i złożyć na nim podpis.

PRZYKŁAD

Ubezpieczony z prawem do zasiłku chorobowego zachorował 13 października br. i przedłożył pracodawcy zaświadczenie lekarskie na 5 dni. Tego samego dnia został przyjęty do szpitala na 10 dni. Otrzymał ze szpitala zwolnienie lekarskie na okres pokrywający się z okresem niezdolności do pracy określonym na wcześniej dostarczonym zwolnieniu lekarskim. Podstawą do wypłaty świadczenia chorobowego jest w tym przypadku zwolnienie lekarskie wystawione przez szpital. Wcześniej wydane zwolnienie pracodawca powinien przekreślić, opisać i złożyć na nim podpis.

---

Dokumenty od ubezpieczonego

Większość dokumentów do wypłaty świadczeń z tytułu niezdolności do pracy ma obowiązek dostarczyć sam ubezpieczony. Są to m.in. różnego rodzaju zaświadczenia, oświadczenia (w tym na odpowiednich drukach przekazanych przez płatnika) i orzeczenia lekarskie. Niektóre świadczenia, np. świadczenie rehabilitacyjne, przysługują pod warunkiem otrzymania z ZUS prawomocnej decyzji.

Podstawowe dokumenty potwierdzające niemożność wykonywania pracy przez ubezpieczonego

@RY1@i65/2010/020/i65.2010.020.000.0068.001.jpg@RY2@

@RY1@i65/2010/020/i65.2010.020.000.0068.002.jpg@RY2@

Dokumenty płatnika

W przypadku świadczeń chorobowych płatnik ma obowiązek utworzyć, prowadzić i przechowywać dokumentację dotyczącą ich wypłaty odrębnie dla każdego ubezpieczonego, jak również w formie zbiorczej. Dokumentami tymi są:

• zastępcza asygnata zasiłkowa – na druku ZUS Z-7,
• karta zasiłkowa – na druku ZUS Z-17,
• lista płatnicza zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – na druku ZUS Z-19.

Zastępcza asygnata zasiłkowa

Asygnata na druku ZUS Z-7 jest dokumentem źródłowym i zastępuje dokument właściwy, na podstawie którego płatnik dokonuje wypłaty świadczeń chorobowych. Zastępczą asygnatę należy stosować przy wypłacie:

• zasiłku chorobowego w przypadku:
  – zagubienia zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy,
  – choroby podczas pobytu za granicą,
  – gdy wypłata zasiłku jest dokonywana w dwóch lub więcej częściach na podstawie jednego zaświadczenia lekarskiego;

PRZYKŁAD

Pracownik, który ma prawo do zasiłku chorobowego, dostarczył zwolnienie lekarskie na okres od 23 września do 8 października. Płatnik wypłaca wynagrodzenia i zasiłki ostatniego dnia miesiąca (w omawianym przypadku 30 września 2010 r. za wrzesień). Do listy płac za wrzesień należy dołączyć zwolnienie lekarskie obejmujące cały okres zwolnienia. Natomiast wypłaty zasiłku należnego za okres od 1 do 8 października 2010 r. pracodawca dokonał 29 października na podstawie zastępczej asygnaty zasiłkowej (wpisując na niej m.in. serię i numer zwolnienia lekarskiego wydanego na okres od 23 września do 8 października 2010 r.). Asygnatę dołączył do listy wypłat.

• zasiłku opiekuńczego w przypadku:
  – sprawowania opieki nad zdrowym dzieckiem w wieku do 8 lat,
  – sprawowania opieki w czasie pobytu za granicą;

PRZYKŁAD

Żona pracownika, która stale opiekuje się 2-letnim dzieckiem, zachorowała i przez 5 dni października br. przebywała w szpitalu. W tym czasie dzieckiem opiekował się pracownik, który przedłożył pracodawcy zaświadczenie lekarza o pobycie żony w szpitalu przez 5 dni. Za ten okres pracownikowi przysługuje zasiłek opiekuńczy z tytułu opieki nad zdrowym dzieckiem w wieku do 8 lat. Do listy wypłat należy dołączyć wniosek pracownika na formularzu ZUS Z-15, zaświadczenie lekarskie wydane na zwykłym druku i zastępczą asygnatę zasiłkową dokumentującą wypłatę zasiłku opiekuńczego.

• świadczenia rehabilitacyjnego w każdym przypadku; również przy pierwszej wypłacie świadczenia po otrzymaniu decyzji ZUS;

PRZYKŁAD

Pracodawca otrzymał decyzję z ZUS przyznającą pracownikowi prawo do świadczenia rehabilitacyjnego na 90 dni począwszy od 26 sierpnia br. Pracodawca wypłaca zasiłki w terminie wypłaty wynagrodzeń, tj. ostatniego dnia roboczego miesiąca za ten miesiąc. Ubezpieczony otrzymał 31 sierpnia świadczenie rehabilitacyjne za okres od 26 do 31 sierpnia. Do listy wypłat należy dołączyć zastępczą asygnatę zasiłkową obejmującą okres wypłaconego świadczenia. Tak samo należy postępować w przypadku kolejnych miesięcznych wypłat tego świadczenia.

Dokumentowanie prawa do zasiłku macierzyńskiego >>

• zasiłku macierzyńskiego – przy każdej wypłacie zasiłku, niezależnie od tego, na jakiej podstawie przysługuje i przez jaki okres.

---

Zastępcza asygnata zasiłkowa powinna zawierać:

• dane identyfikacyjne ubezpieczonego, tj. nazwisko, imię, PESEL, NIP, a w przypadku ich braku również serię i nr dowodu osobistego albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• informację o rodzaju wypłacanego zasiłku,
• dane dotyczące okresu, za jaki przysługuje zasiłek,
• serię i numer zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy, na podstawie którego płatnik dokonuje wypłaty zasiłku,
• okres, za jaki wypłacono ubezpieczonemu wynagrodzenie chorobowe,
• numer listy wypłat i datę wypłaty,
• rodzaj wypłaconego zasiłku i okres, za jaki przysługuje,
• wskazanie dokumentu, na podstawie którego dokonywana jest wypłata (np. ZUS ZLA – seria, numer, decyzja o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego),
• dane dotyczące ostatniej wypłaty z podaniem numeru listy wypłat oraz daty jej sporządzenia,
• pieczęć pracodawcy, datę i podpis upoważnionego pracownika,
• zestawienie dotyczące wypłacanego świadczenia, tj. numer, datę i pozycję z listy wypłat, rodzaj i stawkę zasiłku, okres, za jaki przysługuje zasiłek z podaniem liczby dni, kwotę do wypłaty,
• dane osoby upoważnionej do obliczenia i sprawdzenia danych zawartych w dokumencie,
• pieczęć „wypłacono”.

Zastępcza asygnata zasiłkowa może być prowadzona zarówno ręcznie, jak i elektronicznie. Wydruk tego dokumentu, co do zasady, powinien być sporządzany miesięcznie i dołączany do listy wynagrodzeń lub listy płatniczej zasiłków za ten okres.

Karta zasiłkowa

Karta zasiłkowa to indywidualna ewidencja wypłaty świadczeń chorobowych. Należy ją założyć i prowadzić odrębnie dla każdego ubezpieczonego, któremu płatnik wypłaca te świadczenia. Można ją prowadzić na druku ZUS Z-17, ale nie jest to obowiązek. Płatnik zasiłku może opracować i korzystać z innego wzoru karty zasiłkowej pod warunkiem, że zawiera on wszystkie informacje o wypłacie świadczeń, jakie wynikają z druku ZUS Z-17.

Czy zasiłek wypłacany w związku z wypadkiem przy pracy należy obniżać za czas pobytu w szpitalu >>

Prawidłowo prowadzona karta zasiłkowa powinna zawierać:

• dane identyfikacyjne ubezpieczonego (imię, nazwisko, datę urodzenia, PESEL, NIP; w przypadku gdy ubezpieczonemu nie nadano PESEL i NIP albo jednego z tych numerów, należy wpisać serię i numer dowodu osobistego lub paszportu),
• datę ustania poprzedniego ubezpieczenia chorobowego (aby ustalić, czy ubezpieczonego obowiązuje okres wyczekiwania),
• datę objęcia zatrudnionego ubezpieczeniem chorobowym przez płatnika i datę ustania tytułu do tego ubezpieczenia (po rozwiązaniu/wygaśnięciu umowy),
• datę założenia karty zasiłkowej i podpis osoby upoważnionej,
• ewentualne uwagi płatnika.

Ewidencja wypłat świadczeń chorobowych w karcie zasiłkowej powinna zawierać:

• numer listy wynagrodzeń, listy płatniczej, datę i numer pozycji na liście wypłat (na liście płatniczej zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub na liście wynagrodzeń),
• okresy niezdolności do pracy (przy czym przy wypłacie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy finansowanego ze środków pracodawcy należy wypełnić tylko rubryki dotyczące okresów niezdolności do pracy (od... do... dni), kodu literowego wskazanego w zaświadczeniu lekarskim, wynagrodzenia lub przychodu przyjętego do obliczenia zasiłku (za miesiące i przeciętny) oraz liczbę dni, za które dokonano wypłaty wynagrodzenia za czas choroby,
• dzienną stawkę zasiłku brutto,
• zasiłek brutto (liczba dni x dzienna stawka zasiłku),
• przypis podatku (procent podatku według skali podatkowej, w której znajdują się dochody ubezpieczonego; jest obliczany od zasiłku brutto),
• kwotę potrąconej zaliczki na podatek,
• rodzaj i procent zasiłku,
• kod literowy (wskazany na zaświadczeniu lekarskim),
• wynagrodzenie lub przychód przyjęty do obliczenia zasiłku (za miesiące i przeciętny),
• liczbę dni, za które wypłacono świadczenie chorobowe, oraz liczbę dni narastająco.

---

Okresów pobierania różnych świadczeń chorobowych ujętych w karcie zasiłkowej nie należy łączyć. Okres pobierania każdego rodzaju zasiłku powinien być liczony odrębnie (np. okres pobierania wynagrodzenia chorobowego wraz z zasiłkiem chorobowym, okres pobierania zasiłku macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego). Różny jest bowiem okres wypłaty tych świadczeń. Ponadto w karcie zasiłkowej powinny znaleźć się zapisy dotyczące wyrównań (z podaniem okresów i kwot) zarówno wynagrodzenia chorobowego, jak i zasiłków.

Jak ustalić prawo do zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu ojcowskiego >>

Karta zasiłkowa może być prowadzona ręcznie, jak również w formie zapisu elektronicznego. W praktyce płatnik, jeśli prowadzi kartę zasiłkową elektronicznie, powinien sporządzić jej wydruk na zakończenie danego roku kalendarzowego. Natomiast jeżeli ubezpieczenie danej osoby ustało w trakcie roku, kartę należy wydrukować po rozliczeniu ostatniej wypłaty wynagrodzenia lub zasiłku przysługującego tej osobie. Dodatkowo do celów dowodowych płatnik może dołączyć do karty zasiłkowej informację o sposobie obliczania świadczenia chorobowego dla danego ubezpieczonego. Może mieć ona formę notatki służbowej lub można do tego celu wykorzystać zaświadczenie płatnika składek (druga strona formularza ZUS Z-3 lub Z-3a).

Lista płatnicza

Płatnicy dokonują wypłat zasiłków najczęściej na liście wynagrodzeń, ponieważ z reguły termin płatności wynagrodzeń i zasiłków jest ten sam. Wówczas nie ma potrzeby wprowadzania oddzielnej listy wypłat zasiłków. Jednak w przypadku, gdy terminy wypłat wynagrodzeń i zasiłków są inne, przy wypłacie zasiłków należy stosować odrębne listy płatnicze zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa będące zbiorczą ewidencją tych wypłat. Może to być lista na druku ZUS Z-19 lub na jego odpowiedniku.

Prawidłowo prowadzona lista płatnicza powinna zawierać:

• nazwisko i imię ubezpieczonego,
• rodzaj zasiłku,
• kwotę brutto zasiłku,
• informację o potrąceniach (rodzaju i kwocie),
• kwotę potrąconej zaliczki na podatek,
• okres, za jaki przysługuje zasiłek,
• liczbę dni, za jakie przysługuje zasiłek,
• kwotę netto (do wypłaty),
• pokwitowanie odbioru (datę, podpis).

Na pierwszej stronie listy płatniczej powinno znaleźć się zbiorcze zestawienie wypłaconych i niewypłaconych świadczeń chorobowych, potrąceń z tych świadczeń oraz kwoty zasiłków podlegające rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Na kolejnych stronach tej listy płatnik wykazuje imiennie każdą osobę, której za dany miesiąc kalendarzowy wypłacił świadczenie chorobowe.

Lista płatnicza może być prowadzona zarówno ręcznie, jak i w formie elektronicznej. Jeśli jest sporządzana elektronicznie, do celów dowodowych za każdy miesiąc należy ją wydrukować, tak jak w przypadku zwykłej listy wynagrodzeń.

WAŻNE!

Płatnik, który prowadzi dokumenty zasiłkowe elektronicznie, ma obowiązek na każde wezwanie organów kontroli przedłożyć je w formie papierowej z podpisem osób upoważnionych.

Podstawa prawna:

• art. 53, art. 58, art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512),
• § 1, § 5, § 7, § 12–13, § 18, § 20–24 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 27 lipca 1999 r. sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłatę zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. Nr 65, poz. 742 ze zm.).