Jak prawidłowo prowadzić dokumentację zasiłkową

Dokumenty stanowiące podstawę do wypłaty świadczeń chorobowych różnią się w zależności od rodzaju świadczenia, o jakie stara się zatrudniony. Płatnik zasiłku ma prawo wymagać od ubezpieczonego właściwych dokumentów, bez których nie jest możliwa wypłata zasiłku. Powinien ponadto korzystać z własnej dokumentacji w celu poprawnego naliczenia i ewidencji wypłat tych świadczeń. W określonych przypadkach płatnik ma obowiązek przekazywać dokumentację do ZUS.

Wypłata poszczególnych rodzajów zasiłków odbywa się na podstawie wielu dokumentów, które określają przepisy ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz rozporządzenia w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłatę zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Dokumenty dla ZUS

Jeśli płatnik składek jest uprawniony do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego, nie powinien przekazywać do ZUS dokumentów stanowiących podstawę wypłaty zasiłków. Płatnik ma obowiązek wypełnić i dostarczyć do ZUS dokumenty niezbędne do wypłaty świadczenia dla ubezpieczonego wtedy, gdy:

• nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków (zgłaszał mniej niż 20 ubezpieczonych na 30 listopada poprzedniego roku) lub/i
• niezdolność do pracy ubezpieczonego trwa po ustaniu zatrudnienia.

W tych dwóch przypadkach płatnik powinien dodatkowo wypełnić i przekazać do ZUS „Zaświadczenie płatnika składek” na formularzu Z-3 (w przypadku pracowników) lub Z-3a (w przypadku pozostałych ubezpieczonych, np. zleceniobiorców), pozostawiając w swojej dokumentacji kopię tego dokumentu. Ponadto w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem w pracy, w drodze z pracy lub do pracy płatnik ma obowiązek dołączyć do dokumentacji zasiłkowej przekazywanej do ZUS protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku lub kartę wypadku.

Kiedy pracodawca musi przejąć od ZUS wypłatę zasiłku w trakcie roku >>

Po dokonaniu wypłaty świadczeń na podstawie dokumentów źródłowych, na każdym z nich płatnik zasiłku powinien dokonać odpowiednich zapisów. Na zaświadczeniu lekarskim ZUS ZLA i na zastępczej asygnacie zasiłkowej powinien umieścić adnotację „wypłacono dnia...”.

Zaświadczenie lekarskie, na podstawie którego nie wypłacono zasiłku, należy przekreślić i złożyć na nim podpis.

PRZYKŁAD

Ubezpieczony z prawem do zasiłku chorobowego zachorował 13 października br. i przedłożył pracodawcy zaświadczenie lekarskie na 5 dni. Tego samego dnia został przyjęty do szpitala na 10 dni. Otrzymał ze szpitala zwolnienie lekarskie na okres pokrywający się z okresem niezdolności do pracy określonym na wcześniej dostarczonym zwolnieniu lekarskim. Podstawą do wypłaty świadczenia chorobowego jest w tym przypadku zwolnienie lekarskie wystawione przez szpital. Wcześniej wydane zwolnienie pracodawca powinien przekreślić, opisać i złożyć na nim podpis.