REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prawidłowo prowadzić dokumentację zasiłkową

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bożena Goliszewska

REKLAMA

Płatnicy uprawnieni do wypłaty zasiłków mają obowiązek utworzyć i prowadzić dla swoich ubezpieczonych dokumentację w związku z powstałą niezdolnością do pracy, tzw. dokumentację zasiłkową. W związku z tym mogą pojawić się wątpliwości, jakie dokumenty płatnik powinien kompletować we własnym zakresie, a jakich może żądać od ubezpieczonych.

Dokumenty stanowiące podstawę do wypłaty świadczeń chorobowych różnią się w zależności od rodzaju świadczenia, o jakie stara się zatrudniony. Płatnik zasiłku ma prawo wymagać od ubezpieczonego właściwych dokumentów, bez których nie jest możliwa wypłata zasiłku. Powinien ponadto korzystać z własnej dokumentacji w celu poprawnego naliczenia i ewidencji wypłat tych świadczeń. W określonych przypadkach płatnik ma obowiązek przekazywać dokumentację do ZUS.

REKLAMA

Autopromocja

Wypłata poszczególnych rodzajów zasiłków odbywa się na podstawie wielu dokumentów, które określają przepisy ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz rozporządzenia w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłatę zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Dokumenty dla ZUS

Jeśli płatnik składek jest uprawniony do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego, nie powinien przekazywać do ZUS dokumentów stanowiących podstawę wypłaty zasiłków. Płatnik ma obowiązek wypełnić i dostarczyć do ZUS dokumenty niezbędne do wypłaty świadczenia dla ubezpieczonego wtedy, gdy:

  • nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków (zgłaszał mniej niż 20 ubezpieczonych na 30 listopada poprzedniego roku) lub/i
  • niezdolność do pracy ubezpieczonego trwa po ustaniu zatrudnienia.

W tych dwóch przypadkach płatnik powinien dodatkowo wypełnić i przekazać do ZUS „Zaświadczenie płatnika składek” na formularzu Z-3 (w przypadku pracowników) lub Z-3a (w przypadku pozostałych ubezpieczonych, np. zleceniobiorców), pozostawiając w swojej dokumentacji kopię tego dokumentu. Ponadto w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem w pracy, w drodze z pracy lub do pracy płatnik ma obowiązek dołączyć do dokumentacji zasiłkowej przekazywanej do ZUS protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku lub kartę wypadku.

Kiedy pracodawca musi przejąć od ZUS wypłatę zasiłku w trakcie roku >>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Po dokonaniu wypłaty świadczeń na podstawie dokumentów źródłowych, na każdym z nich płatnik zasiłku powinien dokonać odpowiednich zapisów. Na zaświadczeniu lekarskim ZUS ZLA i na zastępczej asygnacie zasiłkowej powinien umieścić adnotację „wypłacono dnia...”.

Zaświadczenie lekarskie, na podstawie którego nie wypłacono zasiłku, należy przekreślić i złożyć na nim podpis.

PRZYKŁAD

Ubezpieczony z prawem do zasiłku chorobowego zachorował 13 października br. i przedłożył pracodawcy zaświadczenie lekarskie na 5 dni. Tego samego dnia został przyjęty do szpitala na 10 dni. Otrzymał ze szpitala zwolnienie lekarskie na okres pokrywający się z okresem niezdolności do pracy określonym na wcześniej dostarczonym zwolnieniu lekarskim. Podstawą do wypłaty świadczenia chorobowego jest w tym przypadku zwolnienie lekarskie wystawione przez szpital. Wcześniej wydane zwolnienie pracodawca powinien przekreślić, opisać i złożyć na nim podpis.


Dokumenty od ubezpieczonego

Większość dokumentów do wypłaty świadczeń z tytułu niezdolności do pracy ma obowiązek dostarczyć sam ubezpieczony. Są to m.in. różnego rodzaju zaświadczenia, oświadczenia (w tym na odpowiednich drukach przekazanych przez płatnika) i orzeczenia lekarskie. Niektóre świadczenia, np. świadczenie rehabilitacyjne, przysługują pod warunkiem otrzymania z ZUS prawomocnej decyzji.

Podstawowe dokumenty potwierdzające niemożność wykonywania pracy przez ubezpieczonego

@RY1@i65/2010/020/i65.2010.020.000.0068.001.jpg@RY2@

@RY1@i65/2010/020/i65.2010.020.000.0068.002.jpg@RY2@

Dokumenty płatnika

W przypadku świadczeń chorobowych płatnik ma obowiązek utworzyć, prowadzić i przechowywać dokumentację dotyczącą ich wypłaty odrębnie dla każdego ubezpieczonego, jak również w formie zbiorczej. Dokumentami tymi są:

  • zastępcza asygnata zasiłkowa – na druku ZUS Z-7,
  • karta zasiłkowa – na druku ZUS Z-17,
  • lista płatnicza zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – na druku ZUS Z-19.

Zastępcza asygnata zasiłkowa

Asygnata na druku ZUS Z-7 jest dokumentem źródłowym i zastępuje dokument właściwy, na podstawie którego płatnik dokonuje wypłaty świadczeń chorobowych. Zastępczą asygnatę należy stosować przy wypłacie:

  • zasiłku chorobowego w przypadku:
    – zagubienia zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy,
    – choroby podczas pobytu za granicą,
    – gdy wypłata zasiłku jest dokonywana w dwóch lub więcej częściach na podstawie jednego zaświadczenia lekarskiego;

PRZYKŁAD

Pracownik, który ma prawo do zasiłku chorobowego, dostarczył zwolnienie lekarskie na okres od 23 września do 8 października. Płatnik wypłaca wynagrodzenia i zasiłki ostatniego dnia miesiąca (w omawianym przypadku 30 września 2010 r. za wrzesień). Do listy płac za wrzesień należy dołączyć zwolnienie lekarskie obejmujące cały okres zwolnienia. Natomiast wypłaty zasiłku należnego za okres od 1 do 8 października 2010 r. pracodawca dokonał 29 października na podstawie zastępczej asygnaty zasiłkowej (wpisując na niej m.in. serię i numer zwolnienia lekarskiego wydanego na okres od 23 września do 8 października 2010 r.). Asygnatę dołączył do listy wypłat.

  • zasiłku opiekuńczego w przypadku:
    – sprawowania opieki nad zdrowym dzieckiem w wieku do 8 lat,
    – sprawowania opieki w czasie pobytu za granicą;

PRZYKŁAD

Żona pracownika, która stale opiekuje się 2-letnim dzieckiem, zachorowała i przez 5 dni października br. przebywała w szpitalu. W tym czasie dzieckiem opiekował się pracownik, który przedłożył pracodawcy zaświadczenie lekarza o pobycie żony w szpitalu przez 5 dni. Za ten okres pracownikowi przysługuje zasiłek opiekuńczy z tytułu opieki nad zdrowym dzieckiem w wieku do 8 lat. Do listy wypłat należy dołączyć wniosek pracownika na formularzu ZUS Z-15, zaświadczenie lekarskie wydane na zwykłym druku i zastępczą asygnatę zasiłkową dokumentującą wypłatę zasiłku opiekuńczego.

  • świadczenia rehabilitacyjnego w każdym przypadku; również przy pierwszej wypłacie świadczenia po otrzymaniu decyzji ZUS;

PRZYKŁAD

Pracodawca otrzymał decyzję z ZUS przyznającą pracownikowi prawo do świadczenia rehabilitacyjnego na 90 dni począwszy od 26 sierpnia br. Pracodawca wypłaca zasiłki w terminie wypłaty wynagrodzeń, tj. ostatniego dnia roboczego miesiąca za ten miesiąc. Ubezpieczony otrzymał 31 sierpnia świadczenie rehabilitacyjne za okres od 26 do 31 sierpnia. Do listy wypłat należy dołączyć zastępczą asygnatę zasiłkową obejmującą okres wypłaconego świadczenia. Tak samo należy postępować w przypadku kolejnych miesięcznych wypłat tego świadczenia.

Dokumentowanie prawa do zasiłku macierzyńskiego >>

  • zasiłku macierzyńskiego – przy każdej wypłacie zasiłku, niezależnie od tego, na jakiej podstawie przysługuje i przez jaki okres.

Zastępcza asygnata zasiłkowa powinna zawierać:

  • dane identyfikacyjne ubezpieczonego, tj. nazwisko, imię, PESEL, NIP, a w przypadku ich braku również serię i nr dowodu osobistego albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • informację o rodzaju wypłacanego zasiłku,
  • dane dotyczące okresu, za jaki przysługuje zasiłek,
  • serię i numer zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy, na podstawie którego płatnik dokonuje wypłaty zasiłku,
  • okres, za jaki wypłacono ubezpieczonemu wynagrodzenie chorobowe,
  • numer listy wypłat i datę wypłaty,
  • rodzaj wypłaconego zasiłku i okres, za jaki przysługuje,
  • wskazanie dokumentu, na podstawie którego dokonywana jest wypłata (np. ZUS ZLA – seria, numer, decyzja o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego),
  • dane dotyczące ostatniej wypłaty z podaniem numeru listy wypłat oraz daty jej sporządzenia,
  • pieczęć pracodawcy, datę i podpis upoważnionego pracownika,
  • zestawienie dotyczące wypłacanego świadczenia, tj. numer, datę i pozycję z listy wypłat, rodzaj i stawkę zasiłku, okres, za jaki przysługuje zasiłek z podaniem liczby dni, kwotę do wypłaty,
  • dane osoby upoważnionej do obliczenia i sprawdzenia danych zawartych w dokumencie,
  • pieczęć „wypłacono”.

Zastępcza asygnata zasiłkowa może być prowadzona zarówno ręcznie, jak i elektronicznie. Wydruk tego dokumentu, co do zasady, powinien być sporządzany miesięcznie i dołączany do listy wynagrodzeń lub listy płatniczej zasiłków za ten okres.

Karta zasiłkowa

Karta zasiłkowa to indywidualna ewidencja wypłaty świadczeń chorobowych. Należy ją założyć i prowadzić odrębnie dla każdego ubezpieczonego, któremu płatnik wypłaca te świadczenia. Można ją prowadzić na druku ZUS Z-17, ale nie jest to obowiązek. Płatnik zasiłku może opracować i korzystać z innego wzoru karty zasiłkowej pod warunkiem, że zawiera on wszystkie informacje o wypłacie świadczeń, jakie wynikają z druku ZUS Z-17.

Czy zasiłek wypłacany w związku z wypadkiem przy pracy należy obniżać za czas pobytu w szpitalu >>

Prawidłowo prowadzona karta zasiłkowa powinna zawierać:

  • dane identyfikacyjne ubezpieczonego (imię, nazwisko, datę urodzenia, PESEL, NIP; w przypadku gdy ubezpieczonemu nie nadano PESEL i NIP albo jednego z tych numerów, należy wpisać serię i numer dowodu osobistego lub paszportu),
  • datę ustania poprzedniego ubezpieczenia chorobowego (aby ustalić, czy ubezpieczonego obowiązuje okres wyczekiwania),
  • datę objęcia zatrudnionego ubezpieczeniem chorobowym przez płatnika i datę ustania tytułu do tego ubezpieczenia (po rozwiązaniu/wygaśnięciu umowy),
  • datę założenia karty zasiłkowej i podpis osoby upoważnionej,
  • ewentualne uwagi płatnika.

Ewidencja wypłat świadczeń chorobowych w karcie zasiłkowej powinna zawierać:

  • numer listy wynagrodzeń, listy płatniczej, datę i numer pozycji na liście wypłat (na liście płatniczej zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub na liście wynagrodzeń),
  • okresy niezdolności do pracy (przy czym przy wypłacie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy finansowanego ze środków pracodawcy należy wypełnić tylko rubryki dotyczące okresów niezdolności do pracy (od... do... dni), kodu literowego wskazanego w zaświadczeniu lekarskim, wynagrodzenia lub przychodu przyjętego do obliczenia zasiłku (za miesiące i przeciętny) oraz liczbę dni, za które dokonano wypłaty wynagrodzenia za czas choroby,
  • dzienną stawkę zasiłku brutto,
  • zasiłek brutto (liczba dni x dzienna stawka zasiłku),
  • przypis podatku (procent podatku według skali podatkowej, w której znajdują się dochody ubezpieczonego; jest obliczany od zasiłku brutto),
  • kwotę potrąconej zaliczki na podatek,
  • rodzaj i procent zasiłku,
  • kod literowy (wskazany na zaświadczeniu lekarskim),
  • wynagrodzenie lub przychód przyjęty do obliczenia zasiłku (za miesiące i przeciętny),
  • liczbę dni, za które wypłacono świadczenie chorobowe, oraz liczbę dni narastająco.

Okresów pobierania różnych świadczeń chorobowych ujętych w karcie zasiłkowej nie należy łączyć. Okres pobierania każdego rodzaju zasiłku powinien być liczony odrębnie (np. okres pobierania wynagrodzenia chorobowego wraz z zasiłkiem chorobowym, okres pobierania zasiłku macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego). Różny jest bowiem okres wypłaty tych świadczeń. Ponadto w karcie zasiłkowej powinny znaleźć się zapisy dotyczące wyrównań (z podaniem okresów i kwot) zarówno wynagrodzenia chorobowego, jak i zasiłków.

Jak ustalić prawo do zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu ojcowskiego >>

Karta zasiłkowa może być prowadzona ręcznie, jak również w formie zapisu elektronicznego. W praktyce płatnik, jeśli prowadzi kartę zasiłkową elektronicznie, powinien sporządzić jej wydruk na zakończenie danego roku kalendarzowego. Natomiast jeżeli ubezpieczenie danej osoby ustało w trakcie roku, kartę należy wydrukować po rozliczeniu ostatniej wypłaty wynagrodzenia lub zasiłku przysługującego tej osobie. Dodatkowo do celów dowodowych płatnik może dołączyć do karty zasiłkowej informację o sposobie obliczania świadczenia chorobowego dla danego ubezpieczonego. Może mieć ona formę notatki służbowej lub można do tego celu wykorzystać zaświadczenie płatnika składek (druga strona formularza ZUS Z-3 lub Z-3a).

Lista płatnicza

Płatnicy dokonują wypłat zasiłków najczęściej na liście wynagrodzeń, ponieważ z reguły termin płatności wynagrodzeń i zasiłków jest ten sam. Wówczas nie ma potrzeby wprowadzania oddzielnej listy wypłat zasiłków. Jednak w przypadku, gdy terminy wypłat wynagrodzeń i zasiłków są inne, przy wypłacie zasiłków należy stosować odrębne listy płatnicze zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa będące zbiorczą ewidencją tych wypłat. Może to być lista na druku ZUS Z-19 lub na jego odpowiedniku.

Prawidłowo prowadzona lista płatnicza powinna zawierać:

  • nazwisko i imię ubezpieczonego,
  • rodzaj zasiłku,
  • kwotę brutto zasiłku,
  • informację o potrąceniach (rodzaju i kwocie),
  • kwotę potrąconej zaliczki na podatek,
  • okres, za jaki przysługuje zasiłek,
  • liczbę dni, za jakie przysługuje zasiłek,
  • kwotę netto (do wypłaty),
  • pokwitowanie odbioru (datę, podpis).

REKLAMA

Na pierwszej stronie listy płatniczej powinno znaleźć się zbiorcze zestawienie wypłaconych i niewypłaconych świadczeń chorobowych, potrąceń z tych świadczeń oraz kwoty zasiłków podlegające rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Na kolejnych stronach tej listy płatnik wykazuje imiennie każdą osobę, której za dany miesiąc kalendarzowy wypłacił świadczenie chorobowe.

Lista płatnicza może być prowadzona zarówno ręcznie, jak i w formie elektronicznej. Jeśli jest sporządzana elektronicznie, do celów dowodowych za każdy miesiąc należy ją wydrukować, tak jak w przypadku zwykłej listy wynagrodzeń.

WAŻNE!

Płatnik, który prowadzi dokumenty zasiłkowe elektronicznie, ma obowiązek na każde wezwanie organów kontroli przedłożyć je w formie papierowej z podpisem osób upoważnionych.

Podstawa prawna:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

REKLAMA

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

ZUS zachęca do e-wizyt: porady online bez wychodzenia z domu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozwija usługę e-wizyt, czyli wideorozmów z konsultantami ZUS. Dzięki temu każdy może uzyskać pomoc bez konieczności wizyty w placówce – wystarczy smartfon lub komputer z dostępem do internetu.

Masz świadczenie przedemerytalne i dorabiasz? Do 31 maja musisz rozliczyć się z ZUS

Osoby pobierające świadczenie przedemerytalne lub zasiłek przedemerytalny i jednocześnie dorabiające, muszą do 31 maja złożyć w ZUS-ie zaświadczenie o swoich przychodach. Brak rozliczenia może skutkować zmniejszeniem lub zawieszeniem świadczenia.

Polski rynek pracy przyciąga wykwalifikowanych pracowników z innych krajów

Polska na podium krajów UE przyciągających wykwalifikowanych pracowników. Choć do liderujących Niemiec wciąż nam daleko, Polska wyrasta na kluczowego gracza w regionie, jeśli chodzi o przyciąganie zagranicznych specjalistów.

REKLAMA

Fachowiec na samozatrudnieniu: kontrakt menadżerski z polisami asekurującymi ryzyka, które musi podejmować menadżer

Okazuje się, że odpowiednio dobrane pakiety ochronne nie tylko zwiększają bezpieczeństwo freelancerów i osób zatrudnionych w oparciu o umowę B2B, ale również stanowią atrakcyjny benefit. Może on przyciągać najlepszych specjalistów i budować lojalność wobec firmy.

Wyższe wynagrodzenia młodocianych i nowe stawki wpłat na PFRON od czerwca 2025 r. – sprawdź, ile wyniosą

Od 1 czerwca 2025 roku wzrosną minimalne wynagrodzenia pracowników młodocianych odbywających przygotowanie zawodowe oraz kwoty wpłat na PFRON. To efekt ogłoszenia przez GUS wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w pierwszym kwartale bieżącego roku. Sprawdź aktualne stawki obowiązujące w okresie wakacyjnym.

REKLAMA