Czy umowy o pracę z brakami formalnymi są ważne

Jeżeli w umowie o pracę brakuje innych istotnych elementów, można je ustalić na podstawie ogólnych przepisów Kodeksu pracy lub przepisów wewnątrzzakładowych.

Umowa o pracę bez zachowania formy pisemnej

Pracodawca i pracownik już na początku współpracy powinni nawiązać umowę o pracę koniecznie na piśmie. Jeżeli jednak nie zachowali tej formy, zakład pracy ma obowiązek potwierdzić zatrudnionemu na piśmie, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, wynegocjowane wcześniej ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju i warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy). Za brak pisemnego potwierdzenia tych elementów w sytuacji niezawarcia umowy o pracę na piśmie pracodawcy grozi grzywna z tytułu wykroczenia przeciwko prawom pracownika w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 281 pkt 2 Kodeksu pracy).

Zagrożenie
Za niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy pracodawcy grozi grzywna w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł.

Mimo wyraźnych nakazów i sankcji w prawie pracownicy często wykonują swoje obowiązki bez pisemnej umowy o pracę oraz bez pisemnych potwierdzeń. Jednak niesporządzenie umowy o pracę nie pociąga za sobą nieważności stosunku pracy, co potwierdza wprost Sąd Najwyższy w wyrokach: z 4 listopada 2009 r. (I PK 105/09, M.P.Pr 2010/5/266), z 20 września 1977 r. (I PR 67/77), z 6 października 1976 r. (I PRN 66/76) oraz w postanowieniu z 31 sierpnia 1981 r. (III PZ 18/81). Jest tak dlatego, że Kodeks pracy nie wymaga formy pisemnej dla umowy o pracę pod rygorem nieważności. Brak takiego zastrzeżenia nie powoduje automatycznie, że umowa o pracę zawarta np. ustnie jest nieważna (art. 73 § 1 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy). Taka umowa o pracę nadal funkcjonuje i jest skuteczna pod warunkiem, że z zachowania stron tej umowy można wywnioskować istnienie stosunku pracy.

Chodzi o czynności, które w dostateczny sposób uzewnętrzniają wolę pracodawcy czy pracownika co do istnienia stosunku pracy i jego kontynuacji, np.:

• dopuszczenie osoby do świadczenia pracy,
• wykonywanie obowiązków służbowych pod kierownictwem pracodawcy, a więc w miejscu i czasie przez niego wskazanym oraz według jego poleceń,
• wypłacanie pracownikowi umówionego wynagrodzenia i wykazywanie go na liście płac,
• podpisywanie się pracownika na liście obecności,
• sporządzenie dla pracownika harmonogramów czasu pracy,
• zlecanie pracownikowi godzin nadliczbowych.

Ważne jest przy tym, aby obie strony wyrażały wolę istnienia umowy o pracę niezawartej na piśmie przez czynności dorozumiane.

Nawiązanie zaś stosunku pracy w sposób dorozumiany wymaga zgodnych oświadczeń woli stron, w tym pracodawcy, który przyjmując i wynagradzając wykonywane przez pracownika obowiązki uzewnętrznia w ten sposób wolę jego zatrudnienia. Pełnienie obowiązków służbowych mimo jednoznacznego i kategorycznego sprzeciwu pracodawcy nie może prowadzić do nawiązania stosunku pracy. Potwierdza to Sąd Najwyższy w wyroku z 24 listopada 2009 r. (II PK 129/09), w którym stwierdził, że „w rozpoznawanej sprawie można by uznać, że osoba pełniła obowiązki w sposób mogący wskazywać na nawiązanie stosunku pracy w sposób dorozumiany, jednak pod warunkiem, że ich wykonywanie odbywało się za zgodą i wiedzą pracodawcy”.

Fakultatywne postanowienia w umowie o pracę >>

WAŻNE!
Nie dochodzi do nawiązania stosunku pracy, jeżeli pracownik wykonuje pracę bez zgody i wiedzy pracodawcy.

Jeśli, mimo świadczenia pracy bez umowy o pracę, pracodawca nie wykonuje swoich obowiązków wynikających z istnienia stosunku pracy, zatrudnionemu w razie sporu przysługuje roszczenie o ustalenie istnienia stosunku pracy (art. 189 Kodeksu postępowania cywilnego). Z tym samym żądaniem wolno mu wystąpić do sądu pracy, jeśli pracodawca odmawia potwierdzenia stron, rodzaju i warunków umowy o pracę. Brak pisemnej umowy o pracę nie pogarsza przy tym pozycji procesowej pracownika. Może on dowodzić istnienia stosunku pracy korzystając np. z dowodów ze świadków i przesłuchania stron.

Umowa o pracę bez koniecznych elementów

W umowie o pracę należy określić jej strony, rodzaj i datę zawarcia oraz przynajmniej następujące warunki pracy i płacy (art. 29 § 1 Kodeksu pracy):

• rodzaj pracy,
• miejsce wykonywania pracy,
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem jego składników,
• wymiar czasu pracy,
• termin rozpoczęcia pracy.

Przyjmuje się, że nieokreślenie w umowie o pracę rodzaju pracy oraz stron umowy skutkuje jej nieważnością. Trudno sobie jednak wyobrazić sytuację, kiedy strony nawiązały stosunek pracy na piśmie, ustnie czy w sposób dorozumiany bez sprecyzowania stron umowy i zakresu zadań powierzonych zatrudnionemu. Takie sytuacje praktycznie się więc nie zdarzają.

Brak w umowie o pracę rodzaju tej umowy nie skutkuje jej nieważnością. Gdy z powierzonych zatrudnionemu czynności, z zamiaru stron czy z innych okoliczności nie wynika chęć podpisania terminowej umowy o pracę, uznaje się, że doszło do nawiązania umowy o pracę na czas nieokreślony (wyrok SN z 17 maja 1995 r., I PRN 11/95, OSNP 1995/20/250). W uzasadnieniu do ww. orzeczenia Sąd Najwyższy stwierdził, że „w typowej sytuacji, gdy z oświadczeń woli stron ani z całokształtu okoliczności – a zwłaszcza rodzaju pracy i celów pracodawcy – nie wynika nic innego, to należy przyjąć, że doszło do zawarcia umowy na czas nieokreślony. Opiera się to na założeniu, że zgodnym zamiarem stron było zawarcie tego rodzaju umowy, a nie zostało to zaznaczone w jej treści z tego względu, że strony uważały to za zbędne w odniesieniu do typowego i najbardziej powszechnego rodzaju umowy”. Oświadczenie woli należy bowiem tłumaczyć, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, w których zostały złożone, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje, a w umowach należy raczej badać, jaki był zgodny zamiar i cel umowy, niż opierać się na jej dosłownym brzmieniu (art. 65 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy).

---

PRZYKŁAD
Pracownik był zatrudniony jako robotnik budowlany na podstawie 3-miesięcznej umowy o pracę do 2 kwietnia 2010 r. Kiedy stawił się do pracy po świętach wielkanocnych, tj. 6 kwietnia br., majster zaproponował mu na piśmie zawarcie kolejnej okresowej umowy o pracę na 3 miesiące. Stało się tak dlatego, że przedłużała się realizacja inwestycji, przy której pracownik został zatrudniony; inaczej pracodawca nie kontynuowałby z nim współpracy. Pracownik odrzucił ofertę, domagając się umowy o pracę na czas nieokreślony, którą ponoć obiecał mu kiedyś jego przełożony. Mimo odrzucenia oferty pracownik przychodził do pracy, ale 12 kwietnia 2010 r. zachorował i przebywał na długim zwolnieniu lekarskim. Pracodawca przysłał mu do domu świadectwo pracy potwierdzające rozwiązanie umowy o pracę 5 lipca 2010 r. Pracownik wystąpił do sądu pracy o ustalenie istnienia umowy o pracę na czas nieokreślony. W przedstawionej sytuacji pracownik nie miał racji. Nie można wyłącznie z chęci nawiązania przez niego stałej umowy domniemywać, że w tych okolicznościach nastąpiło zawarcie właśnie takiej umowy. Przemawia za tym brak zgodnego zamiaru stron w tej kwestii, a przede wszystkim cel drugiej umowy o pracę – zatrudnienie robotnika na czas przedłużającej się budowy.

Zasadniczo jest dopuszczalne zawarcie w umowie o pracę na okres próbny postanowienia o tym, że po jej zakończeniu stanie się ona umową na czas nieokreślony (wyrok SN z 4 listopada 2009 r., I PK 105/09).

Problemu nie ma, jeżeli strony nie podały w umowie o pracę daty jej zawarcia. Kłopoty pojawiają się jednak, gdy w dokumencie brakuje również terminu rozpoczęcia pracy. Stosunek pracy nawiązuje się bowiem w dniu wskazanym w umowie o pracę jako data rozpoczęcia pracy, a jeśli termin ten nie został określony – w dniu zawarcia umowy o pracę (art. 26 Kodeksu pracy). Skonkretyzowanie chwili nawiązania stosunku pracy ma z kolei znaczenie np. przy powstaniu obowiązku ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego pracownika czy następnie obowiązku prawidłowego sporządzenia świadectwa pracy i określenia w nim okresu zatrudnienia pracownika. Aby wówczas sprecyzować datę zawarcia umowy o pracę, trzeba szczegółowo zbadać okoliczności sprawy. Do zawarcia umowy o pracę dochodzi bowiem na 2 sposoby: w drodze negocjacji albo przez akceptację oferty. Zawarcie umowy o pracę w wyniku negocjacji następuje wówczas, gdy strony doszły do porozumienia co do wszystkich postanowień, o których rozmawiały (art. 72 § 1 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy).

PRZYKŁAD
Z końcem sierpnia 2010 r. uległa rozwiązaniu okresowa umowa o pracę zawarta przez spółkę z pracownikiem zatrudnionym na stanowisku handlowca. Pracodawca nie chciał kontynuować dalszej współpracy, ponieważ pracownik nie sprawdził się. Kadrowa nie wie, jaką datę początkową okresu zatrudnienia podać w ust. 1 świadectwa pracy, gdyż umowa o pracę nie zawierała ani daty jej zawarcia, ani terminu rozpoczęcia pracy. Prezes spółki rozmawiał w styczniu br. z pracownikiem, wówczas kandydatem do pracy, na temat zasad ich współpracy. Najważniejsze elementy (rodzaj umowy, czas pracy, rodzaj pracy i wynagrodzenie) ustalili 12 stycznia br. Jednak wciąż dyskutowali na temat samochodu służbowego, którego domagał się pracownik. Pracodawca 17 stycznia br. zgodził się udostępnić mu firmowe auto. W tym przypadku należy uznać, że zawarcie umowy o pracę nastąpiło 17 stycznia 2010 r. i tę datę kadrowa powinna wpisać w świadectwie pracy.

Jeśli umowa o pracę jest nawiązywana w formie oferty (z podaniem istotnych postanowień ewentualnego stosunku pracy), do jej zawarcia dochodzi w momencie otrzymania przez składającego oświadczenia o przyjęciu oferty (art. 66 § 1 i art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy).

Pominięcie w umowie o pracę kwestii wymiaru czasu pracy, według jakiego ma pracować zatrudniana osoba, też nie powoduje nieważności umowy o pracę. Umowa o pracę jest skuteczna, a w razie braku jakichkolwiek wskazówek w samym dokumencie czy w okolicznościach towarzyszących jego podpisaniu uznajemy, że chodzi o pełny etat jako najczęściej stosowany w stosunkach pracy.

Brak określenia miejsca pracy też nie skutkuje nieważnością umowy o pracę. Strony powinny się przy tym kierować zasadą, że miejsce pracy jest tam, gdzie osoba zwykle zaczyna i kończy pracę. Jeżeli i w ten sposób nie da się w szczególnych sytuacjach sprecyzować miejsca pracy, należy uznać, że jest to siedziba pracodawcy (art. 454 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy).

W tym zakresie istnieją wyjątki ustanowione wprost w przepisach, dotyczące np.:

• telepracowników – świadczą pracę regularnie poza zakładem pracy (art. 67⁵ § 1 Kodeksu pracy),
• pracowników tymczasowych – wykonują obowiązki w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę użytkownika, który nie jest dla nich pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy (art. 9 ust. 1 pkt 5 ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

PRZYKŁAD
Pracownica, zatrudniona jako sekretarka, kilka razy w roku towarzyszy prezesowi w spotkaniach z klientami odbywających się poza miastem, gdzie znajduje się siedziba spółki. Jej umowa o pracę nie określa miejsca pracy. Najczęściej (przez 95% swojego czasu pracy) pracownica świadczy pracę w siedzibie spółki, załatwiając niekiedy sprawy urzędowe w tej miejscowości. Zażądała ona niedawno zaliczenia jej wyjazdów z prezesem jako podróży służbowych i wypłaty diet z tego tytułu. Z okoliczności wynika, że pracownica ma rację. Mimo przemilczenia tej kwestii w umowie o pracę, jej miejscem pracy jest siedziba spółki. Przysługują jej zatem diety i ewentualnie inne należności z tytułu delegacji służbowych.

Zdarza się, że strony zapominają określić w umowie o pracę wynagrodzenia, błędnie przyjmując, że wystarczy jego ustne wspólne uzgodnienie. Zawarcie umowy o pracę na piśmie wymaga określenia w niej m.in. rodzaju pracy oraz wynagrodzenia odpowiadającego tej pracy (orzeczenie SN z 20 września 1977 r., I PR 67/77). Nawet jeśli umowa o pracę nie została sporządzona na piśmie, to i tak zatrudnionemu przysługuje wynagrodzenie (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 10 kwietnia 2007 r., VI ACa 1205/06; Rejent 2007/5/176). Brak określenia wynagrodzenia w umowie o pracę nie powoduje jej nieważności. W takiej sytuacji stosuje się regulacje płacowe Kodeksu pracy i służbowych pragmatyk w połączeniu z wewnętrznymi przepisami wynagrodzeniowymi obowiązującymi w firmie, np. układem zbiorowym pracy, regulaminem wynagradzania. Zgodnie z tymi przepisami, pracownikowi należy się wynagrodzenie stosowne do rodzaju pracy, kwalifikacji niezbędnych do jej wykonywania, ilości i jakości pracy (art. 78 § 1 Kodeksu pracy). Ponadto pracownik powinien otrzymywać wynagrodzenie nie niższe od przypisanego do stanowiska, na którym jest zatrudniony pracownik wykonujący jednakowe zadania, czyli porównywalne pod względem potrzebnych kwalifikacji zawodowych, praktyki zawodowej, odpowiedzialności i wysiłku (art. 18^3c § 3 Kodeksu pracy). Inaczej zakład naraża się na zarzut nierównego traktowania w zatrudnieniu i zapłatę odszkodowania niemniejszego od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Koszty zatrudniania pracownika w 2010 r. >>

PRZYKŁAD
Pracownik został zatrudniony na podstawie umowy o pracę na stanowisku telemarketera w firmie sprzedającej bankowe karty kredytowe. Strony nie wskazały w umowie o pracę wysokości wynagrodzenia. Regulamin płacowy przewiduje następujące składniki pensji na stanowisku telemarketera:

• podstawowa pensja – od 1200 zł do 2450 zł brutto miesięcznie,
• miesięczna premia – od 5% do 50% podstawowej pensji.

Najmniej zarabiający marketer dostaje jednak faktycznie 1450 zł podstawowej płacy brutto oraz miesięczne premie w wysokości 20% podstawowej pensji. Pracownik powinien otrzymywać nie mniej niż 1200 zł brutto podstawowej pensji miesięcznie oraz miesięczne premie na poziomie minimum 5% podstawowej pensji. Jednak gdy jego praca jest porównywalna z wykonywaną przez najniżej opłacanego telemarketera, przysługuje mu przynajmniej 1450 zł brutto podstawowej pensji miesięcznie i miesięczne premie w kwocie co najmniej 20% podstawowej pensji.

Pracodawcy z sektora finansów publicznych powinni pamiętać, że obowiązują ich często dolne i górne limity składników pensji, jakie mogą przyznać pracownikom podlegającym pod służbowe pragmatyki, np. samorządowcom, nauczycielom, państwowym urzędnikom czy menedżerom objętym tzw. ustawą kominową.

Podstawa prawna:

• art. 18^3c § 3, art. 29 § 1 i § 2, art. 67 § 1, art. 78 § 1, art. 190 § 2, art. 281 § 1, art. 300 Kodeksu pracy,
• art. 65, art. 66, art. 70 § 1, art. 72 § 1, art. 74 § 1, art. 454 Kodeksu cywilnego,
• art. 189, art. 473, art. 477² Kodeksu postępowania cywilnego,
• art. 9 ust. 1 pkt 5 ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U. Nr 166, poz. 1608 ze zm.).