Opodatkowanie i oskładkowanie diet z tytułu podróży służbowej kierowcy

Wypłacone kierowcom diety mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Potwierdzają to orzeczenia sądów. Również organy podatkowe oraz Ministerstwo Finansów zaakceptowały takie stanowisko.

Zasady zwolnienia diet z podatku

Diety i inne należności przysługujące pracownikowi za czas podróży służbowej są zwolnione z podatku dochodowego do wysokości określonej w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof). Wysokość, do której diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione z podatku dochodowego, określają rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Prawo do zwolnienia z podatku wypłaconych diet przysługuje pod warunkiem, że pracownik otrzymał je z tytułu faktycznego odbycia podróży służbowej. Przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia podróży służbowej. W rozumieniu Kodeksu pracy podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77 ⁵ § 1 k.p.).

Czy pracownik niepełnosprawny może odmówić wyjazdu w podróż służbową >>

Czy praca kierowcy to podróż służbowa

Od 3 kwietnia 2010 r. w ustawie z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców została wprowadzona nowa definicja podróży służbowej dla kierowców. Podróżą służbową kierowcy nazwano każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

• przewozu drogowego poza miejscowość, siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały,

• wyjazdu poza miejscowość, siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały.

Definicja podróży służbowej kierowców jednoznacznie obecnie wskazuje, że mogą oni odbywać takie podróże. Ponadto ustawodawca w art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców określił, że kierowcy w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego. Powinny być one ustalone na zasadach zawartych w przepisach art. 77⁵ § 3–5 k.p. Oznacza to, że w przypadku, gdy pracodawca jest przedsiębiorcą spoza sfery budżetowej, wysokość diet powinna być określona w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej. Jeśli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają postanowień w zakresie podróży służbowych, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów dla sfery budżetowej. Po wprowadzeniu tej regulacji nie powinno być już zatem żadnych wątpliwości co do zwolnienia z podatku diet dla kierowców do wysokości diet dla pracowników sfery budżetowej.