Jak obniżyć koszty zagranicznych podróży służbowych
Zasady pokrywania kosztów podróży służbowych u pracodawców nienależących do sfery budżetowej powinny być uregulowane w przepisach wewnętrznych danego pracodawcy (regulaminach) lub w umowach o pracę. W przypadku braku takich uregulowań stosuje się przepisy dotyczące podróży służbowych dla sfery budżetowej.
WAŻNE!
Jeżeli prywatny przedsiębiorca nie określi odmiennych zasad rozliczania podróży służbowych, jego pracowników będą obowiązywać te same zasady co pracowników sfery budżetowej.
Z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów i innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb pracowników. Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.
Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika wypłacane przez pracodawcę będącego przedsiębiorcą są wolne od podatku dochodowego do wysokości określonej w rozporządzeniach dotyczących podróży służbowych dla sfery budżetowej (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof). Świadczenia te są również wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).
Warto również podkreślić, że przepisy rozporządzeń dotyczących podróży służbowych nie mają zastosowania do rozliczania wydatków związanych z wyjazdami podnoszącymi kwalifikacje zawodowe pracownika w formach pozaszkolnych. Tak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 13 października 1999 r. (I PKN 292/99 OSNAPiUS 2001, nr 4, poz. 112).
Wysokość diet
Dietę z tytułu zagranicznej podróży pracodawca może zmniejszyć do wysokości diety przysługującej z tytułu podróży na terenie kraju (art. 775 § 4 Kodeksu pracy). Wewnętrzne przepisy obowiązujące u danego pracodawcy mogą więc ustalać wysokość diet należnych w zagranicznych podróżach służbowych na niższym poziomie niż określone w przepisach dla sfery budżetowej. Nie może być ona jednak niższa niż stawka diety obowiązującej zgodnie z postanowieniami rozporządzenia na obszarze kraju (aktualnie 23 zł).
Należy jednak pamiętać, że obniżenie diety zagranicznej może nastąpić wyłącznie na podstawie aktów wewnątrzzakładowych (np. układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania) albo postanowień zawartych w umowie o pracę (jeżeli u pracodawcy nie funkcjonują ww. przepisy wewnątrzzakładowe). Ustne poinformowanie pracownika o zmniejszeniu diety zagranicznej jest nieważne.
WAŻNE!
Istotnym sposobem obniżenia kosztów zagranicznych podróży służbowych jest ustalenie diety na poziomie niższym, niż określony w rozporządzeniu dotyczącym zagranicznych podróży służbowych.
Ryczałt na dojazdy
Jeżeli podczas zagranicznej podróży służbowej pracownik nie podróżuje samochodem, to w każdej miejscowości docelowej oraz w miejscowości, w której nocuje, będzie mu przysługiwał ryczałt na dojazdy do i z dworca, lotniska, portu. Ryczałt jest równy jednej diecie i służy dojazdowi w obie strony (np. zarówno na lotnisko, jak i z lotniska). Ryczałt nie jest uzależniony od noclegu w hotelu. Będzie więc przysługiwał także w sytuacji, gdy dana osoba nocowała np. u swoich znajomych.
Pracownikowi z tytułu zagranicznych podróży służbowych przysługuje również ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety (§ 10 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju).
Powyższe ryczałty na dojazdy nie przysługują, gdy pracownik:
- jest w podróży służbowej samochodem (służbowym lub prywatnym),
- ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
- nie ponosi kosztów związanych z dojazdami lokalnymi.
W przypadku długich zagranicznych wyjazdów służbowych warto więc starannie dobierać miejsce noclegu pracowników. Jeżeli hotel będzie znajdował się w bezpośredniej bliskości miejsca pracy, to pracownik faktycznie nie będzie ponosił kosztów, na pokrycie których przysługuje ryczałt na dojazdy lokalne. Oznacza to, że taki ryczałt nie będzie mu przysługiwał.
WAŻNE!
Jeżeli pracownik w zagranicznej podróży służbowej nie korzysta ze środków komunikacji miejskiej, to nie przysługuje mu ryczałt na dojazdy.
Warto również zwrócić uwagę, że podczas długich wyjazdów służbowych pracownicy nie pracują każdego dnia (zasadniczo obowiązuje ich pięciodniowy tydzień pracy). W dniu wolnym od pracy pracownik nie korzysta ze środków komunikacji miejskiej w związku z wykonywaniem pracy. Nie przysługuje mu więc za taki wolny dzień ryczałt na dojazdy lokalne.
PRZYKŁAD
Część pracowników wysłanych przez polskiego pracodawcę do nadzorowania montażu urządzenia w fabryce na Tajwanie jest zakwaterowana w hotelu na terenie fabryki, gdzie jest montowane polskie urządzenie. Pozostała grupa jest dowożona codziennie do tej fabryki na koszt tajwańskiego kontrahenta. Pracodawca, w związku z tym, że zapewnia pracownikom jazdy lokalne, nie ma już obowiązku wypłacać im ryczałtu na dojazdy.
Odliczanie wartości posiłków
Jeśli w trakcie podróży służbowej poza granicami kraju pracodawca zapewnia pracownikowi posiłki, to dieta należna pracownikowi powinna być odpowiednio zmniejszana.
W praktyce dotyczy to najczęściej śniadań w hotelach, w których mieszkają pracownicy podczas zagranicznych wyjazdów służbowych. Większość hoteli zapewnia w cenie pobytu śniadanie, co uprawnia pracodawcę do zmniejszenia diety o 15% (§ 5 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju).
WAŻNE!
Zapewnienie pracownikom posiłków zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłaty pełnej diety.
Wątpliwości dotyczące stosowanej w tym zakresie praktyki budzi stanowisko Ministerstwa Finansów z 3 sierpnia 1987 r. (nr HZ 2-9843/30/87), które w ocenie części prawników jest błędne. Zgodnie z tym stanowiskiem, możliwość obniżenia wysokości diety o 15% w związku z zapewnieniem śniadania w hotelu zależy od tego, czy cena za pobyt w hotelu bez śniadania różni się od ceny pobytu w hotelu ze śniadaniem. Ministerstwo Finansów uważa, że jeżeli pracownik rezygnuje ze śniadania w hotelu, a mimo tej rezygnacji pracodawca nadal płaci taką samą cenę za nocleg, to dieta nie może ulec obniżeniu. Stanowisko to zakłada, że ewentualna różnica w cenie usługi hotelowej ze śniadaniem/bez śniadania ma wpływ na wysokość diety, co jest jednak sprzeczne z przepisami rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych.
Nie można się zgodzić z ww. stanowiskiem Ministerstwa Finansów, gdyż dieta ulega obniżeniu o 15%, gdy pracodawca zapewnia pracownikowi śniadanie (niezależne od tego, czy cena za nocleg ze śniadaniem jest inna niż cena samego noclegu).
PRZYKŁAD
Polskim pracownikom przebywającym na tygodniowej delegacji w fabryce w Hiszpanii zapewniono obiad w kantynie na terenie fabryki. W takim przypadku dieta należna tym pracownikom może być zmniejszona o 30% (§ 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju).
Ryczałt za nadgodziny
Nierzadko w zagranicznych podróżach służbowych pracownicy muszą wykonywać pracę w nadgodzinach. Problemem w tym przypadku może być nie tylko ustalenie liczby godzin pracy w delegacji, w tym nadgodzin (z uwagi na brak możliwości bieżącej kontroli pracownika), ale również zapłata odpowiedniego wynagrodzenia z tytułu nadgodzin. Jednym z rozwiązań tej kwestii może być wypłata ryczałtu za pracę w nadgodzinach.
Ryczałt za pracę w nadgodzinach (zamiast rozliczania każdej nadliczbowej godziny) może być wypłacany pracownikom wykonującym pracę poza zakładem pracy (art. 1511 § 4 Kodeksu pracy). Możliwość wypłaty ryczałtu dotyczy nie tylko pracowników, którzy stale pracują poza zakładem pracy, ale również tych, którzy wyłącznie okresowo pracują poza firmą. Pracownik przebywający np. przez 5 miesięcy na delegacji, mógłby być w tym okresie objęty ryczałtem za nadgodziny.
WAŻNE!
Pracownikowi przebywającemu w długiej podróży służbowej można wypłacać ryczałt za nadgodziny.
Ryczałt za nadgodziny może być określony w sposób stały w regulaminie pracy, umowie o pracę, jak i może być na bieżąco uzgadniany z pracownikiem. W każdym z tych przypadków ustalony ryczałt musi odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Stosowanie ryczałtu nie wyklucza oczywiście roszczeń pracownika o zapłatę wynagrodzenia i dodatku za pracę w nadgodzinach. W celu poprawienia sytuacji można np.:
- wprowadzić zasadę, że jeżeli zlecone pracownikowi (otrzymującemu ryczałt za pracę w nadgodzinach) czynności miałyby być wykonywane w godzinach nadliczbowych, za które dany pracownik otrzymuje ryczałt, pracownik powinien zgłosić ten fakt pracodawcy na piśmie. Brak zgłoszenia będzie oznaczał przyjęcie przez pracodawcę, że pracownik nie wykonywał pracy w godzinach nadliczbowych;
- ustalić, że pracownicy potwierdzają regularnie na piśmie (np. raz w miesiącu/na koniec okresu rozliczeniowego), że otrzymany przez pracownika ryczałt odpowiada faktycznie liczbie przepracowanych przez niego godzin nadliczbowych.
W ten sposób pracodawca ma możliwość kontroli pracy w godzinach nadliczbowych i ewentualnie może wpłynąć na zmniejszenie ilości pracy wykonywanej w tym czasie. Będzie to miało wpływ na obniżenie należności przysługujących pracownikom z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.
Należy również pamiętać, że pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika otrzymującego ryczałt za pracę w nadgodzinach.
Optymalizacja organizacji podróży służbowych
Redukcja kosztów podróży służbowych może dotyczyć nie tylko bezpośredniej wysokości wypłat dokonywanych przez pracodawcę, ale również nakładu organizacyjnego związanego z rozliczaniem podróży służbowych. Mogą temu służyć w szczególności:
- udostępnianie pracownikom służbowych kart kredytowych (z określonymi miesięcznymi/tygodniowymi limitami) - co zapewnia pracodawcy bezpośrednią kontrolę nad transakcjami realizowanymi przez pracownika,
- przygotowanie szczegółowego regulaminu podróży służbowych - precyzyjne zdefiniowanie wymagań stawianych przez pracodawcę przy wypełnianiu dokumentów, na podstawie których pracodawca będzie zwracał koszty podróży służbowych pracownika,
- zawierania stałych umów z przewoźnikami i hotelami, z których korzystają pracownicy - obniżenie jednostkowych kosztów wyjazdu.
Wypłacając pracownikom zaliczki na poczet podróży służbowych warto pamiętać o tym, aby wypłata zaliczki nie następowała ze zbyt dużym wyprzedzeniem (np. półrocznym). Taka wypłata, będąca zwolniona z opodatkowania, może być uznana przez urząd skarbowy za dochód pracownika ze stosunku pracy, nie zaś za zwrot kosztów podróży służbowej. W przypadku uznania, że dana wypłata na rzecz pracownika jest dochodem pracownika ze stosunku pracy, nie zaś zwrotem kosztów podróży służbowych, po stronie pracodawcy powstaje obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy pracownika.
Podstawa prawna:
- art. 775 Kodeksu pracy,
- rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.),
- art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Orzecznictwo uzupełniające:
- Powierzenie pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wymaga odpowiedniego udokumentowania; takim dokumentem najczęściej jest polecenie wyjazdu służbowego (delegacja). (Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 26 stycznia 2007 r., sygn. I SA/Wr 1332/06, M. Podat. 2007/10/35)
© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat
7 czerwca 2023 r. w Hucie Stalowa Wola odbyła się uroczystość, podczas której doszło do podpisania porozumienia rząd – NSZZ "Solidarność". W ramach tego porozumienia ustalono m.in. zmiany w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu, zapewnienie ochrony działaczy związkowych w kodeksie postępowania cywilnego, wypłatę dodatku w kwocie 600 zł miesięcznie dla pracowników domów pomocy społecznej (za okres od 1 kwietnia do końca 2023 roku) i zaprzestanie procesu wygaszania emerytur pomostowych.
Boże Ciało to dzień, który w Polsce jest ustawowo wolny od pracy. Wyjaśniamy, czy takie same reguły dotyczą piątku 9 czerwca.
Większość pracodawców deklaruje, że chętnie zatrudniłoby (np. na wakacje) pracownika młodocianego. W krajach zachodnich pracujący nastolatek nikogo nie dziwi. W Polsce ten widok nie jest jeszcze powszechny – z danych CBOS wynika, że co piąty uczeń szkoły ponadpodstawowej podejmował w wakacje etat. Większość nadal nie robi tego, mimo że prawo im na to pozwala. Przepisów dot. zatrudniania nieletnich nie znają również rodzice. Warto jednak wiedzieć, na jaką ochronę prawną mogą liczyć małoletni.
„Naturalną ścieżką rozwoju programisty jest obcowanie z technologią i komputerami od małego. Liceum o profilu informatyczno-matematycznym, a następnie studia informatyczne. Wszystko to daje bardzo mocne podstawy teoretyczne. Kolejny etap to praktyka. Im wcześniej się zacznie tym lepiej” – mówi Piotr Cichosz.
Czterdzieści pięć procent Polaków chciałoby pracować w IT, a aż siedemdziesiąt pięć procent doradziłoby swoim dzieciom kształcenie w kierunku związanym z programowaniem. Jednak tylko 30 proc. badanych zastanawia się nad podjęciem nauki w celu przejścia do IT. Główną motywacją są pieniądze, jakie zarabiają specjaliści IT.
Część licealistów planuje swoją przyszłość od lat, inni dopiero po egzaminach maturalnych podejmą kluczowe decyzje. Aż 60% z nich połączy studia z pracą, a co piąty absolwent poświęci się wyłącznie nauce. Choć większość z nich obawia się wejścia na rynek pracy (57%), głównie z powodu braku doświadczenia i odpowiednich umiejętności, to ma wobec pierwszego zajęcia konkretne oczekiwania finansowe. 38% zapytanych chciałoby na początku zarabiać od 5 tys. do 7 tys. zł miesięcznie. Najbardziej perspektywiczną branżą w opinii co drugiego licealisty jest IT.
Stopa bezrobocia rejestrowanego wyniosła w maju 5,1 proc., 0,1 pkt. proc. mniej niż w kwietniu – wynika ze wstępnych danych Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej. Najniższe bezrobocie w maju zanotowano w Wielkopolsce (3 proc.).
Piątek po Bożym Ciele przypada w czasie, kiedy wiele osób korzysta z czterodniowego długiego weekendu. Gdzie i w jakich godzinach będziemy mogli zrobić tego dnia zakupy? Sprawdziliśmy, jak w piątek po Bożym Ciele są otwarte sklepy.
Zezwolenie na pracę, oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi i powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy legalizują pracę cudzoziemców, którzy legalnie przebywają w RP. Jakie są różnice między tymi formami? Odpowiadamy.
Do zespołu WeNet Group S.A. spółki specjalizującej się w doradztwie internetowym, od czerwca dołączyła Iwona Wencel, obejmując stanowisko VP HR. Iwona Wencel będzie ściśle współpracować z zarządem oraz dyrektor personalną Dorotą Malarską, aby rozwinąć i wzmocnić funkcję HR.
Zmniejszenie lub zawieszenie emerytur lub rent od 1 czerwca 2023 r. - jak będzie to wyglądało? Ile wynosiło przeciętne wynagrodzenie w pierwszym kwartale 2023 r.? Jak ustalić czy doszło do przekroczenia rocznej kwoty podstawy wymiaru składek? Jakie świadczenia mogą być zmniejszone czy zawieszone?
Gra badająca kompetencje miękkie kandydatów, narzędzie sprawdzające umiejętności programistów bez długotrwałych testów kodowania czy platforma do neuronauki, dzięki której pracownicy poświęcając 5 minut dziennie zwiększają swoje kwalifikacje. Polski rynek branży HR Tech liczący ponad 300 firm, z roku na rok rozwija się i pomaga zmienić to, w jaki sposób przebiegają m.in. procesy rekrutacyjne w firmach, szkolenia czy kadry i płace. Polskie Forum HR, zrzeszające największe firmy z branży usług HR, wyłoniło w konkursie trzy podmioty: Rankode, ReQiu i SeeWidely, które prezentowały najbardziej innowacyjne rozwiązania.
Za nami egzaminy maturalne, koniec roku akademickiego tuż za pasem. Dla jednych wakacje to pora odpoczynku, dla innych najlepszy czas na pracę dorywczą i zasilenie budżetu. Eksperci Tikrow, aplikacji z ofertami pracy natychmiastowej, przygotowali zestawienie najlepiej płatnych zajęć tego lata.
Zezwolenie na pracę legalizuje pracę cudzoziemca z kraju trzeciego. Jedną z informacji widniejącą na dokumencie jest rodzaj umowy, którą pracodawca powinien zawrzeć z cudzoziemcem. Co na ten temat czytamy w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy?
Aż 93% pracodawców jest zaniepokojonych możliwym odejściem pracowników – takie dane podaje portal LinkedIn. Oprócz odpowiednio wysokiego wynagrodzenia sposobem na ich zatrzymanie mogą być atrakcyjne świadczenia pozapłacowe.
Monitorowanie oczu kierowcy było do niedawna podstawą technologii stosowanych do wykrywania zasypiania za kierownicą. Japońscy naukowcy odkryli, że kluczowe znaczenie ma monitorowanie nie tylko oczu, ale także całego ciała kierowcy.
Dział Doradztwa Podatkowego firmy doradczej Deloitte został objęty rocznym programem pilotażowym w zakresie optymalizacji czasu pracy. Ma on sprawdzić gotowość firmy na wprowadzenie optymalizacji czasu pracy. Pracownicy testują m.in. skompresowany tydzień pracy.
Praca w porze nocnej ma specjalną regulację w Kodeksie pracy. Przepisy określają warunki wykonywania pracy w tej porze oraz świadczenia przysługujące z tego tyłu pracownikowi. Kiedy przypada pora nocna? Co należy się za pracę w nocy?
Dni wolne od pracy odgrywają istotną rolę we włoskim systemie pracy, zapewniając pracownikom odpowiednią równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Włochy mają bogatą tradycję świąt i dni wolnych, które są hołdem dla kultury, historii i religii tego kraju. W tym artykule przyjrzymy się dniom wolnym od pracy we Włoszech, ich znaczeniu i wpływowi na pracowników.
Włochy posiadają umiarkowaną liczbę dni wolnych od pracy. W ciągu roku jest jedenaście ogólnowłoskich dni wolnych. Kiedy przypadają dni wolne od pracy we Włoszech?
Stan zagrożenia epidemicznego może zostać odwołany już z końcem czerwca. Zakończenie tego stanu będzie wiązało się z obowiązkiem odnowienia badań okresowych pracowników, który był czasowo zawieszony. Nie przegap tych terminów!
Wraz z rozwojem nowoczesnych technologii i internetu, w ostatnich latach możemy zaobserwować dynamiczny rozwój pracy platformowej. Ten nowy model zatrudnienia staje się coraz bardziej popularny i wpływa na wiele aspektów naszego życia zawodowego. Praca platformowa, zwana również gospodarką współdzielenia, to forma zatrudnienia, w której pracownicy wykonują krótkoterminowe zadania lub oferują swoje usługi za pośrednictwem platform internetowych.
Upowszechnienie wiedzy dotyczącej prawa pracy, uświadamianie zagrożeń czyhających na młodych pracowników w ich pierwszej pracy oraz informowanie o możliwości skorzystania z pomocy w zakresie prawa pracy to główne cele kampanii „Legitna praca”. Państwowa Inspekcja Pracy kieruje ją do młodych osób, które właśnie wkraczają na rynek pracy.
Praca potrafi być stresująca. To banalne stwierdzenie, z którym zgodzi się chyba każdy pracownik i pracodawca. „To co najczęściej wskazywane jest jako źródło stresu w pracy to zbyt duże przeciążenie obowiązkami, brak poczucia kontroli nad tym co robimy, brak możliwości wyrażania siebie oraz konflikty i nieporozumienia pomiędzy współpracownikami” – mówi Magdalena Kaźmierczak, psycholog. Jak zatem radzić sobie ze stresem w pracy? Pani psycholog ma kilka dobrych rad. Zachęcamy do lektury.
Niesatysfakcjonujące wynagrodzenie jest jednym z głównym powodów żalu dzisiejszych pracowników – wynika z badania portalu pracy RocketJobs.pl. Co piąty z nich żałuje, że nie wybrał lepiej płatnego zawodu, a co czwarty, że nie prosił o podwyżkę. Czemu pieniądze wciąż są tematem tabu dla tak dużej liczby zatrudnionych i jakie są bariery w osiągnięciu satysfakcji finansowej?
Komentarze(0)
Pokaż: