Jak obniżyć koszty zagranicznych podróży służbowych

Zasady pokrywania kosztów podróży służbowych u pracodawców nienależących do sfery budżetowej powinny być uregulowane w przepisach wewnętrznych danego pracodawcy (regulaminach) lub w umowach o pracę. W przypadku braku takich uregulowań stosuje się przepisy dotyczące podróży służbowych dla sfery budżetowej.

WAŻNE!

Jeżeli prywatny przedsiębiorca nie określi odmiennych zasad rozliczania podróży służbowych, jego pracowników będą obowiązywać te same zasady co pracowników sfery budżetowej.

Z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów i innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb pracowników. Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika wypłacane przez pracodawcę będącego przedsiębiorcą są wolne od podatku dochodowego do wysokości określonej w rozporządzeniach dotyczących podróży służbowych dla sfery budżetowej (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof). Świadczenia te są również wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Warto również podkreślić, że przepisy rozporządzeń dotyczących podróży służbowych nie mają zastosowania do rozliczania wydatków związanych z wyjazdami podnoszącymi kwalifikacje zawodowe pracownika w formach pozaszkolnych. Tak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 13 października 1999 r. (I PKN 292/99 OSNAPiUS 2001, nr 4, poz. 112).

Wysokość diet

Dietę z tytułu zagranicznej podróży pracodawca może zmniejszyć do wysokości diety przysługującej z tytułu podróży na terenie kraju (art. 77⁵ § 4 Kodeksu pracy). Wewnętrzne przepisy obowiązujące u danego pracodawcy mogą więc ustalać wysokość diet należnych w zagranicznych podróżach służbowych na niższym poziomie niż określone w przepisach dla sfery budżetowej. Nie może być ona jednak niższa niż stawka diety obowiązującej zgodnie z postanowieniami rozporządzenia na obszarze kraju (aktualnie 23 zł).

Należy jednak pamiętać, że obniżenie diety zagranicznej może nastąpić wyłącznie na podstawie aktów wewnątrzzakładowych (np. układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania) albo postanowień zawartych w umowie o pracę (jeżeli u pracodawcy nie funkcjonują ww. przepisy wewnątrzzakładowe). Ustne poinformowanie pracownika o zmniejszeniu diety zagranicznej jest nieważne.

WAŻNE!

Istotnym sposobem obniżenia kosztów zagranicznych podróży służbowych jest ustalenie diety na poziomie niższym, niż określony w rozporządzeniu dotyczącym zagranicznych podróży służbowych.

Ryczałt na dojazdy

Jeżeli podczas zagranicznej podróży służbowej pracownik nie podróżuje samochodem, to w każdej miejscowości docelowej oraz w miejscowości, w której nocuje, będzie mu przysługiwał ryczałt na dojazdy do i z dworca, lotniska, portu. Ryczałt jest równy jednej diecie i służy dojazdowi w obie strony (np. zarówno na lotnisko, jak i z lotniska). Ryczałt nie jest uzależniony od noclegu w hotelu. Będzie więc przysługiwał także w sytuacji, gdy dana osoba nocowała np. u swoich znajomych.

Pracownikowi z tytułu zagranicznych podróży służbowych przysługuje również ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety (§ 10 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju).

Powyższe ryczałty na dojazdy nie przysługują, gdy pracownik:

• jest w podróży służbowej samochodem (służbowym lub prywatnym),
• ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
• nie ponosi kosztów związanych z dojazdami lokalnymi.

W przypadku długich zagranicznych wyjazdów służbowych warto więc starannie dobierać miejsce noclegu pracowników. Jeżeli hotel będzie znajdował się w bezpośredniej bliskości miejsca pracy, to pracownik faktycznie nie będzie ponosił kosztów, na pokrycie których przysługuje ryczałt na dojazdy lokalne. Oznacza to, że taki ryczałt nie będzie mu przysługiwał.

WAŻNE!

Jeżeli pracownik w zagranicznej podróży służbowej nie korzysta ze środków komunikacji miejskiej, to nie przysługuje mu ryczałt na dojazdy.

Warto również zwrócić uwagę, że podczas długich wyjazdów służbowych pracownicy nie pracują każdego dnia (zasadniczo obowiązuje ich pięciodniowy tydzień pracy). W dniu wolnym od pracy pracownik nie korzysta ze środków komunikacji miejskiej w związku z wykonywaniem pracy. Nie przysługuje mu więc za taki wolny dzień ryczałt na dojazdy lokalne.

PRZYKŁAD

Część pracowników wysłanych przez polskiego pracodawcę do nadzorowania montażu urządzenia w fabryce na Tajwanie jest zakwaterowana w hotelu na terenie fabryki, gdzie jest montowane polskie urządzenie. Pozostała grupa jest dowożona codziennie do tej fabryki na koszt tajwańskiego kontrahenta. Pracodawca, w związku z tym, że zapewnia pracownikom jazdy lokalne, nie ma już obowiązku wypłacać im ryczałtu na dojazdy.

Odliczanie wartości posiłków

Jeśli w trakcie podróży służbowej poza granicami kraju pracodawca zapewnia pracownikowi posiłki, to dieta należna pracownikowi powinna być odpowiednio zmniejszana.

W praktyce dotyczy to najczęściej śniadań w hotelach, w których mieszkają pracownicy podczas zagranicznych wyjazdów służbowych. Większość hoteli zapewnia w cenie pobytu śniadanie, co uprawnia pracodawcę do zmniejszenia diety o 15% (§ 5 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju).

WAŻNE!

Zapewnienie pracownikom posiłków zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłaty pełnej diety.

Wątpliwości dotyczące stosowanej w tym zakresie praktyki budzi stanowisko Ministerstwa Finansów z 3 sierpnia 1987 r. (nr HZ 2-9843/30/87), które w ocenie części prawników jest błędne. Zgodnie z tym stanowiskiem, możliwość obniżenia wysokości diety o 15% w związku z zapewnieniem śniadania w hotelu zależy od tego, czy cena za pobyt w hotelu bez śniadania różni się od ceny pobytu w hotelu ze śniadaniem. Ministerstwo Finansów uważa, że jeżeli pracownik rezygnuje ze śniadania w hotelu, a mimo tej rezygnacji pracodawca nadal płaci taką samą cenę za nocleg, to dieta nie może ulec obniżeniu. Stanowisko to zakłada, że ewentualna różnica w cenie usługi hotelowej ze śniadaniem/bez śniadania ma wpływ na wysokość diety, co jest jednak sprzeczne z przepisami rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych.

Nie można się zgodzić z ww. stanowiskiem Ministerstwa Finansów, gdyż dieta ulega obniżeniu o 15%, gdy pracodawca zapewnia pracownikowi śniadanie (niezależne od tego, czy cena za nocleg ze śniadaniem jest inna niż cena samego noclegu).

PRZYKŁAD

Polskim pracownikom przebywającym na tygodniowej delegacji w fabryce w Hiszpanii zapewniono obiad w kantynie na terenie fabryki. W takim przypadku dieta należna tym pracownikom może być zmniejszona o 30% (§ 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju).

Ryczałt za nadgodziny

Nierzadko w zagranicznych podróżach służbowych pracownicy muszą wykonywać pracę w nadgodzinach. Problemem w tym przypadku może być nie tylko ustalenie liczby godzin pracy w delegacji, w tym nadgodzin (z uwagi na brak możliwości bieżącej kontroli pracownika), ale również zapłata odpowiedniego wynagrodzenia z tytułu nadgodzin. Jednym z rozwiązań tej kwestii może być wypłata ryczałtu za pracę w nadgodzinach.

Ryczałt za pracę w nadgodzinach (zamiast rozliczania każdej nadliczbowej godziny) może być wypłacany pracownikom wykonującym pracę poza zakładem pracy (art. 151¹ § 4 Kodeksu pracy). Możliwość wypłaty ryczałtu dotyczy nie tylko pracowników, którzy stale pracują poza zakładem pracy, ale również tych, którzy wyłącznie okresowo pracują poza firmą. Pracownik przebywający np. przez 5 miesięcy na delegacji, mógłby być w tym okresie objęty ryczałtem za nadgodziny.

WAŻNE!

Pracownikowi przebywającemu w długiej podróży służbowej można wypłacać ryczałt za nadgodziny.

Ryczałt za nadgodziny może być określony w sposób stały w regulaminie pracy, umowie o pracę, jak i może być na bieżąco uzgadniany z pracownikiem. W każdym z tych przypadków ustalony ryczałt musi odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Stosowanie ryczałtu nie wyklucza oczywiście roszczeń pracownika o zapłatę wynagrodzenia i dodatku za pracę w nadgodzinach. W celu poprawienia sytuacji można np.:

• wprowadzić zasadę, że jeżeli zlecone pracownikowi (otrzymującemu ryczałt za pracę w nadgodzinach) czynności miałyby być wykonywane w godzinach nadliczbowych, za które dany pracownik otrzymuje ryczałt, pracownik powinien zgłosić ten fakt pracodawcy na piśmie. Brak zgłoszenia będzie oznaczał przyjęcie przez pracodawcę, że pracownik nie wykonywał pracy w godzinach nadliczbowych;
• ustalić, że pracownicy potwierdzają regularnie na piśmie (np. raz w miesiącu/na koniec okresu rozliczeniowego), że otrzymany przez pracownika ryczałt odpowiada faktycznie liczbie przepracowanych przez niego godzin nadliczbowych.

W ten sposób pracodawca ma możliwość kontroli pracy w godzinach nadliczbowych i ewentualnie może wpłynąć na zmniejszenie ilości pracy wykonywanej w tym czasie. Będzie to miało wpływ na obniżenie należności przysługujących pracownikom z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

Należy również pamiętać, że pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika otrzymującego ryczałt za pracę w nadgodzinach.

Optymalizacja organizacji podróży służbowych

Redukcja kosztów podróży służbowych może dotyczyć nie tylko bezpośredniej wysokości wypłat dokonywanych przez pracodawcę, ale również nakładu organizacyjnego związanego z rozliczaniem podróży służbowych. Mogą temu służyć w szczególności:

• udostępnianie pracownikom służbowych kart kredytowych (z określonymi miesięcznymi/tygodniowymi limitami) - co zapewnia pracodawcy bezpośrednią kontrolę nad transakcjami realizowanymi przez pracownika,
• przygotowanie szczegółowego regulaminu podróży służbowych - precyzyjne zdefiniowanie wymagań stawianych przez pracodawcę przy wypełnianiu dokumentów, na podstawie których pracodawca będzie zwracał koszty podróży służbowych pracownika,
• zawierania stałych umów z przewoźnikami i hotelami, z których korzystają pracownicy - obniżenie jednostkowych kosztów wyjazdu.

Wypłacając pracownikom zaliczki na poczet podróży służbowych warto pamiętać o tym, aby wypłata zaliczki nie następowała ze zbyt dużym wyprzedzeniem (np. półrocznym). Taka wypłata, będąca zwolniona z opodatkowania, może być uznana przez urząd skarbowy za dochód pracownika ze stosunku pracy, nie zaś za zwrot kosztów podróży służbowej. W przypadku uznania, że dana wypłata na rzecz pracownika jest dochodem pracownika ze stosunku pracy, nie zaś zwrotem kosztów podróży służbowych, po stronie pracodawcy powstaje obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy pracownika.

Podstawa prawna:

• art. 77⁵ Kodeksu pracy,
• rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.),
• art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Orzecznictwo uzupełniające:

• Powierzenie pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wymaga odpowiedniego udokumentowania; takim dokumentem najczęściej jest polecenie wyjazdu służbowego (delegacja). (Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 26 stycznia 2007 r., sygn. I SA/Wr 1332/06, M. Podat. 2007/10/35)