4 dni czy 8 dni? Jak nowe przepisy zmieniły zasady udzielania urlopu na żądanie

• Urlop na żądanie w wymiarze 4 dni
• Urlop na żądanie w wymiarze 8 dni
• Kiedy należy zgłosić żądanie udzielenia urlopu
• W jaki sposób zgłosić żądanie udzielenia urlopu
• Udzielenie urlopu na żądanie

Urlop na żądanie w wymiarze 4 dni

Pracodawca udziela urlopu na żądanie na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym. Łączny wymiar takiego urlopu nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy. Także w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop na żądanie przysługuje w wymiarze 4 dni.

Urlop na żądanie pracownika nie jest urlopem dodatkowym, zwiększającym przysługujący pracownikowi wymiar urlopu wypoczynkowego, wynikający z Kodeksu pracy. Urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi.

Urlop na żądanie w wymiarze 8 dni

5 października 2024 r. weszły w życie przepisy wprowadzające wyjątek od powyższej zasady. Na podstawie ustawy z dnia 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi pracodawca jest obowiązany do udzielenia na żądanie pracownika zamieszkującego na terenie obszaru objętego powodzią w okresie wskazanym w przepisach urlopu nie przekraczającego wymiaru 8 dni, w terminie wskazanym przez pracownika. 

I w tym przypadku urlopu na żądanie udziela się w ramach przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Kiedy należy zgłosić żądanie udzielenia urlopu

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Niestety, przepisy nie rozstrzygają, czy przez pojęcie „dzień” należy rozumieć dzień w znaczeniu kalendarzowym, rozumianym potocznie, czy może chodzi tutaj o węższą interpretację dnia w kontekście przepisów o dobie pracowniczej.

Warto więc przytoczyć wyrok Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r. (sygn. akt I PK 128/06, OSNP 2007/23–24/346), w którym sąd uznał, że wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. W uzasadnieniu wyroku Sąd Najwyższy doprecyzował kwestię czasu, w jakim pracownik powinien najpóźniej złożyć wniosek o udzielenie urlopu na żądanie podkreślając, że powinno to nastąpić w takich godzinach, w których pracodawca poprzez osoby uprawnione może takiego urlopu udzielić, nawet w sytuacji gdy praca wykonywana jest całodobowo, a pracodawca nie zapewnia całodobowej obecności w pracy osób, które mogą podjąć decyzję o udzieleniu urlopu.

W jaki sposób zgłosić żądanie udzielenia urlopu

Przepisy prawa pracy milczą o formie żądania pracownika w sprawie udzielenia urlopu. Można więc w dowolny sposób zgłosić potrzebę skorzystania z urlopu na żądanie. Dopuszczalne jest zatem, aby pracownik zażądał urlopu np.: 

• podczas bezpośredniej rozmowy z przełożonym, 
• podczas rozmowy telefonicznej, jeżeli rozmowa w sprawie udzielenia urlopu na żądanie jest przeprowadzana poza czasem pracy, 
• poprzez wysłanie pracodawcy lub przełożonemu wiadomości w formie SMS-a lub za pomocą e-maila. 

Bez względu na wybraną przez pracownika formę zgłoszenia żądania udzielenia urlopu, powinien on zadbać, aby informacja zawierająca żądanie w sprawie urlopu dotarła do pracodawcy w sposób niebudzący wątpliwości.

Udzielenie urlopu na żądanie

Samo zgłoszenie przez pracownika zamiaru skorzystania z urlopu na żądanie, nie oznacza, że może z niego korzystać. W wyroku z 16 września 2008 r. (sygn. akt II PK 26/08, OSNP 2010/3–4/36) Sąd Najwyższy wskazał, że nie ma żadnych racjonalnych argumentów, aby uznać, że do wykorzystania urlopu na żądanie pracownika wystarczające jest samo złożenie przez niego wniosku w tej sprawie. Pracownik zatem nie może rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu.

Obowiązek pracodawcy udzielenia urlopu na żądanie nie ma charakteru bezwzględnego. Mogą bowiem zaistnieć sytuacje, w których udzielenie urlopu będzie niemożliwe. Tak właśnie uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 28 października 2009 r. (sygn. akt II PK 123/09). Zdaniem sądu obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy. 

Podstawa prawna:

• art. 167², art. 167³ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.)
• art. 8a ustawy z dnia 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (j.t. Dz.U. z 2024 r., poz. 654 ze zm.)