Termin udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego. Czy ten termin zawsze mija 30 września?

• Co to jest zaległy urlop wypoczynkowy
• W jakim terminie należy udzielić zaległego urlopu wypoczynkowego
• Zaległy urlop na żądanie
• Inny termin udzielenia zaległego urlopu na żądanie

Co to jest zaległy urlop wypoczynkowy

Pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art.152 Kodeksu pracy). Urlop, który do końca roku nie został wykorzystany zgodnie z ustalonym planem urlopów lub w terminie uzgodnionym z pracownikiem staje się urlopem zaległym.

Urlopem zaległym może stać się nie tylko urlop przysługujący na podstawie Kodeksu pracy, ale również dodatkowy urlop wypoczynkowy przysługujący pracownikowi na podstawie przepisów szczególnych. Takim dodatkowym urlopem jest np. urlop przysługujący pracownikom niepełnosprawnym.

W jakim terminie należy udzielić zaległego urlopu wypoczynkowego

Zaległego urlopu wypoczynkowego należy udzielić w terminie do końca września następnego roku przypadającego po roku, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 168 Kodeksu pracy). Oznacza to, że niewykorzystany przez pracownika urlop za 2023 r. powinien zostać udzielony do 30 września 2024 r. Przy czym pracownik nie musi wykorzystać całego zaległego urlopu do końca września. Wystarczy bowiem, aby rozpoczął urlop najpóźniej ostatniego dnia września.

Zaległy urlop na żądanie

Wyjątkiem od zasady udzielenia zaległego urlopu do końca września jest urlop na żądanie. Przypomnijmy, że pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym (art. 167² i art. 167³ Kodeksu pracy). Urlop ten udzielany jest z rocznej puli urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi (w zależności od stażu pracy jest to 20 albo 26 dni). To oznacza, że pracownik może skorzystać z urlopu na żądanie tylko wtedy, gdy nie wykorzystał jeszcze całego przysługującego w danym roku kalendarzowym limitu urlopu.

Jeżeli pracownik nie skorzystał z urlopu na żądanie albo wykorzystał mniej niż 4 dni takiego urlopu, nie oznacza to zwiększenia wymiaru urlopu na żądanie w kolejnym roku. Z dniem 1 stycznia następnego roku kalendarzowego niewykorzystane dni urlopu na żądanie stają się częścią zaległego urlopu wypoczynkowego. 

Inny termin udzielenia zaległego urlopu na żądanie

Inaczej niż w przypadku „zwykłego” urlopu wypoczynkowego, zaległy urlop na żądanie nie jest objęty obowiązkiem udzielenia go pracownikowi w terminie do 30 września. W konsekwencji inny jest termin wykorzystania tej części urlopu. Wynika to z art. 168 Kodeksu pracy, zgodnie z którym obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu zaległego w terminie do 30 września następnego roku kalendarzowego nie dotyczy części urlopu udzielanego na żądanie. Tak więc niewykorzystane dni zaległego urlopu za żądanie z roku poprzedniego można wykorzystywać do 31 grudnia kolejnego roku, a nie do końca września.