Praca w godzinach nadliczbowych - rekompensowanie czasem wolnym

• Udzielenie czasu wolnego na wniosek pracownika
• Udzielenie czasu wolnego przez pracodawcę  
• Stanowisko PIP
• Dopuszczalne limity  godzin nadliczbowych
• Przedawnienie roszczenia

Praca w godzinach nadliczbowych

Zasadą jest, że za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi na podstawie art. 151¹ § 1 kodeksu pracy, przysługuje wynagrodzenie oraz dodatek w odpowiedniej wysokości ( 50% lub 100% wynagrodzenia).

Na podstawie art. 151 2  kodeksu pracy, dopuszcza się możliwość rekompensowania pracownikowi pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym, na wniosek pracownika o czym stanowi § 1 wskazanego wyżej przepisu ustawy lub też na podstawie decyzji pracodawcy co wynika z § 2 tego przepisu. W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, pracodawca na pisemny wniosek pracownika, może ale nie musi udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy lub też bez wniosku pracownika z własnej inicjatywy udzielić pracownikowi czasu wolnego w zamian za pracę w nadgodzinach w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych nadgodzin.

Prowadzenie kart ewidencji czasu pracy – 10 praktycznych wskazówek

Udzielenie czasu wolnego na wniosek pracownika

Wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych powinien być złożony na piśmie. Wniosek ten może obejmować wszystkie lub niektóre tylko godziny nadliczbowe wypracowane przez pracownika. Wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego powinien być dołączony do indywidualnej karty ewidencji czasu pracy pracownika co wynika z §8a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami oraz z 2009 r. Dz.U. Nr 115, poz. 971). Należy podkreślić , iż przedmiotowy wniosek nie jest dla pracodawcy wiążący. Za godziny pracy nadliczbowej, za które pracodawca udzielił pracownikowi czasu wolnego, pracownikowi przysługuje tylko normalne wynagrodzenie bez dodatku za prace w godzinach nadliczbowych, o czy mówi art. 151 2 § 3 kodeksu pracy. Udzielenie czasu wolnego następuję w tym samym wymiarze czasu w jakim  pracownik wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych.

Polecamy: Encyklopedia kadr i płac

Przykładowo pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy w ramach jednomiesięcznego okresu rozliczeniowego obejmującego miesiąc kalendarzowy lipiec 2014 r. wykonywała pracę w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej czasu pracy w dniu 07, 08, 09, 10, 11 lipca 2014 r. po dwie godziny w każdym z tych dni. W dniu 14 lipca 2014 r., pracownik wystąpił do pracodawcy o zrekompensowanie pracy w godzinach nadliczbowych przepracowanych we wskazanych dniach (10 godzin) czasem wolnym od pracy, t.j. udzieleniem całego dnia wolnego 22 lipca 2014 r. ( zgodnie z rozkładem czasu pracy pracownik w tym dniu miał wykonywać pracę przez 8 godzin) oraz możliwością  uzyskania czasu wolnego od pracy w wymiarze dwóch ostatnich godzin pracy w dniu 23 lipca 2014 r. Pracodawca przychylił się do wniosku pracownika udzielając, czas wolny zgodnie z jego wnioskiem.

Forum Kadry

W przypadku wniosku pracownika o udzielenie czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych nie ma określonego terminu, do którego należy wykorzystać czasu wolnego za prace w godzinach nadliczbowych. Wydaje się więc dopuszczalne udzielenie tego czasu wolnego na wniosek pracownika np. w następnym lub kolejnych okresach  rozliczeniowych czasu pracy ( następujących po okresie rozliczeniowym, w którym praca w godzinach nadliczbowych występowała), przykładowo np., przed urlopem wypoczynkowym, który pracownik chce wykorzystać w kolejnym okresie rozliczeniowym czasu pracy.

W tym miejscu należy podkreślić, że wynagrodzenie przysługuje za pracę w godzinach nadliczbowych w miesiącu, w którym ta praca była wykonywana a nie przysługuje pracownikowi wynagrodzenie za udzielony nieodpłatny czas wolny od pracy w takiej wysokości, jakby pracownik pracował. Do czasu wolnego pracownika, z uwagi na to, iż nie jest on czasem niewykonywania pracy czy też zwolnieniem, za które przewiduje się prawo do wynagrodzenia, nie stosujemy  zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop na podstawie § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzeń oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. Nr 62, poz. 289 ze zmianami oraz z 2003 r. Nr 230, poz. 2292).  Powyższe wynika, z braku w przepisach gwarancji nieobniżania wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy w miesiącu, gdy wykorzystywał on czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych. Powyższe wyjaśnienia potwierdza Wyrok Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 9 lutego 2010 r. I PK 157/2009.

Ważne jest to, aby wniosek o udzielenie czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych w danym okresie rozliczeniowym został złożony i zaakceptowany przez pracodawcę w ramach tego okresu rozliczeniowego. Brak takiego wniosku pracownika do końca okresu rozliczeniowego przy braku również decyzji pracodawcy o wykorzystaniu czasu wolnego na zasadach określonych w art. 151² § 2, spowoduje konieczność rekompensowania czasu pracy w godzinach nadliczbowych, wypłatą wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę w tych godzinach na zasadach określonych w art. 151¹ § 1 kodeksu pracy.

Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych

Udzielenie czasu wolnego przez pracodawcę  

Udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych może nastąpić także bez wniosku pracownika. W takim przypadku, pracodawca udziela czasu wolnego od pracy, jednak najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego ale  wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. Zatem za 1 godzinę pracy nadliczbowej, pracownik powinien mieć zapewnione 1,5 godziny czasu wolnego od pracy.

Przykładowo, pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy w rozkładach czasu pracy od poniedziałku do piątku od 8.00 do 16.00 w obowiązującym okresie rozliczeniowym  obejmującym jeden miesiąc kalendarzowy, pracował w dniu 07 lipca 2014r. w dwóch godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej czasu pracy. Na podstawie decyzji pracodawcy, czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych w wymiarze trzech godzin , został udzielony w dniu 14 lipca 2014r. Zgodnie z decyzją pracodawcy pracownik w ten dzień wykonywał prace od 11.00 do 16.00.  Udzielenie czasu wolnego w przedstawiony wyżej sposób nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. W przedstawionym przykładzie pracownik nie otrzyma dodatku na podstawie art. 1512 § 3 kodeksu pracy za pracę w dwóch godzinach nadliczbowych ale otrzyma normalne wynagrodzenie za dwie godziny nadliczbowe przepracowane w dniu 07 lipca 2014r. Wynagrodzenie za opisywany miesiąc nie zostanie obniżone o dodatkową jedną godzinę wolną, gdyż w przypadku udzielania czasu wolnego jak już wskazano stosuje się poprzez art. 1512 § 2 kodeksu pracy zasady ustalenia wynagrodzenia ( w tym przypadku za 1 godzinę) wynikające z § 5 a w związku z § 5 wskazanego wyżej rozporządzenia „w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy(…..).

Po zakończeniu okresu rozliczeniowego czasu pracy, w którym nastąpiła praca w godzinach nadliczbowych, pracodawca traci prawo do ustalenia czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych w tym okresie.

Warunki wprowadzania i stosowania przerywanego systemu czasu pracy

Stanowisko PIP

Niezależnie czy dochodzi do rekompensaty czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych czasem wolnym od pracy na podstawie art. 151² § 1 czy też 2 kodeksu pracy w przypadku wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej czasu pracy, należy mieć na uwadze  stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z dnia 21 kwietnia 2009 r. GPP-306-4560-32/09/PE/RP. W stanowisku tym departament prawny Głównego Inspektoratu Pracy stoi na stanowisku, że o ile godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy powstają dopiero z upływem okresu rozliczeniowego, o tyle godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowej normy czasu pracy powstają w dniu, w którym wystąpiły. Wtedy też, pracownik nabywa prawo do opłacenia tych godzin, oprócz normalnego wynagrodzenia, stosownym dodatkiem. Pracodawca może zostać zwolniony z obowiązku finansowej rekompensaty przekroczeń dobowych (wypłaty dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych) jedynie wtedy, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę przypadającą bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej, pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego bądź pracodawca skorzysta z możliwości przewidzianej w art. 151² § 2 kodeksu pracy i oznaczy w grafiku pracownika termin udzielenia czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. W opinii Departamentu działania pracownika (złożenie wniosku) lub pracodawcy (wskazanie terminu odbioru czasu wolnego) zmierzające do uniknięcia wypłaty dodatku za przepracowane godziny ponad normę dobową powinny nastąpić przed najbliższym terminem wypłaty wynagrodzenia. W przeciwnym razie pracodawca jest obowiązany wypłacić dodatek, mimo że okres rozliczeniowy nie uległ zakończeniu.

Dopuszczalne limity  godzin nadliczbowych

Godziny nadliczbowe , które rekompensowane są w formie czasu wolnego są wliczane do limitu godzin nadliczbowych o którym mówi art. 151 § 3 kodeksu pracy. 

Przedawnienie roszczenia

Przedawnienie roszczenia związanego nieudzieleniem czasu wolnego pracownikowi przedawnia się na podstawie art. 291 § kodeksu pracy z upływem 3 lat od dnia , w którym roszczenie to stało się wymagalne, czyli od dnia następnego po dniu kiedy pracownik pracował w godzinach nadliczbowych.

Forum Kadry