Przestrzeganie norm czasu pracy przy pracy zdalnej

• Zagwarantowanie przestrzegania norm czasu pracy w pracy zdalnej jest możliwe
• Wykonywanie pracy zdalnej - problemy
• Ewidencja czasu pracy zdalnej
• System zadaniowego czasu pracy a praca zdalna
• Podsumowanie

Zagwarantowanie przestrzegania norm czasu pracy w pracy zdalnej jest możliwe

Pandemia, zmieniająca się rzeczywistość oraz nowe oczekiwania ze strony pracowników doprowadziły do sytuacji, w której wprowadzenie na stałe regulacji dotyczących pracy zdalnej jest nieuniknione. Powstaje jednak pytanie, czy obowiązujące przepisy i planowana nowelizacja Kodeksu pracy są wystarczające, aby uniknąć ryzyka wystąpienia naruszeń związanych z przestrzeganiem norm czasu pracy wykonywanej zdalnie. Wątpliwość dotyczy także sposobu, w jaki należałoby zagwarantować pracodawcy przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa.

Wykonywanie pracy zdalnej - problemy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Ustawy covidowej[1] praca zdalna może zostać polecona pracownikowi przez pracodawcę w celu przeciwdziałania COVID-19 w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Pomimo zmiany formy wykonywania pracy na zdalną, pracodawca nie jest zwolniony z obowiązku przestrzegania zasad ewidencjonowania czasu pracy uregulowanych w obowiązujących przepisach, w szczególności w przepisach Kodeksu pracy.

Przepisy Ustawy covidowej nie regulują w sposób szczegółowy uprawnień pracodawcy w zakresie monitorowania i kontroli czasu pracy pracowników zdalnych. Podstawowym problemem z jakim spotykają się pracodawcy, może być przestrzeganie obowiązujących pracownika norm czasu pracy oraz utrudniona możliwość kontroli wykonywanej pracy przez pracodawcę. Pracownik wykonujący pracę w formie zdalnej może bowiem próbować wykazać, iż wykonywał powierzoną mu pracę w wymiarze większym niż wynikający z obowiązujących go norm czasu pracy i domagać się rekompensaty za przepracowane godziny nadliczbowe.

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy również nie rozwiązuje w pełni braków wynikających z aktualnego uregulowania Ustawy covidowej. Planowane przepisy zakładają jedynie, że porozumienie bądź regulamin wprowadzające pracę zdalną będą określały zasady potwierdzania obecności pracownika na stanowisku pracy oraz zasady kontroli wykonywanej przez niego pracy.

Ewidencja czasu pracy zdalnej

Pomimo świadczenia przez pracownika pracy w formie zdalnej, pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy zgodnie z art. 149 KP. Pracodawca może także polecić pracownikowi prowadzenie ewidencji wykonanych czynności określając w szczególności formę i częstotliwość jej prowadzenia. Taka możliwość wynika z uregulowania Ustawy covidowej i ma na celu zwiększenie kontroli nad pracą wykonywaną poza biurem. Kodeksowa ewidencja czasu pracy, którą każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić, polega w szczególności na ustaleniu liczby przepracowanych przez pracownika godzin, określeniu godzin rozpoczynania i kończenia pracy oraz ustaleniu przepracowanych godzin nadliczbowych. Jeżeli praca jest wykonywana zdalnie, skutecznym sposobem potwierdzania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy może być wysłanie przez pracownika wiadomości e-mail bądź sms do pracodawcy lub, w przypadku wprowadzenia w firmie odpowiednich systemów informatycznych, zalogowanie się pracownika na specjalnej platformie online.

System zadaniowego czasu pracy a praca zdalna

W niektórych przypadkach, gdy stanowisko pracownika i charakter wykonywanej pracy na to pozwalają, praca może być świadczona w systemie zadaniowego czasu pracy. System zadaniowy może zostać wprowadzony, jeżeli rodzaj pracy, jej organizacja albo miejsce wykonywania uniemożliwia lub znacznie utrudniają kontrolę pracodawcy nad pracownikiem w czasie wykonywania pracy. Do wprowadzenia tego systemu wystarczające jest wystąpienie chociaż jednej z wymienionych wyżej okoliczności. Wprowadzenie systemu zadaniowego czasu pracy zwykle będzie możliwe, gdy z góry można przewidzieć jaki czas niezbędny będzie do wykonania przez pracownika poszczególnych czynności, zadań. Nie znajdzie on natomiast uzasadnienia, gdy pracownik zobowiązany jest do wykonywania pracy w ściśle określonym przedziale czasowym w ciągu dnia lub gdy musi pozostawać w gotowości do świadczenia pracy. Pomimo wprowadzenia systemu zadaniowego czasu pracy pracodawca nie jest jednak zwolniony z przestrzegania norm czasu pracy określonych w art. 129 KP (8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym). Powierzone pracownikowi zadania powinny być również obiektywnie możliwe do wykonania, tak aby zachować normy 11 godzin dobowego i 35 godzin tygodniowego odpoczynku.

Podsumowanie

Zarówno obowiązujące regulacje dotyczące pracy zdalnej jak i planowane w tym zakresie zmiany, pozostawiają pracodawcy dużą swobodę w zakresie możliwości ustalenia zasad jej wykonywania. W kontekście przestrzegania norm czasu pracy zdalnej zastosowanie będą miały powszechnie obowiązujące regulacje przewidziane w Kodeksie pracy oraz rozwiązania uszczegóławiające wprowadzone w wewnętrznych regulacjach zakładowych. Pokreślić należy również, że pomimo świadczenia pracy w formie zdalnej pracodawca nadal zachowuje wszelkie uprawnienia kontrolne wobec zatrudnionej osoby, w szczególności może wymagać od pracownika rozliczenia się z efektów wykonanej pracy. Pracodawca może ustalić z pracownikiem, że będzie on miał obowiązek przekazywania wyników pracy na przykład w formie przesyłanych mailowo raportów po zakończonym dniu pracy, bądź wprowadzić odpowiednie systemy teleinformatyczne, za pomocą których komunikacja z pracownikiem i jej przebieg czasowy będą automatycznie odnotowywane.

Julia Janik, aplikant adwokacki w Kancelarii Brzezińska Narolski Adwokaci sp. partnerska. Zajmuje się sprawami z zakresu szeroko pojętego prawa pracy i obsługą klientów korporacyjnych. Specjalizuje się we wspieraniu zespołów HR, opracowywaniu umów i dokumentacji pracowniczej. Skupia się m.in. na kwestiach mobbingu, nierównego traktowania, oraz zatrudniania cudzoziemców.

[1] Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych