Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

Zadaniowy systemu czasu pracy przy pracy zdalnej

W celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca ma prawo polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej przez czas oznaczony. Przepisy regulujące pracę zdalną nie odwołują się do kwestii czasu pracy. Uwzględniając miejsce jej wykonywania, można rozważyć zastosowanie w takim przypadku zadaniowego systemu czasu pracy, po ustaleniu w porozumieniu z pracownikiem czasu niezbędnego do wykonania powierzonych zadań.

W celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić wykonywanie pracy w formie zdalnej, jeśli pozwala na to rodzaj pracy. W praktyce będzie to dotyczyć stanowisk, na których praca charakteryzuje się większą samodzielnością, nie jest zaliczana do prac szczególnie niebezpiecznych, wymagających szczególnego i bezpośredniego nadzoru, jak również nie jest ściśle skooperowana.

Praca zdalna może być polecona, jeżeli pracownik posiada do takiej pracy:

• niezbędne umiejętności,
• możliwości techniczne,
• możliwości lokalowe.

W szczególności praca zdalna może być wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość albo dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Zatem przedmiotem pracy zdalnej mogą być zarówno te czynności, które można realizować w ramach alternatywnej formy pracy na odległość, jaką jest telepraca, jak i polegające na wykonywaniu części wytwórczych oraz usług materialnych. Oznacza to, że w ramach pracy zdalnej może być nawet zatrudniony pracownik na stanowisku robotniczym, o ile jest to możliwe ze względów technicznych.

1. Czas pracy a praca zdalna

Przepisy o pracy zdalnej nie odwołują się do bardzo istotnej kwestii, jaką jest czas pracy. Należy jednak zauważyć, że praca zdalna cały czas jest wykonywana na podstawie stosunku pracy, czyli w relacji podporządkowania pracodawcy, a zatem organizacja pracy zdalnej w kontekście czasu pracy nie może być dowolna.

Pracownik zatrudniony na stanowisku administratora strony internetowej, po wcześniejszym ustaleniu, że posiada możliwości techniczne i lokalowe oraz niezbędne umiejętności, otrzymał polecenie pracy zdalnej. Wykonując swoje obowiązki w zakładzie pracy, osoba ta pracowała w podstawowym systemie czasu pracy (od poniedziałku do piątku od 8.00 do 16.00). Kierując pracownika do pracy zdalnej, pracodawca oświadczył, że z powodu zmiany miejsca pracy pracownik nie jest związany wcześniejszymi godzinami pracy, a dla pracodawcy istotne jest tylko to, aby praca była wykonana w wyznaczonym terminie. Pracodawca zastrzegł jednak, że w każdej chwili w ciągu dnia będzie miał prawo skontaktować się z pracownikiem, by przekazać mu dodatkowe wytyczne lub polecenia. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe, ponieważ może prowadzić do sytuacji, w której pracownik musi być do dyspozycji pracodawcy w miejscu wykonywania pracy zdalnej przez bliżej nieokreślony czas, wykraczający poza normy czasu pracy i okresy odpoczynku.

1.1. System zadaniowego czasu pracy przy pracy zdalnej

Ponieważ przepisy o pracy zdalnej nie wskazują bezpośrednio, w jakim systemie czasu pracy pracownik zdalny może być zatrudniony, należy przyjąć, że w trakcie pracy w tej formule powinien wykonywać ją w dotychczas obowiązującym go systemie czasu pracy i takich samych godzinach pracy, jak wtedy, kiedy była ona świadczona w miejscu wynikającym z umowy. Jednak w przypadku pracy zdalnej, która odznacza się większą samodzielnością oraz brakiem bieżącego nadzoru ze strony pracodawcy lub przełożonych, optymalnym rozwiązaniem może okazać się system zadaniowy. Może on być zastosowany w przypadkach uzasadnionych:

• rodzajem pracy,
• organizacją pracy,
• miejscem wykonywania pracy.

Możliwość zastosowania systemu zadaniowego nie zależy od łącznego spełnienia powyższych kryteriów. Wystarczy, że występuje jedna z tych przesłanek.

Zadaniowy system czasu pracy może być stosowany, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania pracy.

Pracodawca zatrudnia pracownika na stanowisku tłumacza dokumentów. Pracownik został skierowany do pracy zdalnej. W przypadku gdy liczba dokumentów oraz ich objętość jest przewidywalna i można oszacować czas niezbędny do ich przetłumaczenia, pracodawca może zastosować zadaniowy system czasu pracy. W tym przypadku w porozumieniu z pracownikiem powinien ustalić czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań na nowym miejscu pracy, z uwzględnieniem norm określonych w Kodeksie pracy.

Pracodawca zatrudnia pracownicę na stanowisku związanym z obsługą infolinii. Pracownica została przeniesiona do pracy zdalnej, co umożliwia charakter pracy, do której wykonania wystarczą laptop i telefon. W tym przypadku, chociaż powierzenie pracy zdalnej było możliwe, pracodawca nie ma możliwości zastosowania systemu zadaniowego. Nie ma tu znaczenia zmiana miejsca pracy. Istotne jest to, że infolinia funkcjonuje w konkretnych, stałych godzinach wymagających wykonywania pracy w ich ramach oraz gotowości do jej świadczenia.

Praca w systemie zadaniowym nie polega wyłącznie na tym, że pracodawca określi system czasu pracy pracownika jako zadaniowy. Kluczowym elementem zadaniowego czasu pracy, także w formule pracy zdalnej, jest wyznaczenie pracownikowi konkretnego zadania (zadań) do wykonania. Takiego charakteru nie mają na ogół obowiązki wynikające z zakresu czynności pracownika. Zasadniczo nie jest dopuszczalne także w ramach zadaniowego czasu pracy wskazanie osiągnięcia określonego rezultatu ekonomicznego jako podstawy wymiaru czasu pracy (wyrok SN z 15 listopada 2006 r., I PK 117/06).

Istotne jest też ustalenie właściwych proporcji między liczbą zadań, jakie pracownik powinien zrealizować, a czasem na nie przeznaczonym. W systemie zadaniowym pracodawca po porozumieniu z pracownikiem ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań. Oznacza to określenie przez pracodawcę zadań pracownika w taki sposób, aby przy dołożeniu należytej staranności i sumienności zadania te były obiektywnie wykonalne w ciągu 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo, w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Ponadto praca zdalna w systemie zadaniowym powinna być tak ułożona, a pracownik o tym pouczony, aby w trakcie jej wykonywania nie były naruszane normy 11 godzin odpoczynku dobowego lub 35 godzin odpoczynku tygodniowego.

Praca zdalna w systemie zadaniowym powinna być zlecana w taki sposób, aby pracownik mógł zachować 11 godzin dobowego i 35 godzin tygodniowego odpoczynku.

Zarówno przepisy o pracy zdalnej, jak i regulacje Kodeksu pracy dotyczące systemu zadaniowego oraz ukazujące się w okresie epidemii COVID-19 zalecenia, wytyczne czy komunikaty organów kontrolnych nie odnoszą się w sposób bezpośredni do możliwości organizowania pracy zdalnej z wykorzystaniem zadaniowego systemu czasu pracy. Zatem ocena, czy w konkretnym przypadku dany rodzaj pracy będzie mógł być wykonywany w warunkach domowych w ramach systemu zadaniowego, zależy od ustaleń między pracodawcą a pracownikiem. Zadaniowy system w przypadku pracy zdalnej można wprowadzić, gdy:

• może być ona wykonywana o dowolnej porze, uwzględniając rodzaj pracy oraz jej specyfikę,
• w gestii pracownika jest decydowanie o rozkładzie czasu pracy,
• specyfika pracy nie wymaga stałych godzin pracy,
• wykonywanie pracy wiąże się ściśle z indywidualnym zaangażowaniem pracownika,
• charakter pracy nie wymaga stałego i bieżącego nadzoru ze strony przełożonych,
• nadzór w zakresie czasu pracy jest niemożliwy lub utrudniony.

To, że pracownik pracujący w zadaniowym systemie czasu pracy ma prawo wyboru w zakresie pory dnia (lub nocy), w ramach której będzie pracował, nie oznacza, że w okresie wykonywania pracy zdalnej w systemie zadaniowym dochodzi do zawieszenia zasady podporządkowania pracownika pracodawcy. Pracownik musi się rozliczać z pracodawcą z efektów pracy zdalnej w ramach ustalonego przez pracodawcę sposobu i czasu.

Wykonywanie pracy zdalnej w systemie zadaniowym nie zawiesza zasady podporządkowania służbowego pracownika pracodawcy.

Stosowanie zadaniowego systemu czasu pracy w ramach pracy zdalnej, poza zaletami wynikającymi z dużej swobody pracownika w zakresie organizacji czasu pracy czy jego rozliczania, powoduje niebezpieczeństwo w sytuacji wystąpienia wypadku. Problemem może okazać się wykazanie związku wypadku z pracą lub braku takiego powiązania - ze względu na brak stałych godzin pracy pracownika pracującego w systemie zadaniowym.

1.2. Kontrola oraz rozliczanie zadaniowego czasu pracy przy formule zdalnej

Wykonywanie pracy zdalnej w ramach zadaniowego systemu czasu pracy nie oznacza, że praca taka znajduje się poza jakąkolwiek kontrolą ze strony pracodawcy. Z przepisów o pracy zdalnej wynika, że na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję zrealizowanych czynności, uwzględniającą w szczególności ich opis, a także datę oraz czas wykonania. Wydanie takiego polecenia jest szczególnie uzasadnione, gdy pracownik pracuje w systemie zadaniowym, ponieważ pozwala to na obiektywną weryfikację, czy zadania są możliwe do wykonania w normie czasu pracy, i na ewentualne przeprowadzanie korekt w zakresie wymiaru zadań.

Pracodawca zatrudnia pracownika na stanowisku grafika komputerowego. Pracodawca ustalił z pracownikiem, że w ramach pracy zdalnej będzie on wykonywał pracę w systemie zadaniowym. Pracodawca określił liczbę zadań oraz czas niezbędny do ich realizacji. Jednocześnie pracownik został zobowiązany do prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności z uwzględnieniem daty i czasu ich wykonywania. Na podstawie analizy prowadzonej przez pracownika ewidencji okazało się, że rzeczywisty czas realizacji zadań w warunkach domowych prowadzi do regularnego naruszania przepisów o czasie pracy, ponieważ liczba wyznaczonych zadań jest niemożliwa do wykonania w formule pracy zdalnej (z uwagi na wydłużenie procesu konsultacji projektów graficznych). W tej sytuacji rolą pracodawcy będzie dokonanie korekt w zakresie wymiaru zadań w taki sposób, aby ich realizacja była możliwa z uwzględnieniem norm czasu pracy (8 godzin dziennie, 40 godzin średniotygodniowo) oraz norm odpoczynku (11 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo).

Kwestią odrębną od prowadzenia przez pracownika zdalnego wykonującego pracę w systemie zadaniowym ewidencji wykonywanych czynności jest ewidencja godzin pracy. Istotą zadaniowego systemu czasu pracy jest rozliczanie pracownika z realizacji powierzonych mu zadań. Tym samym to zatrudniony decyduje o konkretnym czasie, w którym praca będzie wykonywana. Z tych względów w stosunku do pracowników zatrudnionych w ramach zadaniowego systemu czasu pracy nie prowadzi się ewidencji godzin pracy. Natomiast brak ewidencjonowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy w ramach systemu zadaniowego nie zwalnia pracodawcy od prowadzenia oddzielnie dla każdego z pracowników zdalnych ewidencji czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy zdalnej w systemie zadaniowym

Informacje, które należy zaewidencjonować przy zdalnej pracy w systemie zadaniowym:

• dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• liczba godzin nadliczbowych (w sytuacji gdy zadania są powierzone w sposób obiektywnie niepozwalający na ich wykonanie w czasie 8 godzin dziennie i 40 godzin średniotygodniowo),
• liczba godzin dyżuru oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia.

Warto jednak mieć na względzie, że brak obowiązku ewidencjonowania godzin pracy nie jest równoznaczny z brakiem obowiązku rozliczenia pracy w godzinach nadliczbowych. Nawet pracownik, który jest zatrudniony w systemie zadaniowym, nie może być pozbawiony roszczenia o wynagrodzenie za pracę ponad normy czasu pracy, jeżeli powierzonych mu obowiązków obiektywnie nie dało się wykonać w takim czasie (wyrok SN z 24 marca 2000 r., I PKN 553/99, OSNP 2001/15/484; postanowienie SN z 7 grudnia 1999 r., I PKN 427/99, OSNP 2001/8/274). Zlecanie pracownikowi zadań, których wykonanie w normalnym czasie pracy jest niemożliwe, trzeba bowiem kwalifikować jako równoznaczne z poleceniem świadczenia pracy w czasie przekraczającym normy czasu pracy (wyrok SN z 27 stycznia 2016 r., I PK 25/15).

Przepisy wprowadzające pracę zdalną, a także inne przepisy prawa pracy, nie zawierają szczegółowych regulacji dotyczących obowiązku oznaczania potwierdzania obecności czy pracy w godzinach nadliczbowych. Pracodawca powinien zatem sam określić, w jaki sposób chce odznaczać obecność pracowników. Będzie to zależne od rodzaju pracy, sprzętu i możliwości technicznych.

Ewidencjonowanie obecności w systemie zadaniowym przy pracy zdalnej

Sposoby ewidencjonowania obecności w pracy zdalnej:

• odnotowanie zalogowania się do systemu informatycznego (może być to moduł systemu kadrowego lub inny system, z którego korzysta pracodawca, np. połączenia za pomocą VPN),
• przesłanie e-maila lub SMS-a do przełożonego z informacją o wykonywaniu pracy w danym dniu,
• wykonanie telefonu do przełożonego lub wyznaczonej osoby w dziale kadr czy administracji, która odnotowuje w papierowej ewidencji i opatruje swoim podpisem potwierdzającym odebranie takiego telefonu z informacją o wykonywaniu zadań w danym dniu.

2. Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy

System zadaniowego czasu pracy w przypadku pracy zdalnej może zostać wprowadzony przez pracodawcę w stosunku do jednego pracownika skierowanego do pracy w tej formule lub całej grupy takich pracowników. Jednak w sytuacji gdy pracodawca zamierza wprowadzić zadaniowy system wyłącznie dla jednego pracownika zdalnego należącego do grupy pracowników zdalnych wykonujących takie same czynności, powinien uzasadnić, jakimi okolicznościami się kierował, wprowadzając system zadaniowy wyłącznie w stosunku do jednej osoby.

Samo wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy przy wykonywaniu obowiązków w formule zdalnej odbywa się analogicznie jak w przypadku innych pracowników.

Procedura wprowadzenia zadaniowego czasu pracy:

Krok 1

Ustalenie w ramach konsultacji z pracownikami rodzajów prac, które mogą być wykonywane w ramach pracy zdalnej, z jednoczesną możliwością stosowania zadaniowego systemu czasu pracy.

Krok 2

Podjęcie decyzji, w stosunku do których pracowników system zadaniowy ostatecznie zostanie zastosowany.

Krok 3

Ustalenie indywidualnych porozumień z pracownikami co do zakresu zadań i ich ilości realnych do wykonania w ramach obowiązujących norm czasu pracy.

Krok 4

W przypadku wprowadzania systemu zadaniowego u pojedynczych zawarcie porozumień (aneksów) do umów o pracę określających stosowanie takiego systemu czasu pracy. W sytuacji uruchomienia trybu zadaniowego dla grup pracowników umieszczenie zadaniowego systemu czasu pracy w przepisach zakładowych - układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo obwieszczeniu.

Krok 5

Poinformowanie pracowników o obowiązkach związanych z ewidencją czasu pracy i ewidencją wykonanych czynności. Udostępnienie przygotowanych instrukcji, procedur i szablonów ewidencji czasu pracy oraz wykonywanych czynności.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata.

Podstawa prawna:

art. 129, art. 140 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost.zm. Dz.U. 2021 r. poz. 180

§ 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

Powołane orzeczenia sądów:

wyrok SN z 15 listopada 2006 r. (I PK 117/06)

wyrok SN z 24 marca 2000 r. (I PKN 553/99, OSNP 2001/15/484)

postanowienie SN z 7 grudnia 1999 r. (I PKN 427/99, OSNP 2001/8/274)

wyrok SN z 27 stycznia 2016 r. (I PK 25/15)