REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ekwiwalent za używanie i pranie odzieży roboczej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Krzysztof Rustecki
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. /Fot. Fotolia
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Pracownicy mogą używać własnej odzieży jako roboczej. Jak ustalić wysokość ekwiwalentu za używanie i pranie odzieży roboczej dla pracowników i zleceniobiorców? Czy pracownicy muszą przedstawiać faktury lub rachunki? Czy ekwiwalenty są zwolnione z podatku dochodowego i składek oraz czy stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu?

PROBLEM

W naszej firmie w dziale produkcji pracownicy używają własnej odzieży jako roboczej. Chcielibyśmy im to zrekompensować wypłacając ekwiwalent. W jaki sposób ustalić wysokość ekwiwalentu za używanie odzieży roboczej będącej własnością pracownika oraz za pranie tej odzieży? Czy pracownicy muszą przedstawiać faktury lub rachunki potwierdzające wydatki z tego tytułu? Czy takie ekwiwalenty mogą być przyznane zleceniobiorcom? Czy będą wówczas zwolnione z podatku dochodowego i składek oraz czy będą stanowiły dla nas koszty uzyskania przychodu?

REKLAMA

Autopromocja

RADA

REKLAMA

Ekwiwalent za używanie własnej odzieży oraz obuwia roboczego powinni Państwo ustalić w wysokości uwzględniającej ich aktualne rynkowe ceny. Natomiast ekwiwalent za pranie odzieży roboczej należy wypłacać w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Pracownicy nie mają obowiązku przedstawienia faktur czy rachunków dokumentujących poniesione wydatki. Ekwiwalent za pranie odzieży przysługuje nie tylko pracownikom, ale również zleceniobiorcom.

Takie świadczenie przyznane zarówno pracownikom, jak i zleceniobiorcom jest zwolnione z podatku dochodowego i składek. Ekwiwalent mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu pracodawcy.

Polecamy: PITY 2015 z płytą CD

UZASADNIENIE

REKLAMA

Aby określić wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, pracownik nie musi dokumentować poniesionych wydatków fakturami lub rachunkami. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 5 kwietnia 2013 r. (sygn. IPPB4/415–153/13–2/JK4), w której stwierdził, że:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

(...) przepisy te nie wymagają, by pracodawca dokonywał zwrotu udokumentowanych wydatków ponoszonych przez pracowników. (...) Skoro zatem z przepisów Kodeksu pracy wynika, że to pracodawca jest zobowiązany do prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania stosowanych środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, to – w ocenie tut. organu – wysokość ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi może być ustalona także w sposób inny niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Wypłacany pracownikowi ekwiwalent ma stanowić rekompensatę poniesionych przez niego kosztów. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika (...). Przepisy ustawy podatkowej nie stawiają szczególnych wymagań dla możliwości zwolnienia tego rodzaju ekwiwalentu z opodatkowania. Warunkiem zwolnienia jest wyłącznie to, by prawo do ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy (...).

Zobacz: Czy pracownicy mogą używać własnych ubrań ochronnych?

Ustawodawca nie określił górnej granicy ekwiwalentu ani nie odwołał się do przepisów, które miałyby regulować tę wysokość. Nie może on jednak istotnie odbiegać od wartości uwzględniającej nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty (energii, wody, środków piorących itp.). Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 8 kwietnia 1998 r. (I SA/Lu 392/97), w którym stwierdził, że:

ekwiwalent pieniężny za pranie i reperację odzieży wykonywanej przez pracowników we własnym zakresie powinien być ustalony w kwotach realnych uwzględniających nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty: energii, wody, środków piorących itp.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Nie istnieje ani minimalna, ani maksymalna wysokość ekwiwalentu za pranie.

Świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, są zwolnione z podatku dochodowego, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof). Do podstawy wymiaru składek nie są natomiast wliczane ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, a także za używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego, wypłacone zgodnie z przepisami (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek...). Odnosi się to nie tylko do pracowników, a także do zleceniobiorców (§ 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek...). Ekwiwalenty za używanie własnej odzieży oraz za pranie odzieży roboczej spełniają te warunki.

Zobacz również: Środki ochrony indywidualnej

Ekwiwalent za używanie własnej odzieży

Pracodawca ma obowiązek nieodpłatnego zapewnienia pracownikom odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania określone w Polskich Normach:

  • jeżeli odzież własna może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
  • ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2377 § 1 Kodeksu pracy).

Pracodawca może jednak ustalić stanowiska, na których za zgodą pracowników będą oni używali własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2377 § 2 Kodeksu pracy). Pracownikowi, który wyrazi zgodę na używanie własnej odzieży oraz obuwia roboczego (i będzie ich faktycznie używał w pracy), pracodawca ma obowiązek wypłacać ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. 2377 § 4 Kodeksu pracy). Pracownik nie musi zatem przedstawiać faktury bądź rachunku na zakupioną odzież oraz obuwie robocze, których używa przy wykonywaniu pracy. W celu ustalenia wysokości tego ekwiwalentu należy ustalić bądź oszacować aktualną cenę zakupu odzieży roboczej lub obuwia roboczego na podstawie cen rynkowych.

Aby ustalić wysokość ekwiwalentu za używanie własnej odzieży, należy oszacować jej aktualną cenę na podstawie cen rynkowych.

Nie ma przeszkód, aby pracownikowi, który wcześniej zakupił taką odzież lub obuwie i posiada dokument potwierdzający wysokość dokonanego przez niego wydatku, wypłacić ekwiwalent w udokumentowanej wysokości.

Możliwość przyznania ekwiwalentu nie dotyczy stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (art. 2377 § 3 Kodeksu pracy).

Ekwiwalent za używanie własnej odzieży oraz obuwia roboczego należy ustalić w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny, tj. ustalić bądź oszacować ich cenę rynkową.

Zobacz również serwis: Rozliczanie wynagrodzeń

Ekwiwalent za pranie odzieży

Pracownikom, którzy sami piorą odzież roboczą, przysługuje z tego tytułu ekwiwalent pieniężny. Ekwiwalent ten jest wypłacany wtedy, gdy zakład pracy nie ma możliwości zapewnienia prania odzieży roboczej, w wysokości kosztów prania poniesionych przez pracownika (art. 2379 § 3 Kodeksu pracy).

Marian W. od 1 czerwca 2013 r. zostanie przeniesiony na stanowisko, na którym jest wymagane używanie odzieży ochronnej. Ponieważ pracownik mierzy ponad 200 cm i zakup gotowej odzieży jest dość problematyczny, większość ubrań jest szyta na miarę. W hurtowni odzieży ochronnej nie było rozmiaru dla Mariana W., dlatego pracodawca poprosił pracownika, aby ten zamówił je u znajomego krawca i przedstawił dowód stwierdzający poniesienie wydatku. Na tej podstawie pracodawca zwrócił pracownikowi koszt uszycia odzieży ochronnej. Ponadto co 3 miesiące pracownik będzie otrzymywał 15 zł na pranie tej odzieży, przy uwzględnieniu średniej ceny proszku do prania, która wynosi ok. 5 zł. Zarówno zwrot kosztów zakupu ubrania ochronnego przez pracownika, jak i ekwiwalent pieniężny za pranie nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne ani podstawy opodatkowania.

Ekwiwalenty dla zleceniobiorców

Pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy również osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą (art. 304 § 1 Kodeksu pracy). W związku z tym ekwiwalent pieniężny za używanie własnej odzieży ochronnej i obuwia roboczego oraz ekwiwalent za pranie tej odzieży przysługuje m.in. zleceniobiorcom.

Zobacz e-Poradnik „Zatrudnianie zleceniobiorców” dostępny na www.inforfk.pl

Koszty uzyskania przychodu dla pracodawcy

Kosztami uzyskania przychodu dla pracodawcy są koszty poniesione w celu uzyskania przychodu oraz koszty związane z zachowaniem bądź zabezpieczeniem źródła przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o pdop). Przysługujące zatem na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, za używanie odzieży i obuwia (przyznane zarówno pracownikom, jak i zleceniobiorcom) stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu. Poniesienie tych wydatków przez pracodawcę wynika z jego obowiązków uregulowanych przepisami prawa pracy i tym samym są one niezbędne do zachowania jego źródła przychodu.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

Podstawa prawna:

Więcej w MONITORZE prawa pracy i ubezpieczeń - Zamów prenumeratę >>

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samotni wśród ludzi

Rozmowa z dr Sylwią Hałas-Dej, dziekanem Kozminski Executive Business School w Akademii Leona Koźmińskiego, o tym, jak radzić sobie z izolacją na wysokim stanowisku.

Praca zdalna, zadaniowy czas pracy. Nie, teraz zupełnie inna forma zatrudnienia jest na absolutnym topie rynku pracy, jaka

80 proc. pracowników tymczasowych i kontraktorów odczuwa satysfakcję z pracy projektowej. Wielu specjalistów, kiedy pozna zalety takich form współpracy z firmami, to nie chce już wracać na etat. Dlatego praca projektowa szybko zyskuje zwolenników.

Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

REKLAMA

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania z PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

REKLAMA

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA