REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ekwiwalent za używanie i pranie odzieży roboczej

Krzysztof Rustecki
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. /Fot. Fotolia
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Pracownicy mogą używać własnej odzieży jako roboczej. Jak ustalić wysokość ekwiwalentu za używanie i pranie odzieży roboczej dla pracowników i zleceniobiorców? Czy pracownicy muszą przedstawiać faktury lub rachunki? Czy ekwiwalenty są zwolnione z podatku dochodowego i składek oraz czy stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu?

PROBLEM

W naszej firmie w dziale produkcji pracownicy używają własnej odzieży jako roboczej. Chcielibyśmy im to zrekompensować wypłacając ekwiwalent. W jaki sposób ustalić wysokość ekwiwalentu za używanie odzieży roboczej będącej własnością pracownika oraz za pranie tej odzieży? Czy pracownicy muszą przedstawiać faktury lub rachunki potwierdzające wydatki z tego tytułu? Czy takie ekwiwalenty mogą być przyznane zleceniobiorcom? Czy będą wówczas zwolnione z podatku dochodowego i składek oraz czy będą stanowiły dla nas koszty uzyskania przychodu?

REKLAMA

Autopromocja

RADA

Ekwiwalent za używanie własnej odzieży oraz obuwia roboczego powinni Państwo ustalić w wysokości uwzględniającej ich aktualne rynkowe ceny. Natomiast ekwiwalent za pranie odzieży roboczej należy wypłacać w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Pracownicy nie mają obowiązku przedstawienia faktur czy rachunków dokumentujących poniesione wydatki. Ekwiwalent za pranie odzieży przysługuje nie tylko pracownikom, ale również zleceniobiorcom.

Takie świadczenie przyznane zarówno pracownikom, jak i zleceniobiorcom jest zwolnione z podatku dochodowego i składek. Ekwiwalent mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu pracodawcy.

Polecamy: PITY 2015 z płytą CD

UZASADNIENIE

REKLAMA

Aby określić wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, pracownik nie musi dokumentować poniesionych wydatków fakturami lub rachunkami. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 5 kwietnia 2013 r. (sygn. IPPB4/415–153/13–2/JK4), w której stwierdził, że:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

(...) przepisy te nie wymagają, by pracodawca dokonywał zwrotu udokumentowanych wydatków ponoszonych przez pracowników. (...) Skoro zatem z przepisów Kodeksu pracy wynika, że to pracodawca jest zobowiązany do prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania stosowanych środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, to – w ocenie tut. organu – wysokość ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi może być ustalona także w sposób inny niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Wypłacany pracownikowi ekwiwalent ma stanowić rekompensatę poniesionych przez niego kosztów. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika (...). Przepisy ustawy podatkowej nie stawiają szczególnych wymagań dla możliwości zwolnienia tego rodzaju ekwiwalentu z opodatkowania. Warunkiem zwolnienia jest wyłącznie to, by prawo do ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy (...).

Zobacz: Czy pracownicy mogą używać własnych ubrań ochronnych?

Ustawodawca nie określił górnej granicy ekwiwalentu ani nie odwołał się do przepisów, które miałyby regulować tę wysokość. Nie może on jednak istotnie odbiegać od wartości uwzględniającej nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty (energii, wody, środków piorących itp.). Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 8 kwietnia 1998 r. (I SA/Lu 392/97), w którym stwierdził, że:

ekwiwalent pieniężny za pranie i reperację odzieży wykonywanej przez pracowników we własnym zakresie powinien być ustalony w kwotach realnych uwzględniających nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty: energii, wody, środków piorących itp.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Nie istnieje ani minimalna, ani maksymalna wysokość ekwiwalentu za pranie.

Świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, są zwolnione z podatku dochodowego, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof). Do podstawy wymiaru składek nie są natomiast wliczane ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, a także za używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego, wypłacone zgodnie z przepisami (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek...). Odnosi się to nie tylko do pracowników, a także do zleceniobiorców (§ 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek...). Ekwiwalenty za używanie własnej odzieży oraz za pranie odzieży roboczej spełniają te warunki.

Zobacz również: Środki ochrony indywidualnej

Ekwiwalent za używanie własnej odzieży

Pracodawca ma obowiązek nieodpłatnego zapewnienia pracownikom odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania określone w Polskich Normach:

  • jeżeli odzież własna może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
  • ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2377 § 1 Kodeksu pracy).

Pracodawca może jednak ustalić stanowiska, na których za zgodą pracowników będą oni używali własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2377 § 2 Kodeksu pracy). Pracownikowi, który wyrazi zgodę na używanie własnej odzieży oraz obuwia roboczego (i będzie ich faktycznie używał w pracy), pracodawca ma obowiązek wypłacać ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. 2377 § 4 Kodeksu pracy). Pracownik nie musi zatem przedstawiać faktury bądź rachunku na zakupioną odzież oraz obuwie robocze, których używa przy wykonywaniu pracy. W celu ustalenia wysokości tego ekwiwalentu należy ustalić bądź oszacować aktualną cenę zakupu odzieży roboczej lub obuwia roboczego na podstawie cen rynkowych.

Aby ustalić wysokość ekwiwalentu za używanie własnej odzieży, należy oszacować jej aktualną cenę na podstawie cen rynkowych.

Nie ma przeszkód, aby pracownikowi, który wcześniej zakupił taką odzież lub obuwie i posiada dokument potwierdzający wysokość dokonanego przez niego wydatku, wypłacić ekwiwalent w udokumentowanej wysokości.

Możliwość przyznania ekwiwalentu nie dotyczy stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (art. 2377 § 3 Kodeksu pracy).

Ekwiwalent za używanie własnej odzieży oraz obuwia roboczego należy ustalić w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny, tj. ustalić bądź oszacować ich cenę rynkową.

Zobacz również serwis: Rozliczanie wynagrodzeń

Ekwiwalent za pranie odzieży

Pracownikom, którzy sami piorą odzież roboczą, przysługuje z tego tytułu ekwiwalent pieniężny. Ekwiwalent ten jest wypłacany wtedy, gdy zakład pracy nie ma możliwości zapewnienia prania odzieży roboczej, w wysokości kosztów prania poniesionych przez pracownika (art. 2379 § 3 Kodeksu pracy).

Marian W. od 1 czerwca 2013 r. zostanie przeniesiony na stanowisko, na którym jest wymagane używanie odzieży ochronnej. Ponieważ pracownik mierzy ponad 200 cm i zakup gotowej odzieży jest dość problematyczny, większość ubrań jest szyta na miarę. W hurtowni odzieży ochronnej nie było rozmiaru dla Mariana W., dlatego pracodawca poprosił pracownika, aby ten zamówił je u znajomego krawca i przedstawił dowód stwierdzający poniesienie wydatku. Na tej podstawie pracodawca zwrócił pracownikowi koszt uszycia odzieży ochronnej. Ponadto co 3 miesiące pracownik będzie otrzymywał 15 zł na pranie tej odzieży, przy uwzględnieniu średniej ceny proszku do prania, która wynosi ok. 5 zł. Zarówno zwrot kosztów zakupu ubrania ochronnego przez pracownika, jak i ekwiwalent pieniężny za pranie nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne ani podstawy opodatkowania.

Ekwiwalenty dla zleceniobiorców

Pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy również osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą (art. 304 § 1 Kodeksu pracy). W związku z tym ekwiwalent pieniężny za używanie własnej odzieży ochronnej i obuwia roboczego oraz ekwiwalent za pranie tej odzieży przysługuje m.in. zleceniobiorcom.

Zobacz e-Poradnik „Zatrudnianie zleceniobiorców” dostępny na www.inforfk.pl

Koszty uzyskania przychodu dla pracodawcy

Kosztami uzyskania przychodu dla pracodawcy są koszty poniesione w celu uzyskania przychodu oraz koszty związane z zachowaniem bądź zabezpieczeniem źródła przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o pdop). Przysługujące zatem na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, za używanie odzieży i obuwia (przyznane zarówno pracownikom, jak i zleceniobiorcom) stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu. Poniesienie tych wydatków przez pracodawcę wynika z jego obowiązków uregulowanych przepisami prawa pracy i tym samym są one niezbędne do zachowania jego źródła przychodu.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

Podstawa prawna:

Więcej w MONITORZE prawa pracy i ubezpieczeń - Zamów prenumeratę >>

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podwyżki dla pracowników samorządowych. Czy nowe stawki wynagrodzenia zasadniczego przysługują także za lipiec?

1 sierpnia 2024 r. wejdzie w życie nowelizacja rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Zmiany mają celu uaktualnienie minimalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Czy nowe stawki przysługują także za lipiec 2024 r.?

Ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności zostanie wydłużona. Będą nowe przepisy

19 lipca 2024 r. do Sejmu wpłynął projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Dzięki nowym przepisom zostanie wydłużona ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności niemal 400 tys. osób.

Dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe - sprawdź, czy Twoje jest odpowiednie

Przepisy bhp wymagają odpowiednio przygotowanych i dostosowanych stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe. Sprawdź, czy Twoje stanowisko pracy jest zgodne z przepisami!

Czy pracownik na zwolnieniu lekarskim może wyjechać na urlop

Podczas zwolnienia lekarskiego pracownikowi nie wolno wykonywać żadnej pracy zarobkowej. Ponadto nie może wykorzystywać zwolnienia w sposób niezgodny z jego celem. Czy to oznacza, że podczas choroby pracownik powinien zostać w domu i nie wolno mu wyjechać na urlop?

REKLAMA

Wskaźnik waloryzacji na ustawowym minimum. Czy w 2025 r. wzrosną emerytury i renty?

6,78 proc. - co najmniej o tyle wzrosną emerytury i renty w przyszłym roku. Rząd pracuje nad rozporządzeniem w sprawie wysokości zwiększenia wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2025 r.

Czy 21 lipca to niedziela handlowa?

Czy przedostatnia niedziele lipca to niedziela handlowa? Czy sklepy będą otwarte? 

Składki tylko do ZUS czy do ZUS i OFE. Kończy się czas na podjęcie decyzji

Wkrótce „okno transferowe” pozwalające ubezpieczonym decydować, gdzie ma być przekazywana część ich składki emerytalnej, zostanie zamknięte. O tym, gdzie ma trafiać część składki, mogą decydować mężczyźni, którzy nie ukończyli 55 lat, i kobiety, które nie ukończyły 50 lat.

Wypłata z PPK bez podatku – wystarczy wybrać odpowiedni sposób wypłaty

Środki z PPK można wypłacić bez podatku. Bez względu na to, jaki wariant wypłaty oszczędności uczestnik PPK wybierze – zyski wypracowane przez 25% środków zgromadzonych na jego rachunku PPK będą zwolnione z podatku dochodowego. Rozłożenie wypłaty na co najmniej 120 miesięcznych rat zwalnia z podatku zyski wypracowane przez całość oszczędności. 

REKLAMA

Wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności – projekt ustawy

Rząd przyjął projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Nowelizacja przewiduje wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności maksymalnie o 6 miesięcy.

Czy pracodawca może zmusić do 14-dniowego urlopu?

Według Kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 lub 26 dni – w zależności od stażu pracy pracownika. Urlop może być podzielony na części, z których co najmniej jedna powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Czy 14-dniowy urlop jest obowiązkowy?

REKLAMA