Kiedy można wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Tak, ponieważ pracodawca i pracownik mogą jedynie ustalić, że urlop wypoczynkowy niewykorzystany do chwili zakończenia umowy nie będzie rozliczany ekwiwalentem, a pracownik wykorzysta go podczas trwania kolejnej umowy w sytuacji, gdy dwie umowy są zawarte bezpośrednio po sobie.

Przepisy przewidują wyjątek od obowiązku rozliczenia ekwiwalentem pieniężnym urlopu niewykorzystanego do dnia zakończenia stosunku pracy. Pracodawca nie jest zobowiązany do jego wypłaty w sytuacji, gdy obie strony umowy (czyli pracodawca i pracownik) postanowią o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w czasie kolejnego zatrudnienia danej osoby u tego samego pracodawcy. Konieczne jest jednak, aby następny stosunek pracy powstał na podstawie umowy o pracę zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę.

Aby skorzystać z tej możliwości, muszą łącznie wystąpić dwie przesłanki:

strony stosunku pracy zgodnie ustalą, że niewykorzystany urlop wypoczynkowy zostanie udzielony w trakcie trwania kolejnego stosunku pracy łączącego te dwa podmioty,

następny stosunek pracy powstaje bezpośrednio po zakończeniu aktualnego.

Przepisy nie narzucają obowiązku zawarcia porozumienia w formie pisemnej. Jak najbardziej ważne jest porozumienie zawarte ustnie lub nawet – zgodnie z art. 60 k.c. – samo zachowanie się strony, z którego jasno wynika wola osoby składającej oświadczenie. Zawarcie kolejnej umowy, niedomaganie się przez pracownika wypłaty ekwiwalentu i wydania świadectwa pracy powinno oznaczać, że strony w sposób dorozumiany doszły w tej kwestii do porozumienia. Do celów dowodowych zalecane jest tutaj jednak zachowanie formy pisemnej porozumienia. Ponadto przepisy dotyczące prowadzenia akt osobowych wskazują na to, że w części C akt osobowych należy umieścić dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Pracodawca nie może jednostronnie narzucić takiego rozwiązania. Nie może być ono zastosowane także wówczas, gdy tylko pracownik będzie nim zainteresowany.

W kontekście pytania istotne staje się pojęcie „bezpośredniości” nawiązania kolejnego stosunku pracy po zakończeniu poprzedniego. Należy przyjąć, że warunek ten będzie spełniony, gdy np. daty zakończenia umowy i zawarcia kolejnej przedzielone są dniami wolnymi od pracy.

Przepisy wskazują na to, że bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej umowy o pracę musi zostać zawarta kolejna. Bezpośredniości nie odnoszą zatem do rozpoczęcia świadczenia pracy na podstawie następnej umowy, a jedynie do faktu jej zawarcia. W przedstawionej w pytaniu sytuacji nie możemy jednak mówić o zawarciu kolejnej umowy bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej.

Nie ma tutaj także znaczenia porozumienie stron. Ustawodawca wskazał wyraźnie sytuacje, w jakich porozumienie o wykorzystaniu urlopu w naturze podczas kolejnej łączącej strony umowy może zostać zawarte. Nie można rozszerzyć tego wolą stron na inne sytuacje – np. takie, gdy następna umowa zawarta zostanie dopiero dwa tygodnie po dniu zakończenia obecnej.

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy podlega takiej samej ochronie jak wynagrodzenie za pracę. Przepis odnoszący się do możliwości nierozliczania ekwiwalentu wskazuje nie na powstanie kolejnego stosunku pracy bezpośrednio po zakończeniu poprzedniego, lecz na powstanie kolejnego stosunku pracy na podstawie umowy zawartej bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej.