Jak ustalać podstawę wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego

Nie zawsze można obliczyć podstawę wymiaru z 12 miesięcy kalendarzowych, ponieważ pracownik może zachorować przed upływem tego okresu. Dlatego w tym przypadku podstawa wymiaru wynagrodzenia lub zasiłku zostanie obliczona z krótszego okresu. W niektórych przypadkach podstawa wymiaru może być ustalona na podstawie miesięcznego wynagrodzenia określonego w umowie o pracę, wynagrodzenia uzyskanego za faktycznie przepracowane dni, po uzupełnieniu do pełnego miesiąca lub nawet wynagrodzenia uzyskanego przez pracownika zatrudnionego na podobnym stanowisku.

(?) Zatrudniliśmy pracownika od 1 stycznia 2007 r. Po wykorzystaniu 33 dni zwolnienia lekarskiego w lutym i marcu 2008 r., za które wypłaciliśmy wynagrodzenie chorobowe, pracownik znowu zachorował 9 maja 2008 r. Z jakiego okresu ustalić mu podstawę wymiaru zasiłku chorobowego?

Podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie trzeba ustalać na nowo, ponieważ między kolejnymi zwolnieniami lekarskimi przerwa była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe. Pracownik wykorzystał 33 dni zwolnienia lekarskiego, za które otrzymał wynagrodzenie chorobowe, a po przerwie ma prawo do zasiłku chorobowego.

Zmiana rodzaju świadczenia nie powoduje ponownego ustalenia podstawy jego wymiaru. Kwotę przysługującego pracownikowi zasiłku chorobowego powinni Państwo ustalić z podstawy wymiaru obliczonej do wypłaty wynagrodzenia za czas choroby w lutym i marcu 2008 r. Podstawy wymiaru nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami, za które zostały wypłacone kolejne świadczenia (wynagrodzenie chorobowe, zasiłek lub świadczenie rehabilitacyjne), przerwa była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe.

WAŻNE!

Podstawy wymiaru nie ustala się na nowo, jeżeli pracownik po przerwie krótszej niż 3 miesiące lub bez przerwy ma prawo do różnego rodzaju świadczeń z powodu niezdolności do pracy.

Pracownik chorował w lutym i marcu 2008 r., a teraz choruje w maju 2008 r. Nie ma przy tym znaczenia przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, czy w maju przerwa była dłuższa czy krótsza od ustalonej w związku z pierwszą chorobą w tym roku.

Wypłacając zasiłek chorobowy, ustaloną wcześniej stawkę dzienną zasiłku chorobowego powinni Państwo pomnożyć przez liczbę dni zwolnienia lekarskiego, które dostarczył Państwu pracownik.

(?) Od 1 stycznia 2008 r. zatrudniamy pracownicę, która często jest na krótkich zwolnieniach lekarskich i tym samym wykorzystała już pełny okres pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy. Na początku maja br. znowu zachorowała. Z jakiego okresu ustalić jej podstawę wymiaru zasiłku chorobowego? Nie była u nas zatrudniona przez 12 pełnych miesięcy kalendarzowych, a w styczniu i marcu była na zwolnieniach lekarskich.

Z tej samej podstawy wymiaru, na podstawie której zostało ustalone w br. wynagrodzenie chorobowe, powinni Państwo ustalić też kwotę przysługującego pracownicy zasiłku chorobowego w maju 2008 r.

Podstawę wymiaru dla pracownicy ustalili Państwo w styczniu 2008 r. na podstawie wynagrodzenia, które pracownica uzyskałaby za pracę w tym miesiącu. Od stycznia 2008 r. podstawa wymiaru wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być ustalona od kwoty niższej niż minimalne wynagrodzenie - 1126 zł lub 900,80 zł dla pracownika w pierwszym roku pracy.

Kwota świadczenia wypłaconego w marcu 2008 r. również powinna być ustalona z podstawy wymiaru ustalonej w styczniu 2008 r.

W tym przypadku przerwa między kolejnymi zwolnieniami lekarskimi była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe:

• między zwolnieniami w styczniu i marcu 2008 r. był to luty 2008 r. oraz

• między zwolnieniami w marcu i maju 2008 r. był to kwiecień 2008 r.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru liczy się miesiąc kalendarzowy, a nie 30 kolejnych dni.

(?) Pracownica, która jest u nas zatrudniona od 1 grudnia 2007 r., wykorzystała już pełny okres pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy w tym roku. Od 1 maja br. ponownie zachorowała. Od 1 marca 2008 r. pracuje na pełny etat (wcześniej pracowała na 3/4 etatu). Czy powinniśmy ustalić jej podstawę wymiaru zasiłku chorobowego na nowo, a jeśli tak, to z jakiego okresu?

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego powinna być w tym przypadku ustalona na nowo, przy uwzględnieniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia chorobowego, tj. za marzec i kwiecień 2008 r., w czasie którego pracownica była zatrudniona na pełny etat.

Zasady, zgodnie z którą podstawy wymiaru zasiłku przysługującego u tego samego pracodawcy nie oblicza się na nowo, jeżeli w pobieraniu wynagrodzenia za okres choroby i zasiłków - bez względu na ich rodzaj - nie było przerwy lub przerwa trwała krócej niż trzy miesiące kalendarzowe, nie stosuje się wówczas, gdy między poszczególnymi okresami pobierania zasiłków miała miejsce zmiana wymiaru czasu pracy.

Może się zdarzyć, że pracownik przed miesiącem powstania niezdolności do pracy był zatrudniony u danego pracodawcy przez okres krótszy niż 12 miesięcy. Jeśli okres ten wynosił przynajmniej jeden pełny miesiąc kalendarzowy, to do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjmuje się przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia chorobowego. Również w tej sytuacji przeciętne miesięczne wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez pracownika w poszczególnych miesiącach przez liczbę tych miesięcy. W przypadku opisanym w pytaniu łączne wynagrodzenie pracownicy z okresu od 1 marca do 30 kwietnia 2008 r. należy więc podzielić przez 2.

(?) Zatrudniliśmy pracownika od 5 maja 2008 r. Wynagrodzenie zostało ustalone w umowie o pracę w stałej miesięcznej wysokości 3300 zł brutto. 12 maja 2008 r. pracownik miał wypadek samochodowy niezwiązany z pracą i trafił do szpitala. U poprzedniego pracodawcy, zgodnie ze świadectwem pracy, był zatrudniony od 1 lipca 2005 r. do 30 kwietnia 2008 r., dlatego łącznie ma 30-dniowy okres ubezpieczenia chorobowego. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego obliczyliśmy na podstawie wynagrodzenia pracownika wskazanego w umowie o pracę, tj. 3300 zł. Czy podstawa wymiaru została ustalona prawidłowo?

Postąpili Państwo prawidłowo. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego pracownika należało ustalić na podstawie wynagrodzenia za maj 2008 r. Pracownik ma prawo do wynagrodzenia za pracę, które jest określone w umowie w stałej miesięcznej stawce - 3300 zł brutto, dlatego podstawę wymiaru w przypadku choroby w pierwszym miesiącu zatrudnienia ustala się na podstawie wynagrodzenia określonego w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy. Zasada ta ma zastosowanie zarówno wtedy, gdy pracownik rozpoczął pracę od początku miesiąca i zachorował, jak również gdy został zatrudniony w trakcie miesiąca i przebywał na zwolnieniu lekarskim z powodu choroby. W tym przypadku przyjmuje się wynagrodzenie za cały miesiąc również wtedy, gdy osoba uprawniona do świadczenia nie była jeszcze pracownikiem.

---

(?) Od 1 maja br. zatrudniliśmy w komisie samochodowym pracownicę, ustalając jej jednocześnie zmienne wynagrodzenie prowizyjne uzależnione od liczby sprzedanych samochodów w określonym miesiącu. 12 maja br. pracownica zwróciła się z wnioskiem o wypłatę zasiłku chorobowego, ponieważ ma poddać się badaniom na dawcę nerki dla chorej córki, a potem zabiegowi wycięcia nerki. Nie będzie jej w pracy do końca maja. Ma wymagany okres ubezpieczenia chorobowego u poprzedniego pracodawcy, a wcześniej wykorzystała cały okres pobierania wynagrodzenia chorobowego, dlatego musimy wypłacić jej zasiłek chorobowy. Z jakiego okresu powinniśmy ustalić podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, skoro jest u nas zatrudniona krócej niż miesiąc? Czy podstawę tę powinno stanowić jej wynagrodzenie uzyskane za przepracowane dni? Pracownica pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach od 9.00 do 17.00.

Podstawę wymiaru zasiłku należy ustalić na podstawie faktycznie osiągniętego wynagrodzenia w maju br. po uzupełnieniu do pełnego miesiąca. W przypadku gdy niezdolność do pracy powstała u pracownika przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego, a jego wynagrodzenie nie zostało ustalone w stałej wysokości i ma zmienny charakter, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się w inny sposób niż w sytuacji, gdy przysługuje wynagrodzenie w stałej wysokości. Podstawa wymiaru zasiłku obliczana wówczas jest na podstawie faktycznie osiągniętego wynagrodzenia miesięcznego w pierwszym miesiącu ubezpieczenia uzupełnionego wynagrodzeniem za pozostałe dni, które pracownik byłby zobowiązany przepracować w tym miesiącu, gdyby pracował przez cały miesiąc. Uzupełnienie to odbywa się przez:

• podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę przepracowanych dni,

• pomnożenie wynagrodzenia uzyskanego w wyniku wskazanego wyżej działania przez liczbę dni, które pracownik byłby zobowiązany przepracować w tym miesiącu.

Pracownica przepracowała w pierwszym miesiącu zatrudnienia 6 z 19 dni, które była zobowiązana przepracować. Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego powinna więc zostać ustalona przez podzielenie odpowiednio ustalonego wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni przez 6 oraz pomnożenie uzyskanego ilorazu przez 19.

(?) Pracownica zatrudniona w naszej firmie od 16 listopada 2007 r. ma wynagrodzenie prowizyjne uzależnione od liczby podpisanych umów z klientami. Zachorowała 6 grudnia 2007 r. Pracownica wystąpiła do ZUS o wydanie decyzji w sprawie ustalenia podstawy wymiaru. Uważa, że zaniżyliśmy jej kwotę zasiłku chorobowego, bo w listopadzie otrzymała wyższe wynagrodzenie niż w grudniu 2007 r. Z jakiego okresu i w jaki sposób należało ustalić jej podstawę wymiaru zasiłku chorobowego? Obliczyliśmy tę podstawę uzupełniając wynagrodzenie za przepracowaną część grudnia 2007 r. Czy postąpiliśmy prawidłowo?

Prawidłowo ustalili Państwo podstawę wymiaru zasiłku chorobowego. Pracownica zachorowała w drugim miesiącu pracy, jednak została zatrudniona w trakcie miesiąca, dlatego podstawę wymiaru należało ustalić na podstawie wynagrodzenia z pełnego miesiąca zatrudnienia - w tym przypadku z uzupełnionego wynagrodzenia za grudzień 2008 r.

Pracownikowi, który ma prawo do wynagrodzenia zmiennego i został zatrudniony w trakcie miesiąca, a zachorował w następnym pełnym miesiącu pracy, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego należy ustalić na podstawie wynagrodzenia z drugiego pełnego miesiąca zatrudnienia - ubezpieczenia chorobowego, po wcześniejszym uzupełnieniu tego wynagrodzenia.

Zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą zwrócić się do ZUS o ustalenie prawa do świadczenia. ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyda w tej sprawie decyzję. Gdyby ZUS uznał, że świadczenie zostało zaniżone, musieliby Państwo wyrównać wypłacone pracownicy świadczenie.

(?) W kwietniu 2008 r. podpisaliśmy z pracownicą umowę o pracę od 1 maja br. Miesięczne wynagrodzenie zostało określone w stałej miesięcznej wysokości 3100 zł brutto. Pracownica zachorowała jeszcze przed 1 maja 2008 r. i była na zwolnieniu lekarskim do 16 maja. Za jaki okres powinniśmy wypłacić jej zasiłek chorobowy, czy jeszcze za kwiecień 2008 r., skoro umowa została już wtedy podpisana? Na jakiej podstawie ustalić podstawę wymiaru zasiłku chorobowego?

Mają Państwo obowiązek wypłacić pracownicy zasiłek chorobowy za okres od 1 do 16 maja 2008 r., tj. za okres, kiedy jest u Państwa zatrudniona. Podstawę wymiaru należy ustalić na podstawie wynagrodzenia, do którego pracownica ma prawo za maj 2008 r., tj. 3100 zł po pomniejszeniu o składki należne od pracownika (emerytalną, rentową i chorobową).

W przypadku pracownika, który rozpoczyna pracę u danego pracodawcy i już od pierwszego dnia pracy korzysta ze zwolnienia lekarskiego, a spełnia warunki wymagane do uzyskania zasiłku chorobowego, sposób ustalenia podstawy wymiaru tego zasiłku jest uzależniony od tego, czy wynagrodzenie za pracę zostało ustalone w stałej wysokości w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy, czy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie zmienne. Jeżeli miesięczne wynagrodzenie za pracę zostało określone w stałej wysokości, podstawa wymiaru zasiłku chorobowego powinna zostać ustalona na podstawie tego wynagrodzenia.

(?) Od 1 kwietnia 2008 r. zatrudniłem w swojej firmie drugiego przedstawiciela handlowego ustalając mu zmienny, prowizyjny charakter wynagrodzenia uzależniony od liczby sprzedanych produktów. Pracownik miał rozpocząć pracę dopiero od 14 kwietnia br., ale dostarczył nam zwolnienie lekarskie na okres od 14 do 30 kwietnia 2008 r. Czy słusznie ustaliliśmy podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego biorąc pod uwagę wynagrodzenie z kwietnia uzyskane przez drugiego zatrudnionego u nas przedstawiciela handlowego?

Słusznie naliczyli Państwo podstawę wymiaru z wynagrodzenia, które w kwietniu br. otrzymał drugi zatrudniony u Państwa przedstawiciel handlowy.

Przedstawiciel handlowy, który rozpoczął u Państwa pracę, już od pierwszego dnia pracy zachorował i do końca miesiąca był na zwolnieniu lekarskim. Ponieważ wynagrodzenie miesięczne pracownika zostało określone w zmiennej wysokości, a w miesiącu, w którym miał zacząć pracę, nie uzyskał żadnych zarobków, nie można uzupełnić tego wynagrodzenia. Podstawą wymiaru wynagrodzenia chorobowego w tym przypadku jest kwota zmiennych składników wynagrodzenia wypłacona za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy pracowników zatrudnionych na takim samym lub podobnym stanowisku pracy. Ponieważ zatrudniają Państwo jeszcze jednego przedstawiciela, który w kwietniu 2008 r. uzyskał wynagrodzenie za pracę, prawidłowo na podstawie wynagrodzenia tego pracownika ustalili Państwo podstawę wymiaru i naliczyli wynagrodzenie za czas choroby.

Podstawa prawna:

• art. 4 ust. 1, ust. 2, art. 36, art. 37, art. 38, art. 43, art. 63 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2005 r. nr 31, poz. 267 ze zm.).

Maria Gałecka

ekspert w zakresie ubezpieczeń społecznych