Nadpłata wynagrodzenia - czy pracodawca może ją odzyskać?

Pracodawca może dochodzić od pracownika nadpłaconego wynagrodzenia, przy czym musi wykazać wszelkie okoliczności, z których będzie wynikać, że pracownik powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu nadpłaty. Roszczenie pracodawcy o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia przedawnia się z upływem 3 lat od dnia dokonania bezzasadnej wypłaty.

Wypłata wynagrodzenia za pracę w prawidłowej wysokości jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Zdarza się jednak, że mimo zatrudniania wyspecjalizowanych służb oraz odpowiedniego oprogramowania pracodawca na skutek błędu wypłaci pracownikowi wynagrodzenie w wyższej wysokości niż należne lub wypłaci wynagrodzenie bez podstawy prawnej. Wypłata za wysokiego wynagrodzenia może wynikać np. z błędnie wyliczonych nadgodzin lub z nieprawidłowego ustalenia prowizji. Natomiast wypłata wynagrodzenia bez podstawy prawnej będzie miała miejsce wtedy, gdy np. pracodawca przez pomyłkę wypłaci pensję byłemu pracownikowi lub gdy z pracownikiem zawarto nieważną umowę o pracę.

Nadpłata wynagrodzenia za pracę stanowi świadczenie nienależne. Definicja świadczenia nienależnego oraz związana z nim problematyka nie zostały uregulowane w Kodeksie pracy. Dlatego na podstawie odesłania zawartego w art. 300 Kodeksu pracy (dalej k.p.) w tym zakresie należy posiłkować się przepisami Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Zgodnie z art. 405 Kodeksu cywilnego (dalej k.c.) każdy, kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, ma obowiązek wydania korzyści w naturze, a w przypadku gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości. Obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa w sytuacji, gdy ten, kto korzyść uzyskał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją powinien był liczyć się z obowiązkiem zwrotu (art. 409 k.c.). Sąd Najwyższy w wyroku z 3 grudnia 2009 r. (sygn. akt II PK 77/09) uznał, że:

Każde przejście wartości majątkowych z jednej osoby na drugą musi być prawnie uzasadnione. Jeżeli więc przesunięcie majątkowe nastąpi bez uzasadnionej podstawy, ten, kto daną wartość utracił, może żądać jej zwrotu od tego, na kogo ona bezpodstawnie przeszła. Brak podstawy prawnej należy przy tym rozumieć jako sytuacje, w których uzyskanie korzyści majątkowej nie znajduje usprawiedliwienia w przepisie ustawy, ważnej czynności prawnej, prawomocnym orzeczeniu sądowym albo akcie administracyjnym.

Z powołanego orzeczenia wynika, że pracownik, co do zasady, nie ma obowiązku zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia, jeżeli nadpłatę zużył lub utracił.

Polecamy również serwis: Ochrona wynagrodzenia

Obowiązek zwrotu istnieje jednak mimo utraty (zużycia) nadpłaty w przypadku, gdy pracownik „powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu”. Sformułowanie to powoduje w praktyce wiele wątpliwości. Aby je wyjaśnić Sąd Najwyższy wielokrotnie wypowiadał się w tej kwestii m.in. w wyroku z 9 stycznia 2007 r. (sygn. akt II PK 138/06, OSNP 2008/3–4/38), którym stwierdził, że:

Pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc jego obowiązek liczenia się ze zwrotem świadczenia ogranicza się zasadniczo do sytuacji, w których ma świadomość otrzymania nienależnego świadczenia. (...) Ciężar dowodu w tej kwestii spoczywa na pracodawcy.

Pracownik ma zatem prawo oczekiwać, że jeżeli pracodawca posiada specjalistów w zakresie naliczania płac, to wynagrodzenie, jakie otrzymuje zatrudniony, jest obliczone prawidłowo. Potwierdził to Główny Inspektorat Pracy w stanowisku wyrażonym w piśmie z 1 lipca 2009 r. (GPP-110–4560–43/09/PE/RP):

(...) Jeśli dochodzi do sytuacji, kiedy pracodawca omyłkowo wypłaca pracownikowi zawyżone wynagrodzenie, a pracownik nie wyraża dobrowolnie zgody na zwrot nadpłaconej kwoty, pracodawcy pozostaje jedynie wystąpienie na drogę sądową z roszczeniem o jej zwrot na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu. Pracodawca w takim wypadku ma prawo domagać się zwrotu nadpłaconej kwoty od pracownika, wykazując, że pracownik otrzymał świadczenie o wiele wyższe niż należne, i w związku z tym powinien liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu. (...)

W przypadku wypłaty za wysokiego wynagrodzenia, to pracodawca musi wykazać, że pracownik miał świadomość otrzymania nadpłaty. Zasadą jest zatem, że pracownik nie musi liczyć się z obowiązkiem zwrotu nienależnego wynagrodzenia. Jeżeli pracodawca uważa, że w konkretnej sprawie pracownik powinien liczyć się z takim obowiązkiem, musi udowodnić to przed sądem.

Zobacz również: Konsekwencje nieprawidłowego obliczenia wynagrodzenia

Wyjątkiem od powyższej zasady jest sytuacja, gdy pracownik pobiera wynagrodzenie „z góry” czyli przed wykonaniem pracy. W ten sposób wynagradzani są m.in. nauczyciele i policjanci. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 8 grudnia 1994 r. (sygn. akt I PZP 49/94, OSNP 1995/16/202):

Pracownik otrzymujący wypłatę wynagrodzenia „z góry” powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu wynagrodzenia w każdej sytuacji niewykonywania pracy, chyba że za określony czas z mocy przepisu szczególnego zachowuje do niego prawo.

Prezentowane stanowisko wynika z jednej z podstawowych zasad prawa pracy, zgodnie z którą wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną. Przy wypłacie wynagrodzenia „z góry” pracodawcy łatwiej dochodzić nadpłaconego wynagrodzenia. Musi on jedynie wykazać, że pracownik nie wykonał powierzonej mu pracy.

Kolejnym problemem, jaki wiąże się z nadpłaconym wynagrodzeniem, jest możliwość potrącenia nadpłaty z następnego wynagrodzenia. Pracodawca nie może jednak bez zgody pracownika dokonywać potrąceń z wynagrodzenia za pracę nienależnie wypłaconych kwot. Zamknięty katalog należności, jakie mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody zawiera bowiem art. 87 § 1 k.p. i są to:

1. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
2. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
3. zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
4. kary pieniężne przewidziane w art. 108 k.p.

Powyższy katalog nie zawiera odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia. Aby zatem tego dokonać, pracodawca powinien zwrócić się do pracownika o zgodę. Może się również zdarzyć, że pracownik sam poinformuje pracodawcę o zbyt wysokim wynagrodzeniu, jakie otrzymał. W każdym jednak przypadku pracownik powinien wyrazić pisemną zgodę na potrącenie nadpłaty (art. 91 k.p.). Wyrażenie zgody w innej formie niż pisemna jest nieważne (wyrok SN z 1 października 1998 r. sygn. akt I PKN 366/98, OSNP 1999/21/684).

Zobacz: Forum Kadry - ZUS i Płace

UWAGA!

Ochroną przed potrąceniami objęte są również nagrody jubileuszowe i odprawa emerytalna (wyrok Sądu Najwyższego z 19 lutego 2004 r.; sygn. akt I PK 217/2003).

Problem powoduje również charakter spraw związanych z dochodzeniem zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia. Dotyczą one bowiem sporów między pracownikiem a pracodawcą. W takich przypadkach zastosowanie mają przepisy prawa cywilnego, a nie prawa pracy. Powstaje zatem pytanie, do jakiego sądu pracodawca musi skierować pozew o odzyskanie nadpłaconego wynagrodzenia. W uchwale z 27 marca 2007 r. (sygn. akt II PZP 2/07, OSNP 2007/15–16/210) Sąd Najwyższy uznał, że:

Sprawa o zwrot nienależnie pobranych świadczeń ze stosunku pracy dochodzonych od członka zarządu (byłego członka zarządu) spółki akcyjnej jednocześnie zatrudnionego w niej na podstawie umowy o pracę, jest sprawą ze stosunku pracy (art. 476 § 1 kpc).

Mimo że do spraw dotyczących zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego, są to sprawy z zakresu prawa pracy. Dlatego pracodawca będzie musiał skierować powództwo do sądu pracy, a nie do sądu cywilnego. W tych sprawach będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu postępowania cywilnego dotyczące postępowania w sprawach z zakresu prawa pracy.

Zobacz pełną treść orzeczenia dostępną na www.inforfk.pl

W związku z tym pojawiło się pytanie, jaki okres przedawnienia należy stosować. W wyroku z 8 czerwca 2010 r. (sygn. akt I PK 31/10) Sąd Najwyższy wskazał, że okres przedawnienia, po którym nie będzie możliwe dochodzenie nadpłaconego wynagrodzenia, wynosi 3 lata. Termin ten zaczyna biec od momentu wypłaty zbyt wysokiego wynagrodzenia. Biegu terminu przedawnienia nie przerywa wezwanie pracownika do zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia. Przerwanie biegu terminu przedawnienia następuje na skutek wniesienia pozwu do sądu pracy lub przez wezwanie do próby ugodowej.

Podstawa prawna:

● art. 87 § 1, art. 91, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 2)

● art. 405, art. 409 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 230, poz. 1370)

● art. 476 § 1 ustawy z 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. Nr 43, poz. 296; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 403)