Jak naliczyć składki i podatek od zaległego wynagrodzenia

Od zasądzonego wynagrodzenia należy rozliczyć składki ZUS, zgodnie z ogólnymi zasadami obowiązującymi przy rozliczaniu przychodów ze stosunku pracy. Składki od tego przychodu należy rozliczyć w imiennym raporcie miesięcznym składanym za miesiąc, w którym wynagrodzenie zostało wypłacone lub pozostawione do dyspozycji pracownika, z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx. Od kwoty zasądzonego wynagrodzenia należy również opłacić zaliczkę na podatek dochodowy, stosując zwykłe koszty uzyskania przychodu. Nie można natomiast zastosować w tym przypadku kwoty zmniejszającej podatek. Odsetki od nieterminowo wypłaconego wynagrodzenia nie podlegają ani oskładkowaniu, ani opodatkowaniu.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (art. 18 ust. 1 ustawy systemowej). Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:

• wynagrodzenia zasadnicze,
• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
• różnego rodzaju dodatki, nagrody,
• ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona,
• świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 updof).

Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe stanowi zatem przychód ze stosunku pracy. Wskazują na to wprost regulacje podatkowe, do których z kolei odsyła ustawa systemowa. Dla kwalifikacji źródła tego przychodu nie ma znaczenia, że został on wypłacony z opóźnieniem, po wyroku sądu pracy.

Oznacza to, że od wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych trzeba odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, niezależnie od daty wypłacenia tego wynagrodzenia. Należy od niego odprowadzić również zaliczkę na podatek dochodowy (stosując zwykłe koszty uzyskania przychodu). Składki powinny zostać rozliczone w raporcie ZUS RCA sporządzonym za miesiąc, w którym nastąpiła wypłata lub została pozostawiona do dyspozycji byłego pracownika, z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx (osoba, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc, po ustaniu tytułu do ubezpieczeń).

Mimo występowania pewnego związku wypłaty odsetek z wcześniejszym zatrudnieniem w ramach stosunku pracy, brakuje dostatecznych podstaw prawnych do obciążania ich składkami na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Zasada ta dotyczy zarówno odsetek zasądzanych przez sądy pracy wraz z wynagrodzeniem za czas pozostawania bez pracy lub odszkodowaniem, jak również należnych z tytułu opóźnienia wypłaty wynagrodzeń i świadczeń pieniężnych ze stosunku pracy (pismo Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 23 listopada 2000 r., znak: U.520–333/2000, wyjaśnienia ZUS z 7 marca 2001 r., znak: FUu 077–7/01).

Odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzeń i świadczeń z tytułu umowy o pracę są również zwolnione z opodatkowania (art. 21 ust. 1 pkt 95 updof). Pracodawca pobiera zatem zaliczki na podatek wyłącznie od kwoty samego wynagrodzenia, bez uwzględniania odsetek karnych.

Składki należy obliczyć przy zastosowaniu stóp procentowych obowiązujących w dniu wypłaty zaległego wynagrodzenia, mimo że zasądzone na rzecz pracownika wynagrodzenie dotyczy godzin nadliczbowych przepracowanych w 2010 r.

PRZYKŁAD

Na mocy wyroku sądowego pracodawca jest zobowiązany do wypłaty niewypłaconego wynagrodzenia wraz z odsetkami. Zasądzone wynagrodzenie dotyczy 2010 r. Należne składki trzeba obliczyć od kwoty wynagrodzenia w wysokości ustalonej bez odsetek. Kwota zasądzonego wynagrodzenia (bez odsetek) wynosi 2500 zł i zostanie wypłacona w kwietniu 2012 r. Oznacza to, że od wynagrodzenia należy odprowadzić składki ZUS w następującej wysokości:

• składka emerytalna: pracownik – 244 zł (9,76%), pracodawca – 244 zł (9,76%),
• składka rentowa: pracownik: 37,50 zł (1,5%), pracodawca – 162,50 zł (6,5%),
• składka chorobowa: pracownik: 61,25 zł (2,45%),
• razem składki finansowane przez pracownika: 342,75 zł,
• składka zdrowotna: pracownik: 194,15 zł = [9% x (2500 zł – 342,75 zł)].

Składka wypadkowa powinna zostać ustalona zgodnie ze stopą procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującą danego płatnika w okresie rozliczeniowym od 1 kwietnia 2012 r. do 31 marca 2013 r.

Zaliczka na podatek dochodowy – 201 zł, co wynika z obliczeń:

• 2500 zł – 342,75 zł (suma składek finansowanych przez pracownika) = 2157,25 zł,
• 2157,25 zł x 7,75% = 167,19 zł (kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne pomniejszająca zaliczkę na podatek dochodowy),
• 2157,25 zł – 111,25 zł = 2046 zł (podstawa opodatkowania),
• 2046 zł x 18% = 368,28 zł (zaliczka na podatek dochodowy),
• 368,28 zł – 167,19 zł = 201,09 zł, po zaokrągleniu 201 zł.

Ustalając kwotę należnego podatku od zaległego wynagrodzenia nie należy stosować kwoty zmniejszającej podatek.

Podstawa prawna:

• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 95, art. 31 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361),
• art. 18 ust. 1, art. 20 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• art. 66 ust. 1 lit. a, art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.),
• § 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. Nr 78, poz. 465 ze zm.).