Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Dwa dotychczas obowiązujące rozporządzenia w sprawie podróży służbowych (dotyczące podróży krajowych i podróży za granicę) od 1 marca 2013 r. zastąpiło jedno wspólne – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: nowe rozporządzenie).

Zgodnie z nowym rozporządzeniem, podróż służbowa:

• na obszarze kraju – zwana jest podróżą krajową,
• poza granicami kraju – zwana jest podróżą zagraniczną.

Przepisy wspólne dla podróży krajowych i zagranicznych zamieszczono w pierwszym rozdziale nowego rozporządzenia (§ 1–5).

Polecamy również: Podróż służbowa a pozostawanie pracownika do dyspozycji pracodawcy

Świadczenia przysługujące pracownikowi

Tak jak dotychczas, z tytułu podróży krajowej i podróży zagranicznej, odbywanych w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety,
2. zwrot kosztów:
   • przejazdów,
   • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   • noclegów,
   • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Środek transportu

Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę. Nowe rozporządzenie, w § 3 ust. 2 wyraźnie doprecyzowuje, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi – w tym miejscówkami. Uwzględnia się przy tym posiadaną przez pracownika ulgę na dany środek transportu (niezależnie od tytułu tej ulgi).

Pracodawca – na wniosek pracownika – może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, niebędącymi własnością pracodawcy. Pracownikowi przysługuje wówczas zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa niż ustalona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W 2013 r. stawki obowiązują w takich samych wysokościach, jak w latach poprzednich (np. dla samochodu osobowego o pojemności powyżej 900 cm3 jest to 0,8358 zł za 1 kilometr przebiegu pojazdu).

Polecamy serwis: Rozliczanie wynagrodzeń

Zwrot innych udokumentowanych wydatków

Pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę – w udokumentowanej wysokości. Chodzi o wydatki inne niż koszty przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz noclegów. Przepisy nowego rozporządzenia wyraźnie określają w § 4 ust. 2, że wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Termin rozliczenia podróży służbowych

Podobnie jak poprzednio, pracownik ma obowiązek rozliczenia kosztów podróży krajowej lub zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia kosztów podróży powinien dołączyć dokumenty – w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (wymóg ten nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami).

Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (§ 5 ust. 3 nowego rozporządzenia).

Podróże krajowe

Przepisy dotyczące wysokości oraz warunków zwrotu należności za podróże krajowe zawarto w drugim rozdziale nowego rozporządzenia (§ 6–11). Pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej. Podobnie jak poprzednio, może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

---

Diety

Od 1 marca 2013 r. dieta za każdą dobę podróży krajowej pracownika wynosi 30 zł (wcześniej było to 23 zł). Wysokość należności z tytułu diet jest uzależniona od czasu trwania podróży – oblicza się ją za czas „od” rozpoczęcia podróży (wyjazdu) „do” powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Takie uregulowanie oznacza, że czas pobytu pracownika w delegacji to zarówno czas pobytu w miejscowości, do której został on skierowany, jak i czas przemieszczania się środkami transportu w celu dojechania do danej miejscowości oraz powrotu z tej miejscowości.

W przypadku podróży trwającej nie dłużej niż dobę pracownikowi przysługuje:

• 15 zł za podróż trwającą od 8 do 12 godzin,
• 30 zł za podróż trwającą powyżej 12 do 24 godzin.

Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, pracodawca ma obowiązek wypłacić:

• 15 zł za każdą rozpoczętą dobę do 8 godzin,
• 30 zł za każdą rozpoczętą dobę ponad 8 godzin.

Kwotę diety zmniejsza się, jeżeli pracownik podczas podróży służbowej miał zapewnione bezpłatne, częściowe wyżywienie – przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 25% diety,
• obiad – 50% tego świadczenia,
• kolacja – 25% diety.

Pracodawca nie zawsze będzie miał obowiązek wypłacenia pracownikowi diet za czas podróży służbowej. Dieta nie przysługuje pracownikowi:

• delegowanemu do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
• przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni, jeżeli wykorzystał przysługujące mu prawo do przejazdu na koszt pracodawcy w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,
• któremu zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (tj. trzy posiłki dziennie).

Ważne!

Dieta za czas podróży służbowej w ogóle nie przysługuje pracownikowi, który miał zapewnione podczas podróży całodzienne posiłki.

Noclegi

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (tj. nie wyższej niż 600 zł). Przy czym pracodawca w uzasadnionych przypadkach może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej powyższy limit.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za hotel, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (tj. ryczałt w wysokości 45 zł). Jednak tylko wtedy, gdy nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00.

Podobnie jak poprzednio, zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Zobacz również: Jak obniżyć dietę krajową o zapewnione wyżywienie

Koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety (tj. w wysokości 6 zł). Ryczałt nie przysługuje jednak pracownikowi, który nie poniósł kosztów takich dojazdów (np. odbył podróż samochodem służbowym lub niebędącym własnością pracodawcy).

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (np. autobusem, taksówką). W takim przypadku pracownikowi nie przysługuje już jednak ryczałt z tego tytułu.

Zaliczka

Tak jak do tej pory, pracodawca – na wniosek pracownika – przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Podróże zagraniczne

Przepisy dotyczące wysokości oraz warunków zwrotu należności za podróże zagraniczne zamieszczono w trzecim rozdziale nowego rozporządzenia (§ 12–21).

Od 1 marca 2013 r. zmieniono wysokość diet i limitów noclegowych dla większości państw oraz rodzaj waluty (z USD na EUR) w kilkunastu krajach.

Zobacz koniecznie: Diety w podróży służbowej od marca 2013 r.

---

Diety

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe (§ 13 ust. 2 nowego rozporządzenia). Zasada ta nie dotyczy sposobu ustalania diet za czas przejazdu przez kilka państw tzw. tranzytem.

Przykład:

W razie służbowej podróży zagranicznej do Bułgarii (przez Słowację, Węgry i Rumunię), odbywanej samochodem prywatnym, pracodawca ustala należną dietę w wysokości przewidzianej dla Bułgarii. Inaczej będzie, jeżeli w każdym z tych państw pracownik będzie miał do wykonania zadania służbowe (tj. każde z nich będzie państwem docelowym).

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia – przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 15% diety,
• obiad – 30% diety,
• kolacja – 30% diety.

W ten sam sposób pomniejsza się dietę w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

Polecamy serwis: Dokumentacja płacowa

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
• za niepełną dobę podróży zagranicznej:
  • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  • ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

UWAGA!

Od 1 marca 2013 r. pracodawca może ustalać więcej niż jeden kraj docelowej delegacji, co ma istotne znaczenie ze względu na różnice w wysokości diet przysługujących w poszczególnych państwach.

Zobacz koniecznie:

Zwrot kosztów leczenia

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zasada ta jest zatem taka sama jak do tej pory – z tym, że dodano jeden wyjątek. Otóż, zwrot tych kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych, udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy zdrowotnej (§ 19 ust. 2 nowego rozporządzenia).

Rozliczanie zaliczki

Doprecyzowano, że ustalenie zaliczki na niezbędne koszty podróży zagranicznej i jej rozliczenie powinno następować według średniego kursu z dnia jej wypłacenia, określonego przez Narodowy Bank Polski (§ 20 nowego rozporządzenia).

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Podstawa prawna:

• ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 1548)
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167)
• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308)

Więcej przeczytasz w Poradniku Organizacji Non-Profit >>>