Kategorie

Krajowe podróże służbowe

Cezary Mak
Świadczenie pracy w kilku różnych rejonach kraju będących dla pracownika stałym miejscem wykonywania pracy nie jest zjawiskiem wyjątkowym, lecz normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych.

Podstawę formalną podróży służbowej pracownika odbywanej na terenie kraju stanowi pochodzące od pracodawcy polecenie wyjazdu. Forma polecenia jest w zasadzie dowolna, jednak do celów dowodowych zaleca się wydanie takiego polecenia pracownikowi na piśmie. W praktyce pracodawcy posługują się zunifikowanym drukiem polecenia wyjazdu służbowego, w którym zawarte są niezbędne informacje pozwalające na udokumentowanie, że pracownik znajdował się w podróży służbowej.

W przypadku przedsiębiorców o tym, czy znajdują się w podróży służbowej, każdorazowo decyduje cel takiej podróży i jej służbowy charakter.

Reklama

WAŻNE!
Za podróż służbową przedsiębiorcy należy uznać jedynie bezpośrednie wykonywanie przez niego zadań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, jeśli nie łączy się to z osobistym świadczeniem przez tego przedsiębiorcę usług w ramach prowadzonej przez niego działalności.

Przedsiębiorca podróżuje bez polecenia wyjazdu służbowego, bo on sam decyduje o konieczności takiej podróży i o rodzaju użytego środka transportu. Nie ma jednak żadnych przeszkód, aby posługiwał się takim samym drukiem, z którego korzystają pracownicy. Przepisy podatkowe określające niezbędne elementy potrzebne do rozliczania należności z tytułu podróży służbowych, które powinien zawierać ten formularz, są bowiem wspólne dla pracowników i przedsiębiorców.

Podróż służbowa kierowcy po zmianach >>

Świadczenia związane z podróżą służbową

Pracownikom, którzy otrzymali polecenie odbycia podróży służbowej, przysługują określone należności, które nie są składnikami wynagrodzenia za wykonaną pracę, lecz stanowią zwrot zwiększonych kosztów, wynikających z odbycia podróży służbowej na obszarze kraju. W przypadku pracowników sfery budżetowej rodzaj oraz wysokość tych należności została określona w rozporządzeniu wykonawczym. W przypadku pozostałych pracowników zasady ustalenia tych wydatków pozostawiono w gestii pracodawców prywatnych. Ustalając wysokość diety, nie mogą oni jednak ukształtować jej na poziomie niższym niż wskazana dla pracowników sfery budżetowej. Z tytułu zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej pracownikom przysługują diety, których wysokość jest uzależniona od czasu trwania tej podróży.

Dieta nie przysługuje:

  • za czas delegowania do miejscowości stałego lub czasowego pobytu pracownika,
  • gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie w postaci 3 posiłków.

Zdaniem Sądu Najwyższego miejscowość, w której pracodawca udostępnił pracownikowi nieodpłatnie lokal mieszkalny i w której pracownik faktycznie przebywał, choćby bez zamiaru stałego tam pobytu, bez względu na dopełnienie obowiązku meldunkowego, jest miejscowością czasowego pobytu pracownika (wyrok SN z 11 października 2005 r., I PK 67/05).


Zwrot kosztów przejazdów

Reklama

Pracodawca powinien także zwrócić pracownikowi poniesione przez niego koszty przejazdów i innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Należy przez to rozumieć wszystkie wydatki, jakie pracownik poniósł w związku z przejazdami między miejscowościami wskazanymi w poleceniu wyjazdu służbowego (miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży), np. z tytułu: zakupu paliwa, opłat za autostrady, kosztów naprawy samochodu, który zepsuł się w trakcie podróży, a nawet jego mycia.

Przykład
Pracownik przebywał w podróży służbowej, w czasie której zepsuł się BUS, którym podróżował. W tej sytuacji zmuszony był zamówić taksówkę, która dowiozła go do miejsca docelowego. Może on więc z tytułu zwrotu kosztów przejazdów domagać się nie tylko równowartości ceny biletów na BUS, ale także kwoty zapłaconej za taksówkę.

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu, rozumianą jako 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczął podróż, przysługuje mu ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety (4,60 zł za dobę podróży). W tym wypadku chodzi o ryczałtowe zrekompensowanie pracownikowi kosztów poniesionych w miejscowości docelowej, w związku z jego przemieszczeniem się na terenie tej miejscowości, do punktu, gdzie wykonuje zadania służbowe. Ryczałt nie przysługuje wtedy, gdy pracownik nie ponosi takich kosztów albo pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Dom albo hotel – kiedy pokrywać koszty noclegu

Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, a gdy nie przedstawił rachunku – za każdy nocleg przysługuje 34,50 zł (150% diety). Ryczałt ten należy się jedynie wtedy, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin – między godziną 21.00 a 7.00 rano.

WAŻNE!
Jeśli pracownik przedstawi rachunek, a pracodawca uzna, że pracownik miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu, nie przysługuje mu zwrot kosztów noclegu.

Pracownikom przysługuje również zwrot innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, które ściśle dotyczą zadania służbowego, np. koszty obiadu z klientem firmy czy koszty drobnych upominków.

Wypadek samochodem służbowym >>

Kiedy ryczałt jest opłacalny

Właściciele firm w odróżnieniu od pracodawców ze sfery budżetowej mają możliwość rozliczania kosztów podróży pracowników w wysokości zryczałtowanej. Ryczałt ten może być ustalany za każdą dobę podróży lub za czas pobytu niezbędny do wykonania określonego zadania. Jego wysokość nie może znacznie odbiegać od świadczenia należnego pracownikom na zasadach ogólnych. W przeciwnym wypadku pracownikowi będzie przysługiwać roszczenie o wyrównanie należności.

WAŻNE!
Na to, jaki system rozliczania kosztów podróży służbowych zostanie przyjęty u pracodawcy, ma wpływ przede wszystkim częstotliwość odbywania u niego podróży służbowych przez pracowników.

Wielokrotne odbywania takich podróży przemawia za wprowadzeniem ryczałtowego systemu rozliczania, gdyż upraszcza je przez wyeliminowanie potrzeby szczegółowego uregulowania każdej doby podróży służbowej.

Podstawa prawna:

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?