Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej a podatek i składki ZUS

Chcemy wypłacać ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w kwocie 20 zł miesięcznie. Będzie on ustalany ryczałtowo, niezależnie od ponoszonych przez pracownika kosztów prania. Czy ekwiwalent powinien być opodatkowany i oskładkowany – pyta Czytelnik z Łomży.

Organy podatkowe uznają, że ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, którego wysokość została ustalona bez odniesienia do rzeczywiście poniesionych przez pracowników kosztów prania, może korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych. Natomiast według ZUS tego rodzaju ekwiwalent nie jest zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenie zdrowotne.

Polecamy książkę: Pracownicy tymczasowi. Zatrudnianie po zmianie przepisów od 1 czerwca 2017 

Składki ZUS

Obowiązek zapewnienia pracownikowi odzieży roboczej przewidzianej do stosowania na danym stanowisku pracy, a także m.in. jej pranie zasadniczo spoczywa na pracodawcy. Jedynie w przypadku braku możliwości zapewnienia prania przez zatrudniającego czynności te mogą być wykonywane przez pracownika. Warunkiem jest jednak zobowiązanie pracodawcy do wypłaty pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych przez niego kosztów prania (art. 237⁹ ustawy - Kodeks pracy, dalej k.p.). Według ZUS o ekwiwalencie pieniężnym nie można mówić w przypadku, gdy pracodawca wypłaca każdemu pracownikowi tę samą stałą kwotę za upranie odzieży roboczej (np. uwzględniając ceny najtańszej pralni dostępnej na lokalnym rynku i niezależnie od tego, czy pracownik korzysta z usług pralni, czy pierze samodzielnie, przy czym odzież musi być czysta). Takie kwoty nie są bowiem według ZUS ekwiwalentem pieniężnym, lecz ryczałtem pieniężnym, który podlega oskładkowaniu.

Zdaniem ZUS warunkiem zwolnienia ze składek jest, aby przyznana kwota odzwierciedlała koszty prania faktycznie poniesione przez pracownika (w przypadku korzystania z pralni - przyznawane na podstawie rachunków, a w przypadku prania samodzielnego - przyznawane według kalkulacji kosztów prania odzieży przez pracownika).

Podatki

Organy podatkowe podchodzą mniej restrykcyjnie do zagadnienia ustalania wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, tak aby mógł być zwolniony z opodatkowania. Nie domagają się dokumentowania przez pracowników kosztów prania. Wystarczy, że wysokość kosztów stanowiących ekwiwalent zostanie określona w porozumieniu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. W jednej z interpretacji indywidualnych wydanej 3 kwietnia 2017 r. (sygn. akt 1462-IPPB4.4511.81.2017.1.IM) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że: "(…) Z powołanych powyżej przepisów (art. 237⁹ k.p. - przyp. red.) wynika więc, że ekwiwalent pieniężny za pranie przysługuje na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Przepisy te nie wymagają, by pracodawca dokonywał zwrotu udokumentowanych wydatków ponoszonych przez pracowników. (…) Skoro zatem z przepisów Kodeksu pracy wynika, że to pracodawca jest zobowiązany do prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania stosowanych środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, a w przypadku braku możliwości prania odzieży roboczej wypłaty ekwiwalentu w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika, to (…) wysokość ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi może być ustalona także w sposób inny niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Jako ekwiwalent wypłacane pracownikowi kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez niego poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika (…). Przepisy ustawy podatkowej nie stawiają szczególnych wymogów dla możliwości zwolnienia tego rodzaju ekwiwalentu od opodatkowania. Warunkiem zwolnienia jest wyłącznie to, by prawo do ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wypłacany w formie miesięcznego ryczałtu ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, który zostanie przyznany zgodnie z przepisami bhp, będzie korzystał ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych".

Podstawa prawna:

• art. 237⁹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962),
• art. 21 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 963; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1475),
• art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1448),
• § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 314).