Skutki dostarczenia zwolnienia lekarskiego po terminie

Zobacz zmiany: Dostarczenie zwolnienia lekarskiego do pracodawcy - zmiany od 2018 r.

Jako datę otrzymania przez ubezpieczonego zaświadczenia lekarskiego należy przyjąć datę wystawienia zaświadczenia przez lekarza, chyba że ubezpieczony udowodni, że otrzymał zaświadczenie w późniejszym terminie. Przy ustalaniu terminu 7 dni nie uwzględnia się dnia, w którym ubezpieczony otrzymał zaświadczenie lekarskie. W przypadku gdy zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy zostało dostarczone po upływie 7 dni od dnia jego otrzymania, zasiłek chorobowy ulega obniżeniu o 25% za okres od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia tego zaświadczenia. Obniżenia tego nie stosuje się, jeżeli niedostarczenie zaświadczenia w terminie nastąpiło z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego (art. 62 ustawy zasiłkowej).

Jeżeli ostatni dzień 7-dniowego terminu przypada w dniu ustawowo wolnym od pracy albo w sobotę, uznaje się, że zaświadczenie lekarskie zostało dostarczone w terminie, gdy zostało dostarczone w najbliższym po tym dniu (dniach) dniu roboczym. Jeśli zwolnienie lekarskie zostało wysłane do pracodawcy za pośrednictwem poczty, za termin dostarczenia zwolnienia należy przyjąć datę stempla pocztowego.

Za dzień wolny od pracy wpływający na przesunięcie terminu na dostarczenie zaświadczenia lekarskiego należy uznać także sobotę (uchwała 7 sędziów NSA z 15 czerwca 2011 r., I OPS 1/11).

Obniżenie, o którym mowa wyżej, nie dotyczy wynagrodzenia chorobowego wypłacanego ze środków pracodawcy na podstawie przepisów Kodeksu pracy. Jeżeli zaświadczenie lekarskie obejmuje okres, za który pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy, obniżenie o 25% należy stosować wyłącznie do zasiłku chorobowego.

PRZYKŁAD

Pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie chorobowe za 20 dni stycznia 2012 r. Kolejne zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy wystawione 1 lutego br. i obejmujące okres od 1 do 23 lutego pracownik dostarczył 16 lutego. Dnia, w którym zaświadczenie zostało wystawione, nie należy uwzględniać przy obliczaniu terminu 7 dni. Termin 7 dni, w którym pracownik miał obowiązek dostarczyć zaświadczenie, rozpoczął się 2 lutego i upłynął 8 lutego. Za okres od 1 do 13 lutego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe w wysokości co najmniej 80% podstawy wymiaru. Mimo dostarczenia zwolnienia lekarskiego po terminie, wysokość wynagrodzenia chorobowego nie może ulec obniżeniu. Pracodawca powinien natomiast dokonać obniżenia zasiłku chorobowego o 25% za okres od 14 do 16 lutego.

Obniżenie zasiłku chorobowego obliczanego z minimalnej podstawy wymiaru

Jeżeli podstawa wymiaru zasiłku nie przekracza minimalnej podstawy wymiaru, a pracownik nie dostarczył zwolnienia lekarskiego w wymaganym terminie, pracodawca powinien obniżyć wysokość przysługującego świadczenia. Ustawodawca zagwarantował bowiem pracownikom wyłącznie minimalną podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, która w 2012 r. wynosi 1294,35 zł dla pracownika od 2. roku pracy (art. 45 ustawy zasiłkowej). Nie określił natomiast minimalnej wysokości wypłacanego zasiłku. Zatem obniżeniu podlega wyłącznie wysokość zasiłku za określone przez ustawodawcę dni zwolnienia lekarskiego dostarczonego z opóźnieniem, a nie podstawa wymiaru zasiłku.

PRZYKŁAD

Pracownik (po 50. roku życia) zatrudniony od 1 stycznia 2011 r. w pełnym wymiarze czasu pracy zachorował w lutym br., nabywając prawo do zasiłku chorobowego (80%) za okres od 1 do 18 lutego (poprzednia niezdolność do pracy wystąpiła w styczniu br. i pracownik wyczerpał przysługujący mu limit 14 dni wynagrodzenia chorobowego). Podstawę wymiaru przysługującego mu w lutym zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od stycznia do grudnia poprzedniego roku (między okresami niezdolności do pracy przerwa jest krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe). Ponieważ wynagrodzenie zasadnicze pracownika zostało określone w wysokości płacy minimalnej i pracownik nie otrzymuje innych składników wynagrodzenia, faktyczna podstawa wymiaru zasiłku wyniosła 1195,98 zł, co wynika z wyliczenia: 1386 zł – (1386 zł x 13,71%). Podstawa ta jest niższa od obowiązującej w 2012 r. minimalnej podstawy wymiaru zasiłku dla pracownika w kolejnym roku pracy. Należy ją zatem podwyższyć do poziomu minimalnej podstawy wymiaru, tj. do kwoty 1294,35 zł, co wynika z wyliczenia: 1500 zł – (1500 zł x 13,71%). Pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie 14 lutego, czyli po wymaganym terminie 7 dni.

W tej sytuacji zasiłek należy obniżyć o 25% za okres od 8 do 14 lutego (za 7 dni), tj. za okres od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego. Za okres niezdolności do pracy od 1 do 18 lutego pracodawca powinien wypłacić pracownikowi zasiłek w kwocie 560,95 zł, co wynika z wyliczenia:

• 1294,35 zł x 80% = 1035,48 zł (80% podstawy wymiaru zasiłku),
• 1035,48 zł : 30 = 34,52 zł (kwota zasiłku 80% za 1 dzień),
• 34,52 x 25% = 8,63 zł,
• 34,52 zł – 8,63 zł = 25,89 zł (kwota obniżonego o 25% zasiłku za 1 dzień),
• 25,89 zł x 7 dni choroby (za które przysługuje zasiłek obniżony o 25%) = 181,23 zł,
• 34,52 zł x 11 dni choroby = 379,72 zł (za które przysługuje zasiłek w pełnej wysokości),
• 379,72 zł + 181,23 zł = 560,95 zł (należny zasiłek).

Obniżenie zasiłku chorobowego przysługującego za okres pobytu w szpitalu

Przy zmniejszaniu zasiłku chorobowego o 25% w związku z dostarczeniem zwolnienia lekarskiego po wymaganym terminie nie ma znaczenia fakt, że zasiłek przysługuje za okres pobytu pracownika w szpitalu. Jeżeli zaświadczenie lekarskie zostanie dostarczone po upływie 7 dni od daty jego wystawienia, to zasiłek chorobowy przysługujący pracownikowi za okres pobytu w szpitalu w wysokości 70% podstawy wymiaru należy obniżyć o 25% na ogólnych zasadach.

Zwolnienie lekarskie wystawione na okres krótszy niż 8 dni

Zasiłek chorobowy nie ulega obniżeniu w przypadku, gdy dostarczone po terminie zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy obejmuje okres krótszy niż 8 dni. Zasiłek chorobowy może bowiem ulec obniżeniu dopiero od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy.

Inne świadczenia chorobowe, które podlegają obniżeniu

Obniżeniu podlegają wszystkie zasiłki wypłacane z ubezpieczenia społecznego, dla których podstawą wypłaty jest zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy ZUS ZLA. Tym samym obniżeniu o 25% podlega również zasiłek opiekuńczy przysługujący za okres konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem do lat 14 lub innym chorym członkiem rodziny. Inaczej byłoby, gdyby pracownik wystąpił z wnioskiem o wypłatę zasiłku opiekuńczego w związku z koniecznością sprawowania osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8. Ponieważ w celu wypłaty takiego zasiłku pracownik nie składałby zaświadczenia ZUS ZLA, obniżenie zasiłku nie miałoby zastosowania.

PRZYKŁAD

Pracownik wystąpił z wnioskiem o wypłatę zasiłku opiekuńczego w związku z koniecznością sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem w wieku do 14 lat, przedkładając zaświadczenie ZUS ZLA obejmujące okres od 2 do 21 lutego br. Zaświadczenie zostało wystawione 2 lutego, a pracownik dostarczył je pracodawcy 13 lutego. Pracodawca powinien obniżyć zasiłek opiekuńczy o 25% za okres od 10 do 13 lutego.

WAŻNE!

Nie podlegają obniżeniu z powodu nieterminowego dostarczenia dokumentów zasiłki, które są wypłacane na podstawie innych dowodów niż zwolnienia lekarskie, np. zasiłek opiekuńczy z tytułu konieczności sprawowania osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne.

Obniżenie zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego

Ponieważ przepisy ustawy wypadkowej nie określają odrębnie terminu na dostarczenie zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy, to zgodnie z treścią art. 58 tej ustawy, w odniesieniu do świadczeń chorobowych wypłacanych na jej podstawie należy stosować przepisy ustawy zasiłkowej. Zatem pracownika niezdolnego do pracy z powodu wypadku przy pracy również obowiązuje termin 7 dni na dostarczenie zwolnienia lekarskiego. Wobec tego, zasiłek chorobowy należy obniżyć o 25% za okres od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zwolnienia lekarskiego. Należy przy tym pamiętać, że w każdym przypadku, kiedy zwolnienie lekarskie nie zostało dostarczone w terminie z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego, nie można obniżać wysokości przysługującego mu zasiłku.

Obniżony zasiłek w dokumentach rozliczeniowych wysyłanych do ZUS

Obniżenie wysokości zasiłku chorobowego z tytułu nieterminowego dostarczenia zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy nie ma wpływu na sposób wykazywania go w dokumentach rozliczeniowych do ZUS. Ustawodawca nie przewidział odrębnego kodu świadczenia/przerwy dla obniżonego zasiłku chorobowego z tytułu nieterminowego dostarczenia zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy. Kwotę zasiłku ustalonego w pełnej wysokości należy zatem połączyć z kwotą obniżonego zasiłku i wykazać łącznie w jednej pozycji raportu ZUS RSA.

PRZYKŁAD

Pracownik uprawniony do zasiłku z ubezpieczenia chorobowego otrzymał zwolnienie lekarskie na okres od 1 do 27 lutego 2012 r. wystawione 1 lutego. Zwolnienie dostarczył pracodawcy 12 lutego, a powinien dostarczyć najpóźniej 8 lutego. Podstawa wymiaru przysługującego pracownikowi zasiłku chorobowego wynosi: 4268,26 zł, a kwota 80% zasiłku za 1 dzień wynosi: 113,82 zł, co wynika z wyliczenia: 4268,26 zł x 80% = 3414,61 zł, 3414,61 zł : 30 = 113,82 zł. Pracodawca obniżył o 25% wysokość zasiłku chorobowego przysługującego za okres od 8 do 12 lutego (od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do ostatniego dnia zwolnienia), tj. za 5 dni i wypłacił pracownikowi zasiłek w kwocie 2930,84 zł, co wynika z wyliczeń:

• 113,82 zł – 28,46 zł (25% z kwoty 113,82 zł) = 85,36 zł (kwota obniżonego o 25% zasiłku za 1 dzień),
• 113,82 zł x 22 dni (liczba dni, za które przysługuje zasiłek w wysokości 80%) = 2504,04 zł,
• 85,36 zł x 5 dni (liczba dni, za które pracodawca obniżył zasiłek o 25%) = 426,80 zł,
• 2504,04 zł + 426,80 zł = 2930,84 zł.

Płatnik składek powinien złożyć za luty:

• raport imienny ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx i kodem świadczenia/przerwy 313 za okres 1–27 lutego, z liczbą dni 27 i łączną kwotą wypłaconego zasiłku chorobowego 2930,84 zł,
• raport imienny ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx – w którym wykaże składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od wynagrodzenia za okres od 28 do 29 lutego.

Podstawa prawna:

• art. 11 ust. 1–1a, art. 31 ust. 2, art. 35 ust. 2, art. 36 ust. 1, art. 45, art. 62 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.),
• art. 58 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322 ze zm.),
• § 1 ust. 1 pkt 12 i pkt 14 oraz załączniki nr 12 i nr 14 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444 ze zm.),
• art. 57 § 4 Kodeksu postępowania administracyjnego.