Jak liczyć podstawę wymiaru obniżonych z powodu covid zasiłków?

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego w ciąży i macierzyńskiego a obniżony czas pracy

ZUS omawia nowe zasady ustalania od 16 grudnia 2020 r. podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego w czasie ciąży oraz zasiłku macierzyńskiego osobom, którym zmieniono wymiar czasu pracy na podstawie ustawy o COVID-19.

Polecamy: Dziennik Gazeta Prawna – wydanie cyfrowe

1. Nowe zasady od 16 grudnia 2020 r.

Zmieniły się zasady ustalania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, który  przysługuje w czasie ciąży oraz zasiłku macierzyńskiego osobom, którym pracodawca obniżył wymiar czasu pracy na podstawie ustawy o COVID-19 [1]. Zmiany przepisów obowiązują od 16 grudnia 2020 r. [2].

Nowe zasady polegają na tym, że przy ustalaniu podstawy wymiaru tych zasiłków  przysługujących osobom, którym na podstawie art. 15g, 15zf, 15gb lub 15zzzzzo ust. 2 ustawy o COVID-19 pracodawca obniżył wymiar czasu pracy lub wprowadził mniej korzystne warunki zatrudnienia niż wynikające z umowy o pracę:

• nie stosuje się przepisu art. 40 ustawy zasiłkowej [3]

oraz

• nie uwzględnia się okresów obniżonego wymiaru czasu pracy.

To, że nie stosuje się przepisu art. 40 ustawy zasiłkowej (pkt 1) oznacza, że do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku nie przyjmuje się  wyłącznie wynagrodzenia  po zmianie wymiaru czasu pracy, a więc zmiana etatu nie powoduje skrócenia okresu, z którego podstawa wymiaru zasiłków jest ustalana.

To, że nie uwzględnia się okresów obniżonego wymiaru czasu pracy (pkt 2) oznacza, że przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku:

• wyłącza się wynagrodzenie pracownika za miesiące, w których wykonywał pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy,
• przyjmuje się wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące sprzed obniżenia etatu (lub ustalenia mniej korzystnych warunków zatrudnienia), z okresu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, ustalonych zgodnie z przepisami ustawy zasiłkowej.

Przykład 1

Pani Joanna, która jest  zatrudniona u swojego pracodawcy od 2016 r., ma prawo do zasiłku macierzyńskiego od 18 grudnia 2020 r. Pracodawca od 28 maja 2020 r. na podstawie art. 15g ustawy o COVID-19 zmienił jej wymiar czasu pracy z całego etatu na 0,8 etatu.

Ponieważ przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłków nie uwzględnia się okresów obniżonego wymiaru czasu pracy, do obliczenia podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego:

• nie przyjmuje się wynagrodzenia za wszystkie miesiące, w których wymiar czasu pracy był obniżony, także przez część miesiąca, tj. wynagrodzenia za okres od maja do listopada 2020 r.
• przyjmuje się wynagrodzenie za pozostałe miesiące z okresu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, tj. od grudnia 2019 r. do kwietnia 2020 r.   

Przykład 2

Pani Małgorzata, która jest zatrudniona u swojego pracodawcy od 2018 r., ma prawo do zasiłku macierzyńskiego od 18 lutego 2021 r. Wcześniej pobierała dodatkowy zasiłek opiekuńczy od 27 kwietnia do 26 lipca 2020 r. i od 1 do 20 września 2020 r., zasiłek opiekuńczy od 5 do 10 października 2020 r. oraz zasiłek chorobowy w okresie ciąży od 20 grudnia 2020 r. do 17 lutego 2021 r.

Pracodawca od 27 lipca 2020 r. zmienił jej wymiar czasu pracy z całego etatu na 0,8 etatu na podstawie art. 15g ustawy o COVID-19.  

Podstawę wymiaru:

• dodatkowego zasiłku opiekuńczego od 27 kwietnia do 26 lipca 2020 r. - stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od kwietnia 2019 r. do marca 2020 r.,
• dodatkowego zasiłku opiekuńczego od 1 do 20 września 2020 r. i zasiłku opiekuńczego od 5 do 10 października 2020 r. - stanowiło wynagrodzenie po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. wynagrodzenie za sierpień 2020 r.,
• zasiłku chorobowego od 20 grudnia 2020 r. do 17 lutego 2021 r., przypadającego na okres ciąży i zasiłku macierzyńskiego od 18 lutego 2021 r. – stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od kwietnia 2019 r. do marca 2020 r., tj. wynagrodzenie przyjęte do obliczenia dodatkowego zasiłku opiekuńczego od 27 kwietnia 2020 r.

Podstawą wymiaru zasiłku chorobowego od 20 grudnia 2020 r. i zasiłku macierzyńskiego jest wynagrodzenie, które było przyjęte do obliczenia dodatkowego zasiłku opiekuńczego od 27 kwietnia 2020 r., ponieważ w przypadku zasiłku chorobowego przypadającego w okresie ciąży i zasiłku macierzyńskiego, nie stosuje się art. 40 ustawy zasiłkowej oraz przerwy między okresami pobierania zasiłków były krótsze niż trzy miesiące kalendarzowe.

Przykład 3

Pani Maria, która jest zatrudniona u swojego pracodawcy od 2018 r., pobierała zasiłek chorobowy od 24 maja do 30 czerwca 2020 r. Od 21 grudnia 2020 r. do 20 stycznia 2021 r. ma prawo do zasiłku chorobowego przypadającego w czasie ciąży.

Pracodawca od 1 czerwca 2020 r. zmienił jej wymiar czasu pracy z całego etatu na 0,8 etatu na podstawie art. 15g ustawy o COVID-19. 

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego od 21 grudnia 2020 r. do 20 stycznia 2021 r. wyłącza się wynagrodzenie za wszystkie miesiące, w których wymiar czasu pracy był obniżony, tj. wynagrodzenie za okres od czerwca do listopada 2020 r. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się na podstawie wynagrodzenia za pozostałe miesiące z okresu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, tj. od grudnia 2019 r. do maja 2020 r.

Jeżeli:

• obniżenie etatu miało miejsce w pierwszym niepełnym kalendarzowym miesiącu zatrudnienia albo
• obniżenie etatu miało miejsce od pierwszego dnia drugiego miesiąca zatrudnienia, jeśli pierwszy miesiąc jest niepełnym kalendarzowym miesiącem zatrudnienia albo
• cały okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających powstanie niezdolności do pracy przypada na okres obniżonego na podstawie ustawy o COVID-19 wymiaru czasu pracy,

do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przypadającego w czasie ciąży oraz zasiłku macierzyńskiego przyjmuje się wynagrodzenie za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, po uzupełnieniu  do pełnej miesięcznej kwoty, którą osoba ubezpieczona otrzymałaby gdyby pracowała w wymiarze czasu pracy przed obniżeniem.

Przykład 4

Pan Jerzy jest zatrudniony u swojego pracodawcy od 20 marca 2020 r. Od  19 grudnia 2020 r. ma prawo do zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego. Pracodawca od 1 kwietnia 2020 r. na podstawie art. 15g ustawy o COVID-19 obniżył wymiar czasu pracy Panu Jerzemu  z całego etatu do 0,8 etatu.

Ponieważ przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego nie uwzględnia się okresów obniżonego wymiaru czasu pracy, pracodawca obliczając podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego wyłączył wynagrodzenie za okres od kwietnia do listopada 2020 r., ponieważ w tych miesiącach Pan Jerzy wykonywał pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy.

W podstawie wymiaru zasiłku macierzyńskiego nie uwzględnił także wynagrodzenia za marzec 2020 r., ponieważ jest niepełnym kalendarzowym miesiącem zatrudnienia. Do obliczenia podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego przyjął wynagrodzenie za grudzień 2020 r., tj. za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, po uzupełnieniu do pełnej miesięcznej kwoty, którą Pan Jerzy otrzymałby, gdyby pracował w wymiarze czasu pracy przed obniżeniem.

Jeżeli obniżenie etatu miało miejsce w trakcie drugiego miesiąca, jeśli pierwszy miesiąc jest niepełnym kalendarzowym miesiącem zatrudnienia, do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie za miesiąc, w którym nastąpiło obniżenie wymiaru czasu pracy, po uzupełnieniu do pełnej miesięcznej kwoty, którą pracownica otrzymałaby gdyby pracowała w wymiarze czasu pracy przed obniżeniem.

Przykład 5

Pani Katarzyna, która jest zatrudniona u swojego pracodawcy od 20 marca 2020 r., ma prawo do zasiłku macierzyńskiego od 20 grudnia 2020 r. Pracodawca od 20 kwietnia 2020 r. na podstawie art. 15g ustawy o COVID-19 zmienił wymiar czasu pracy pracownicy z całego etatu na 0,8 etatu.  

Ponieważ przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku nie uwzględnia się okresów obniżonego wymiaru czasu pracy, obliczając podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego wyłącza się wynagrodzenie za okres od maja do listopada 2020 r., ponieważ Pani Katarzyna w tych miesiącach wykonywała pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy. W podstawie wymiaru zasiłku macierzyńskiego nie uwzględnia się także wynagrodzenia za marzec 2020 r., gdyż jest niepełnym kalendarzowym miesiącem zatrudnienia. W związku z tym, że Pani Katarzyna nie ma ani jednego pełnego miesiąca kalendarzowego sprzed obniżenia etatu, do podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego przyjmuje się wynagrodzenie za kwiecień 2020 r., po uzupełnieniu do pełnej miesięcznej kwoty, którą otrzymałaby gdyby pracowała w wymiarze czasu pracy przed obniżeniem.

Jeżeli zasiłki wypłaca ZUS, do wypłaty przez ZUS kolejnego zasiłku lub zasiłku po przerwie potrzebne jest zaświadczenie płatnika składek Z-3. Jeżeli obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika nastąpiło na podstawie przepisów ustawy o COVID-19, w zaświadczeniu tym, w polu Uwagi, pracodawca powinien wpisać, że obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika nastąpiło na podstawie przepisów ustawy o COVID-19 i wskazać odpowiedni artykuł tej ustawy.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru pozostałych zasiłków, tj. zasiłku chorobowego, przysługującego ubezpieczonym, którzy nie są w ciąży oraz zasiłku opiekuńczego stosuje się zasady określone w informacji dotyczącej przeliczania podstawy wymiaru świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa, gdy zmieniono wymiar czasu pracy na podstawie ustawy o COVID-19.

2. Przeliczenie na wniosek zasiłków wypłaconych przed 16 grudnia 2020 r.

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ubezpieczonej w ciąży oraz zasiłku macierzyńskiego osobom, którym na podstawie ustawy o COVID-19 pracodawca obniżył wymiar czasu pracy lub wprowadził mniej korzystne warunki zatrudnienia, wypłaconych przed  16 grudnia 2020 r. za okres:

• po 30 marca 2020 r. do 15 grudnia 2020 r. - osobom, o których mowa w art. 15g lub art. 15zf ustawy o COVID-19,
• po 23 czerwca 2020 r. do 15 grudnia 2020 r. - osobom, o których mowa w art. 15gb ustawy o COVID-19,
• po 25 sierpnia 2020 r. do 15 grudnia 2020 r. - osobom, o których mowa w art. 15zzzzzo ust. 2 ustawy o COVID-19,

ustala się ponownie, jeżeli świadczenie wypłacone na podstawie dotychczasowych przepisów jest niższe niż świadczenie ustalone zgodnie z nowymi przepisami.  

Przeliczenie podstawy wymiaru świadczeń następuje na wniosek świadczeniobiorcy. Wniosek świadczeniobiorca powinien złożyć do:

• pracodawcy – jeśli zasiłek wypłacał pracodawca, gdyż jest uprawniony do wypłaty zasiłków swoim pracownikom,
• ZUS – jeśli zasiłek wypłacał ZUS.

Nie ma sformalizowanego wzoru wniosku. Wystarczy, żeby świadczeniobiorca napisze, że występuje o przeliczenie wcześniej wypłaconego zasiłku, niższego w związku z obniżonym wymiarem czasu pracy lub wprowadzeniem mniej korzystnych warunków zatrudnienia.

Jeżeli zasiłek wypłacał ZUS, wniosek może być złożony przez portal PUE ZUS przy wykorzystaniu wniosku ZAS-58 Skarga/Wniosek świadczeniobiorcy/płatnika składek w sprawie świadczeń z tytułu choroby, macierzyństwa lub zasiłku pogrzebowego. Instrukcja, jak złożyć wniosek przez portal PUE ZUS (plik docx 496 kb).

Potrzebne będzie także potwierdzenie od pracodawcy, że obniżenie wymiaru czasu pracy lub wprowadzenie mniej korzystnych warunków zatrudnienia nastąpiło na podstawie przepisów ustawy o COVID-19. Po otrzymaniu wniosku od świadczeniobiorcy  ZUS wystąpi do  pracodawcy o przekazanie tych informacji.

Wniosek może być także złożony do pracodawcy, który powinien niezwłocznie przekazać ten wniosek do ZUS. Do wniosku pracodawca powinien dołączyć informację, że obniżenie wymiaru czasu pracy  lub wprowadzenie mniej korzystnych warunków zatrudnienia nastąpiło na podstawie przepisów ustawy o COVID-19. W tym celu na portalu PUE ZUS może również skorzystać z formularza ZAS-58, dołączając do niego skan wniosku pracownika.

Przykład 6

Pani Barbara otrzymała zasiłek chorobowy za okres od 10 kwietnia 2020 r. do 10 czerwca 2020 r., który przypadał na okres ciąży. Od 15 września 2020 r. ma prawo do zasiłku macierzyńskiego. Pracodawca od 1 lipca 2020 r. na podstawie art. 15gb ustawy o COVID-19 obniżył jej wymiar czasu pracy z całego etatu do 0,8 etatu. Na podstawie przepisu art. 40 ustawy zasiłkowej pracodawca ustalił podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego przysługującego od 15 września 2020 r. z uwzględnieniem wynagrodzenia po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od lipca do sierpnia 2020 r. Ponieważ obniżenie wymiaru czasu pracy nie nastąpiło w okresie wcześniej pobieranego zasiłku, pracodawca nie przeliczył podstawy wymiaru zasiłku po wejściu w życie ustawy z dnia 7 października 2020 r.[4]

18 grudnia 2020 r. Pani Barbara wystąpiła o przeliczenie podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego. Mimo, że zmiana wymiaru czasu pracy nie nastąpiła w trakcie wcześniej pobieranego zasiłku, pracodawca powinien przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego. Ponieważ między okresami pobierania zasiłków nie było przerwy trwającej co najmniej trzy pełne kalendarzowe miesiące, do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego przyjmuje się wynagrodzenie, które było przyjęte jako podstawa wymiaru zasiłku chorobowego, czyli wynagrodzenie za okres od kwietnia 2019 r. do marca 2020 r.

Przykład 7

Pani Justyna otrzymała zasiłek chorobowy od 20 marca 2020 r. do 5 kwietnia 2020 r. Pracodawca od 1 kwietnia 2020 r. na podstawie art. 15g ustawy o COVID-19 obniżył jej  wymiar czasu pracy z całego etatu na 0,9 etatu. Za okres od 17 do 30 października 2020 r. otrzymała zasiłek chorobowy, który przypadał na okres ciąży. Na podstawie art. 40 ustawy zasiłkowej pracodawca ustalił podstawę wymiaru zasiłku chorobowego z uwzględnieniem wynagrodzenia za okres po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. od kwietnia 2020 r. do września 2020 r. Przepisy ustawy z dnia 7 października 2020 r. [4] nie miały zastosowania, gdyż przerwa między okresami pobierania zasiłków nie była krótsza niż trzy miesiące kalendarzowe.

21 grudnia 2020 r. Pani Justyna wystąpiła o przeliczenie podstawy wymiaru zasiłku za okres od 17 do 30 października 2020 r. Pracodawca powinien przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku, nie stosując art. 40 ustawy zasiłkowej, pomimo że przerwa w pobieraniu zasiłków była dłuższa niż 3 miesiące kalendarzowe. Ponieważ przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku nie uwzględnia się okresów obniżonego wymiaru czasu pracy, obliczając podstawę wymiaru zasiłku pracodawca wyłącza wynagrodzenie za okres od kwietnia do września 2020 r., a przyjmuje wynagrodzenie za pozostałe miesiące z okresu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, tj. wynagrodzenie za okres od października 2019 r. do marca 2020 r.

[1] Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywoływanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 1842, z późn. zm.) – „ustawa o COVID-19”.

[2] Ustawa z dnia 9 grudnia 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2255).

[3] Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2020 r. poz. 870, z późn. zm.) – „ustawa zasiłkowa”.

[4] Ustawa z dnia 7 października 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w celu przeciwdziałania społeczno-gospodarczym skutkom COVID-19 (Dz. U. poz. 1747) – „ustawa z dnia 7 października 2020 r."