Jak zgłosić i wyrejestrowywać członków rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego

Problem

Do końca kwietnia 2018 r. zatrudnialiśmy zleceniobiorcę, który od 1 maja 2018 r. pracuje na podstawie umowy o pracę (umowa zlecenia skończyła się 30 kwietnia 2018 r.). Osoba ta, będąc zleceniobiorcą, zgłosiła członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. Czy w związku z tym, że zmienia się tytuł ubezpieczenia na pracowniczy, powinniśmy wyrejestrować członka rodziny razem z wyrejestrowaniem zleceniobiorcy (z kodem 04 11 xx), a następnie ponownie zgłosić członka rodziny razem ze zgłoszeniem pracownika?

Rada

Tak. Ze względu na zmianę kodu tytułu do ubezpieczeń konieczne jest wyrejestrowanie zleceniobiorcy od 1 maja 2018 r., w związku z ustaniem tytułu do ubezpieczeń, a także wyrejestrowanie członka jego rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego. Następnie z tym samym dniem należy zgłosić ubezpieczonego z kolejnego tytułu, a także ponownie zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego uprawnionego członka rodziny.

Polecamy: Urlopy wypoczynkowe Pytania i odpowiedzi

Uzasadnienie

Każdy płatnik składek jest zobowiązany zgłosić do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (lub tylko do ubezpieczenia zdrowotnego) wszystkie osoby, za które pełni obowiązki płatnika składek.

W przypadku zmiany danych wskazanych w formularzu zgłoszeniowym (ZUS ZUA lub ZUS ZZA), dotyczących:

• kodu tytułu ubezpieczenia,
• rodzajów ubezpieczeń oraz
• terminów ich powstania,

płatnik informuje o tym ZUS w terminie 7 dni od zaistnienia zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS (art. 36 ust. 13 ustawy systemowej).

Rozwiązanie, od 30 kwietnia 2018 r., umowy zlecenia i nawiązanie z tą samą osobą stosunku pracy od następnego dnia wiąże się z koniecznością zmiany przez płatnika kodu tytułu jej ubezpieczenia (z 04 11 xx na 01 10 xx). W związku z tym zleceniodawca jest zobowiązany wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA z dotychczasowym kodem tytułu ubezpieczenia i następnie ponownie go zgłosić na formularzu ZUS ZUA z kodem pracowniczym.

Osoba podlegająca obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego, w Państwa przypadku zleceniobiorca, ma obowiązek zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny (art. 67 ust. 3 i art. 5 pkt 3 ustawy zdrowotnej), w tym:

• dziecko własne, dziecko małżonka, dziecko przysposobione, wnuka albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, oraz dziecko obce w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, do ukończenia przez nie 18 lat, a jeżeli uczy się dalej w szkole, zakładzie kształcenia nauczycieli, uczelni lub jednostce naukowej prowadzącej studia doktoranckie - do ukończenia 26 lat, natomiast jeżeli posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi - bez ograniczenia wieku;
• małżonka;
• wstępnych pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

Osoby, które nie zgłaszają się do ubezpieczenia zdrowotnego same (czyli m.in. pracownicy i zleceniobiorcy), informują podmiot właściwy do dokonania zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego o członkach rodziny podlegających zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego, w terminie 7 dni od dnia zaistnienia okoliczności powodujących konieczność dokonania zgłoszenia (art. 67 ust. 3 ustawy zdrowotnej). Członkowie rodziny uzyskują prawo do świadczeń opieki zdrowotnej od dnia zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego. Członków rodziny zgłasza się do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZCNA w ciągu 7 dni od dnia, w którym ubezpieczony poinformował płatnika o konieczności ich zgłoszenia.

Natomiast podstawą do wyrejestrowania z ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny jest zaistnienie okoliczności powodujących utratę przez niego tego statusu albo ustanie tytułu do ubezpieczeń osoby ubezpieczonej.

W sytuacji gdy następuje zmiana tytułu do ubezpieczeń, konieczne jest, wraz z wyrejestrowaniem ubezpieczonego, wyrejestrowanie również wszystkich zgłoszonych przez niego do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, a następnie - wraz ze zgłoszeniem ubezpieczonego z kolejnego tytułu - ponowne zgłoszenie członków rodziny.

Osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym, podlega wyrejestrowaniu z tego tytułu wraz z członkami rodziny (art. 76a ust. 1 ustawy zdrowotnej).

PRZYKŁAD

W okresie od 1 stycznia do 30 kwietnia 2018 r. osoba fizyczna wykonywała w spółce z o.o. pracę na podstawie umowy zlecenia i z tego tytułu podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Dodatkowo złożyła zleceniodawcy wniosek o zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego 15-letniej córki, jako członka rodziny. Od 1 maja 2018 r. osoba ta wykonuje w danym podmiocie pracę na podstawie umowy o pracę na czas określony. W tej sytuacji płatnik składek miał obowiązek:

• wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 xx, z datą wyrejestrowania 1 maja 2018 r., a następnie

• zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, z tą samą datą (1 maja 2018 r.),

• wyrejestrować z datą 1 maja 2018 r. córkę pracownika/zleceniobiorcy z ubezpieczenia zdrowotnego jako członka rodziny na druku ZUS ZCNA i ponownie zgłosić ją do ubezpieczenia zdrowotnego z tą samą datą.

Zasadniczo nie ma obowiązku wyrejestrowania członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego i ponownego jego zgłaszania, gdy płatnik dokonuje zmian w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, dotyczących np. kodu tytułu ubezpieczenia, ale z zachowaniem ciągłości tytułu (np. zmiana z 05 70 xx na 05 10 xx - osoba prowadząca działalność gospodarczą, przechodząca z "małego" ZUS na tzw. duży ZUS). Teoretycznie w takiej sytuacji nie ma konieczności jednoczesnego wyrejestrowania i ponownego zarejestrowania członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.

Występuje tu jednak pewien problem, ponieważ praktyka ZUS i NFZ nie jest jednolita. Może się zdarzyć, że w przypadku zachowania ciągłości ubezpieczenia członka rodziny (przy jednoczesnym wyrejestrowaniu i ponownym zarejestrowaniu ubezpieczonego z tą samą datą), system eWUŚ nie potwierdzi prawa do świadczeń członka rodziny, mimo że ZUS uznaje takie zgłoszenie za prawidłowe. W takiej sytuacji, pomimo braku formalnego wymogu, płatnik i tak będzie musiał wyrejestrować i ponownie zarejestrować członka rodziny osoby ubezpieczonej, tak aby ponownie figurował on w systemie eWUŚ jako osoba z prawem do świadczeń. W związku tym należałoby uznać, że w każdym przypadku zmiany czterech pierwszych cyfr kodu tytułu ubezpieczenia osoby ubezpieczonej bezpieczniej jest wyrejestrować i ponownie zarejestrować także zgłoszonych przez nią członków rodziny.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 36 ust. 13-14 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 730

• art. 67 ust. 3 i art. 5 pkt 3, art. 76a ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1938; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 730

• § 1 pkt 1, pkt 3, pkt 5 oraz załączniki nr 1, 3, 5 i 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 222; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 319