Naliczanie i ewidencja wynagrodzenia chorobowego pracowników

Pracownik niezdolny do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną zachowuje prawo do wynagrodzenia za okres do 33 dni w roku kalendarzowym. W przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, prawo do wynagrodzenia zostaje zachowane za okres 14 dni w roku kalendarzowym. Jak poprawnie naliczyć i zaksięgować takie operacje?

Kwestia obowiązku wypłaty wynagrodzenia chorobowego została unormowana w ustawie z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

PRZYKŁAD

Pracownik ukończył 50 lat 27 listopada 2013 r. Za rok 2013 pracodawca ma obowiązek wypłacania mu wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego. Od roku 2014 pracodawcę będzie obowiązywał 14-dniowy limit.

Fakt zmiany pracodawcy nie ma wpływu na sposób ustalenia liczby dni wypłaty wynagrodzenia chorobowego (pracodawca posiada informację o niezdolności do pracy pracownika w przedłożonym świadectwie pracy).

PRZYKŁAD

W bieżącym roku pracownica była zatrudniona w stowarzyszeniu X. Do dnia rozwiązania umowy o pracę wykorzystała 13 dni zwolnienia za czas choroby (z 33 dni limitu). Od 1 lipca jest zatrudniona w stowarzyszeniu Y, gdzie w przypadku choroby nowy pracodawca będzie zobligowany do wypłaty wynagrodzenia chorobowego za okres 20 dni (33 dni –13 dni).

W sytuacji, w której niezdolność do pracy trwa na przełomie lat kalendarzowych, rodzaj świadczenia w nowym roku kalendarzowym jest uzależniony od otrzymywanego w dniu 31 grudnia świadczenia. Gdy nieprzerwana niezdolność do pracy z powodu choroby przypada na przełomie roku kalendarzowego, a 31 grudnia pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego – od 1 stycznia następnego roku pracownikowi nadal przysługuje to wynagrodzenie.

PRZYKŁAD

Pracownik w grudniu przebywał na zwolnieniu chorobowym (od 22 grudnia 2012 r. do 5 stycznia 2013 r.). We wcześniejszym okresie zatrudnienia u tego pracodawcy pracownik nie chorował – co powoduje, że za okres pierwszych 5 dni stycznia czas zwolnienia na zasadzie kontynuacji zostanie zaliczony do limitu 33 dni roku 2012. Limit 33 dni za czas choroby w roku 2013 będzie liczony od kolejnego zwolnienia lekarskiego pracownika (pomiędzy obecnym zwolnieniem a kolejnym musi wystąpić przerwa).

W limicie (14 lub 33 dni) nie uwzględnia się okresów niezdolności do pracy, za które pracownik nie otrzymał wynagrodzenia z powodu:

• wykonywania pracy zarobkowej w okresie orzeczonej niezdolności do pracy,
• wykorzystywania zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego celem,
• powstania niezdolności do pracy wskutek nadużycia alkoholu – przez pierwszych 5 dni,
• sfałszowania zaświadczenia lekarskiego,

a ponadto:

• dni niezdolności do pracy przypadających w okresie wyczekiwania na prawo do świadczeń chorobowych,
• okresu choroby przypadającej w czasie urlopu wychowawczego lub urlopu bezpłatnego.

Z ORZECZNICTWA

Wykonywanie czynności mogących przedłużyć okres niezdolności do pracy jest zawsze wykorzystywaniem zwolnienia niezgodnie z jego celem. Celem zwolnienia od pracy jest zaś odzyskanie przez ubezpieczonego zdolności do pracy. W jego osiągnięciu przeszkodą może być zarówno wykonywanie pracy zarobkowej (co przesądził ustawodawca), jak i inne zachowania ubezpieczonego utrudniające proces leczenia i rekonwalescencję.

Wyrok Sądu Najwyższego z 4 listopada 2009 r. (sygn. akt I UK 140/09).

Przez niezdolność do pracy należy rozumieć:

• niemożność wykonywania pracy z powodu odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• przebywanie w stacjonarnym zakładzie lecznictwa odwykowego w celu leczenia uzależnienia alkoholowego,
• przebywanie w stacjonarnym zakładzie opieki zdrowotnej w celu leczenia uzależnienia od środków odurzających lub substancji psychotropowych,
• niemożność wykonywania pracy na skutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek tkanek i narządów.

Nabycie prawa do wynagrodzenie chorobowego

Pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia chorobowego po upływie 30 dni nieprzerwanego okresu zatrudnienia (tzw. okresie wyczekiwania). Do okresu wyczekiwania na prawo do zasiłku chorobowego zalicza się poprzednie okresy podlegania ubezpieczeniu chorobowemu (zarówno obowiązkowo, jak i dobrowolnie), jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni lub była spowodowana:

• urlopem wychowawczym,
• urlopem bezpłatnym lub
• odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego.

Wynagrodzenie chorobowe przysługuje bez okresu wyczekiwania – a więc od pierwszego dnia choroby – w przypadku:

• absolwentów szkół i szkół wyższych zatrudnionych w ciągu 90 dni od dnia ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu ukończenia studiów wyższych,
• gdy niezdolność do pracy spowodowana została wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy,
• osób posiadających wcześniejszy, co najmniej 10-letni okres, zatrudnienia (obowiązkowego ubezpieczenia).

Bez okresu wyczekiwania tzw. chorobowe otrzyma również pracownik mający co najmniej 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego.

Do okresu ubezpieczenia chorobowego uprawniającego do nabycia prawa do świadczeń chorobowych wlicza się także zatrudnienie w innym państwie Unii Europejskiej.

Wymiar wynagrodzenia chorobowego

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym pracownik zachorował. Jeżeli jest zatrudniony krócej – za pełne kalendarzowe miesiące zatrudnienia.

Do 10-letniego okresu ubezpieczenia nie zalicza się okresów:

• urlopu wychowawczego i bezpłatnego,
• pozostawania zarejestrowanym jako bezrobotny,
• odbywania czynnej służby,
• pobierania zasiłku chorobowego, zasiłku macierzyńskiego lub świadczenia rehabilitacyjnego, przysługujących za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia.

PRZYKŁAD

Pracownik został zatrudniony 5 grudnia 2012 r. Przedłożył zwolnienie za czas choroby za okres 7–12 lutego 2013 r. Podstawę wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy będą stanowić jedynie pełne miesiące. W tym przypadku – styczeń 2013 r.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie stanowiące podstawę wynagrodzenia chorobowego ustala się, dzieląc sumę wynagrodzeń pracownika z 12 miesięcy poprzedzających chorobę przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. Jeżeli w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,
• przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których ubezpieczony będący pracownikiem przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Za wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego uważa się przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, finansowanych przez pracownika. Do tej podstawy nie wlicza się składników wynagrodzenia, które zgodnie z przepisami płacowymi obowiązującymi u pracodawcy nie ulegają zmniejszeniu za okresy choroby bądź na podstawie postanowień aktów prawa wewnętrznego zaprzestano ich wypłaty lub były wypłacane do określonego terminu.

Za każdy dzień choroby pracownikowi wypłaca się 1/30 część kwoty stanowiącej podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego. Wynagrodzenie chorobowe wypłaca się za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy. Wynika to z § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Od wynagrodzenia chorobowego nalicza się jedynie składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Przeczytaj również: Umowa zlecenie a ubezpieczenie zdrowotne

Wynagrodzenie za czas choroby i odosobnienia w związku z chorobą zakaźną wynosi 80% wynagrodzenia. Pracodawca w umowie o pracę lub układzie zbiorowym może jednak podjąć decyzję o wypłacaniu wynagrodzenia za czas choroby w wysokości wynagrodzenia jak za pozostały czas pracy (100%).

Ustawodawca przewidział 100% wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek:

• wypadku w drodze do pracy lub z pracy,
• choroby przypadającej w czasie ciąży,
• niezdolności do pracy wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów

– trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego.

Przy obliczaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby nie uwzględnia się:

• premii, nagród i innych składników wynagrodzenia, jeżeli postanowienia układów zbiorowych pracy lub przepisy o wynagradzaniu nie przewidują zmniejszania ich za okres pobierania zasiłku,
• składników wynagrodzenia przysługujących w myśl umowy o pracę lub innego aktu, tylko do określonego terminu. Składników tych nie uwzględnia się w podstawie wymiaru świadczenia za czas choroby należnego za okres po tym terminie.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony na czas nieokreślony w okresie od maja do końca października 2013 r. otrzymywał dodatek funkcyjny. Pracownik przebywał na zwolnieniu chorobowym w okresie od 26 października do 5 listopada 2013. Za okres 26–31 października dodatek funkcyjny zostanie wliczony do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego, z kolei za okres 1–5 listopada 2013 r. dodatek ten nie będzie uwzględniony w podstawie wynagrodzenia chorobowego.

W przypadku ponownego powstania niezdolności do pracy spowodowanej chorobą podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby oblicza się na nowo, wówczas gdy przerwa pomiędzy poszczególnymi okresami niezdolności do pracy z powodu choroby trwała co najmniej 3 miesiące kalendarzowe.

Zobacz także: Wynagrodzenie podczas niewykonywania pracy

PRZYKŁAD

Obliczenie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy i ewidencja księgowa

Pracownik zatrudniony jest za 2000 zł brutto. W okresie od 1 do 7 grudnia pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby. Kwota przeciętnego wynagrodzenia z ostatnich 12 miesięcy wynosi 2100 zł (z uwagi na otrzymane premie). Poniżej zaprezentowano sposób obliczenia i zaewidencjonowania wynagrodzenia chorobowego i za czas pracy w grudniu.

Obliczanie wynagrodzenia chorobowego

Wynagrodzenie chorobowe wynosi:

2100 zł – (13,71% × 2100 zł) : 30 × 80% = 48,32 zł,

48,32 zł × 7 (liczba dni niezdolności do pracy) = 338,24 zł.

Biorąc pod uwagę, że pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 2000 zł, za przepracowaną część miesiąca otrzyma:

2000 zł : 30 dni × 7 (liczba dni niezdolności do pracy) = 466,67 zł,

2000 zł – 466,67 zł = 1533,33 zł.

Wynagrodzenie brutto pracownika wyniesie:

1533,33 zł + 338,24 zł = 1871,57 zł.

Listę płac dla pracownika przedstawia tabela.

Ewidencja:

1. Zaksięgowanie w ciężar kosztów wynagrodzeń brutto: 1871,57 zł

Wn konto 404 „Wynagrodzenia”

Ma konto 23 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.

2. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: 210,22 zł

Wn konto 23 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”

Ma konto 22 „Rozrachunki z ZUS”

3. Składka na ubezpieczenie zdrowotne: 149,52 zł

Wn konto 23 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”

Ma konto 22 „Rozrachunki z ZUS”

4. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych: 104 zł

Wn konto 23 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”

Ma konto 22 „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu zaliczek na PIT 4R”

5. Zarachowanie w ciężar kosztów składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez zakład pracy: 278,91 zł

Wn konto 404 „Wynagrodzenia”

Ma konto 22 „Rozrachunki z ZUS”

6. Wypłata pracownikom wynagrodzenia w kwocie netto: 1407,83 zł

Wn konto 23 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”

Ma konto 10 „Kasa” lub konto 13-0 „Rachunek bankowy”

TABELA. Przykładowa lista płac

Podstawa prawna:

• ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1028)
• ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 747)
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. Nr 60, poz. 281; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 210, poz. 1253)

Zadaj pytanie: Forum Kadry