Umowa zlecenia. Jak rozliczyć podróż służbową zleceniobiorcy?

• Podróż służbowa zleceniobiorcy
• Należności zwracane zleceniobiorcy z tytułu wyjazdu
• Składki ZUS i podatek

Podróż służbowa zleceniobiorcy

Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie (zleceniobiorca) zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (zleceniodawcy). Należy przy tym pamiętać, że umowa zlecenia regulowana jest przepisami Kodeksu cywilnego, a nie – jak w przypadku umowy o pracę – przepisami Kodeksu pracy. 

Osoby świadczące pracę na podstawie umowy zlecenia nie są traktowane przez przepisy prawa pracy jak pracownicy, których pracodawca może na podstawie przepisów Kodeksu pracy delegować w podróż służbową. Jednak wyjazd służbowy zleceniobiorcy jest możliwy, jeżeli w umowie zlecenia zostaną zawarte odpowiednie zapisy. W umowie powinny znaleźć się ustalenia odnośnie kosztów podróży finansowanych bądź zwracanych bezpośrednio przez zleceniodawcę.

Należności zwracane zleceniobiorcy z tytułu wyjazdu

Podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez zleceniodawcę, poza miejscowością w której znajduje się stałe miejsce pracy zleceniobiorcy. Zleceniodawca powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki związane z należytym wykonaniem zlecenia. 

W praktyce w umowach zlecenia często znajdują się postanowienia, według których w powyższych przypadkach zastosowanie mają przepisy rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W takim przypadku z tytułu wyjazdów o charakterze służbowym zleceniobiorcy przysługują: 

• diety oraz 

• zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, a także innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez zleceniodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Składki ZUS i podatek

Od należności przysługujących zleceniobiorcy za wyjazdy w ramach realizacji zlecenia nie nalicza się składek ZUS i podatku jeżeli:

• zasady przyznawania tych należności zostały wskazane w umowie zlecenia,

• należności są wypłacane do wysokości przewidzianej w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej,

• jest to podróż związana z wykonywaniem zlecenia poza miejscowością, w której znajduje się siedziba zleceniodawcy bądź stałe miejsce wykonywania zadań zleceniobiorcy.

Podstawa prawna:

• art. 734, art. 742 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610)

• art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.)

• § 2 ust. 1 pkt. 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2023 r., poz. 1665)

• § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (j.t. Dz.U. z 2023 r., poz. 2190)