Monitorowanie poczty pracownika

Monitorowanie poczty elektronicznej

Przepisy prawa pracy nie przewidują wprost możliwości kontroli poczty pracownika przez pracodawcę. Uznaje się jednak, że jest to możliwe. Uzasadnienie dla tego sądu stanowi istota stosunku pracy. Zgodnie bowiem z art. 22 §1 Kodeksu pracy w ramach stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Do obowiązku pracodawcy należy natomiast zatrudnianie pracownika za wynagrodzeniem. Wydaje się więc, że skoro pracownik pozostaje w oznaczonym miejscu i czasie w dyspozycji pracodawcy to pracodawca jest uprawniony do kontroli jego pracy. Dotyczy to również pracy wykonywanej za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Warto zaznaczyć, że firmowa skrzynka pocztowa stanowi własność pracodawcy a nie pracownika. Pracownik korespondujący za pośrednictwem skrzynki pocztowej będącej własnością pracodawcy kontaktuje się z innymi podmiotami w imieniu pracodawcy. Należy więc przyjąć, że pracodawca ma prawo wglądu w firmową skrzynkę pocztową.

Czy można kontrolować prywatną korespondencję elektroniczną pracownika w pracy

Tajemnica korespondencji

Wbrew temu wszystkiemu, co zostało wyżej napisane, pracodawca nie może czuć się bezkarny w zakresie kontroli poczty pracownika. Nie może dokonywać jej w sposób całkowicie swobodny. W świetle art. 111 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Inne dobra osobiste pracownika to m.in. tajemnica korespondencji. Pracodawca musi więc być ostrożny, gdyż naruszenie dobra osobistego pracownika uprawnia go do żądania zadośćuczynienia lub wypłaty odpowiedniej sumy na cel społeczny. Tajemnica korespondencji, jak inne dobra osobiste, nie jest bezwzględna, ale wyłączyć ją mogą tylko szczególne okoliczności, do których zalicza się:

Autopromocja

Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Kup książkę:

Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

• działanie dozwolone przez przepisy prawa,
• wykazanie prawa podmiotowego,
• zgoda właściciela korespondencji na ujawnienie informacji w niej zamieszczonych,
• działanie w ochronie uzasadnionego interesu pracodawcy.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM

Wymienione okoliczności wyłączają także tajemnicę korespondencji. Może zdarzyć się przecież sytuacja, w której pracownik przesyła klientom pracodawcy ofertę danej usługi w dużo niższej cenie niż powinien. Klienci informują o tym pracodawcę. W takim przypadku kontrola poczty elektronicznej pracownika jest uzasadniona. Mowa o uzasadnionym interesie pracodawcy.

Dozwolony monitoring

Co istotne, pracodawca nie powinien stosować stałego monitoringu, czyli śledzić wszystkie poczynania pracownika za pośrednictwem poczty elektronicznej. Byłaby to nieproporcjonalna w stosunku do celu ingerencja w dobra osobiste. Kontrola powinna być przeprowadzana tylko wówczas, gdy zaistnieje szczególna potrzeba po stronie pracodawcy, jak np. podejrzenie wykonywania poleceń dla innego podmiotu za pośrednictwem poczty firmowej.

Autopromocja

Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Kup książkę:

Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Kontrola prywatnej i służbowej korespondencji pracowników

Zgodnie z doktryną kontrola korespondencji pracownika jest możliwa wówczas, gdy pracodawca wyraźnie określił cel korzystania ze skrzynki, jakim są wyłącznie kontakty służbowe. Uznaje się bowiem, że korespondencja za pośrednictwem poczty służbowej odbywa się w imieniu i w interesie pracodawcy.

Autopromocja

Bieżące aktualności o zmianach przepisów

Czy biuro rachunkowe ma nowe obowiązki w związku z wprowadzeniem KSeF? Zmiany w podatkach dochodowych na 2024 r. i innych zmianach w VAT 2024 oraz prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. I wiele innych bieżących tematów ...

IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

Kolejnym warunkiem dozwolonego monitoringu poczty elektronicznej jest poinformowanie pracownika o kontroli. Wymóg ten zawiera załącznik do rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe oraz ustawa o ochronie danych osobowych. W świetle wskazanego załącznika pracownik wykonujący pracę przy użyciu urządzeń z monitorem ekranowym musi zostać poinformowany o kontroli ilościowej i jakościowej jego pracy. Podsumowując, pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika o  mającej nastąpić kontroli. Najlepiej zrobić to na piśmie. Kontrola poczty bez poinformowania o tym pracownika może nastąpić tylko w wyjątkowych okolicznościach. Zazwyczaj podaje się tu przykład  zamiaru zdobycia dowodów popełnianego przestępstwa.

Udostępnianie przez pracodawcę danych osobowych pracownika