Kategorie

Udostępnianie przez pracodawcę danych osobowych pracownika

Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
Pracodawca ma 30 dni na poinformowanie pracownika o tym, komu zostały udzielone informacje na temat tego pracownika. Obowiązek ten ustaje, gdy dane udostępniono np. organom państwowym w zakresie prowadzonego przez nie postępowania.

Dane osobowe pracowników podlegają ustawowej ochronie, co oznacza, że powinny być przetwarzane przez pracodawcę zgodnie z prawem. Nie mogą być również udostępniane podmiotom nieupoważnionym. Jednak przekazywanie danych osobowych pracowników jest możliwe i dopuszczalne na zasadach określonych w ustawie o ochronie danych osobowych.

Dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom, czyli odbiorcom danych osobowych.

Odbiorcą danych zgodnie z ustawą jest każdy, komu udostępnia się dane osobowe, jednak z wyłączeniem:

  • osoby, której dane dotyczą,
  • osoby upoważnionej do przetwarzania danych,
  • wyznaczonego krajowego przedstawiciela administratora danych (na terenie Polski) – w przypadku gdy dane przetwarzane są przez podmioty mające siedzibę lub miejsce zamieszkania w państwie trzecim,
  • podmiotu, któremu administrator danych, na podstawie pisemnej umowy, powierzył przetwarzanie danych osobowych,
  • organów państwowych lub organów samorządu terytorialnego, którym dane udostępniane są w związku z prowadzonym postępowaniem.

WAŻNE!

Pracodawca jako administrator danych osobowych ma obowiązek zapewnienia kontroli nad tym, jakim podmiotom te dane są przekazywane.

Udostępnianie danych osobowych jest elementem definicji przetwarzania danych osobowych. Udostępnianie ich innym podmiotom może nastąpić za zgodą osoby, której te dane dotyczą. Zgoda taka powinna być wyraźna (najlepiej wyrażona w formie pisemnej) i obejmować zakres danych, które mogą być przekazane, oraz wskazywać podmiot będący ich odbiorcą.

Zgoda pracownika będzie wymagana, żeby przekazać organizacjom związkowym informacje o treści wiążącej strony umowy o pracę, w tym o uzyskiwanych zarobkach, a także w celu powierzenia bankowi przez pracodawcę informacji o warunkach zatrudnienia pracownika.

Pracodawca udostępniający dane osobowe pracownika, oprócz uzyskania jego zgody na ich przetwarzanie, musi również poinformować pracownika o podmiotach, które te dane otrzymają. Informację o tym, komu dane osobowe zostały udostępnione, przekazuje się na wniosek pracownika w terminie 30 dni.

Zasady udostępniania danych osobowych

Dane osobowe udostępnia się innym podmiotom na ich pisemny i umotywowany wniosek. Pracodawca powinien odmówić udostępnienia danych osobowych, jeżeli ich ujawnienie mogłoby stanowić istotne naruszenie dóbr osobistych pracownika lub innych osób. W konsekwencji np. bank, który chciałby uzyskać potwierdzenie zarobków pracownika, powinien zwrócić się do pracodawcy na piśmie, wskazując zakres danych, które chce poznać. Z kolei pracodawca, uzyskawszy uprzednio zgodę pracownika, wysyła do banku również w formie pisemnej informację o wnioskowanych danych.

Takie informacje powinny być udzielane na piśmie, ponieważ zarówno w czasie rozmowy telefonicznej, jak i w razie wymiany korespondencji pocztą elektroniczną brak jest pewności, że dane trafią do uprawnionego podmiotu.


Gdy organ państwowy lub samorządowy żąda informacji

Ustawa przewiduje nieco odmienne zasady postępowania w odniesieniu do organów państwowych i do organów samorządu terytorialnego, które chcą uzyskać dane osobowe pracowników w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem. W takich przypadkach pracodawca ma obowiązek udzielenia danych pod warunkiem, że są one niezbędne do przeprowadzenia procedur.

Podkreślenia wymaga także to, że powyższe podmioty zostały wyłączone z definicji odbiorców danych osobowych. Nie istnieje zatem po stronie pracodawcy obowiązek informowania pracownika o tym, że jego dane osobowe zostały udzielone ww. podmiotom, a także o zakresie przekazanych informacji.

Przykład

Komornik zwrócił się do pracodawcy z pismem informującym o zajęciu wynagrodzenia, a także – powołując się na art. 761 k.p.c. – wezwał pracodawcę do wskazania oddziału banku i numeru rachunku bankowego, na który przekazywane jest wynagrodzenie za pracę tego pracownika. Pracodawca będzie w takim wypadku zobowiązany do przekazania komornikowi żądanych przez niego informacji, gdyż uprawnienie komornika do ich uzyskania jest oparte na przepisach ustawy i niezbędne do prowadzenia postępowania egzekucyjnego. Ponadto pracodawca nie będzie miał obowiązku poinformowania pracownika o tym, że jego dane zostały komornikowi udostępnione, gdyż komornik prowadzący postępowanie egzekucyjne jest organem państwowym.

Oprócz komornika wśród innych organów państwowych lub samorządowych uprawnionych do uzyskiwania danych osobowych pracowników można wskazać także:

  • organy Policji,
  • ABW,
  • CBA,
  • Żandarmerię Wojskową,
  • Zakład Ubezpieczeń Społecznych i urząd skarbowy (oprócz ewentualnych dodatkowych informacji związanych z prowadzeniem przez te dwa organy postępowania, pracodawca ma obowiązek również przekazywania im danych osobowych pracownika, niezbędnych do realizacji swoich ustawowych obowiązków).

W przypadku gdy o udzielenie informacji zwraca się określony organ państwowy lub samorządowy, obowiązuje zasada pisemnego wniosku o udzielenie konkretnych informacji. Rozmowa telefoniczna lub poczta e-mailowa również nie gwarantuje pracodawcy pewności, że podmiotem występującym o udzielenie informacji jest uprawniona instytucja.

Wyżej wymienione organy państwowe czy samorządowe mogą uzyskiwać informacje o pracowniku tylko w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem.

A zatem nie w każdym przypadku należy udzielać żądanych informacji pracownikowi ZUS, komornikowi czy innym osobom zatrudnionym w organach państwowych lub samorządowych. Sam fakt bycia pracownikiem jednego z ww. organów nie uprawnia do żądania przekazania wszelkich informacji, tym bardziej jeśli nie dotyczą prowadzonego przez tę instytucję postępowania lub gdy takie postępowanie w ogóle się nie toczy.

Odpowiedzialność administratora

Ustawodawca przewiduje dwa typy odpowiedzialności w zakresie udostępniania danych osobowych. Osoba administrująca zbiorem danych osobowych lub odpowiedzialna za ich ochronę odpowiada za udostępnianie danych lub umożliwianie dostępu do nich osobom nieuprawnionym. Oprócz odpowiedzialności pracowniczej (wypowiedzenie umowy lub rozwiązanie jej w trybie dyscyplinarnym) osoba taka może ponieść również odpowiedzialność karną zagrożoną sankcją grzywny, karą ograniczenia wolności albo karą pozbawienia wolności do lat 2.

Natomiast w przypadku gdy sprawca działa nieumyślnie, przepisy przewidują karę grzywny, karę ograniczenia wolności lub karę pozbawienia wolności do 1 roku.

Podstawa prawna:

  • art. 7 pkt 6, art. 23, 29, 31, 31a, 38, 51 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.

    Jak można podzielić urlop ojcowski?

    Urlop ojcowski przysługuje w wymiarze 2 tygodni. Jak można go podzielić? Do kiedy należy go wykorzystać?

    Skrócenie izolacji i dopuszczenie pracownika do pracy

    Skrócenie izolacji i dopuszczenie pracownika do pracy - czy jest możliwe? Co na to prawo? Jakie świadczenia przysługują za czas izolacji?

    Składki KRUS - IV kwartał 2021 r.

    Składki KRUS w IV kwartale 2021 r. - ile wynosi miesięczna składka na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie?

    Dyscyplinarka za brak szkolenia BHP

    Czy brak szkolenia BHP może być podstawą dyscyplinarki? Czy można uznać to za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracownika?

    Dzień Pracownika Służby BHP

    Dzień Pracownika Służby BHP przypada na 19 września każdego roku. Z tej okazji Minister Rodziny i Polityki Społecznej przygotowała list z podziękowaniami i życzeniami dla pracowników służb BHP.

    Dobre i złe nawyki pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna pomaga łączyć pracę z życiem prywatnym. Jakie są dobre i złe nawyki zdalnych pracowników? Oto wyniki badania przeprowadzonego w Wielkiej Brytanii, Francji i Niemczech.

    Płaca minimalna a gospodarka - podcast premiera

    Jaki wpływ na gospodarkę ma płaca minimalna? Czym skutkuje brak godziwego wynagrodzenia? Premier wystartował z autorskim podcastem.

    Składka zdrowotna 9% średniej płacy krajowej

    Składka zdrowotna liczona od średniej płacy krajowej to propozycja Rzecznika MŚP. Czy 9% przeciętnej płacy w gospodarce przy podatku liniowym to dobre rozwiązanie? Ile wyniosłaby w 2022 r.?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.