Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania
KONFERENCJA: emPOWER HR Był sobie człowiek. Rzecz o zaangażowaniu i równowadze w pracy
Urlopy wypoczynkowe Pytania i odpowiedziNie ma obowiązku przetrzymywania dokumentacji w siedzibie pracodawcy. Jeśli przechowywaniem zajmuje się inny podmiot, podmiotem odpowiedzialnym za zaginięcie bądź zniszczenie dokumentacji pozostaje pracodawca.
Przechowywanie dokumentów potwierdzających płacenie składek
reklama
reklama
W świetle art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek zobowiązany jest do przechowywania listy płac, karty wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Gdyby pracodawca zgubił potrzebne pracownikowi dokumenty, odpowiada za szkodę jemu wyrządzoną. Dla przykładu pracownik nie będzie mógł ustalić rzeczywistej podstawy wymiaru emerytury.
Forma papierowa
Aktualnie jedyną dopuszczalną formą przechowywania dokumentacji pracowniczej jest forma papierowa. Jeśli pracodawca postanawia o skanowaniu dokumentacji i przetrzymywaniu jej na twardym dysku, nadal, obok wersji elektronicznej, musi posiadać dokumenty w formie tradycyjnej.
Forma elektroniczna
Minister Pracy i Polityki Społecznej odpowiadając na interpelację poselską w sprawie zasad archiwizowania dokumentacji pracowniczej, poinformował, że trwają prace analityczne nad wprowadzeniem elektronicznej formy wytwarzania, archiwizowania i przechowywania takiej dokumentacji.
Obowiązek udostępniania dokumentacji
Na pracodawcy ciąży obowiązek udostępniania dokumentacji pracowniczej oraz akt osobowych pracowników uprawnionym organom. W związku z tym w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy podmiot zatrudniający musi mieć dostęp do potrzebnych dokumentów w formie papierowej w miejscu pozwalającym na szybkie przedstawienie ich inspektorowi.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 Nr 21, poz. 94 z późn. zm.)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 Nr 62, poz. 286 z późn. zm.)
Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2009 Nr 153, poz. 1227 z późn. zm.)
