Wypełnianie świadectwa pracy – 10 najczęściej popełnianych błędów w praktyce

Przepisy wyraźnie wskazują, jakie dane obowiązkowo powinny się znaleźć w świadectwie pracy, a jakie można zamieścić w nim na żądanie pracownika. Formalny charakter świadectwa, ograniczający możliwość zamieszczania w nim dowolnych informacji, wynika z tego, że jego zapisy służą ustaleniu określonych uprawnień ze stosunku pracy i ubezpieczenia społecznego (art. 97 § 2 Kodeksu pracy). Ponadto zachodzi potrzeba chronienia danych osobowych pracownika i poszanowania jego dóbr osobistych, które mogłyby być naruszone przez umieszczanie w świadectwie dowolnych zapisów według uznania pracodawcy.

Pracodawca nie ma obowiązku korzystania ze wzoru świadectwa pracy załączonego do rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy... Jeżeli chce, może używać wzoru opracowanego przez siebie, z tym jednak zastrzeżeniem, że powinien on zawierać wszystkie postanowienia wskazane w ww. rozporządzeniu.

Zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje

W ust. 2 świadectwa pracy pracodawca jest zobowiązany wskazać, jaką pracę wykonywał pracownik. W tym miejscu świadectwa pracy należy zatem podać, jakie stanowiska zajmował pracownik oraz jakie pełnił funkcje.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

Błąd 1. Niepodanie wszystkich stanowisk/funkcji zajmowanych przez pracownika

W praktyce część pracodawców błędnie ogranicza się do podania w tym miejscu ostatnio zajmowanego stanowiska lub stanowiska, które pracownik zajmował na początku zatrudnienia.

Należy zatem pamiętać, że wymagane jest podanie zarówno ostatniego stanowiska pracy (lub funkcji), jak i wszystkich stanowisk wcześniejszych, od początku zatrudnienia u pracodawcy wystawiającego świadectwo pracy. Na obowiązek podania wszystkich stanowisk wskazuje zapis przy ust. 2 „zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje” we wzorze świadectwa pracy zamieszczonego w rozporządzeniu w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy... Posłużenie się liczbą mnogą wyraźnie wskazuje pracodawcy, że chodzi o kompletną informację w zakresie całego przebiegu zatrudnienia.

Pracodawca powinien wymienić w świadectwie pracy wszystkie stanowiska pracy zajmowane przez pracownika w czasie całego zatrudnienia.

Nie wynika to bezpośrednio z przepisów, ale przyjmuje się, że poszczególne stanowiska lub funkcje należy podać w porządku chronologicznym. Przepisy nie wymagają, aby pracodawca wymieniając poszczególne stanowiska pracy wskazywał okres, w jakim pracownik świadczył pracę na poszczególnych stanowiskach. Można to uczynić dla większej przejrzystości przebiegu zatrudnienia pracownika.

Przykładowy zapis w świadectwie pracy, dotyczący rodzaju wykonywanej przez pracownika pracy, może wyglądać następująco:

W okresie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę na stanowisku sprzedawcy – od 1 września 2004 r. do 31 sierpnia 2005 r.; na stanowisku kasjera kasy głównej – od 1 września 2005 r. do 31 sierpnia 2010 r.; na stanowisku kierownika zmiany – od 1 września 2010 r. do 31 października 2012 r.

Tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy

Stosunek pracy może zostać zakończony w wyniku jego rozwiązania lub wygaśnięcia. W praktyce pojęcia te bywają mylone, co sprawia problemy z właściwym wskazaniem trybu i podstawy prawnej rozwiązania umowy o pracę w świadectwie pracy.

Błąd 2. Mylenie pojęć „rozwiązanie” i „wygaśnięcie” stosunku pracy

Wygaśnięcie umowy jest następstwem określonych, nieprzewidzianych zdarzeń, skutkujących zakończeniem stosunku pracy, np. śmierć pracownika czy tymczasowe aresztowanie przekraczające 3 miesiące. Rozwiązanie umowy wynika natomiast z czynności podejmowanych przez strony stosunku pracy.

Problematyczna bywa sytuacja, w której umowa o pracę zakończyła się z upływem okresu, na jaki została zawarta. W takim przypadku dochodzi do rozwiązania stosunku pracy, a nie jego wygaśnięcia. Częstym błędem jest wpisywanie do świadectwa pracy, że w przypadku rozwiązania umowy z upływem terminu doszło do wygaśnięcia stosunku pracy.

W sytuacji gdy do zakończenia stosunku pracy dochodzi w wyniku wygaśnięcia umowy, w treści świadectwa pracy należy stosować następujące zapisy dotyczące trybu i podstawy rozwiązania stosunku pracy:

Przyczyna wygaśnięcia umowy o pracę Autopromocja Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia Sprawdź	Zapis w świadectwie pracy
Śmierć pracownika	Śmierć pracownika (art. 631 Kodeksu pracy)
Śmierć pracodawcy (osoby fizycznej)	Śmierć pracodawcy będącego osobą fizyczną (art. 632 Kodeksu pracy)
Tymczasowe aresztowanie powyżej 3 miesięcy	Upływ 3 miesięcy tymczasowego aresztowania (art. 66 § 1 Kodeksu pracy)

Jeśli pracownik był nieobecny w pracy w związku z tymczasowym aresztowaniem powyżej 3 miesięcy, w żadnym przypadku nie powinno się określać w świadectwie powodu, z jakiego pracownik został tymczasowo aresztowany, ani wskazywać, o jakie przestępstwo pracownik jest podejrzewany.

Błąd 3. Zamieszczanie przyczyny rozwiązania stosunku pracy

Innym podstawowym błędem popełnianym przez pracodawców w przypadku rozwiązania stosunku pracy jest zamieszczanie w świadectwie pracy przyczyny rozwiązania stosunku pracy. Zamieszczanie wszelkich opisów czy dodatkowych komentarzy, np. „pracodawca rozwiązał z pracownikiem umowę za wypowiedzeniem z powodu częstych zwolnień lekarskich”, są niedopuszczalne. W świadectwie pracy należy natomiast wskazać stronę, która dokonała wypowiedzenia.

Przykłady poprawnych zapisów dotyczących trybu i podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy:

Tryb rozwiązania umowy o pracę	Zapis w świadectwie pracy
Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę	Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem złożonym przez pracodawcę (art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy)
Porozumienie stron	Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron (art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy)
Rozwiązanie umowy w wyniku nieprzyjęcia warunków zaproponowanych w wypowiedzeniu zmieniającym	Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę (art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy w związku z art. 42 § 1 Kodeksu pracy i art. 42 § 3 Kodeksu pracy)
Rozwiązanie umowy na skutek upływu terminu	Rozwiązanie umowy o pracę z upływem czasu, na który była zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy)

Do wyjątków od zasady niezamieszczania przyczyny rozwiązania umowy o pracę należy zaliczyć sytuacje, w których dodatkowa informacja ma znaczenie z punktu widzenia określonych uprawnień, jakie przysługują pracownikowi.

Przykładem tego jest rozwiązanie umowy w ramach wypowiedzenia lub porozumienia stron z przyczyn nieleżących po stronie pracownika. W takim przypadku zapis w świadectwie powinien mieć np. takie brzmienie:

„Stosunek pracy ustał w wyniku: rozwiązania umowy na mocy porozumienia stron w związku ze zwolnieniem grupowym – art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy w związku z art. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. Nr 90, poz. 844 ze zm.)”.

Powszechną, ale błędną praktyką jest zamieszczanie opisu zdarzenia uzasadniającego rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Ponadto dyskusyjną sprawą jest podawanie art. 52 Kodeksu pracy w podstawie prawnej takiego rozwiązania umowy.

Przykład błędnego zapisu w świadectwie pracy dotyczący zwolnienia dyscyplinarnego:

Stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania umowy o pracę przez pracodawcę bez wypowiedzenia z powodu notorycznych kradzieży, jakich dopuszczał się pracownik wobec pracodawcy (art. 30 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy w zw. z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).

Przykład prawidłowego zapisu w świadectwie pracy dotyczący zwolnienia dyscyplinarnego:

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracodawcę (art. 30 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy w związku z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).

Co do zamieszczania wzmianki o art. 52 Kodeksu pracy należy mieć na względzie fakt, że przepisy nie wymagają podawania tej informacji. Konieczne jest tylko wskazanie trybu rozwiązania stosunku pracy wraz ze wskazaniem strony, która złożyła oświadczenie w tej sprawie. Jednak żeby było wiadomo, o jaki tryb rozwiązania bez wypowiedzenia chodzi, należy przyjąć, że dodatkowo trzeba wskazać w świadectwie pracy art. 52 Kodeksu pracy tak, jak w podanym wyżej przykładzie.

Urlop wypoczynkowy w świadectwie

Podstawową zasadą jest obowiązek zamieszczania w świadectwie pracy informacji w zakresie urlopu wypoczynkowego, przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy (wykorzystanego w naturze lub za który przysługuje ekwiwalent pieniężny).

Błąd 4. Wpisywanie wymiaru zaległego urlopu wypoczynkowego

W świadectwie pracy powinno się określić liczbę dni urlopu, które pracownik wykorzystał za bieżący rok. Informacja ta jest niezbędna dla przyszłego pracodawcy, u którego pracownik zechce podjąć pracę w tym samym roku.

Częstym błędem popełnianym przez pracodawców jest zamieszczanie w świadectwie pracy informacji o wymiarze zaległego urlopu wypoczynkowego.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony na pełny etat do 30 września 2012 r. wykorzystał 5 dni urlopu zaległego. Dodatkowo wcześniej wykorzystał urlop bieżący w wymiarze 10 dni. W świadectwie pracy w części „wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze” powinno się zatem wpisać: 10 dni, tj. 80 godzin (czyli bez informacji dotyczącej faktu wykorzystania urlopu zaległego).

Błąd 5. Podawanie liczby godzin wykorzystanego urlopu na żądanie

Wzór świadectwa pracy zawiera rubrykę, która wskazuje na konieczność zamieszczenia informacji o urlopie na żądanie. W takim przypadku należy wskazać tylko liczbę dni wykorzystanego urlopu na żądanie. Nie trzeba podawać liczby godzin wykorzystanego urlopu na żądanie, co jest częstym błędem popełnianym przez pracodawcę.

Przeliczanie urlopu na żądanie na godziny i podawanie takiej informacji w świadectwie pracy byłoby mylące dla kolejnego pracodawcy, ponieważ pracownicy mogą pracować w różnych wymiarach godzin na dobę i mogą wykorzystać w związku z tym różną liczbę godzin urlopu na żądanie.

Niekiedy pracodawcy rozdzielają urlop wykorzystany przez pracownika w naturze od tego, za który przysługuje ekwiwalent pieniężny, zamieszczając np. zapis: „10 dni + 4 dni ekwiwalent pieniężny”. Taki zapis nie będzie błędem, jednak nie ma konieczności rozbijania tego urlopu na takie dwie części. Wystarczy łącznie wskazać jako rozliczone przez pracodawcę 14 dni urlopu wypoczynkowego.

Urlop ojcowski i wychowawczy

Błąd 6. Niezamieszczanie informacji o wykorzystaniu urlopu ojcowskiego

Częstym błędem popełnianym przez pracodawców jest niezamieszczanie w świadectwie pracy informacji o wykorzystaniu urlopu ojcowskiego.

Taką informację należy zamieścić. Jest ona bowiem dla kolejnego pracodawcy ważną informacją. Pracownik może bowiem wykorzystać urlop ojcowski w ciągu roku od urodzenia dziecka lub uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka.

W związku z tym, jeżeli pracownik korzystał z urlopu ojcowskiego, informacja na ten temat powinna być podana w ust. 4 pkt 9 świadectwa, gdzie jest mowa o wykorzystaniu dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy.

W świadectwie pracy należy podać informację o wykorzystaniu przez pracownika urlopu ojcowskiego w ust. 4 pkt 9 (rubryka dotycząca dodatkowych urlopów oraz innych uprawnień pracowniczych, z których korzystał pracownik).

---

Błąd 7. Niepodanie informacji o urlopie wychowawczym przed 1 stycznia 1999 r. w ust. 4 pkt 10 świadectwa

Analizując wzór świadectwa pracy załączonego do rozporządzenia można dojść do wniosku, że informację o wykorzystaniu urlopu wychowawczego należy zamieścić tylko w ust. 4 pkt 3 świadectwa (rubryka „wykorzystał urlop wychowawczy”), stosując np. zapis: korzystał z urlopu wychowawczego w okresie 01.02.2011 r. – 30.06.2011 r.

Z uwagi na fakt, że okresy urlopu wychowawczego przypadające przed 1 stycznia 1999 r. są okresami nieskładkowymi, analizując zapis ust. 4 pkt 10 zamieszczony we wzorze świadectwa pracy „okresy nieskładkowe przypadające w okresie zatrudnienia”, przyjmuje się, że okres wykorzystanego urlopu wychowawczego powinien być odnotowany również tam. Niepodanie w tym miejscu informacji o wykorzystanym urlopie wychowawczym przed 1 stycznia 1999 r. jest częstym błędem popełnianym przez pracodawców.

Urlop bezpłatny

W świadectwie powinien być odnotowany fakt korzystania przez pracownika z urlopu bezpłatnego, na co wskazuje ust. 4 pkt 2 wzoru świadectwa pracy. W takim przypadku można dokonać następującego zapisu: korzystał z urlopu bezpłatnego w okresie od 1.04.2011 r. do 31.12.2011 r. udzielonego na podstawie art. 174 Kodeksu pracy.

Błąd 8. Zamieszczenie informacji o urlopie bezpłatnym w ust. 4 pkt 10 świadectwa

Bywają przypadki, gdy pracodawcy błędnie zamieszczają informację dotyczącą urlopu bezpłatnego w części, w której wskazuje się okresy nieskładkowe.

Należy jednak pamiętać, że okres tzw. zwykłego urlopu bezpłatnego (z wyjątkiem urlopu bezpłatnego oraz przerw w zatrudnieniu w razie nieudzielenia urlopu bezpłatnego małżonkom pracowników skierowanych do pracy w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, w stałych przedstawicielstwach przy Organizacji Narodów Zjednoczonych i w innych misjach specjalnych za granicą, w instytutach, ośrodkach informacji i kultury za granicą) nie zalicza się do okresów nieskładkowych (art. 7 ustawy o emeryturach i rentach z funduszu ubezpieczeń społecznych). Zatem nie ma podstaw do umieszczania informacji w sprawie wykorzystanego typowego urlopu bezpłatnego w części świadectwa pracy poświęconej okresom nieskładkowym.

WAŻNE!

Informacji o tzw. zwykłym urlopie bezpłatnym nie podaje się w ust. 4 pkt 10 świadectwa pracy, gdzie jest mowa o okresach nieskładkowych.

Okresy nieskładkowe

W świadectwie pracy należy wskazać wszystkie okresy nieskładkowe, jakie miały miejsce w trakcie zatrudnienia u danego pracodawcy. Okresy te powinno się wskazać w porządku chronologicznym, podając daty ich rozpoczęcia (dzień, miesiąc, rok) i zakończenia. Nie jest wymagane zamieszczanie komentarzy czy wyjaśnień w sprawie uznania danego okresu za okres nieskładkowy – np. okres niezdolności do pracy z powodu choroby pracownika. Należy pamiętać, że okresy nieskładkowe nie zależą od swobodnego uznania pracodawcy. Katalog tych okresów, zawarty w art. 7 ustawy emerytalnej, jest zamknięty, co powoduje, że w rubryce ust. 4 pkt 10 wzoru świadectwa pracy pracodawca nie ma prawa zamieścić innych okresów niż te, które wskazał ustawodawca. Pracodawca powinien zamieścić informację o okresach nieskładkowych, które miały miejsce w całym okresie zatrudnienia pracownika. W praktyce, jeżeli tych okresów było wiele, dopuszczalnym rozwiązaniem będzie zamieszczenie informacji o nich w załączniku stanowiącym integralną część świadectwa. W takiej sytuacji w ust. 4 pkt 10 świadectwa powinno się wpisać informację o załączniku zawierającym wyszczególnienie okresów nieskładkowych ze wskazaniem liczby stron czy pozycji. Dla jasności, załącznik powinien być również opisany w sposób umożliwiający powiązanie go ze świadectwem pracy – np. „załącznik nr 1 do świadectwa pracy z 25 czerwca 2011 r.”

---

Błąd 9. Wpisywanie dni nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika

Pracodawcy często mają wątpliwości, czy w świadectwie pracy należy zamieszczać okresy nieusprawiedliwionej nieobecności pracowników.

Zdarza się, że wpisują te dni właśnie w ust. 4 pkt 10 świadectwa pracy, w którym wymienia się okresy nieskładkowe. Jest to jednak błędne postępowanie. Świadectwo pracy nie zawiera także innych rubryk, gdzie pracodawca miałby obowiązek wpisywać nieusprawiedliwione nieobecności pracownika. Zatem tzw. NN nie należy w ogóle zamieszczać w świadectwie pracy.

Informacje uzupełniające

W informacjach uzupełniających należy podać dane z zakresu należności ze stosunku pracy uznane przez pracodawcę (czyli jego zdaniem konieczne do wypłacenia) i niewypłacone pracownikowi do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych. Obok powyższej, obowiązkowej informacji, pracodawca – na żądanie pracownika – powinien zamieścić informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia, uzyskanych przez pracownika kwalifikacjach oraz informację o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania, gdy zachodzi przypadek określony w § 5 ust. 3 rozporządzenia. Pracodawca, uzupełniając treść świadectwa pracy o tę informację, podpisuje ją i opatruje datą.

Błąd 10. Zamieszczanie oceny pracownika w informacjach uzupełniających

Pracodawca w informacjach uzupełniających często opisuje wady i zalety pracownika, co jest nieprawidłowe.

W ramach „informacji uzupełniających” pracodawca nie powinien zamieszczać żadnych ocen pracownika (tym bardziej negatywnych) i podawania powodów, dla których stosunek pracy uległ rozwiązaniu.

PRZYKŁAD

Pracownik był zatrudniony na stanowisku śpiewaka–solisty w teatrze. Po objęciu funkcji przez nowego dyrektora z pracownikiem rozwiązano stosunek pracy z uwagi na mierny – w ocenie pracodawcy – poziom artystyczny pracy pracownika. W dniu wydawania świadectwa pracy doszło do kłótni między odchodzącym pracownikiem a pracodawcą, który w informacjach uzupełniających świadectwa pracy postanowił zamieścić wzmiankę: „Zakaz wykonywania zawodu”. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. W żadnej części świadectwa pracy pracodawca nie ma uprawnień do zamieszczania tego typu informacji.

Podstawa prawna:

• art. 26, art. 30, art. 32, art. 42, art. 52, art. 63¹, art. 63², art. 66 § 1, art. 97 § 1, § 2 Kodeksu pracy,
• art. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. Nr 90, poz. 844 ze zm.),
• art. 7 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227 ze zm.),
• § 1, § 5 ust. 3 i załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. Nr 60, poz. 282 ze zm.).