Czy można ukarać pracownika karą porządkową za pożyczenie służbowego laptopa osobie spoza firmy

Może Pan nałożyć na pracownika za użyczenie firmowego sprzętu osobie spoza firmy karę porządkową upomnienia lub nagany pod warunkiem, że nie upłynęły terminy, jakie ma pracodawca na jej nałożenie.

UZASADNIENIE

Pracownik ma obowiązek dbania o dobro zakładu pracy, jego mienie oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy). Oznacza to, że pracownik ma obowiązek dbania o powierzony mu do wykonywania pracy sprzęt firmowy, np. laptop. Taki sprzęt nie jest jego własnością i nie może on nim rozporządzać według własnego uznania. A zatem pracownik nie może swobodnie wgrywać dowolnych programów czy ściągać plików z internetu (np. z filmami lub muzyką) bez konsultacji z pracodawcą lub osobą wyznaczoną do nadzorowania powierzonego sprzętu. W konsekwencji nie może go również pożyczać innym osobom bez wiedzy i zgody pracodawcy. Firmowy laptop jest własnością pracodawcy, a zatem użyczenie go innej osobie, niezależnie od tego, czy jest to inny pracownik tego samego pracodawcy czy osoba spoza firmy, powinno się odbywać jedynie za jego wiedzą i zgodą.

WAŻNE!

Pracownik może pożyczyć służbowy sprzęt innej osobie tylko za zgodą pracodawcy.

Pracownik, któremu pracodawca powierzył komputer, ma dzięki niemu dostęp do programów i danych niezbędnych do wykonywania przez niego pracy. W zależności do zajmowanego przez pracownika stanowiska firmowy komputer może zawierać niezwykle ważne dla firmy dane, których ujawnienie (w niektórych przypadkach również innym pracownikom tej samej firmy) mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Chodzi np. o treść kontraktów, bazę danych klientów firmy, strategie marketingowe, dane finansowe firmy, dane osobowe pracowników, szczegóły technologiczne produkcji itp. Takie informacje są szczególnie chronione przez firmę. Pracownicy mający do nich dostęp z mocy prawa są zobowiązani do ich chronienia. Nierzadko zdarza się, że do ochrony tych tajemnic firmowych zobowiązują pracownika dodatkowe zakazy wynikające z regulaminu pracy lub osobnych umów, często przewidujących kary pieniężne za ich naruszenie.

Zatem użyczenie komputera zawierającego takie dane może być kwalifikowane jako brak dbałości o zakładowe mienie oraz złamanie obowiązku zachowania danych firmy w tajemnicy, ponieważ użytkujący taki komputer ma do nich dostęp. Takie postępowanie pracownika jest naruszeniem organizacji i porządku w procesie pracy i upoważnia pracodawcę do nałożenia na niego kary porządkowej upomnienia lub nagany. Może również stanowić podstawę do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem lub nawet bez wypowiedzenia z winy pracownika w zależności od okoliczności sytuacji oraz oceny pracodawcy.

PRZYKŁAD

Pracownik działu handlowego na jeden dzień pożyczył swój komputer koledze pracującemu w firmie konkurencyjnej. W komputerze znajdowała się baza klientów. Dane te nie były zabezpieczone dodatkowymi hasłami. W takiej sytuacji pracodawca ma prawo nie tylko nałożyć na pracownika karę porządkową, ale również zwolnić go z pracy, nawet dyscyplinarnie.

Nawet jeśli pliki zawierające dane firmowe zostaną dodatkowo zabezpieczone hasłem, którego nie zna użytkujący, pożyczenie laptopa osobie spoza firmy bez zgody i wiedzy pracodawcy może być podstawą zastosowania kary porządkowej wobec pracownika. Takie postępowanie może być bowiem ocenione jako naruszenie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy oraz niedopełnienie obowiązku dbałości o zakładowe mienie (art. 108 § 1 Kodeksu pracy). Natomiast stopień dodatkowego zabezpieczenia firmowych plików może mieć wpływ na rodzaj zastosowanej wobec pracownika kary lub na tryb rozwiązania z nim umowy o pracę.

PRZYKŁAD

Pracownik działu technicznego pożyczył swój firmowy laptop bratu pracującemu w innej branży. Dodatkowo pliki firmowe były zabezpieczone hasłami, których nie znał brat pracownika. W takiej sytuacji pracodawca może zastosować wobec pracownika karę upomnienia lub nagany. Nie ma natomiast podstaw do zwolnienia dyscyplinarnego.

Mają zatem Państwo prawo ukarać pracownika karą porządkową pod warunkiem, że nie upłynęły jeszcze terminy na jej nałożenie (tj. 2 tygodnie od uzyskania wiadomości o zdarzeniu uzasadniającym ukaranie pracownika karą porządkową oraz 3 miesiące od dopuszczenia się tego naruszenia przez pracownika).

PRZYKŁAD

Pracownik pożyczył na dwa dni – 14 i 15 marca br. służbowy laptop swojemu bratu. Pracodawca dowiedział się o tym 20 lipca br. W takim przypadku pracodawca nie może ukarać pracownika karą upomnienia lub nagany, ponieważ minęły już 3 miesiące od czasu, kiedy doszło do pożyczenia laptopa.

Ważne jest również, aby przed ukaraniem pracownika pracodawca go wysłuchał. Wyjaśnienia pracownika mogą znacząco wpłynąć na rodzaj zastosowanej kary.

Powierzając pracownikom sprzęt komputerowy warto od razu jasno określić zasady jego użytkowania. W tym celu można stworzyć odrębny regulamin korzystania z takiego sprzętu lub zamieścić w regulaminie pracy odpowiednie postanowienia.

Podstawa prawna

• art. 100 § 2 pkt 4, art. 108 § 1, art. 109 § 1 i § 2 Kodeksu pracy.