Kategorie

Dane osobowe pracownika

Jakub Kaniewski
Zakres pozyskiwania danych osobowych zwiększa się po podpisaniu umowy o pracę. Nie oznacza to, że pracodawca może wiedzieć o swoim pracowniku wszystko. Niektórych granic nie może przekroczyć.

Pozyskiwane od pracownika dane osobowe możemy podzielić na dwie grupy. Pierwsza obejmuje dane, które pracodawca może uzyskać już na etapie selekcji kandydatów na wolne stanowiska w swoim zakładzie pracy. Druga grupa to dane, których powinna udzielić osoba już zatrudniona.

Informacje selekcyjne obejmują następujące dane osobowe:

• identyfikujące osobę: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

• precyzujące predyspozycje zawodowe: wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Choć przepis o tym wyraźnie nie stanowi, a jego interpretacja mogłaby skłaniać do przyjęcia, że chodzi tu wyłącznie o udokumentowanie pracowniczych okresów zatrudnienia, to jednak z praktycznego punktu widzenia przyjmuje się, że pracodawca ma także prawo do pozyskania informacji o przebiegu pracy zawodowej wykonywanej zgodnie z pozapracowniczymi podstawami prawnymi jej świadczenia, czyli głównie umowami cywilnoprawnymi.

Po zatrudnieniu pracodawca ma prawo żądać kolejnych danych osobowych od pracownika.

Są to przede wszystkim:

• inne dane osobowe pracownika, których podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Jeśli zakładowy regulamin wynagradzania lub regulamin zakładowego funduszu socjalnego przewiduje dodatek pieniężny dla dziecka pracownika i chce on z tego uprawnienia skorzystać, może zostać zobowiązany przez wewnątrzzakładowe przepisy prawa pracy do przedstawienia dokumentu poświadczającego posiadanie dziecka, np. aktu urodzenia,

• numer PESEL pracownika nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Jak wynika z powyższego, zakres danych osobowych objętych drugą ich grupą niejednokrotnie zależy od pewnych indywidualnych okoliczności, ściśle odnoszących się do pracownika oraz od rodzaju wykonywanej pracy.

Ponad ten obszar pracodawca nie może w zasadzie wykraczać i żądać podania innych danych osobowych.

Reklama

Pewnego rodzaju odstępstwo od powyższych reguł polega na tym, że pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż wymienione, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (art. 221 § 4 k.p.). Ustawodawca nie sprecyzował jednak, o jakie przepisy chodzi. Również doktryna prawa pracy nie wypracowała w tym zakresie jednolitego stanowiska.

Przyjmuje się jednak, że pojęcie to zawiera w sobie zarówno ustawy, jak i rozporządzenia. Wnioski takie można wyprowadzić z brzmie- nia przepisu art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.), z którego wynika, że przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne w celu zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, tzn. gdy zezwalają na to przepisy prawa (nie wskazuje się jednak na rangę przepisu). Przeciwnicy tego stanowiska wskazują z kolei na art. 51 ust. 1 Konstytucji RP, ponieważ nie można być obowiązanym inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby - a zatem mowa tu tylko i wyłącznie o przepisie rangi ustawowej.


Reklama

Pogląd ten wydaje się dominować, wyłączając tym samym z zakresu pojęcia „odrębne przepisy” innego rodzaju pracownicze źródła prawa, w tym przede wszystkim układy zbiorowe pracy, które w rozumieniu art. 9 k.p. w związku z art. 221 § 4 k.p. mogłyby przecież zostać uznane za inne źródła prawa pracy. Za ich odrzuceniem przemawia jednak fakt, że, mimo iż są traktowane jako przepisy prawa, ich ranga jest zbyt niska. Z drugiej zaś strony te specyficzne źródła prawa pracy (postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumienia zbiorowe oraz regulaminy i statuty) nie mogą zawierać uregulowań mniej korzystnych dla pracownika niż ustawy i wydane na ich podstawie akty wykonawcze, czyli rozporządzenia (art. 9 § 2 i 3 k.p.).

Reasumując, gdyby przepisy tej kategorii nakładały obowiązek ujawnienia przez pracownika dodatkowych danych osobowych, regulacja tego typu byłaby dla osób świadczących pracę mniej korzystna w przypadku braku lub węższego unormowania tego obowiązku w ustawie lub rozporządzeniu.

Pracownik może z własnej inicjatywy zawsze udzielić pracodawcy innych danych osobowych, niż wskazują na to przepisy.

Z reguły ma to miejsce, gdy wiąże się z dodatkowymi korzyściami dla pracownika. Nigdy jednak proces pozyskiwania dodatkowych danych nie może być rezultatem wywierania presji czy nacisku na osobę zainteresowaną zatrudnieniem. Udostępnienie dodatkowych danych, wykraczających poza ramy unormowane, może być jedynie przejawem dobrej woli pracownika.

Niestety w praktyce często zdarza się, że kandydaci do pracy źle odczytują intencje pracodawcy, który oczekuje dobrowolnego podania innych informacji o sobie, i traktują to jako warunek konieczny do zatrudnienia.

Skutki odmowy udzielenia danych, których żąda pracodawca, są oczywiste. Jeżeli ma to miejsce na etapie zatrudniania, pracodawca odstępuje od dalszych negocjacji, a kandydat do pracy niweczy tym samym swoje szanse na pracę u danego przedsiębiorcy. Odnosi się to jedynie do danych, których przyszły pracodawca miał prawo od niego wymagać. W razie przekroczenia swoich uprawnień pracodawca może się bowiem narazić na działanie dyskryminujące kandydata. Naturalną tego konsekwencję jest odpowiedzialność odszkodowawczą z tytułu odmowy zawarcia umowy o pracę.

Z kolei w przypadku osób zatrudnionych brak zadośćuczynienia przepisom Kodeksu pracy jest równoznaczny z naruszeniem przez pracownika obowiązków pracowniczych ze wszystkimi wynikającymi z tego sankcjami prawnymi, włącznie z wypowiedzeniem umowy o pracę.

Pracodawca, choć w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych jest administratorem danych osobowych swoich pracowników, nie ma obowiązku rejestracji danych:

• przetwarzanych w związku z zatrudnieniem, świadczeniem u niego usług na podstawie umów cywilnoprawnych,

• dotyczących osób u pracodawcy zrzeszonych lub uczących się (art. 43 ust. 1 pkt 4 uodo). Przepis ten odnosi się więc do byłych, obecnych i potencjalnych pracowników oraz innych osób, bez względu na podstawę zatrudnienia.

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?