Monitoring w miejscu pracy 2018 - co z ochroną prywatności pracowników?

Obecne uregulowanie kwestii dopuszczalności stosowania monitoringu w miejscu pracy

Kwestia kontrolowania zakładu pracy i pracowników poprzez instalowanie przez pracodawcę kamer monitoringu w miejscu pracy, nie jest uregulowana w obecnie obowiązujących w Polsce przepisach prawa. Wytyczną do zdefiniowania zasad stosowania kamer celem sprawowania kontroli nad pracownikami stanowi wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z dnia 3 kwietnia 2007 roku (Lynette Copland vs. UK, 62617/00).

W powyższej sprawie Trybunał został postawiony przed problemem ustalenia dopuszczalnych granic ingerencji pracodawcy w prywatność pracownika. Z treści uzasadnienia wyroku Trybunału wynikają następujące kryteria stosowania środków kontroli (w tym monitoringu) wobec pracowników: pełna świadomość pracownika co do środków stosowanych wobec niego, proporcjonalność zaawansowania środka kontroli do kontrolowanego celu, poszanowanie godności pracownika oraz uzasadnienie stosowania środka kontroli, na przykład konieczność zapewnienia bezpieczeństwa pracowników takich miejsc jak bank czy kantor.

W świetle wyżej wymienionych kryteriów, pod wątpliwość można poddać praktyki stosowane przez niektórych przedsiębiorców, dla których jedynym motywem instalowania systemu monitoringu w zakładzie pracy jest wyłącznie chęć (często nieuzasadniona) kontrolowania swoich pracowników. Takie działanie pracodawcy może doprowadzić do naruszenia dóbr osobistych pracowników, szczególnie w zakresie prawa do ochrony wizerunku.

Polecamy: Multipakiet RODO 2018 dla kadrowych i HR

Równie istotnym zagadnieniem jest obowiązek pracodawcy jako administratora danych osobowych do zapewnienia bezpieczeństwa w zakresie przechowywania utrwalonych nagrań stanowiących zbiór danych oraz sprawowania ścisłej kontroli nad dostępem do tego zbioru, zgodnie z dyspozycją art. 37 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.). Uchybienie w zakresie powyższego obowiązku może skutkować niekontrolowanym dostępem do danych przez osoby nieuprawnione, a co za tym idzie, do niezgodnego z prawem przetwarzania tych danych.

Zmiany w Kodeksie pracy w zakresie stosowania monitoringu w związku z koniecznością implementacji przepisów RODO

W następstwie wejścia w życie (z dniem 25 maja 2018 roku) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych o przetwarzaniu danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), sytuacja prawna dotycząca stosowania monitoringu w zakładzie pracy ulegnie zmianie. Artykuł 88. RODO umożliwia państwom członkowskim wprowadzenie bardziej szczegółowych przepisów mających zapewnić pracownikom ochronę ich praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych w związku z zatrudnieniem. Efektem podjęcia przez ustawodawcę działań wynikających z konieczności dostosowania przepisów krajowych do wymogów RODO, jest projekt Ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (dalej: Projekt) z dnia 28 marca 2018 roku. Na dzień sporządzenia artykułu, Projekt oczekuje na przyjęcie przez Radę Ministrów.

Na mocy art. 4 Projektu, ustawodawca przewidział wprowadzenie do Kodeksu pracy m.in. nowego artykułu 22⁴, którego postanowienia dosyć jednoznacznie regulują problematykę stosowania przez pracodawcę systemów monitoringu.

Przede wszystkim, w art. 22⁴ § 1 wprost wskazane zostały cele stosowania monitoringu w zakładzie pracy i może to być:

• zapewnienie bezpieczeństwa pracowników;
• ochrona mienia;
• kontrola informacji;
• zachowanie w tajemnicy informacji których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Wystarczające jest zaistnienie nawet jednej z wyżej wskazanych przesłanek.

Następnie, w art. 22⁴ § 2 wskazane zostały wyłączenia co do obszarów na których można stosować monitoring i są to:

• pomieszczenia sanitarne;
• szatnie;
• stołówki;
• palarnie;
• pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej.

Od wskazanych wyłączeń istnieje odstępstwo w przypadku gdy konieczność stosowania monitoringu na tych obszarach jest wynikiem zaistnienia wymienionych wcześniej przesłanek. Pracodawca powinien szczególnie w takiej sytuacji zapewnić nienaruszalność zarówno godności oraz innych dóbr osobistych osób przebywających w tych obszarach jak i zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez uniemożliwienie identyfikacji przebywających tam osób.

Został również określony dopuszczalny czas przechowywania danych z nagrań z monitoringu. W art. 22⁴ § 3 wskazany jest okres nieprzekraczający 3 miesięcy, jednak jeśli zgromadzone nagrania stanowią dowód w postępowaniu, zgodnie z art. 22⁴ § 4, termin 3 miesięcy ulega wydłużeniu do dnia prawomocnego zakończenia tego postępowania. Po upływie tych okresów, nagrania należy zniszczyć.

W myśl art. 22⁴ § 6 – 9, pracodawca zobowiązany jest wymienić cele, zakres i sposób stosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie podlega pod obowiązek ustalenia regulaminu pracy, informacje o których mowa w zdaniu poprzednim, przekazuje on pracownikom w drodze obwieszczenia. Pracownicy powinni zostać poinformowani o stosowaniu monitoringu, co najmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. W przypadku nowego pracownika, powinien on zostać poinformowany w powyższym zakresie przed przystąpieniem do pracy. Co istotne, zgodnie z art. 22⁴ § 9 pracodawca musi oznaczyć monitorowane pomieszczenia w sposób widoczny i czytelny (za pomocą znaków lub ogłoszeń dźwiękowych), co najmniej na dzień przed uruchomieniem monitoringu. Zgodnie z 22⁴ § 10, postanowienia zawarte w § 9 nie uchybiają przepisom art. 12 i 13 RODO o obowiązku informacyjnym.

Podsumowanie

Podjęta próba rozwiązania kwestii stosowania monitoringu w zakładzie pracy, w kształcie zaproponowanym przez ustawodawcę, wydaje się dostatecznie wypełniać poważną, dotąd istniejącą lukę w prawie. Wejście w życie powyższych zmian do Kodeksu pracy (o ile zostaną one przyjęte w brzmieniu jak w Projekcie) może być szansą na wzmocnienie ochrony praw pracowników w zakresie możliwości naruszania ich dóbr osobistych. Szczególnie w świetle sankcji, jakie przewidują przepisy RODO za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, w interesie każdego przedsiębiorcy jest jak najdokładniejsze i najskrupulatniejsze wdrożenie RODO. O tym, czy opisane w artykule zmiany, po ich wejściu w życie, istotnie wpłyną na rozwiązanie problemu stosowania monitoringu, w pełni przekonamy się jednak w praktyce.

Autor: Szymon Bęben, Junior Associate

Polecamy serwis: Ochrona danych osobowych