Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy RODO uniemożliwi korzystanie z monitoringu w pracy?

 Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy sp.k.
Wszechstronne usługi dla biznesu, samorządów oraz jednostek administracji publicznej.
Angelika Zarzycka
Czy RODO uniemożliwi korzystanie z monitoringu w pracy?/ Fot. Fotolia
Czy RODO uniemożliwi korzystanie z monitoringu w pracy?/ Fot. Fotolia
Fotolia
Monitoring w prawie pracy jest tematem kontrowersyjnym, bowiem nie istnieje żaden przepis, który regulowałby wprost możliwość oraz sposób monitorowania pracowników. Czy jednak brak bezpośredniej regulacji sprawia, że pracodawca nie może stosować monitoringu? Nowe przepisy, tzw. RODO, wejdą w życie już w maju 2018 roku.

Usprawiedliwiony cel

Pracodawca może stosować różne formy monitoringu przy spełnieniu podstawowej przesłanki, mianowicie monitoring musi być stosowany jedynie w sytuacji, w której pracodawca wykaże, iż ma w tym swój uzasadniony cel i nie można go osiągnąć innym sposobem. Ponadto, pracownik zgodnie z zasadą transparentności musi mieć świadomość, że wobec niego stosowany jest monitoring. Co istotne, stosowany monitoring musi być adekwatny i proporcjonalny do osiągnięcia usprawiedliwionego celu.

Pracodawca, decydując się na stosowanie w jakiejkolwiek formie monitoringu wobec pracowników, powinien zadbać o to, by każdy z pracowników zapoznał się ze szczegółowo z określonymi zasadami monitoringu oraz miał stały i łatwy wgląd w te zasady. Zatem, wszelkie kwestie związane z monitorowaniem muszą znaleźć się w regulaminie, układzie zbiorowym pracy, porozumieniu zbiorowym lub ostatecznie w dokumencie, ogłoszonym w sposób zwyczajowy w danym zakładzie pracy.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Rodzaj monitoringu adekwatny do celu

Oprócz monitoringu wizyjnego, który najczęściej kojarzony jest z monitorowaniem pracy pracowników, w miejscu pracy mogą być stosowane inne sposoby kontrolowania zatrudnionych osób. Należą do nich: przeglądanie korespondencji służbowej pracownika, sprawdzanie wykazów połączeń wykonanych za pomocą telefonu służbowego, instalacja urządzeń rejestrujących dane zdarzenia drogowe, monitorowanie stron przeglądanych przez pracowników w Internecie, czy ewidencja wejść i wyjść z pracy.

Należy jednak zaznaczyć, że sposób monitorowania powinien zostać dostosowany do okoliczności. Przykładowo bardzo kontrowersyjne jest rozwiązanie bazujące na liniach papilarnych. Pracodawca w tym wypadku celem kontroli czasu faktycznego rozpoczęcia dnia pracy wprowadza taki system ewidencji, który polega na przyłożeniu do skanera palca przez pracownika przy każdym wyjściu i wejściu. Konsekwencją jest zbieranie przez pracodawcę od wszystkich pracowników  informacji o ich liniach papilarnych. Nie trudno zarzucić firmie w tym wypadku, że ten sam cel można osiągnąć, korzystając z systemów bazujących na kartach magnetycznych.

Jak najbardziej, pracodawca ma prawo kontrolować czy pracownicy faktycznie przebywają na terenie zakładu w wyznaczonych godzinach pracy. Jednak opisany powyżej przykład nie zasługuje na aprobatę. Zbytnio ingeruje on w prawa pracownika, ponieważ dane biometryczne zaliczane są do tzw. szczególnych kategorii danych osobowych (na gruncie RODO jest to odpowiednik pojęcia danych osobowych wrażliwych). Pracodawca, nawet jeśli uzyska wyraźną zgodę pracownika, nie powinien ich przetwarzać, jeśli dany cel można uzyskać w sposób mniej ingerujący w dobra osobiste jego pracowników.

Monitoring tylko w zakresie działań służbowych

Pamiętać jednak należy, że stosując monitoring, pracodawca musi zadbać nie tylko o brak naruszeń w zakresie danych osobowych. Pracodawca ma także obowiązek chronić prywatność pracownika i nie może naruszać jego dóbr osobistych. Stąd też wszelki monitoring musi być ściśle związany z pracą. O ile możliwe jest kontrolowanie korespondencji zaadresowanej na Jana Kowalskiego pracownika konkretnej firmy wskazanej z nazwy, o tyle list zaadresowany do Jana Kowalskiego, nawet dostarczone do siedziby firmy, nie może zostać otwarty przez inną osobę niż adresat.  

Co więcej, monitoring może być zainstalowany jedynie w pomieszczeniach, które służą do wykonywania poleceń pracodawcy. Zatem, umieszczenie kamer w pokoju socjalnym czy toalecie, nigdy nie będzie prawnie usprawiedliwione.

RODO – nowa regulacja w zakresie ochrony danych osobowych

Należy również mieć na uwadze, że monitowanie pracowników w jakiejkolwiek formie stanowi przetwarzanie ich danych osobowych. Ma to istotne znaczenie w kontekście nadchodzących zmian w ochronie danych osobowych. Nowe przepisy, tzw. RODO, wejdą w życie już w maju 2018 roku, a za brak przestrzegania zapisów rozporządzenia grożą kary do 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy czy też grupy kapitałowej. Przetwarzanie musi być stosowane zgodnie z zasadą:

  • adekwatności (sam cel musi usprawiedliwiać przetwarzanie, a wybrana metoda musi być najodpowiedniejsza do osiągnięcia tego celu),
  • proporcjonalności (wybrana metoda ograniczy do minimum, przetwarzanie danych, które są zbędne do osiągnięcia celu),
  • transparentności (pracownicy muszą mieć świadomość, że są poddawani monitoringowi)a administrator – pracodawca, ma obowiązek informacyjny w tym zakresie.

Jakie dane osobowe pracownika chronić

Dane osobowe to nie tylko imię, nazwisko i numery identyfikacyjne. Danymi w obliczu obowiązującej regulacji, są wszelkie informacje umożliwiające ustalenie tożsamości osoby, której dana ta dotyczy. Można tutaj wskazać na: adres mailowy zawierający imię i nazwisko osoby, jej zdjęcia lub nagrania wideo, PESEL, dane wrażliwe takie, jak przynależność do związków zawodowych, informacje o chorobach zawodowych itp.

Nagrania z monitoringu

Materiały zarejestrowane przez kamery zainstalowane w pracy, podlegają ochronie ze względu na przechowywane dane osobowe. Pracodawca, administrator danych osobowych swoich pracowników zgodnie z rozporządzeniem unijnym, musi zadbać o bezpieczeństwo nagrań(zabezpieczyć je przed niepowołanym dostępem). Tak samo, ważne jest to w obliczu rozwijającej się technologii, by już na etapie nagrywania zabezpieczyć system monitoringu przed dostępem z zewnątrz. Pracodawca powinien przechowywać nagrany materiał wyłącznie przez okres niezbędny dla realizacji celu, w którym był on gromadzony, a następnie trwale go usunąć.

Administrator danych, w tym przypadku pracodawca, ma obowiązek wybrać usługi, które będą gwarantowały wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych oraz zagwarantują przetwarzanie danych osobowych zgodnie ze standardami rozporządzenia unijnego.

Podsumowanie

Stosowanie monitoringu w miejscu pracy, wymaga ścisłego przestrzegania  zasad dotyczących praw pracownika wynikających nie tylko z ochrony jego dóbr osobistych, ale też z ochrony jego danych osobowych. W obliczu nowej regulacji dotyczącej ochrony danych osobowych, dalsze poprawne stosowanie monitoringu będzie wymagało kontroli zgodności stosowanych metod z zasadami przetwarzania danych osobowych.

Autor: Angelika Zarzycka, Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy  

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Tylko teraz
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Świadczenia emerytalno-rentowe
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
    1 stycznia
    1 marca
    1 czerwca
    1 września
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Praca dla niepełnosprawnych - jakie projekty?
    Jednym z głównych funduszy UE jest Europejski Fundusz Społeczny (EFS). W ramach niego kraje członkowskie UE otrzymują wsparcie finansowe na rozwój społeczno-gospodarczy. Właśnie m.in. z EFS przeznaczono 170 mln zł na Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój. Program ma na celu na aktywizację zawodową i społeczną osób z niepełnosprawnościami i osób biernych zawodowo z powodu choroby. Kto może skorzystać z projektu i co może zyskać?
    Czy wystawienie faktury podczas L4 prowadzi do zwrotu zasiłku?
    Wystawienie faktury przez przedsiębiorcę podczas zwolnienia lekarskiego, nie stanowi pracy zarobkowej i nie powoduje konieczności zwrotu do ZUS-u pobranego już zasiłku chorobowego.
    Czy to koniec epoki "Great Resignation" w Polsce?
    Z badania firmy doradczej Kincentric wynika, że mamy do czynienia z sygnałami odwrócenia trendu na rynku pracy. W porównaniu do ubiegłego roku Polacy rzadziej chcą odchodzić z pracy, a poziom lojalności względem swoich pracodawców wzrósł do poziomu obserwowanego ostatnio w trakcie pandemii Covid-19 w 2020 r. Tymczasem, w Europie lojalność pracowników wciąż spada.
    Wniosek o świadczenie postojowe do 16 sierpnia 2022 r.
    16 sierpnia 2022 r. to ostatni dzień na składanie wniosków o świadczenie postojowe. Jak można ubiegać się o wsparcie?
    Pracodawcy będą wiedzieć od kiedy nie powinni naliczać już wpłat do PPK
    Po rozpoczęciu przez uczestnika PPK wypłaty oszczędności PPK po osiągnięciu przez niego 60. roku życia, wpłaty do PPK za tego uczestnika nie mogą być już dokonywane. Od 21 listopada br. PFR - za pośrednictwem instytucji finansowych - będzie informował pracodawców o rozpoczęciu takich wypłat.
    Przedsiębiorcy z obawą patrzą w przyszłość
    86% pracodawców spodziewa się kilkuletniego, poważnego kryzysu gospodarczego w Polsce. To przekonanie podzielają przedstawiciele wszystkich firm, niezależnie od wielkości.
    Polski pracownik - jest w złej kondycji psychicznej?
    Polscy pracownicy mają poważne problemy ze zdrowiem psychicznym – wynika z raportu przygotowanego przez Konfederację Lewiatan. Problem jest na tyle poważny, że nie uda się go rozwiązać bez zmian systemowych.
    Rekordowa inflacja, a tempo wzrostu cen spada
    W lipcu wskaźnik inflacji wyniósł 15,6 proc. rok do roku — podał Główny Urząd Statystyczny. Mamy kolejny rekordowo wysoki odczyt wskaźnika inflacji, jednak tempo wzrostu cen wyraźnie spadło (0,1 p.p. m/m) – komentuje ekspert.
    Zawarcie umowy dla pozoru a ciąża
    Czy zawarcie umowy o pracę w ciąży jest zgodne z prawem? Czy krótko po zawarciu umowy można przejść na zwolnienie lekarskie? Czy ZUS może uznać taką umowę zawartą dla pozoru i żądać zwrotu pobranego zasiłku macierzyńskiego? Podobną sprawą zajął się ostatnio Sąd Okręgowy w Kaliszu.
    Jakie jest w Polsce bezrobocie?
    Kim jest bezrobotny? Jakie są rodzaje bezrobocia? Jaka jest stopa bezrobocia w Polsce w porównaniu z innymi krajami UE? Co robi Polska, aby dążyć do pełnego produktywnego zatrudnienia? Poniżej najważniejsze dane i informacje.
    Co Państwowa Inspekcja Pracy zrobiła w 2021?
    W czerwcu 2022 r. odbyło się posiedzenie Rady Ochrony Pracy, która jest organem sprawującym nadzór nad Państwową Inspekcją Pracy (PIP) jak i warunkami pracy, działającym przy Sejmie RP. Co roku, Główny Inspektor PIP składa Radzie Ochrony Pracy sprawozdanie ze swojej działalności.
    Stabilizacja na rynku pracy – aktualne trendy i wyniki badań w zakresie kompetencji i rynku pracy
    Badania przeprowadzone wśród pracodawców i pracowników pokazują stabilizację na rynku pracy. W czerwcu 2022 r. stopa bezrobocia była niższa niż w maju, a w urzędach pracy było zarejestrowanych mniej bezrobotnych w stosunku do poprzedniego miesiąca.
    Zatrudnianie cudzoziemców - jakie nieprawidłowości?
    W Polsce legalnie pracuje ponad milion cudzoziemców. Czy kontrole Państwowej Inspekcji Pracy wykazują nieprawidłowości?
    2/3 pracowników ma symptomy wypalenia zawodowego
    W ciągu ostatniego roku objawy wypalenia zawodowego zauważyło u siebie dwie trzecie pracowników - wynika z badania Nationale-Nederlanden. Zjawisko to dotyczy coraz częściej także młodszych pracowników - wskazano.
    Brak kompetencji blokuje innowacyjność firm
    Przełomowe pomysły to tylko jeden z czynników innowacyjności w firmach. Drugim, równie istotnym, jest odpowiednie zarządzanie tymi pomysłami i ich wdrażanie. Do tego jednak potrzebny jest szereg kompetencji, których dziś w firmach brakuje i same to przyznają. Dwie na trzy twierdzą, że przeszkodą w podejmowaniu przez nie innowacji jest problem z pozyskaniem odpowiednich pracowników. Akademia Menadżera Innowacji – prowadzona przez PARP – ma tę lukę kompetencyjną zasypywać. Uczestniczący w niej menadżerowie przechodzą szereg szkoleń podnoszących ich umiejętności zarządzania w tym obszarze, ale także pracują z doradcami, którzy od lat zajmują się wdrażaniem innowacji.
    Prawie połowa Polaków jest skłonna usprawiedliwić pracę na czarno
    Od czterech lat obserwowany jest wysoki poziom akceptacji nieetycznych zachowań i nadużyć finansowych – pokazują badania Związku Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce. Dziś takie praktyki jest skłonna usprawiedliwić prawie połowa Polaków. Najczęściej przymykają oko na pracę na czarno w celu unikania ściągania długów z pensji. Zrozumienie dla takich praktyk deklaruje ponad 61 proc. społeczeństwa. Z kolei najbardziej rygorystycznie Polacy odnoszą się do wyłudzania pieniędzy z wykorzystaniem cudzych lub fałszywych dokumentów.
    Profil zaufany - jak go założyć?
    Profil zaufany powstał po to, aby umożliwić załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Dla przedsiębiorców, jak i osób prywatnych, które często kontaktują się z instytucjami publicznymi, profil zaufany to idealne narzędzie. W jaki sposób się go zakłada? Jak długo jest ważny? Podpowiadamy.
    Praca przy komputerze. Jak zadbać o zdrowie?
    Wielogodzinna praca przed komputerem może negatywnie odbijać się na naszym zdrowiu fizycznym. Ból ramion, nadgarstków, ud i pleców są częstymi dolegliwościami pracowników biurowych. Dlatego tak ważne są przerwy od pracy. Podpowiadamy, w jaki sposób można je efektywnie wykorzystać, wykonując kilka prostych ćwiczeń korzystnych dla naszego ciała.
    Szukasz pracownika? Samo ogłoszenie to nie wszystko!
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Ale czy rola dobrego jobboardu ogranicza się tylko do publikowania ogłoszeń? Zadbanie o atrakcyjność oferty to jedno, sztuką jest także dotarcie do właściwego odbiorcy. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Praca zdalna wymaga doprecyzowania
    Praca zdalna zostanie uregulowana w kodeksie pracy. Wątpliwości może wywoływać m.in. forma, w jakiej ustala się miejsce świadczenia pracy poza siedzibą zatrudniającego. Niektóre przepisy może poprawić jeszcze Sejm, który nie spieszy się z uchwaleniem nowelizacji kodeksu pracy.
    Rekrutacja od strony pracodawcy – jak zwiększyć szanse na sukces
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Ostatnie dni rekrutacji w szkołach. Dla nauczycieli ofert na pęczki
    Napływ uchodźców z Ukrainy to wielkie wyzwanie przed polskimi szkołami. Niestety wygląda na to, że powstanie sporo wakatów, a kuratorzy oświaty pozostaną z trudnymi zadaniami.
    Odzież ochronna i robocza chroniąca przed promieniowaniem UV
    Stale rośnie liczba dni, w których temperatury osiągają wysokie wartości, a promieniowanie UV jest niebezpieczne – szczególnie dla tych, którzy swoją pracę wykonują na świeżym powietrzu. Ochrona przed skutkami promieniowania to nie tylko filtry UV czy przebywanie w cieniu. To także kwestia odzieży ochronnej – w której funkcjonalności nastąpił duży postęp.
    Połowa Polaków ocenia polskich szefów gorzej niż zagranicznych, a 28% potwierdza, że ich przełożony krzyczy na pracowników
    Badanie przeprowadzone przez serwis InterviewMe wykazało, że 73% Polaków ma szacunek dla swojego przełożonego, chociaż aż 28% przyznało, że szef krzyczy, a 21%, że źle traktuje swoich pracowników
    Prawie 6 godzin tygodniowo darmowych nadgodzin. 12 sierpnia Światowy Dzień Pracoholików
    Polacy coraz częściej zostają w pracy po godzinach; badania wykazują, że pracownicy tygodniowo wykonują średnio 5 h 48 minut dodatkowej pracy za darmo - wynika z najnowszego raportu ADP „People at Work 2022: A Global Workforce View”.