Ochrona danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy po 25 maja 2018 r.

Od 25 maja 2018 r. zacznie obowiązywać unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO). Zagadnienia znajdujące się w RODO powinny być dostosowane do polskich przepisów, stąd potrzeba ustanowienia przepisów regulujących wymogi RODO. Te zagadnienia znalazły się w przepisach wprowadzających ustawę o ochronie danych osobowych (projekt z dnia 12 września 2017 r.).

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych ściśle określonych w ustawie. Znowelizowany artykuł 22 (1) par. 1 i 2 Kodeksu pracy wskazuje na kategorie danych osobowych, które są niezbędne do pozyskania przez pracodawcę w związku z rekrutacją oraz po zawarciu umowy.

Podmiotem odpowiedzialnym za zachowanie przepisów ustawy jest administrator, czyli pracodawca.

Dane na etapie rekrutacji

Nowe unijne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych wymuszają zmiany w rekrutacji pracowników. Po zmianach, w bazach danych nie będą przechowywane imiona rodziców oraz miejsce zamieszkania (zastąpi je adres do korespondencji), dodane natomiast zostaną takie informacje jak: adres e-mail lub numer telefonu. Należy więc położyć szczególny nacisk na zapewnienie poufności tych danych.

Powyższe oznacza to, że pracodawca nie może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania innych danych osobowych niż te wskazane wyżej.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy odbywa się na podstawie zgody (np. zgody w CV), administrator danych osobowych (w tym przypadku pracodawca) musi być w stanie wykazać (np. w przypadku wycieku tych danych), że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie danych osobowych, np. poprzez przechowywanie w bazach złożonego CV.

Od 25 maja 2018 r. przetwarzanie danych osobowych w postaci adresu do korespondencji i adresu poczty elektronicznej albo numeru telefonu po nawiązaniu stosunku pracy będzie możliwe tylko w przypadku, gdy pracownik wyrazi na to zgodę.

Dane osobowe pracowników

Ponadto pracodawca będzie mógł przetwarzać inne dane pracownika czy kandydata do pracy (niż te w/w w tabelach), jeżeli pracownik albo kandydat wyrazi na to zgodę na piśmie lub elektronicznie i jednocześnie dane te dotyczą stosunku pracy.

Jakich danych pracodawca nie może gromadzić

Niektóre kategorie danych osobowych nie mogą zostać przetwarzane nawet w przypadku zgody pracownika. Są to w szczególności dane osobowe związane ze sferą prywatną, m.in. dane o nałogach, o stanie zdrowia, o życiu seksualnym lub orientacji seksualnej.

Podstawa prawna:

- Przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych (projekt z dnia 12 września 2017 r.).