REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ochrona danych osobowych a prowadzenie akt osobowych pracownika

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Donata Hermann
ekspert ds. prawa i rynku pracy
Ochrona danych osobowych a prowadzenie akt osobowych pracownika/ fot. Fotolia
Ochrona danych osobowych a prowadzenie akt osobowych pracownika/ fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzenie akt osobowych jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Kolejnym bardzo istotnym obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych zgodnie z przepisami, ale także przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, a także w miejscu chroniącym przed dostępem osób niepowołanych.

W aktach osobowych jest gromadzonych szereg dokumentów, zawierających dane osobowe pracowników stąd tak istotne jest właściwe ich przechowywanie.

REKLAMA

Autopromocja

W aktach osobowych gromadzone są dokumenty związane z wykształceniem pracownika, jego doświadczeniem zawodowym, kwalifikacjami, stanem zdrowia a także wszelkie dokumenty istotne z punktu widzenia historii zatrudnienia, w tym szczegółowe informacje na temat warunków zatrudnienia i wiele innych, które powinni być należycie chronione i przetwarzane jedynie zgodnie z przeznaczeniem.

Podstawa prawna ochrony danych osobowych

Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie ochrony danych osobowych jest Ustawa o ochronie danych osobowych. Przepisy Kodeksu pracy dotyczące ochrony danych osobowych pracownika nie zawierają definicji podstawowych pojęć związanych z tą problematyką. W tym zakresie należy posiłkować się przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. W ustawie znajdziemy definicje: danych osobowych, osoby możliwej do zidentyfikowania, przetwarzania danych osobowych oraz administratora danych.

Polecamy książkę: Świadczenia na rzecz pracowników – podatki, ZUS, ewidencja

REKLAMA

Podstawowy obowiązek ochrony danych osobowych wynika z przepisów Konstytucji, która wyraźnie wskazuje: Nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby, a zasady i tryb gromadzenia oraz udostępniania informacji określa ustawa. Na tej podstawie ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie do systemu prawnego ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, która jest podstawowym aktem prawnym regulującym zasady gromadzenia, przechowywania oraz przetwarzania danych osobowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kwestie związane z pozyskiwaniem i przechowywaniem przez pracodawców danych osobowych pracowników są uregulowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Przepisem o szczególnym znaczeniu jest art. 22(1), ustawy Kodeks pracy, który wyraźnie wskazuje jakich danych może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się od pracownika i od pracownika.

Administrator danych osobowych

Zgodnie z przepisami wspomnianej ustawy, administratorem danych osobowych jest organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba decydująca o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. W przypadku nawiązanego stosunku prawnego jakim jest stosunek pracy to pracodawca staje się administratorem danych osobowych ponieważ gromadzi udostępniane przez pracownika dane osobowe, a następnie nimi zarządza i je przetwarza w celach związanych z całokształtem zatrudnienia pracownika. Oczywiście pracodawca może wskazać inną osobę, która przejmie wszelkie obowiązki administratora danych osobowych. Administrator danych czyli pracodawca powołuje w tym celu Administratora Bezpieczeństwa Informacji tzw. ABI, który w jego imieniu czuwa nad przestrzeganiem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Do zadań administratora bezpieczeństwa informacji należy:

1) zapewnianie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności przez:

a) sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz opracowanie w tym zakresie sprawozdania dla administratora danych,

b) nadzorowanie opracowania i aktualizowania dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną,

c) zapewnianie zapoznania osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych;

2) prowadzenie rejestru zbiorów danych przetwarzanych przez administratora danych.

Przetwarzaniem danych są wszelkie operacje wykonywane na danych, do których zalicza się ich zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie.

Natomiast pracodawca jako administrator danych przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów pracowników poprzez:

- przetwarzanie danych zgodnie z prawem,

- zbieranie danych dla zgodnych z prawem celów,

- niepoddawanie dalszemu przetwarzaniu niezgodnymi z celami, dla których dane zostały zgromadzone,

- przechowywanie danych w postaci umożliwiających identyfikację osób, których dane dotyczą, nie dłużej niż jest to potrzebne do osiągnięcia celu ich przetwarzania.

Upoważnienie

REKLAMA

Zgodnie z art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych, do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych. Wobec tego pracodawca jako administrator danych powinien udzielić pracownikowi działu kadr specjalnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych pracowników. Najczęściej jest tak, że sprawami kadrowymi w firmie zajmują się osoby specjalnie do tego celu zatrudnione, tj. specjaliści do spraw kadrowych, personalnych a nie sam pracodawca. Oni przetwarzają dane osobowe, czyli wykonują operacje na danych np. zbieranie, przechowywanie, opracowywanie, itp.

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych pracowników powinno być sporządzone na piśmie i podpisane przez pracodawcę. Ma ono charakter imienny wobec tego wskazuje osobę upoważnioną do przetwarzania danych oraz zakres ich przetwarzania. Należy je sporządzić w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje upoważniony pracownik na wypadek kontroli a drugi umieszcza się w aktach osobowych pracownika upoważnionego do przetwarzania danych osobowych (część B jego akt osobowych).

Pracownik upoważniony przez administratora danych do przetwarzania danych osobowych pracowników powinien potwierdzić, że zapoznał się z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, zapoznał się z obowiązującą u pracodawcy instrukcją przetwarzania danych oraz, że został poinformowany o obowiązku zachowania w tajemnicy danych osobowych, z którymi będzie zapoznawał się podczas procesu ich przetwarzania.

Pracodawca powinien również prowadzić ewidencję osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych pracowników, która powinna zawierać:

1) imię i nazwisko osoby upoważnionej;

2) datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;

3) identyfikator nadany w systemie, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym.

Osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania danych, są obowiązane zachować w tajemnicy te dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia.


Ponadto pracodawca jako administrator danych osobowych pracowników może również powierzyć ich przetwarzanie zewnętrznemu podmiotowi. Zakres przetwarzania danych zawarty jest w odpowiedniej umowie między pracodawcą a firmą zajmująca się przetwarzaniem danych.

Dane wrażliwe

Zgodnie z art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych, zabrania się przetwarzania danych tzw. wrażliwych - ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

Przetwarzanie danych wrażliwych jest jednak dopuszczalne w wymienionych w ustawie następujących przypadkach:

1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę na piśmie, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;

2) przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby, której dane dotyczą, i stwarza pełne gwarancje ich ochrony;

3) przetwarzanie takich danych jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby, gdy osoba, której dane dotyczą, nie jest fizycznie lub prawnie zdolna do wyrażenia zgody, do czasu ustanowienia opiekuna prawnego lub kuratora;

4) jest to niezbędne do wykonania statutowych zadań kościołów i innych związków wyznaniowych, stowarzyszeń, fundacji lub innych niezarobkowych organizacji lub instytucji o celach politycznych, naukowych, religijnych, filozoficznych lub związkowych, pod warunkiem, że przetwarzanie danych dotyczy wyłącznie członków tych organizacji lub instytucji albo osób utrzymujących z nimi stałe kontakty w związku z ich działalnością i zapewnione są pełne gwarancje ochrony przetwarzanych danych;

5) przetwarzanie dotyczy danych, które są niezbędne do dochodzenia praw przed sądem;

6) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadań administratora danych odnoszących się do zatrudnienia pracowników i innych osób, a zakres przetwarzanych danych jest określony w ustawie;

7) przetwarzanie jest prowadzone w celu ochrony stanu zdrowia, świadczenia usług medycznych lub leczenia pacjentów przez osoby trudniące się zawodowo leczeniem lub świadczeniem innych usług medycznych, zarządzania udzielaniem usług medycznych i są stworzone pełne gwarancje ochrony danych osobowych;

8) przetwarzanie dotyczy danych, które zostały podane do wiadomości publicznej przez osobę, której dane dotyczą;

9) jest to niezbędne do prowadzenia badań naukowych, w tym do przygotowania rozprawy wymaganej do uzyskania dyplomu ukończenia szkoły wyższej lub stopnia naukowego; publikowanie wyników badań naukowych nie może następować w sposób umożliwiający identyfikację osób, których dane zostały przetworzone;

10) przetwarzanie danych jest prowadzone przez stronę w celu realizacji praw i obowiązków wynikających z orzeczenia wydanego w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

GIODO

Co do zasady administrator danych jest obowiązany zgłosić zbiór danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Danych Osobowych, jednak na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 4 Ustawy o ochronie danych osobowych z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się, a więc m.in. pracodawcy.

Podstawa prawna:

- Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz.U.1997.78.483 z dnia 1997.07.16)

- ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2016.1666 t.j. z dnia 2016.10.12),

- ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2016.922 t.j. z dnia 2016.06.28).

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA