REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakich danych osobowych może żądać pracodawca

Donata Hermann-Marciniak
Specjalistka z zakresu Prawa Pracy. Absolwentka Studiów Podyplomowych Kadry i Płace na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego.
Jakich danych osobowych może żądać pracodawca/fot.shutterstock
Jakich danych osobowych może żądać pracodawca/fot.shutterstock

REKLAMA

Pracodawca może żądać od kandydata do pracy określonych danych osobowych, które są wyraźnie wskazane w art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy.

Zgodnie z tym przepisem, aktualnie obowiązującym i mającym pełną moc prawną, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1)imię (imiona) i nazwisko;

2)imiona rodziców;

3)datę urodzenia;

Autopromocja

Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Kup książkę:

Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

4)miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);

Dalszy ciąg materiału pod wideo

5)wykształcenie;

6)przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Autopromocja

Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Kup książkę:

Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Katalog ten jest katalogiem zamkniętym co oznacza, że pracodawca nie powinien żądać od kandydata do pracy wskazania dodatkowych danych.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że w przepisach prawa pracy funkcjonuje na mocy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak również wzór kwestionariusza dla pracownika.

Autopromocja

Bieżące aktualności o zmianach przepisów

Czy biuro rachunkowe ma nowe obowiązki w związku z wprowadzeniem KSeF? Zmiany w podatkach dochodowych na 2024 r. i innych zmianach w VAT 2024 oraz prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. I wiele innych bieżących tematów ...

IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

Pomocniczy wzór wspomnianego kwestionariusza zawiera rozszerzony katalog danych w stosunku do tych, których pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy na mocy art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy. Wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie zawiera w swej treści pytanie o obywatelstwo pracownika oraz numer i serię jego dowodu osobistego. W związku z tym, że zarówno kwestionariusz dla kandydata do pracy jak i pracownika są wzorami pomocniczymi, część praktyków uważa, że treść rozporządzenia, a zarazem treść kwestionariuszy jest niezgodna z prawem, w związku z tym, że w odniesieniu do niektórych danych brakuje wyraźnego ustawowego przepisu pozwalającego na zbieranie przez pracodawców wspomnianych danych.

Polecamy: RODO dla kadrowych i HR. Wzory dokumentów z objaśnieniami

Wzór kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie faktycznie nie został dostosowany do przepisów Kodeksu pracy, a w związku z wejściem w życie od 25 maja 2018 roku RODO czyli unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, a dokładnie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, należy rozważyć korzystanie z tego pomocniczego wzoru dokumentu.

Katalog danych wskazanych w art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy został stworzony po to, aby nie wykraczać poza jego zakres, jednak, jeśli pracodawca uzyska zgodę na przetwarzanie od kandydata do pracy również innych danych osobowych, do konkretnego celu lub jeśli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, pracodawca może ten katalog rozszerzyć.

Warto pamiętać, że zgodnie z projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy ma zostać znowelizowany i po wejściu ustawy ma brzmieć:

„Art. 22(1). §1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko; datę urodzenia; dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; wykształcenie; przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca będzie natomiast mógł pełnoprawnie domagać się od kandydata do pracy wskazania danych kontaktowych, czyli np. adres e-mail lub numeru telefonu.

Co ciekawe, informacja na temat imion rodziców kandydata do pracy nie ma już być przedmiotem zainteresowania pracodawcy. Należy zauważyć, że wzór świadectwa pracy wydawanego pracownikowi po ustaniu stosunku pracy wymaga wskazania imion jego rodziców. Jeśli wzór świadectwa pracy nie zostanie przez ustawodawcę zmodyfikowany, autorka uważa, że pozyskiwane tych danych będzie uzasadnione koniecznością spełnienia obowiązku ciążącego na pracodawcy.

Pojawia się pytanie co należy uczynić z kwestionariuszami, które już znajdują się w aktach osobowych? Czy należy je usunąć, usunąć odpowiednie dane z tego dokumentu a może przekazać pracownikowi zmodyfikowany kwestionariusz, który zawierałby jedynie odpowiednie dane lub odpowiednie klauzule informacyjne?

Najrozsądniejszym rozwiązaniem, aktualnie najczęściej realizowanym w praktyce jest uzyskanie zgody od pracowników już zatrudnionych na przetwarzanie udostępnionych pracodawcy danych wskazanych w kwestionariuszach osobowych, ale także zmodyfikowanie we własnym zakresie pomocniczego wzoru kwestionariusza dla osób jeszcze nie zatrudnionych.

Zgodnie bowiem z art. 4 pkt 11 RODO: „zgoda" osoby, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych; art. 7 RODO, z kolei wskazuje: " Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, administrator musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyrażą zgodę w pisemnym oświadczeniu, które dotyczy także innych kwestii, zapytanie o zgodę musi zostać przedstawione w sposób pozwalający wyraźnie odróżnić je od pozostałych kwestii, w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. Część takiego oświadczenia osoby, której dane dotyczą, stanowiąca naruszenie niniejszego rozporządzenia nie jest wiążąca. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Osoba, której dane dotyczą, jest o tym informowana, zanim wyrazi zgodę. Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie.”

Przykładowy dopisek informacyjny w treści kwestionariusza może wyglądać następująco:

Zostałem/am poinformowany/a, o tym, że:

1. Administratorem moich danych osobowych podanych w kwestionariuszu jest: ……………………………

2. Pracodawca powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: ………………….. lub numerem telefonu: …………………. (*pod warunkiem, że pracodawca miał obowiązek jego powołania)

3. Podstawą prawną upoważniającą Pracodawcę do przetwarzania danych osobowych Pracownika jest spełnienie obowiązku wynikającego z przepisów prawa pracy.

4. Moje dane osobowe będą przetwarzane na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w tym prawa podatkowego, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych zawartych m.in. w Kodeksie pracy.

5. Moje dane osobowe mogą zostać przekazane następującym podmiotom: …………………………….. (należy wskazać, jakim podmiotom dane będą przekazywane, w tym także podmioty, z którymi zawarto umowy powierzenia przetwarzania danych)

6. Posiadam prawo nie tylko do dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich sprostowania, ale także prawo do ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, co do danych osobowych, których podanie jest dobrowolne- prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem. Oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych wymaga ode mnie złożenia stosownego oświadczenia w formie pisemnej lub elektronicznej na adres mailowy.

7. Dane osobowe pracownika są przechowywane przez Pracodawcę tylko i wyłącznie przez okres wymagany przepisami prawa. Moje dane osobowe będą mogły być przetwarzane przez okres przedawnienia roszczeń.

8. Przysługuje mi prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

……………………………..                                       …………………………

(miejscowość, data)                                      (podpis pracownika)

Warto, aby obok zgody na przetwarzanie danych osobowych pracodawca przekazał pracownikom informacje na temat prawa do wycofania stosownych zgód na przetwarzanie danych. Obowiązek informacyjny może być spełniony poprzez przekazanie informacji w odrębnym piśmie lub np. poprzez umieszczenie stosownej informacji na tablicy ogłoszeń.


Przepisy Kodeksu pracy, wyraźnie wskazują podania jakich danych pracodawca może żądać od pracownika (a nie kandydata do pracy). Zgodnie bowiem z art. 22(1) § 2 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, których może żądać od kandydata do pracy, także innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy oraz numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Przepis wyraźnie wskazuje, że pracodawca może żądać od pracownika podania numeru PESEL, ale także innych danych, jeżeli podanie tych danych jest konieczne ze względu na możliwość skorzystania z dodatkowych uprawnień przewidzianych w przepisach prawa, w tym również prawa wewnątrzzakładowego, np. płatnych dni zwolnienia od pracy w przypadku sprawowania opieki nad dzieckiem do lat 14. Istotny jest cel, którego wystąpienie pozwala na gromadzenie przez pracodawcę dodatkowych danych od pracownika. Ponadto pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż wskazane powyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów, np. prawa podatkowego.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, co w praktyce oznacza najczęściej złożenie do pracodawcy wypełnionego kwestionariusza osobowego. Wzór pomocniczego kwestionariusza osobowego dla pracownika zawiera w swej treści dodatkowe dane, takie jak: numer identyfikacji podatkowej (NIP), informację na temat powszechnego obowiązku obrony, danych osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku, a także dane dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości.

O ile wskazanie przez pracownika takich danych jak numer NIP, czy informacji na temat powszechnego obowiązku obrony wydaje się zbędne z punktu widzenia użyteczności tych danych (chyba, że pracownik prowadzi działalność gospodarczą lub jest zarejestrowany jako podatnik podatku VAT), to już informacja na temat osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku lub też dane dowodu osobistego mogą okazać się szczególnie przydatne.

Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych wskazanych przez pracownika w złożonym przez niego oświadczeniu. Udokumentowanie danych z oświadczenia ma na celu zweryfikowanie ich prawidłowości, np. w dowodzie osobistym znajduje się informacja na temat imienia i nazwiska pracownika, jego daty urodzenia, imion rodziców i numeru pesel. W związku z tym, uznaje się, że pracodawca ma prawo wglądu do dowodu tożsamości pracownika oraz przetwarzania danych dotyczących jego dowodu osobistego, a także potwierdzenia przez pracownika wskazanych w kwestionariuszu danych poprzez przekazanie pracownikowi danych dotyczących jego dowodu osobistego lub innego dowodu tożsamości.

Uzasadnione wydaje się również przetwarzanie danych osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku, ze względu na podstawowe zasady współżycia społecznego, które wymagają tego, aby zawiadomić osobę wskazaną przez pracownika o jego ewentualnym wypadku. Z drugiej strony, aby móc przetwarzać dane osoby wskazanej przez pracownika jako tej, którą należy zawiadomić w razie wypadku, należałoby uzyskać zgodę tej osoby na przetwarzanie tych danych wraz z wykonaniem obowiązku informacyjnego. Autorka uważa jednak, że ze względu na zasady współżycia społecznego, pracownik powinien mieć możliwość wskazania osoby, którą należałoby powiadomić w razie wystąpienia ewentualnego wypadku.

Warto zaznaczyć, że w świetle art. 88 ust. 1 RODO, państwa członkowskie mogą zawrzeć w swoich przepisach lub w porozumieniach zbiorowych bardziej szczegółowe przepisy mające zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, w szczególności do celów rekrutacji, wykonania umowy o pracę, w tym wykonania obowiązków określonych przepisami lub porozumieniami zbiorowymi, zarządzania, planowania i organizacji pracy, równości i różnorodności w miejscu pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony własności pracodawcy lub klienta oraz do celów indywidualnego lub zbiorowego wykonywania praw i korzystania ze świadczeń związanych z zatrudnieniem, a także do celów zakończenia stosunku pracy.

Takim przepisem uszczegóławiającym, w rozumieniu art. 88 ust. 1 RODO, jest m.in. art. 22 (1) § 1 i 2 Kodeksu pracy, który uprawnia pracodawcę do żądania wskazania danych osobowych wymienionych w tych przepisach.

Od 1 stycznia 2019 zacznie obowiązywać kolejna zaktualizowana wersja ustawy Kodeks pracy, która została wprowadzona ustawą z dnia 10 stycznia 2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Znowelizowany art. 298(1) Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, że rozporządzenie określające zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy praz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika, tj. aktualnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zostanie zastąpione nowym rozporządzeniem.

Zmiana umożliwiająca prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej będzie wymagała zastąpienia wspomnianego, aktualnie obowiązującego rozporządzenia nowym aktem wykonawczym, który będzie szczegółowo regulował kwestie związane z elektroniczną dokumentacją pracowniczą, w szczególności wydawania kopii ze zgromadzonej dokumentacji.

W nowym rozporządzeniu, nie będą już umieszczone pomocnicze wzory dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, wszystko po to aby zapewnić zgodność aktu wykonawczego i delegacji ustawowej z ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Pomocnicze wzory dokumentów mają zostać zamieszczone na stornie Internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Kurs dla pracowników administracji publicznej

    Kursy dla pracowników administracji publicznej dają możliwość rozwoju osobistego i zawodowego. Właśnie trwa rekrutacja w ramach kolejnego projektu. Czym jest Young Leaders’ Program 2024-2026 i jakie umiejętności można nabyć? 

    Wzrost zatrudnienia w fotowoltaice słonecznej

    Pomimo kryzysów gospodarczych, inflacji, wojny i globalnych problemów współczesnego świata - da się zauważyć dynamiczny rozwój sektora zielonej energii. Raport MOP oraz organizacji IRENA pokazuje, że liczba miejsc pracy w sektorze energii odnawialnej prawie podwoiła się w ciągu ostatniej dekady, do 13,7 mln w 2022 r.

    Niezdolności do pracy i choroby zawodowe rolników. Orzeczenia KRUS.

    Niezdolności do pracy i choroby zawodowe rolników - powstają stosunkowo często ze względu na specyfikę pracy na roli. Orzeczenia w KRUS wydawane są przez lekarzy rzeczoznawców czy komisje lekarskie KRUS, które doty. przyznania konkretnych świadczeń. Czy od decyzji KRUS przysługuje odwołanie? 

    Dzień chłopaka w pracy

    30 września to Dzień Chłopaka. Dzień Chłopaka to co innego niż Międzynarodowy Dzień Mężczyzn, który przypada w dniu 10 marca. Jakie prawa pracownicze mają zatrudnieni nastoletni młodociani?

    REKLAMA

    Rozwiązanie umowy o pracę - kiedy pracownik powinien dostać wynagrodzenie?

    Kiedy po rozwiązaniu umowy o pracę należy się wypłata wynagrodzenia? Czy to dzień rozwiązania umowy czy ustalony w danym zakładzie pracy dzień wypłat? 

    Październik - nauczyciele akademiccy wracają do pracy! Wzrosty wynagrodzeń od 2024

    1 października - nauczyciele akademiccy wracają do pracy! Czy będą wzrosty wynagrodzeń 1 stycznia 2024 dla profesorów, adiunktów i asystentów? 

    Czy 1 października 2023 to niedziela handlowa?

    Czy 1 października 2023 to niedziela handlowa? Niedziele handlowe - ile zostało w 2023 roku? Czy w październiku 2023 są niedziele handlowe? Jakie kary za pracę w dni niehandlowe?

    Dobrostan pracowników - wellbeing

    Wellbeing (well-being) w dosłownym tłumaczeniu z języka oznacza dobrostan. Okazuje się, że pracownicy i pracodawcy różnie rozumieją to pojęcie, co pokazuje raport pt.: „Bezpieczeństwo Pracy w Polsce 2023. Dobrostan pracownika, czyli wellbeing w pracy”.

    REKLAMA

    Aż 13% Polaków otwarcie przyznaje, że nie lubi ludzi z którymi pracuje

    Czy Polacy lubią swoich współpracowników? Co jest najbardziej denerwujące w zachowaniu kolegów i koleżanek z pracy? A co jest najbardziej cenione? Ważniejsza jest kariera czy dobra atmosfera? Sprawdzamy. 

    Jesień i koniec żniw - czas na rehabilitację leczniczą dla rolników

    Czy rolnicy mają prawo do rehabilitacji leczniczej? Ile trwa rehabilitacja dla rolników z KRUS? Gdzie jest prowadzona rehabilitacja lecznicza rolników? Jak i gdzie złożyć wniosek?

    REKLAMA