Jakich danych osobowych może żądać pracodawca

Zgodnie z tym przepisem, aktualnie obowiązującym i mającym pełną moc prawną, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1)imię (imiona) i nazwisko;

2)imiona rodziców;

3)datę urodzenia;

4)miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);

5)wykształcenie;

6)przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Katalog ten jest katalogiem zamkniętym co oznacza, że pracodawca nie powinien żądać od kandydata do pracy wskazania dodatkowych danych.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że w przepisach prawa pracy funkcjonuje na mocy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak również wzór kwestionariusza dla pracownika.

Pomocniczy wzór wspomnianego kwestionariusza zawiera rozszerzony katalog danych w stosunku do tych, których pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy na mocy art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy. Wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie zawiera w swej treści pytanie o obywatelstwo pracownika oraz numer i serię jego dowodu osobistego. W związku z tym, że zarówno kwestionariusz dla kandydata do pracy jak i pracownika są wzorami pomocniczymi, część praktyków uważa, że treść rozporządzenia, a zarazem treść kwestionariuszy jest niezgodna z prawem, w związku z tym, że w odniesieniu do niektórych danych brakuje wyraźnego ustawowego przepisu pozwalającego na zbieranie przez pracodawców wspomnianych danych.

Polecamy: RODO dla kadrowych i HR. Wzory dokumentów z objaśnieniami

Wzór kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie faktycznie nie został dostosowany do przepisów Kodeksu pracy, a w związku z wejściem w życie od 25 maja 2018 roku RODO czyli unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, a dokładnie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, należy rozważyć korzystanie z tego pomocniczego wzoru dokumentu.

Katalog danych wskazanych w art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy został stworzony po to, aby nie wykraczać poza jego zakres, jednak, jeśli pracodawca uzyska zgodę na przetwarzanie od kandydata do pracy również innych danych osobowych, do konkretnego celu lub jeśli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, pracodawca może ten katalog rozszerzyć.

Warto pamiętać, że zgodnie z projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy ma zostać znowelizowany i po wejściu ustawy ma brzmieć:

„Art. 22(1). §1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko; datę urodzenia; dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; wykształcenie; przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca będzie natomiast mógł pełnoprawnie domagać się od kandydata do pracy wskazania danych kontaktowych, czyli np. adres e-mail lub numeru telefonu.

Co ciekawe, informacja na temat imion rodziców kandydata do pracy nie ma już być przedmiotem zainteresowania pracodawcy. Należy zauważyć, że wzór świadectwa pracy wydawanego pracownikowi po ustaniu stosunku pracy wymaga wskazania imion jego rodziców. Jeśli wzór świadectwa pracy nie zostanie przez ustawodawcę zmodyfikowany, autorka uważa, że pozyskiwane tych danych będzie uzasadnione koniecznością spełnienia obowiązku ciążącego na pracodawcy.

Pojawia się pytanie co należy uczynić z kwestionariuszami, które już znajdują się w aktach osobowych? Czy należy je usunąć, usunąć odpowiednie dane z tego dokumentu a może przekazać pracownikowi zmodyfikowany kwestionariusz, który zawierałby jedynie odpowiednie dane lub odpowiednie klauzule informacyjne?

Najrozsądniejszym rozwiązaniem, aktualnie najczęściej realizowanym w praktyce jest uzyskanie zgody od pracowników już zatrudnionych na przetwarzanie udostępnionych pracodawcy danych wskazanych w kwestionariuszach osobowych, ale także zmodyfikowanie we własnym zakresie pomocniczego wzoru kwestionariusza dla osób jeszcze nie zatrudnionych.

Zgodnie bowiem z art. 4 pkt 11 RODO: „zgoda" osoby, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych; art. 7 RODO, z kolei wskazuje: " Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, administrator musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyrażą zgodę w pisemnym oświadczeniu, które dotyczy także innych kwestii, zapytanie o zgodę musi zostać przedstawione w sposób pozwalający wyraźnie odróżnić je od pozostałych kwestii, w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. Część takiego oświadczenia osoby, której dane dotyczą, stanowiąca naruszenie niniejszego rozporządzenia nie jest wiążąca. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Osoba, której dane dotyczą, jest o tym informowana, zanim wyrazi zgodę. Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie.”

Przykładowy dopisek informacyjny w treści kwestionariusza może wyglądać następująco:

Zostałem/am poinformowany/a, o tym, że:

1. Administratorem moich danych osobowych podanych w kwestionariuszu jest: ……………………………

2. Pracodawca powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: ………………….. lub numerem telefonu: …………………. (*pod warunkiem, że pracodawca miał obowiązek jego powołania)

3. Podstawą prawną upoważniającą Pracodawcę do przetwarzania danych osobowych Pracownika jest spełnienie obowiązku wynikającego z przepisów prawa pracy.

4. Moje dane osobowe będą przetwarzane na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w tym prawa podatkowego, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych zawartych m.in. w Kodeksie pracy.

5. Moje dane osobowe mogą zostać przekazane następującym podmiotom: …………………………….. (należy wskazać, jakim podmiotom dane będą przekazywane, w tym także podmioty, z którymi zawarto umowy powierzenia przetwarzania danych)

6. Posiadam prawo nie tylko do dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich sprostowania, ale także prawo do ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, co do danych osobowych, których podanie jest dobrowolne- prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem. Oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych wymaga ode mnie złożenia stosownego oświadczenia w formie pisemnej lub elektronicznej na adres mailowy.

7. Dane osobowe pracownika są przechowywane przez Pracodawcę tylko i wyłącznie przez okres wymagany przepisami prawa. Moje dane osobowe będą mogły być przetwarzane przez okres przedawnienia roszczeń.

8. Przysługuje mi prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

……………………………..                                       …………………………

(miejscowość, data)                                      (podpis pracownika)

Warto, aby obok zgody na przetwarzanie danych osobowych pracodawca przekazał pracownikom informacje na temat prawa do wycofania stosownych zgód na przetwarzanie danych. Obowiązek informacyjny może być spełniony poprzez przekazanie informacji w odrębnym piśmie lub np. poprzez umieszczenie stosownej informacji na tablicy ogłoszeń.

Przepisy Kodeksu pracy, wyraźnie wskazują podania jakich danych pracodawca może żądać od pracownika (a nie kandydata do pracy). Zgodnie bowiem z art. 22(1) § 2 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, których może żądać od kandydata do pracy, także innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy oraz numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Przepis wyraźnie wskazuje, że pracodawca może żądać od pracownika podania numeru PESEL, ale także innych danych, jeżeli podanie tych danych jest konieczne ze względu na możliwość skorzystania z dodatkowych uprawnień przewidzianych w przepisach prawa, w tym również prawa wewnątrzzakładowego, np. płatnych dni zwolnienia od pracy w przypadku sprawowania opieki nad dzieckiem do lat 14. Istotny jest cel, którego wystąpienie pozwala na gromadzenie przez pracodawcę dodatkowych danych od pracownika. Ponadto pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż wskazane powyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów, np. prawa podatkowego.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, co w praktyce oznacza najczęściej złożenie do pracodawcy wypełnionego kwestionariusza osobowego. Wzór pomocniczego kwestionariusza osobowego dla pracownika zawiera w swej treści dodatkowe dane, takie jak: numer identyfikacji podatkowej (NIP), informację na temat powszechnego obowiązku obrony, danych osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku, a także dane dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości.

O ile wskazanie przez pracownika takich danych jak numer NIP, czy informacji na temat powszechnego obowiązku obrony wydaje się zbędne z punktu widzenia użyteczności tych danych (chyba, że pracownik prowadzi działalność gospodarczą lub jest zarejestrowany jako podatnik podatku VAT), to już informacja na temat osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku lub też dane dowodu osobistego mogą okazać się szczególnie przydatne.

Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych wskazanych przez pracownika w złożonym przez niego oświadczeniu. Udokumentowanie danych z oświadczenia ma na celu zweryfikowanie ich prawidłowości, np. w dowodzie osobistym znajduje się informacja na temat imienia i nazwiska pracownika, jego daty urodzenia, imion rodziców i numeru pesel. W związku z tym, uznaje się, że pracodawca ma prawo wglądu do dowodu tożsamości pracownika oraz przetwarzania danych dotyczących jego dowodu osobistego, a także potwierdzenia przez pracownika wskazanych w kwestionariuszu danych poprzez przekazanie pracownikowi danych dotyczących jego dowodu osobistego lub innego dowodu tożsamości.

Uzasadnione wydaje się również przetwarzanie danych osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku, ze względu na podstawowe zasady współżycia społecznego, które wymagają tego, aby zawiadomić osobę wskazaną przez pracownika o jego ewentualnym wypadku. Z drugiej strony, aby móc przetwarzać dane osoby wskazanej przez pracownika jako tej, którą należy zawiadomić w razie wypadku, należałoby uzyskać zgodę tej osoby na przetwarzanie tych danych wraz z wykonaniem obowiązku informacyjnego. Autorka uważa jednak, że ze względu na zasady współżycia społecznego, pracownik powinien mieć możliwość wskazania osoby, którą należałoby powiadomić w razie wystąpienia ewentualnego wypadku.

Warto zaznaczyć, że w świetle art. 88 ust. 1 RODO, państwa członkowskie mogą zawrzeć w swoich przepisach lub w porozumieniach zbiorowych bardziej szczegółowe przepisy mające zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, w szczególności do celów rekrutacji, wykonania umowy o pracę, w tym wykonania obowiązków określonych przepisami lub porozumieniami zbiorowymi, zarządzania, planowania i organizacji pracy, równości i różnorodności w miejscu pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony własności pracodawcy lub klienta oraz do celów indywidualnego lub zbiorowego wykonywania praw i korzystania ze świadczeń związanych z zatrudnieniem, a także do celów zakończenia stosunku pracy.

Takim przepisem uszczegóławiającym, w rozumieniu art. 88 ust. 1 RODO, jest m.in. art. 22 (1) § 1 i 2 Kodeksu pracy, który uprawnia pracodawcę do żądania wskazania danych osobowych wymienionych w tych przepisach.

Od 1 stycznia 2019 zacznie obowiązywać kolejna zaktualizowana wersja ustawy Kodeks pracy, która została wprowadzona ustawą z dnia 10 stycznia 2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Znowelizowany art. 298(1) Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, że rozporządzenie określające zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy praz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika, tj. aktualnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zostanie zastąpione nowym rozporządzeniem.

Zmiana umożliwiająca prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej będzie wymagała zastąpienia wspomnianego, aktualnie obowiązującego rozporządzenia nowym aktem wykonawczym, który będzie szczegółowo regulował kwestie związane z elektroniczną dokumentacją pracowniczą, w szczególności wydawania kopii ze zgromadzonej dokumentacji.

W nowym rozporządzeniu, nie będą już umieszczone pomocnicze wzory dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, wszystko po to aby zapewnić zgodność aktu wykonawczego i delegacji ustawowej z ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Pomocnicze wzory dokumentów mają zostać zamieszczone na stornie Internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.