REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ochrona danych osobowych podczas rekrutacji

Ochrona danych osobowych podczas rekrutacji/fot. Shutterstock
Ochrona danych osobowych podczas rekrutacji/fot. Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Obowiązkiem pracodawcy jest ochrona danych osobowych nie tylko osób zatrudnionych w firmie, ale również kandydatów do pracy. Czy usuwać dane po zakończeniu rekrutacji? Jakie obowiązki ma administrator danych osobowych?

Ponieważ przy rekrutacji pracowników wciąż dochodzi do różnego rodzaju nieprawidłowości, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych przygotował zestaw zasad, których podmioty chcące zatrudnić nowe osoby, muszą bezwzględnie przestrzegać.

REKLAMA

Autopromocja

1. Nic poza określony katalog danych

Pozyskiwanie danych osobowych potencjalnych pracowników musi odbywać się w sposób zgodny z prawem (zasada legalizmu– art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych), a więc z zachowaniem jednej z przesłanek określonych w art. 23 tej ustawy. Zakres danych osobowych, jakich może żądać zatrudniający w procesie rekrutacji, jest wyraźnie wskazany w art. 221  ustawy – Kodeks pracy. Pracodawca może zatem domagać się informacji o: imieniu (imionach) i nazwisku, imionach rodziców, dacie urodzenia, miejscu zamieszkania (adres do korespondencji), wykształceniu, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Wskazany katalog jest katalogiem zamkniętym, co oznacza, że co do zasady pracodawca nie ma prawa pozyskiwać innych informacji, np. dotyczących stanu cywilnego (szerszy katalog mogą ewentualnie przewidywać przepisy szczególne).

2. Adekwatność gromadzonych danych

Pozyskiwanie danych osobowych musi odbywać się zgodnie z zasadą adekwatności (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych) – administrator powinien przetwarzać tylko takiego rodzaju dane i tylko o takiej treści, które są niezbędne ze względu na cel zbierania danych. Dane osobowe nie mogą być zbierane na zapas, „na wszelki wypadek”, tj. bez wykazania celowości ich pozyskania i niezbędności dla realizacji zadań administratora danych. Pracodawca nie może przetwarzać danych w zakresie szerszym niż niezbędny dla osiągnięcia zamierzonego celu, jak również danych o większym, niż uzasadniony tym celem, stopniu szczegółowości. Żądanie przez pracodawcę informacji wykraczających poza przepisy może być uznane jako dyskryminujące.

INFORAKADEMIA poleca: 10 przykazań RODO dla pracodawców

3. "Czarne listy" osób ubiegających się o zatrudnienie

Praktyka tworzenia tzw. czarnych list rekrutacyjnych, zawierających dane osobowe kandydatów, których z różnych powodów nie powinno się zatrudniać, nie znajduje oparcia w obowiązujących przepisach, jest zatem niezgodna z prawem. Tworzenie zbiorów danych o charakterze negatywnym może prowadzić do dyskryminacji i podejmowania niekorzystnych dla danej osoby decyzji w oparciu o często nierzetelne, bezpodstawnie pozyskane informacje.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

 4. Warunki zgody jako podstawy przetwarzania danych

Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest zgoda kandydata do pracy – np. na wykorzystanie ich dla celów innych, przyszłych rekrutacji – należy pamiętać, że prawidłowo wyrażona zgoda powinna spełniać kryteria określone w art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych. Powinna ona być wyrażona w sposób jasny i wyraźny, nie może być domniemana ani dorozumiana. Ważne jest, aby zgoda dotyczyła przetwarzania danych w konkretnym, wskazanym przez administratora danych celu, a nie przetwarzania danych „w ogóle”. Formuła zgody na przetwarzanie danych osobowych powinna zatem stanowić odrębne oświadczenie osoby, której dane dotyczą, zaś z jej treści w sposób niebudzący wątpliwości powinno wynikać w jakim celu, w jakim zakresie i przez kogo dane osobowe będą przetwarzane. Wyrażający zgodę musi mieć pełną świadomość tego na co się godzi. Podkreślić przy tym należy, że zgoda musi zostać podjęta swobodnie i zgodnie z art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych, może być w każdym czasie odwołana. Jednak w wielu przypadkach zdarza się, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych bywa wymuszana, co jest związane z charakterem relacji, jakie zachodzą pomiędzy pracodawcą a kandydatem do pracy. Zatem żeby wyrażoną przez kandydata do pracy zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych można było uznać za prawidłową przesłankę umożliwiającą wykorzystywanie tych danych, niezbędne jest dokonanie oceny, czy została ona wyrażona w sposób dobrowolny.

Polecamy: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

5. Niedopuszczalność swobodnego dysponowania danymi

Nie jest dopuszczalne swobodne dysponowanie przez pracodawcę czy agencję rekrutacyjną pozyskanymi danymi osobowymi kandydatów do pracy, tj. wykorzystywanie ich w dowolnych celach (konieczność zachowania zasady celowości). Wymiana danych osobowych między różnymi podmiotami, jako forma przetwarzania danych, nie może odbywać się bez posiadania ku temu odpowiedniej podstawy prawnej (vide art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych).

6. Obowiązek informacyjny wobec kandydatów

W czasie procesu rekrutacyjnego pracodawca powinien także spełnić obowiązek informacyjny wobec kandydatów do pracy. Odbywa się to poprzez zawarcie w zamieszczanym ogłoszeniu rekrutacyjnym klauzuli informacyjnej wskazującej na:

  • adres siedziby i pełną nazwę pracodawcy (gdy pracodawcą jest osoba fizyczna, należy podać miejsce zamieszkania oraz imię i nazwisko pracodawcy),
  • cel zbierania danych (w tym informację o znanych pracodawcy w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych),
  • prawo dostępu do treści danych oraz ich poprawiania,
  • dobrowolność albo obowiązek podania danych wraz z podstawą prawną takiego obowiązku (w tym przypadku na obowiązek podania danych wskazują odpowiednie przepisy Kodeksu pracy).

Dopełnienie obowiązku informacyjnego powinno nastąpić jeszcze przed zebraniem danych, a nie później niż w momencie ich zgromadzenia.

W przypadku zbierania danych nie od osoby, której one dotyczą – np. gdy pracodawca korzysta z usług agencji rekrutacyjnej – administrator musi dodatkowo poinformować osobę, bezpośrednio po utrwaleniu zebranych danych, o źródle, z jakiego pozyskał informacje na jej temat.

7. Prawo osoby ubiegającej się o zatrudnienie do kontroli danych

Każdej osobie przysługuje prawo do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą, zawartych w zbiorach danych, w tym prawo do uaktualnienia, uzupełnienia czy też usunięcia tych danych. Wskazać należy, że uprawnieniom osób, których dane są przetwarzane w zbiorach, ustanowionym w art. 32 ustawy, odpowiada obowiązek administratorów danych określony w art. 33 ust. 1 ustawy - na wniosek osoby, której dane dotyczą, administrator danych jest obowiązany, w terminie 30 dni, poinformować o przysługujących jej prawach oraz udzielić, odnośnie do jej danych osobowych, informacji, o których mowa w art. 32 ust. 1 pkt. 1-5a. W myśl ust. 2 tego przepisu, na wniosek osoby, której dane dotyczą, informacji, o których mowa w ust. 1, udziela się na piśmie. Podkreślić należy, że złożenie wniosku, zależnie od jego treści, zobowiązuje administratora danych do udzielenia informacji o procesie przetwarzania danych osobowych.

8. Usuwanie danych po zakończeniu rekrutacji

Po zakończeniu rekrutacji zgromadzone dane powinny być przez pracodawcę usunięte. Nie ma bowiem podstawy do przechowywania ich „na zapas” (chyba że kandydat wyraził uprzednią zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji prowadzonych przez tego pracodawcę). Zgodnie z zasadą ograniczenia czasowego, dane osobowe mogą być przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż to jest niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania (art. 26 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych). Wyjątki od stosowania powyższej zasady mogą wynikać z przepisów szczególnych, określających dłuższe okresy retencji danych.

9. Bezpieczeństwo danych osób biorących udział w rekrutacji

Administrator danych musi dopełnić wynikających z przepisów prawa obowiązków dotyczących odpowiedniego zabezpieczenia gromadzonych danych, także pod kątem technicznym i organizacyjnym. Również podmiot, któremu na podstawie art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych powierzono przetwarzanie danych (np. agencja prowadząca rekrutację na zlecenie pracodawcy), jest obowiązany podjąć środki zabezpieczające zbiór danych, o których mowa w art. 36-39 ustawy o ochronie danych osobowych. W zakresie przestrzegania tych przepisów podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność jak administrator danych. Pamiętać ponadto należy, że podmiot ten może przetwarzać dane wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w zawartej z administratorem danych umowie powierzenia (art. 31 ust. 2). Administrator ma z kolei możliwość kontroli tego, czy podmiot, któremu powierzył dane, przetwarza je zgodnie z postanowieniami zawartej między nimi umowy.

Dbałość o bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych powinna być procesem ciągłym, a nie jednorazowym (doraźnym).

10. Budowanie własnego wizerunku

Rozwój społeczeństwa informacyjnego pozwala na „budowanie” swojego wizerunku w sieci. Osoby biorące udział w rekrutacji muszą pamiętać, że mają wpływ na budowanie swojego wizerunku w oczach przyszłego pracodawcy poprzez treści, jakie zamieszczają w Internecie. Z tego względu powinny uważać, jakie informacje na swój temat zamieszczają w mediach społecznościowych i innych ogólnodostępnych źródłach. Coraz częściej zdarza się bowiem, że pracodawcy i agencje rekrutacyjne sięgają do takich informacji – mimo niedopuszczalności ich gromadzenia – co potencjalnie może mieć negatywny wpływ na ocenę kandydata do pracy i prowadzić do profilowania go na podstawie dostępnych w Internecie danych.

Źródło: GIODO

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kiedy majówka 2025?

Ile dni wolnych od pracy w 2025? Kiedy majówka 2025? Czy za sobotę 3 maja jest dodatkowe wolne? Kiedy niedziela handlowa przed majówką? Czy pracodawca może odwołać pracownika z majówki?

Ile wolnego na święta wielkanocne 2025?

Ile wolnego na święta wielkanocne 2025? Kiedy wypadną święta wielkanocne w 2025? Czy osoba wyznająca inną wiarę niż katolicka i nie obchodząca w dniu 20 i 21 kwietnia 2025 r. Świąt Wielkanocnych ma prawo do dni wolnych od pracy? Czy Wielkanoc to dzień wolny od pracy? Czy Poniedziałek Wielkanocny to dzień roboczy? Czy czwartek i piątek przed Wielkanocą jest wolny?

Trzynasta emerytura w 2025 roku. Kiedy będzie wypłacana "trzynastka"? Jakie to będą kwoty brutto i netto?

Zbliża się termin wypłaty trzynastej emerytury przez ZUS. Po waloryzacji emerytur znana jest już dokładna kwota dodatkowego świadczenia, które otrzymają seniorzy. Ustalono również konkretne terminy wypłat. Oto szczegóły.

Nowe przepisy: służby mundurowe także z pełnopłatnym uzupełniającym urlopem macierzyńskim

Nowy, pełnopłatny uzupełniający urlop macierzyński wchodzi w życie 19 marca 2025 r. Będzie przysługiwał także służbom mundurowym. Jakie nowe przepisy prawne dotyczące funkcjonariuszy zaczynają funkcjonować już za kilka dni?

REKLAMA

Co przysługuje choremu na cukrzycę w pracy?

Efektywne życie i praca przy chorobie cukrzycy są możliwe. Niekiedy nie jest to łatwe ale nie niewykonalne. Zadajemy pytania: jakie przywileje ma cukrzyk? Czy cukrzyk ma dodatkowy urlop? Co przysługuje choremu na cukrzycę w pracy? Co daje cukrzykowi orzeczenie o niepełnosprawności?

W 2025 r. zatrudnianie cudzoziemców może pracodawcę słono kosztować [od 1000 zł do 50 000 zł]: jeśli nie dostosują się do nowych przepisów

W ostatnim czasie dużo mówi i pisze się o zmianach w systemie alimentów, proponuje się np. alimenty zryczałtowane: do 300 zł, 450 zł, 600 zł w zależności od wieku dziecka. Dobrze byłoby, aby móc z czego opłacać alimenty. Tu w grę wchodzi prawo pracy. Trzeba wiedzieć, że przy okazji wprowadzania ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców w Polsce, wprowadzone zostaną, nowe wyższe kary dla pracodawców za niezgodne z prawem zatrudnianie dłużników alimentacyjnych. Już spieszymy z wyjaśnieniami.

Senat zaakceptował ustawę o powierzaniu pracy cudzoziemcom, ale wprowadził poprawki. Czy będą wyższe kary dla pracodawców?

Senatorowie wnieśli poprawki do ustawy w sprawie powierzania pracy cudzoziemcom. Zmiany dotyczą m.in. przepisów Kodeksu pracy o karach dla pracodawców naruszających prawo pracy. Rzecznik MŚP jest zadowolona z decyzji Senatu.

Sąd: Pracodawca przyznaje 2 dni urlopu ponad 26 dni. Pracodawca chce odebrać te dwa dni

Kodeks pracy nie zawiera przepisów, które przewidują możliwość zwrotu przez pracownika dni urlopu wykorzystanych ponad przysługujący mu wymiar.

REKLAMA

Niepostrzeżenie zmienią Kodeks Pracy? Raczej nie bo Senat skreśla wrzutkę zmian w KP. Dla pracodawcy aż 60 000 zł grzywny albo kara ograniczenia wolności? Zobaczymy. Ustawa wraca do Sejmu

To duże zaskoczenie! Przy okazji uchwalania ustawy z dnia 21 lutego 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w Kodeksie Pracy może wejdą ogromne zmiany. Dotyczą one kar dla pracodawców. Ale czy grzywny będą znacznie podwyższone - nie wiadomo, bo ustawa wraca do Sejmu a Senat skreśla art. 87 ustawy.

O 1046,76 zł wyższe wynagrodzenie dla tej grupy pracowników od 1 lipca 2025 r. Ten wzrost nie jest związany ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia

Jak wiadomo w od stycznia danego roku ulega podwyżce minimalne wynagrodzenie za pracę i minimalna stawka godzinowa. Z kolei od marca ma miejsce waloryzacji emerytur, rent i dodatków z nimi związanych, a od lipca 2025 r. ulegną podwyżki wynagrodzeń pewnej, szerokiej grupy zawodowej. Niektórzy mogą liczyć nawet na wynagrodzenie wyższe o 1046,76 zł. Co ciekawe ten wzrost nie jest związany ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia, a ze wzrostem wynagrodzenia przeciętnego.

REKLAMA