Jak sporządzić harmonogram czasu pracy

Harmonogram pracy powinien wyznaczać pracę w ramach obowiązującego pracownika wymia­ru czasu pracy. Harmonogramy pracy tworzy się z reguły na przyjęte okresy rozliczeniowe. Od 23 sierpnia 2013 r. pracodawca powinien przy­gotowywać harmonogramy czasu pracy co naj­mniej na 1-miesięczne okresy rozliczeniowe. Okres, na jaki maksymalnie może być ustalony harmono­gram, określa długość okresu rozliczeniowego, np. 3 miesiące, jeżeli pracodawca przyjął taki okres roz­liczeniowy. Pracodawca powinien przedstawić pra­cownikom harmonogram najpóźniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem danego okresu rozliczenio­wego.

Pracodawca nie musi sporządzać harmonogra­mów, gdy:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę,
• pracodawca ustali w porozumieniu z pracowni­kiem czas niezbędny do wykonania powierzo­nych mu zadań (czyli przy zadaniowym syste­mie czasu pracy),
• pracownik pracuje w ruchomym czasie pracy,
• pracownik ma ustalony indywidualny rozkład czasu pracy.

Opracowanie harmonogramu czasu pracy jest jed­nym z obowiązków osób nadzorujących pracę pra­cowników.

Redakcja poleca produkt: Praktyczne aspekty prawa pracy (PDF)

Przy ustalaniu harmonogramów pracodawca musi uwzględnić konieczność: zapewnienia nieprzerwa­nych dobowych i tygodniowych odpoczynków pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, zachowa­nia doby pracowniczej, wyznaczania dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę (w ciągu 6 dni po pracującej niedzieli), zapewnienia co naj­mniej 1 niedzieli wolnej raz na 4 tygodnie.

W syste­mach pracy, które dopuszczają pracę w niedziele i święta, konieczne jest uwzględnienie w harmo­nogramie minimalnej liczby dni wolnych w danym okresie rozliczeniowym (w łącznym wymiarze rów­nym liczbie dni wolnych, niedziel i świąt).

Harmonogramy czasu pracy należy sporządzać w formie pisemnej lub elektronicznej (najlepiej za potwierdzeniem odbioru). Zmiany ustalonego har­monogramu powinny być stosowane w wyjątkowych sytuacjach, gdy przewidują to przepisy Kodeksu pracy bądź przepisy wewnątrzzakładowe.

Przepisy wewnątrzzakładowe dopuszczające zmiany w har­monogramie powinny wskazywać też procedurę dokonywania modyfikacji. Uzasadnieniem zmian w harmonogramie może być przyczyna niemożliwa do przewidzenia wcześniej (np. konieczność zastąpienia pracownika podczas jego choroby czy urlopu), a także wynikający z prze­pisów obowiązek zapewnienia pracownikowi dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym od pracy (wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygo­dnia pracy) lub za pracę w niedzielę bądź w święto.

Pracodawca, ustalając rozkład czasu pracy dane­go pracownika, nie powinien planować pracy 2 razy w tej samej dobie pracowniczej. Wyjątkiem jest sto­sowanie ruchomego czasu pracy.

Do celów dowodowych warto przechowywać roz­kłady czasu pracy z ewidencjami czasu pracy przez co najmniej 3 lata (jest to okres na dochodzenie roszczeń pracowniczych).