Sporządzanie rozkładów i harmonogramów czasu pracy po zmianie przepisów

Rozkłady i harmonogramy czasu pracy

Rozkład czasu pracy to rozplanowanie dni pracy, dni wolnych od pracy oraz godzin jej rozpoczęcia i zakończenia. Rozkład czasu pracy może mieć charakter ogólny dla wszystkich pracowników lub poszczególnych grup. Nie ma wówczas potrzeby rozplanowywania czasu pracy w sposób indywidualny dla każdego pracownika.

Od rozkładu czasu pracy, który obejmuje wszystkich lub poszczególne grupy pracowników, należy odróżnić harmonogramy (grafiki), które są sporządzane dla pracowników indywidualnie. Nowe przepisy dotyczące czasu pracy posługują się pojęciem „rozkład czasu pracy danego pracownika”, co w praktyce oznacza harmonogram (grafik) czasu pracy.

Na jaki okres sporządzać rozkład czasu pracy

Przepisy obowiązujące przed nowelizacją czasu pracy nie pozwalały na precyzyjne i niebudzące wątpliwości ustalenie, na jaki okres pracodawca powinien opracować harmonogram. Brak regulacji sprawił, że ukształtowały się dwa poglądy w omawianej kwestii. Pierwszy zakładał, że harmonogram (rozkład czasu pracy) powinien być tworzony na cały okres rozliczeniowy (z wyjątkiem przepisów szczególnych, odnoszących się do określonych grup zawodowych). Zwolennicy tego stanowiska wychodzili z założenia, że pracodawca dokonuje rozliczenia czasu pracy poszczególnych pracowników w ramach okresu rozliczeniowego. W związku z tym również w ramach okresu rozliczeniowego powinien być planowany czas pracy z wykorzystaniem harmonogramu, przez co należy rozumieć ustalenie jego wymiaru i rozłożenie go w określonych jednostkach czasu. Konsekwencją tego był pogląd o niedopuszczalności, szczególnie w dłuższych okresach rozliczeniowych, opracowywania rozkładów czasu pracy na poszczególne części – np. miesięczne w ramach 4-miesięcznego okresu rozliczeniowego.

Zobacz wideoszkolenie: Dokumentacja pracownicza w praktyce

Zgodnie z drugim stanowiskiem, nie było przeszkód (z uwagi na brak bezpośrednich przepisów, które by tego zabraniały), aby w ramach jednego okresu rozliczeniowego pracodawca tworzył kilka harmonogramów, obejmujących krótsze odcinki czasu. Zwolennicy tego poglądu wychodzili z założenia, że harmonogram czasu pracy, obejmujący cały (nieraz długi) okres rozliczeniowy, jest wizją planu czasu pracy, która w praktyce jest niemożliwa do realizacji ze względu na występowanie okoliczności, które nie były wiadome na etapie tworzenia harmonogramu.

Nowe zasady rozliczania czasu pracy

Zmiana przepisów o czasie pracy kończy spór dotyczący możliwości tworzenia wielu harmonogramów (rozkładów czasu pracy danego pracownika) w ramach jednego okresu rozliczeniowego. Zgodnie z nowymi zasadami, istnieje możliwość sporządzania rozkładów czasu pracy na okresy krótsze niż okres rozliczeniowy, co jest rozwiązaniem korzystnym z praktycznego punktu widzenia. Nie oznacza to, że całkowitemu uznaniu pracodawcy pozostawiono ustalenie długości okresów, na jakie może on tworzyć harmonogramy. Określona została bowiem dolna granica czasu, na jaką harmonogram może być opracowany – minimum 1 miesiąc. Górną granicę stanowi natomiast długość przyjętego okresu rozliczeniowego.

Planowanie czasu pracy po zmianach

Ustawodawca wprowadzając możliwość tworzenia harmonogramów na okresy krótsze niż okres rozliczeniowy podzielił wcześniejszy pogląd praktyków prawa pracy dopuszczający takie rozwiązanie.

Od 23 sierpnia 2013 r. pracodawca ma obowiązek tworzenia harmonogramów czasu pracy na co najmniej 1 miesiąc.

Przyjmijmy, że pracodawca po zmianie przepisów o czasie pracy, tj. od 23 sierpnia br., wprowadził wydłużony 6-miesięczny okres rozliczeniowy. Uwzględniając, że stosowana do niedawna praktyka opracowywania harmonogramów czasu pracy obejmujących cały okres rozliczeniowy nie sprawdziła się, pracodawca postanowił opracowywać harmonogramy na okresy 3-miesięczne. Następnie, uwzględniając fakt, że 3-miesięczne harmonogramy również były w praktyce trudne do realizacji, pracodawca wprowadził miesięczne rozkłady czasu pracy dla poszczególnych pracowników. Postępowanie pracodawcy dotyczące zmiany długości harmonogramów w trakcie trwania okresu rozliczeniowego należy uznać za dopuszczalne. Nie ma bowiem przepisów zakazujących modyfikacji długości stosowanych na przyszłość rozkładów czasu pracy danych pracowników.

Tworzenie rozkładów czasu pracy nie dotyczy wszystkich pracowników

Nie każdy pracodawca ma obowiązek doprecyzowywania rozkładu czasu pracy poprzez tworzenie szczegółowych grafików. W przypadku pracodawców, u których praca odbywa się na podstawie sztywnego rozkładu czasu pracy, którym są objęci wszyscy pracownicy (np. urzędów państwowych), nie ma racjonalnego uzasadnienia dla tworzenia harmonogramów przedstawiających rozkład czasu pracy każdego pracownika z osobna. Natomiast gdy pracodawca zatrudnia np. różne grupy pracowników, przy pracy zmianowej czy w równoważnym systemie czasu pracy, gdzie są różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dniach, powinien tworzyć harmonogramy czasu pracy.

Nowelizacja czasu pracy zawiera bezpośrednie wyłączenia obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy (art. 129 § 4 Kodeksu pracy po nowelizacji). Pracodawca nie będzie miał obowiązku opracowywania rozkładu czasu pracy, jeżeli:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia lub z umowy o pracę,

• pracownik jest zatrudniony w zadaniowym systemie czasu pracy,

• na pisemny wniosek pracownika stosuje się dla niego ruchomy czas pracy,

• pracownik na swój wniosek pracuje w indywidualnym rozkładzie czasu pracy.

Przez pojęcie „prawo pracy” należy w tym przypadku rozumieć przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw oraz aktów wykonawczych określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia przepisów wewnątrzzakładowych (układy zbiorowe pracy, regulaminy, porozumienia zbiorowe).

Z układu zbiorowego pracy wynika, że praca odbywa się w firmie w godzinach od 7.00 do 15.00. Ponieważ układ zbiorowy jest przepisem prawa pracy, pracodawca nie będzie miał obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy.

Mały pracodawca prowadzący sklep nieobjęty układem zbiorowym, który nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy, w umowach o pracę stosuje zapis: „praca odbywa się od poniedziałku do piątku w godzinach od 10.00 do 18.00”. W omawianym przypadku stosowanie sztywnego, wynikającego z umowy o pracę rozkładu czasu pracy powoduje brak obowiązku opracowywania oddzielnych harmonogramów indywidualnych.

Stosowanie ruchomego czasu pracy zwalania z obowiązku sporządzania harmonogramów czasu pracy tylko wówczas, gdy jest on wprowadzony na wniosek pracownika, a nie z inicjatywy pracodawcy. Ruchomy czas pracy, ustalony na wniosek pracownika, może mieć dwie formy:

• rozkład czasu pracy przewiduje różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy,

• rozkład czasu pracy przewiduje możliwość stosowania przedziałów czasu, w ramach którego pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy.

Pracodawca zastosował na wniosek pracownika ruchomy czas pracy. Zakład pracy funkcjonuje w godzinach od 7.00 do 20.00. Pracownik sam decyduje, o jakiej godzinie rozpocznie pracę (godziną graniczną jest godz. 12.00 zakładając, że pracownik jest zatrudniony na pełny etat). Uwzględniając fakt, że godziny rozpoczynania i kończenia pracy mogą być różne, uzależnione od prywatnych preferencji pracownika, nie jest możliwe opracowanie harmonogramu, który co do zasady powinien wskazywać z wyprzedzeniem konkretne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a nie wskazywać przedziału czasu, w ramach którego pracownik powinien świadczyć pracę.

Forma rozkładów oraz czas przekazywania ich do wiadomości pracowników

W obowiązujących do niedawna przepisach nie było doprecyzowane, jaką formę powinny mieć harmonogramy czasu pracy. Rozkłady czasu pracy stanowiące integralną część układów zbiorowych czy regulaminów pracy mają formę pisemną (art. 150 Kodeksu pracy). Jednak zarówno regulamin pracy, jak i układ zbiorowy nie zawierają indywidualnych harmonogramów czasu pracy będących konkretyzacją obowiązującego rozkładu czasu pracy.

Forum Kadry

Przepisy obowiązujące przed nowelizacją nie zawierały regulacji odnoszących się zarówno do formy, jak i terminów przekazywania pracownikom harmonogramów czasu pracy. Należało to do swobodnego uznania pracodawcy. Nie było zatem przeszkód, aby kwestie techniczne dotyczące harmonogramów zostały uregulowane w przepisach wewnątrzzakładowych. Nie było naruszeniem przepisów postępowanie, jeżeli w tym względzie nie obowiązywały żadne pisane lub niepisane (praktyka zakładowa) zasady, a pracodawcy z dnia na dzień wskazywali pracownikom godziny rozpoczynania i zakończenia pracy.

Jeżeli chodzi o kwestie techniczne związane z przekazywaniem harmonogramów do wiadomości pracowników, dotychczas powszechną praktyką było umieszczanie harmonogramów np. na tablicy ogłoszeń lub rozsyłanie ich za pomocą poczty elektronicznej. Z reguły przestrzegano zasady, aby pracownik mógł się zapoznać z harmonogramem przed terminem, od którego miał on obowiązywać. Brak regulacji sprawiał jednak, że w praktyce mógł to być np. ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego.

Po nowelizacji przepisów o czasie pracy harmonogramy czasu pracy należy sporządzać w formie pisemnej lub elektronicznej.

Nowelizacja ogranicza swobodne uznanie pracodawców w zakresie formy i terminów przekazywania harmonogramów czasu pracy. Przepisy dopuszczają dwie formy sporządzenia rozkładu czasu pracy danego pracownika – pisemną lub elektroniczną.

Forma pisemna będzie wiązała się z przekazaniem pracownikowi (najlepiej za pokwitowaniem) wydruku zawierającego jego rozkład czasu pracy lub umieszczeniem harmonogramów w miejscu ogólnie dostępnym dla pracowników. Harmonogram będzie mógł być również przesłany pracownikom za pomocą poczty elektronicznej. Nie można wykluczyć także sytuacji, w której pracodawca zdecyduje się na umieszczanie harmonogramów na ogólnie dostępnej stronie intranetowej, co wydaje się bardziej pewnym rozwiązaniem. Wynika to z faktu, że wysyłając indywidualnie do każdego pracownika wiadomość zawierającą rozkład czasu pracy łatwiej przypadkowo kogoś pominąć (nie dopełniając tym samym obowiązku informacyjnego).

Zgodnie z nowymi przepisami, obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie rozkładu czasu pracy danego pracownika w terminie „co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład”. Może to być zatem okres dłuższy, ale nie powinien być skracany.

Harmonogram a doba pracownicza

Co do zasady, pracodawca ustalając rozkład czasu pracy danego pracownika nie powinien planować pracy 2 razy w tej samej dobie pracowniczej. Nowelizacja wprowadza wyjątek od tej zasady. Jest nią możliwość stosowania ruchomego czasu pracy. Zgodnie z nowymi przepisami, rozkład czasu pracy może przewidywać:

• różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy,

• przedział czasu, w ramach którego pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który jest dla niego dniem pracy.

Pracując w ramach ruchomego czasu pracy wykonywanie pracy dwukrotnie w tej samej dobie pracowniczej nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych (art. 1401 § 4 Kodeksu pracy po nowelizacji).

Rozkład czasu pracy pracownika na wrzesień 2013 r. w ramach ruchomego czasu pracy zaplanowano w następujący sposób:

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
N	W	10:00 –18:00	9:00 –17:00	8:00 –16:00	7:00 –15:00	6:00 –14:00	N	W	10:00 –18:00	9:00 –17:00	8:00 –16:00	7:00 –15:00	6:00 –14:00	N
16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30
W	10:00 –18:00	9:00 –17:00	8:00 –16:00	7:00 –15:00	6:00 –14:00	N	W	10:00 –18:00	9:00 –17:00	8:00 –16:00	7:00 –15:00	6:00 –14:00	N	6.00 –14.00

N – niedziela, W – dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy.

Zgodnie z nowymi przepisami, powyższy rozkład czasu pracy jest prawidłowy, a fakt świadczenia pracy 2 razy w tej samej dobie pracowniczej nie powoduje powstawania godzin nadliczbowych. Takie ustalenie rozkładu czasu pracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapewnienia pracownikom odpoczynków dobowych i tygodniowych. Pracownik ma wolny poniedziałek z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Pracodawca wyznaczył mu jednak pracę w poniedziałek 30 września, aby wypracował obowiązujący go wymiar czasu pracy.

Zmiany rozkładów i harmonogramów czasu pracy

Przepisy nie regulują bezpośrednio kwestii zmian w już opracowanych i obowiązujących harmonogramach. Można przyjąć, że w przypadku potrzeby wprowadzenia modyfikacji w już opracowanym harmonogramie podanym do wiadomości pracowników, ale który nie zaczął jeszcze obowiązywać, jeżeli wymagają tego obiektywne i ważne względy wynikające z organizacji czasu pracy, skorygowanie takiego harmonogramu jest dopuszczalne. Zgodnie z nowymi przepisami, które wymagają podania harmonogramu do wiadomości pracowników z przynajmniej tygodniowym wyprzedzeniem, nie będzie większego problemu, gdy ewentualne modyfikacje nastąpią w okresie poprzedzającym wejście w życie harmonogramu.

Problematyczną i nierozstrzygniętą przepisami kwestią jest dopuszczalność modyfikowania rozkładu czasu pracy danego pracownika w trakcie jego obowiązywania. Nie ulega wątpliwości, że takie modyfikacje mogą mieć miejsce tylko w wyjątkowych sytuacjach, których nie można było przewidzieć na etapie opracowywania harmonogramu. Dopuszczalna jest zmiana harmonogramu w przypadku np. choroby pracownika czy potrzeby skorzystania przez niego z nieujętego w planie urlopów urlopu na żądanie. Również tzw. nieobecności w pracy innych pracowników z różnych przyczyn, takich jak urlopy okolicznościowe czy np. zwolnienia na opiekę nad dzieckiem, wymuszają na pracodawcy podjęcie działań zmierzających do zapewnienia normalnego toku pracy, co często wiąże się z potrzebą modyfikacji harmonogramów pracowników. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem z punktu widzenia interesów zarówno pracodawcy, jak i pracownika jest uregulowanie kwestii dopuszczalności modyfikacji harmonogramów w ramach prawa wewnątrzzakładowego, które powinno wskazywać na sytuacje dopuszczające zmiany w harmonogramie oraz procedurę dokonywania modyfikacji – np. konsultacja z pracownikiem.

Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

U pracodawcy prowadzącego duży zakład przemysłowy część pracowników ekipy serwisowej znajdowała się na urlopie wypoczynkowym. Pracujący w zakładzie pracownicy serwisu byli w typowych warunkach i wystarczającej liczbie z punktu widzenia zapewnienia normalnego przebiegu procesu pracy. Z powodu awarii technicznej o bardzo dużej skali wielu pracowników nie mogło wykonywać swoich obowiązków. Pracodawca zdecydował się na odwołanie z urlopów serwisantów w celu szybszego usunięcia awarii i przywrócenia normalnego toku pracy. W omawianej sytuacji niezbędna stała się modyfikacja harmonogramów czasu pracy zarówno pracowników serwisu, jak i pracowników, którzy z przyczyn niezależnych nie mogli świadczyć pracy. Takie postępowanie pracodawcy było dopuszczalne.

Oczywiście w sytuacji nagłych, wymuszających zmiany rozkładów czasu pracy pracowników nie ma możliwości stosowania zasady przekazywania harmonogramu z tygodniowym wyprzedzeniem. W takim przypadku pracodawca powinien jednak zadbać, aby zmodyfikowany harmonogram pracownik otrzymał najpóźniej pod koniec dniówki roboczej poprzedzającej wejście w życie modyfikacji (jeśli jest to możliwe).

Instrukcja ustalania harmonogramu czasu pracy

Poszczególne etapy tworzenia grafiku czasu pracy	Wskazówki
1	2
Krok 1. Ustalanie prawidłowego wymiaru czasu pracy	Planując grafik czasu pracy pracodawca musi w pierwszej kolejności ustalić obowiązujący pracownika w danym okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy. Obliczamy go w następujący sposób: ● mnożymy 40 godz. przez liczbę pełnych tygodni występujących w danym okresie rozliczeniowym, ● dodajemy 8 godz. z tytułu każdego dnia przypadającego od poniedziałku do piątku i „wystającego” poza pełne tygodnie okresu rozliczeniowego, ● odejmujemy 8 godz. z tytułu każdego święta, które występuje w innym dniu niż niedziela
Krok 2. Zapewnienie odpoczynków dobowych i tygodniowych	Pracodawca planując grafik czasu pracy musi zapewnić pracownikom 11 godz. nieprzerwanego odpoczynku dobowego w każdej dobie pracowniczej oraz 35 godz. nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego. Zapewnienie 11 godzin odpoczynku dobowego nie dotyczy: ● pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy, ● przypadków, gdy konieczne jest prowadzenie akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii. Pracownikom tym przysługuje równoważny odpoczynek dobowy w dalszej części okresu rozliczeniowego. Tygodniowy odpoczynek może zostać skrócony do minimum 24 godz. w przypadku: ● pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, ● konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, ● zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy.
Krok 3. Zapewnienie przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy	Planując pracę należy pamiętać, że pracowników obowiązuje przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy. Zatem w jednym tygodniu pracownik może pracować np. 6 dni, a w następnym 4 dni, tak aby w całym okresie rozliczeniowym został zachowany przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy.
Krok 4. Zachowanie doby pracowniczej	Pracę należy planować tak, aby pracownik miał zachowaną dobę pracowniczą. Nie może zatem podejmować pracy wcześniej niż po upływie 24 godz. od rozpoczęcia pracy w poprzednim dniu. Wyjątek w tym zakresie dotyczy pracy w ruchomym czasie pracy. Pracownicy pracujący w ruchomym czasie pracy mogą bowiem mieć naruszaną dobę pracowniczą.
Krok 5. Zapewnienie wolnej niedzieli co najmniej raz na 4 tygodnie	Pracownicy, którzy pracują w niedzielę, powinni mieć co czwartą niedzielę wolną od pracy. Trzeba o tym pamiętać planując grafik czasu pracy.

Przechowywanie harmonogramów

W praktyce może powstać wątpliwość, czy analogicznie jak w przypadku zakładowego rozkładu czasu pracy stanowiącego część układu zbiorowego czy regulaminu pracy, należy przechowywać indywidualne rozkłady czasu pracy.

Co do zasady, obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dokumentacja osobowa i płacowa powinna być przechowywana przez 50 lat – od dnia zakończenia pracy (dokumentacja osobowa) oraz 50 lat od dnia wytworzenia (dokumentacja płacowa). W przypadku wewnątrzzakładowych regulacji, takich jak układy zbiorowe, regulaminy pracy i ich załączniki, istnieje obowiązek przechowywania ich przez 25 lat. Nie ma jednak bezpośredniego obowiązku przechowywania rozkładów czasu pracy opracowywanych dla poszczególnych pracowników. Do celów dowodowych warto jednak przechowywać rozkłady czasu pracy wraz np. z ewidencjami czasu pracy przez co najmniej 3 lata, co może pomóc w ustaleniu prawa pracownika do wynagrodzenia z tytułu godzin nadliczbowych, tyle bowiem wynosi w prawie pracy okres dochodzenia roszczeń pracowniczych. Uwzględniając fakt, że pracodawca ma prawo przekazywać pracownikom rozkłady czasy pracy w formie elektronicznej, nie można wykluczyć możliwości ich przechowywania również w tej formie.

Praca w godzinach nadliczbowych

Podstawa prawna:

• art. 1 ustawy z 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych – Dz.U z 2013 r., poz. 896

• art. 94 ust. 9b, art. 129–133, art. 140, art. 1401 art. 142, art. 147, art. 149–150, art. 291 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 896

• art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698

• załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych – Dz.U. Nr 167, poz. 1375