Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przygotować i poprowadzić efektywne spotkanie?

Kinga Markert
Naszym firmowym problemem jest nadmiar spotkań. Zdarza się, że w kalendarzu mam trzy nachodzące na siebie zebrania. Podejmujemy na nich ustalenia, z których nie mamy czasu się wywiązać, bo znów się spotykamy. Jako przełożony przyczyniam się niestety do tej sytuacji. Z drugiej strony chcę regularnie spotykać się ze swoim zespołem. Dodatkowo kieruję projektami wymagającymi zebrań. Jak spotykać się efektywnie?

Są trzy proste zasady, których warto przestrzegać, aby nie mnożyć niepotrzebnych spotkań firmowych.

Zasada nr 1: Wtedy, gdy niezbędne

Zanim podejmiesz decyzję dotyczącą spotkania, określ efekt, jaki chcesz uzyskać. Zastanów się, czy rzeczywiście spotkanie jest najlepszym na to sposobem? Z jednej strony zbyt łatwo wykorzystujemy e-mail i sms do przekazywania informacji, szczególnie tych trudnych i niepopularnych, osobom, które siedzą w biurze obok. Z drugiej zaś marnujemy czas na zebrania w sprawach, które da się załatwić szybciej. Można przeprowadzić telekonferencję, wysłać wiadomość do wszystkich zainteresowanych lub porozmawiać indywidualnie. Przełożeni często organizują cotygodniowe spotkania, na których przepytują pracowników ze zrealizowanych zadań. Zaproszeni ożywiają się jedynie w momencie, gdy referują. W pozostałym czasie przysypiają, bo omawiane sprawy ich nie dotyczą.

Zasada nr 2: Tylko potrzebni

Zanim podejmiesz decyzję o zorganizowaniu kolejnego spotkania, skalkuluj jego koszty. Zsumuj wynagrodzenie uczestników za czas spędzony na spotkaniu i dodaj do tego koszt niewykonanej przez nich pracy w trakcie, gdy uczestniczą w spotkaniu. Jeśli to wszystko nie zniechęciło Cię do zorganizowania spotkania, zastanów się nad jego planem i listą uczestników. Obie kwestie są ze sobą powiązane. Zapraszamy tylko tych, którzy są niezbędni. Poruszane tematy mają ich dotyczyć i być dla nich ważne. Pamiętaj, że niektóre osoby mogą uczestniczyć tylko w części spotkania lub otrzymać podsumowanie w sytuacji, gdy powinny znać ustalenia, ale ich obecność nie jest niezbędna. Przystępując do zorganizowania zebrania, wysyłamy zaproszenie i prosimy o potwierdzenie przybycia. W zaproszeniu na spotkanie trzeba podać jego cel i program wraz z ewentualnymi korzyściami, jakie dla uczestników wynikną z uczestnictwa (np. „będziecie potrafili stosować nowe zasady rozliczania dokumentów”, „poznacie funkcję nowego projektu realizowanego przez nasz dział i swoją w nim rolę”). Należy też określić czas trwania spotkania. Jeśli chcemy, aby uczestnicy coś przygotowali na spotkanie, na przykład przeczytali materiały lub zaprezentowali jakiś temat, informujemy ich o tym z wyprzedzeniem. Uczestników przybywających spoza firmy warto poinformować o sprawach organizacyjnych, takich jak na przykład możliwość skorzystania z parkingu czy szatni. W interesie prowadzącego leży punktualne przybycie, a udostępnienie takich informacji może im w tym pomóc.

Przygotuj miejsce. Bądź wcześniej i upewnij się, że wszystko jest gotowe, zanim zbiorą się pozostali. Wszyscy wiemy, jak popsuć spotkanie mogą na przykład kłopoty z podłączeniem rzutnika do laptopa, brak przedłużacza lub za mała liczba krzeseł w sali.

Zasada nr 3: Krótko i efektywnie

Stare powiedzenie mówi: spotkania trwają tyle czasu, ile im poświęcimy. W niektórych firmach popularne są zebrania na stojąco. Niewygodna pozycja wymusza zwięzłość i tempo. Gdy uczestnicy rozsiadają się, a do tego popijają kawę i pogryzają ciasteczka, mają małą motywację (wraz z prowadzącym) do szybkiego zakończenia. Badania prowadzone na Uniwersytecie Missouri pokazały, że tzw. stand-up meetings były tak samo produktywne jak sit-down meetings. Jedyną różnicą było to, że spotkania siedzące trwały przeciętnie o 34 proc. więcej czasu.

Bądź dobrze przygotowany. Miej przed sobą plan spotkania zawierający listę tematów, ich kolejność i czas, jaki zamierzasz im poświęcić. Zaczynaj zawsze punktualnie, nawet jeśli nie wszyscy przybyli. Zasadę tę szczególnie warto stosować w sytuacji spotkań cyklicznych. Czekanie na spóźnialskich nawet kilka minut jest sygnałem dla punktualnych, że nie warto być na czas. Następnym razem też przyjdą później. Tym, którzy się spóźnili, pokazujemy natomiast, że nic się nie stało, bo i tak na nich poczekaliśmy. Spóźnią się więc ponownie. Będąc konsekwentnym i zawsze zaczynając o czasie, uczymy punktualności. Wślizgiwanie się do sali, gdy zebranie jest w toku dla większości nie jest przyjemne i w przyszłości będą starali się tego uniknąć. Aby nie dezorganizować spotkania, włączaniem się w jego przebieg spóźnialskich, zaplanuj na początek zagadnienie mniej kluczowe. Jeden znajomy szef zawsze zaczynał o wyznaczonym czasie od punktu „Co w trawie piszczy”. Omawiał firmowe newsy - zmiany w innych działach, awanse lub po prostu ploteczki. Nic specjalnie istotnego, z drugiej zaś strony temat bardzo lubiany przez pracowników. Sam w sobie motywował do punktualnego przychodzenia. Uczenie punktualności poprzez rozpoczynanie zawsze o czasie oczywiście nie zadziała od razu. Na efekty musimy poczekać kilka spotkań.

Przed zebraniem przejrzyj agendę i zastanów się, ile czasu chcesz poświęcić na każdy punkt oraz jak zamierzasz go podsumować. Ustal, przy których częściach chcesz usłyszeć zdanie uczestników, zaplanuj czas na dyskusję, określ, czym ma ona się skończyć. Szczególnym przypadkiem zebrań są te, poświęcone na grupowe podejmowanie decyzji czy wypracowanie rekomendacji. Osoby zainteresowane tym zagadnieniem zapraszam do lektury porady „Co robić, by grupowo rozwiązać problem?” w sierpniowym „Personelu i Zarządzaniu”.

Rozpocznij spotkanie od przedstawienia jego celu i programu, przypomnij, jaki jest zakładany efekt spotkania, ile czasu będzie trwało, zapowiedz, kto będzie prezentował poszczególne tematy oraz kiedy oczekujesz pytań (na przykład „w każdym momencie, gdy będzie taka potrzeba” lub „po zakończeniu każdej części spotkania”). Prowadzenie spotkania i równoczesne notowanie jego przebiegu jest trudne. Jeśli chcesz skorzystać z pomocy, ustal, kto będzie robił notatki. Przedstaw swoje oczekiwania odnośnie do zawartości protokołu. Możesz chcieć mieć zanotowany cały przebieg spotkania lub tylko podjęte ustalenia. Przystąp do realizacji agendy. Pamiętaj, że jeśli przekraczasz czas przewidziany na dany punkt, będziesz musiał go zaoszczędzić w innym miejscu. Staraj się kończyć zebranie nie później, niż to zaplanowałeś. W wyjątkowych sytuacjach, jeśli istnieje potrzeba wydłużenia (nieoczekiwanie pojawiły się nieprzewidziane tematy), zapytaj o zgodę uczestników. Na koniec spotkania zrób posumowanie najważniejszych kwestii, przypomnij ustalenia i osoby odpowiedzialne za realizację. Zapytaj, czy są jeszcze jakieś pytania, podziękuj za uczestnictwo. Po spotkaniu roześlij protokół lub notatkę z uzgodnieniami.

Neutralny moderator

Czasem warto, aby osoba prowadząca spotkanie, szczególnie jeśli jego celem jest dyskusja i podjęcie ustaleń, była neutralna w stosunku do meritum sprawy. Oznacza to, że nie zabiera ona głosu w dyskusji i nie opowiada się za żadnym rozwiązaniem. Prowadzący, z racji swojej funkcji, ma możliwość wpływania na przebieg spotkania i promowania preferowanego przez niego punktu widzenia. Jeśli naprawdę chcesz usłyszeć wszystkie racje i nie ograniczać otwartej wymiany zdań, a zarazem być równoprawnym członkiem spotkania, który wypowiada swoje poglądy, poproś o prowadzenie kogoś innego. Osoba taka najlepiej, aby miała doświadczenie w prowadzeniu spotkań i nie była osobiście zaangażowana w omawiane zagadnienia.

Kinga Markert

Autorka jest mediatorem, moderatorem i trenerem. Prowadzi firmę Markert Mediacje, oferującą usługi związane z rozwiązywaniem sytuacji kryzysowych i konfliktowych. Wiele lat pracowała w wewnętrznym dziale HR.

Kontakt:

kinga.markert@mediacje.biz

Poszerzaj swoją wiedzę, czytając naszą publikację
Nowe zasady tworzenia i funkcjonowania kas zapomogowo-pożyczkowych w zakładach pracy (PDF)
Nowe zasady tworzenia i funkcjonowania kas zapomogowo-pożyczkowych w zakładach pracy (PDF)
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Świadczenia emerytalno-rentowe
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
    1 stycznia
    1 marca
    1 czerwca
    1 września
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Ponaglenie w sprawie urzędowej
    Jeśli sprawa urzędowa nie została załatwiona w terminie lub postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne, masz prawo wnieść ponaglenie. Jeśli natomiast procedura dotyczy urzędu pracy lub urzędu wojewódzkiego, upewnij się wcześniej, że ponaglenie będzie skuteczne.
    Uprawnienia niepełnosprawnego pracownika
    Osobie legitymującej się orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności przysługują dodatkowe uprawnienia pracownicze. Wynikają one z przepisów o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Dotyczą one przede wszystkim czasu pracy, przerw w pracy i wymiaru urlopu. Oto one.
    Ponad 770 tys. obywateli Ukrainy zatrudnionych w Polsce
    Już ponad 770 tys. obywateli Ukrainy jest zatrudnionych legalnie w naszym kraju - powiedział we wtorek wiceminister rodziny i polityki społecznej Stanisław Szwed.
    Ponad połowa pracowników preferuje zdalny i hybrydowy model pracy
    Hybrydowy model pracy, który coraz chętniej wybierany jest przez samych pracowników, wymaga dużych zmian w modelu operacyjnym wielu firm. Zanim jednak pracownicy przejdą na pożądany przez nich system pracy, powinni posiąść niezbędne kompetencje. Zyskają jednak na tym też organizacje, które będą mogły łowić talenty na znacznie większym obszarze. Sukcesy widać już dziś. Nawet w firmach z sektora przemysłu ciężkiego, które w ”hybrydowym” świecie mogli zdobyć pracowników wcześniej niedostępnych.
    Czy to koniec sprzedaży bezpośredniej? Przedstawiciele handlowi powinni się zmienić!
    Jesteś przedstawicielem handlowym? Zadbaj o nowe kompetencje. Raport firmy Showpad mówi jasno - detaliści powoli, acz skutecznie, zmieniają swoje preferencje. Coraz częściej od tradycyjnych spotkań z przedstawicielem handlowym, wolą kupować towary online. Zdecydowana większość, bo aż 86 proc. osób odpowiedzialnych za zakupy w dużych firmach, od spotkań twarzą w twarz woli transakcje zawierane w sposób wirtualny. Im młodszy pytany, tym chętniej wybiera internet. Tylko 8 proc. milenialsów oraz osób z pokolenia Z preferuje spotkanie z handlowcem.
    W II kw. 2022 r. rynek utrzymał dynamikę zatrudnienia
    Uwarunkowania makro- i mikroekonomicznie równomiernie oddziałują na ogół rynku i innowacyjne przedsiębiorstwa – wynika z raportu ADP Polska „Zatrudnienie w Nowoczesnej Gospodarce Q2 2022 r.”. W II kw. 2022 r. utrzymał się dystans pod względem dynamiki zatrudnienia między rynkiem (+2,3 proc. vs II kw. 2021 r. wg danych Głównego Urzędu Statystycznego) a firmami należącymi do Nowoczesnej Gospodarki (+3,46 proc. vs II kw. 2021 r.) i wyniósł 1,16 p.p.
    ZUS: Coraz więcej cudzoziemców objętych ubezpieczeniem społecznym
    Liczba cudzoziemców pracujących legalnie w Polsce i podlegających ubezpieczeniom społecznym przekroczyła już milion. Największą grupę stanowią obywatele Ukrainy. Na koniec lipca do ubezpieczenia emerytalnego zgłoszonych było niemal 1 mln 25 tys. cudzoziemców.
    Komplet: Zmiany w Kodeksie pracy 2022
    Zapraszamy do udziału w webinariach na temat zmian w Kodeksie pracy. Przy zakupie dwóch webinariów drugie 50% taniej. Komplet składa się z 2 webinariów: „Nieobecności pracownicze po nowelizacjach Kodeksu pracy” oraz „Kontrola trzeźwości pracowników w miejscu pracy”. Szkolenia poprowadzą Aleksander Kuźniar i Paweł Ziółkowski. Każdy z uczestników webinariów otrzyma imienny certyfikat. Polecamy!
    Technologia i wellbeing - transformacja rynku pracy?
    Technologia już dziś jest częścią codziennego życia zawodowego dużej grupy pracowników, a w przyszłości jej udział będzie rósł. 65 proc. Polaków uważa, że kompetencje cyfrowe będą odgrywać coraz ważniejszą rolę na rynku pracy, a 60 proc. ocenia, że osobom biegłym w nowych technologiach będzie łatwiej o podwyżki i awanse – wynika z badań przeprowadzonych przez Grupę Pracuj. Cyfryzacja i zmiana modelu pracy na zdalny lub hybrydowy staje się także stałym elementem wellbeingu pracowniczego. Do korzystania z dobrodziejstw tej sytuacji skłonne są przede wszystkim młode osoby, które szukają pracy elastycznej, dopasowanej do ich stylu życia.
    Rada Ochrony Pracy o pyłowej atmosferze wybuchowej
    Główny Inspektor Pracy Katarzyna Łażewska-Hrycko uczestniczyła 2 sierpnia 2022 r. w posiedzeniu Rady Ochrony Pracy. Przedmiotem obrad była między innymi problematyka zagrożeń związanych z obecnością pyłowej atmosfery wybuchowej w przemyśle i rolnictwie.
    Kontrola legalności zatrudnienia PIP
    Na temat kontroli dotyczących legalności zatrudnienia prowadzonych przez Państwową Inspekcję Pracy wypowiedział się dla agencji Newseria Biznes Dariusz Górski, dyrektor Departamentu Legalności Zatrudnienia w Głównym Inspektoracie Pracy.
    „Czternasta emerytura” - KRUS
    Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego rozpoczęła przygotowania do wypłaty kolejnego w 2022 r. dodatkowego rocznego świadczenia pieniężnego dla emerytów i rencistów.
    Czy służba strażaka w OSP może być zaliczona do stażu pracy strażaka zawodowego?
    Czy możliwe jest uwzględnienie stażu służby strażaka ochotnika (nie zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy) do celów obliczenia wynagrodzenia tego strażaka zatrudnionego już później jako strażaka zawodowego pracującego na pełny etat? Czy trzeba równo traktować te dwie grupy zawodowe?
    Niedziela handlowa – sierpień 2022
    Sierpień 2022 ma 4 niedziele. Czy któraś z tych niedziel to niedziela handlowa? Kiedy wypada najbliższa niedziela handlowa?
    ZUS może dofinansować poprawę bezpieczeństwa pracy
    Koszty świadczeń wynikających z wypadków przy pracy tylko w 2021 r. wyniosły 664 322 700 zł. Koszty pracodawcy to jedno, ale oczywiście kluczową do zaadresowania kwestią pozostaje możliwość poprawy warunków i bezpieczeństwa pracy. Na początku 2023 roku rusza kolejny nabór wniosków na dofinansowanie obszaru BHP przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jak przygotować się do programu?
    Praca zdalna w Kodeksie pracy od jesieni?
    Myślę, że uda się to jesienią tego roku – odpowiedziała w czwartek PAP.pL szefowa MRiPS Marlena Maląg, zapytana o to, kiedy nastąpi nowelizacja Kodeksu pracy, związana z wprowadzeniem do niego pojęcia pracy zdalnej. Dziś możliwa jest ona na podstawie przepisów covidowych.
    Liczba bezrobotnych w lipcu najniższa od 1990 r.
    W porównaniu z poprzednim miesiącem liczba bezrobotnych w lipcu br. spadła o 6,5 tys., a w urzędach pracy zarejestrowanych było 811,5 tys. bezrobotnych. – Po raz ostatni w rejestrach urzędów pracy mniej bezrobotnych zarejestrowanych było w lipcu 1990 r. – informuje minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg.
    Wzrost świadczenia emerytalno-rentowego w ostatnich siedmiu latach wyższy niż inflacja?
    Wzrost świadczenia emerytalno-rentowego w ostatnich 7 latach jest wyższy niż średnioroczna inflacja – powiedziała w czwartek PAP.pl szefowa MRiPS Marlena Maląg. Zaznaczyła, że wobec wysokiej obecnie inflacji 14. emerytura jest kolejnym wsparciem państwa dla grup o najniższych dochodach.
    PGZ: wspólne konstrukcje z Koreą, zwiększenie produkcji
    Wobec związanego z wojną na Ukrainie zwiększenia zamówień i kolejnych planów MON, Polska Grupa Zbrojeniowa musi się skupić na zwielokrotnieniu produkcji; za kilka lat będą możliwe wspólne konstrukcje z Koreą Południową - powiedział PAP prezes PGZ Sebastian Chwałek.
    Ojciec na urlopie rodzicielskim. Nowe przepisy, nowe szanse dla pracodawców i nas wszystkich.
    2 sierpnia minął termin wdrożenia tzw. unijnej Dyrektywy Work-Life Balance. To dobry moment na to, aby przyjrzeć się sytuacji zawodowej matek i ojców oraz roli pracodawców w budowaniu równości na rynku pracy. Dlatego Fundacja Rodzic w mieście stworzyła publikację “Ojciec na urlopie rodzicielskim. Nowe przepisy, nowe szanse dla pracodawców i nas wszystkich”. Szeroko omawia w niej samą Dyrektywę oraz wskazuje pozytywne aspekty, jakie wynikają z korzystania przez ojców z przysługujących im praw związanych z rodzicielstwem. Wskazuje także dobre praktyki w kwestii wspierania pracujących rodziców.
    Świadczenie postojowe - do kiedy czas na złożenie?
    Przedsiębiorcy i osoby wykonujące umowy cywilnoprawne, którzy odczuli negatywne skutki występowania w Polsce COVID-19, mają czas na złożenie wniosku o świadczenie postojowe do 16 sierpnia. Zgodnie z przepisami wnioski te mogą złożyć najpóźniej w ciągu 3 miesięcy, od kiedy został zniesiony stan epidemii.
    Kobiety nauczyły się oczekiwać mniej od swoich szefów
    Po dwóch latach pandemii polskie firmy stały się bardziej „włączające”, ale... dla kobiet nadal mniej niż dla mężczyzn. Kobiety nadal, jak przed pandemią, rzadziej niż mężczyźni czują się angażowane w decyzje, wspierane przez współpracowników i doceniane. Więcej kobiet uważa również, że wyniki ich pracy nie mają wpływu na wynagrodzenie. Coraz bardziej dostrzegalny jest efekt „przyzwyczajenia się” już do nierówności. Firmy notowane na giełdzie, by mieć kim wypełnić stanowiska kierownicze zarezerwowane parytetami dla kobiet zgodnie z rozporządzeniem UE w ciągu następnych czterech lat, już dziś powinny popracować nad rozwiązaniami, które uwzględnią ich konkretne potrzeby.
    Enefit rozwija swoją działalność w Polsce i otwiera nowe biuro na Śląsku
    Enefit, spółka należąca do estońskiej grupy Eesti Energia, jednego z największych wytwórców energii elektrycznej w krajach bałtyckich, otworzył biuro sprzedaży w Katowicach. Nowy oddział jest odpowiedzią na rosnącą liczbę klientów z regionu śląskiego, dolnośląskiego, opolskiego i małopolskiego. W ostatnich miesiącach firma powiększyła także swój zespół w Warszawie.
    Dobra atmosfera w pracy – 6 kluczowych aspektów
    Minęły czasy, kiedy głównym powodem wyboru pracodawcy była jego stabilność finansowa i poziom wynagrodzeń. Wraz z wejściem na rynek pracy przedstawicieli generacji Y i Z wzrosło znaczenie czynników pozapłacowych. Elementem, na który młodsze pokolenie pracowników zwraca szczególną uwagę, jest atmosfera w pracy. Jest to jedno z ważniejszych kryteriów wyboru pracodawcy. Ale także powód, dla którego pracownicy są skłonni ponownie wkroczyć do raz opuszczonej rzeki. Pojawia się zatem pytanie – jak budować dobrą atmosferę w pracy? Oto 6 nieodzownych elementów.
    DANONE rozwija innowacje w środowisku pracy
    Praca, która umożliwia harmonijne łączenie rozwoju zawodowego z odpoczynkiem, a nawet pasjami podróżniczymi – to wizja, jaką realizuje grupa spółek DANONE. Firma, jako jedna z pierwszych w Polsce, wprowadziła rozwiązanie zyskujące coraz większą popularność na świecie. Workation to połączenie pracy i wyjazdu wypoczynkowego, które daje pracownikom DANONE możliwość pracy z niemal dowolnego miejsca w Europie aż przez miesiąc. Rozwiązanie jest niezależne od, wprowadzonego na stałe, modelu pracy hybrydowej, a elastyczne formy pracy to część realizowanej w firmie strategii budowania środowiska, będącego najlepszym miejscem do pracy i rozwoju.