REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przygotować i poprowadzić efektywne spotkanie?

Kinga Markert

REKLAMA

Naszym firmowym problemem jest nadmiar spotkań. Zdarza się, że w kalendarzu mam trzy nachodzące na siebie zebrania. Podejmujemy na nich ustalenia, z których nie mamy czasu się wywiązać, bo znów się spotykamy. Jako przełożony przyczyniam się niestety do tej sytuacji. Z drugiej strony chcę regularnie spotykać się ze swoim zespołem. Dodatkowo kieruję projektami wymagającymi zebrań. Jak spotykać się efektywnie?

Są trzy proste zasady, których warto przestrzegać, aby nie mnożyć niepotrzebnych spotkań firmowych.

Zasada nr 1: Wtedy, gdy niezbędne

Zanim podejmiesz decyzję dotyczącą spotkania, określ efekt, jaki chcesz uzyskać. Zastanów się, czy rzeczywiście spotkanie jest najlepszym na to sposobem? Z jednej strony zbyt łatwo wykorzystujemy e-mail i sms do przekazywania informacji, szczególnie tych trudnych i niepopularnych, osobom, które siedzą w biurze obok. Z drugiej zaś marnujemy czas na zebrania w sprawach, które da się załatwić szybciej. Można przeprowadzić telekonferencję, wysłać wiadomość do wszystkich zainteresowanych lub porozmawiać indywidualnie. Przełożeni często organizują cotygodniowe spotkania, na których przepytują pracowników ze zrealizowanych zadań. Zaproszeni ożywiają się jedynie w momencie, gdy referują. W pozostałym czasie przysypiają, bo omawiane sprawy ich nie dotyczą.

REKLAMA

Autopromocja

Zasada nr 2: Tylko potrzebni

Zanim podejmiesz decyzję o zorganizowaniu kolejnego spotkania, skalkuluj jego koszty. Zsumuj wynagrodzenie uczestników za czas spędzony na spotkaniu i dodaj do tego koszt niewykonanej przez nich pracy w trakcie, gdy uczestniczą w spotkaniu. Jeśli to wszystko nie zniechęciło Cię do zorganizowania spotkania, zastanów się nad jego planem i listą uczestników. Obie kwestie są ze sobą powiązane. Zapraszamy tylko tych, którzy są niezbędni. Poruszane tematy mają ich dotyczyć i być dla nich ważne. Pamiętaj, że niektóre osoby mogą uczestniczyć tylko w części spotkania lub otrzymać podsumowanie w sytuacji, gdy powinny znać ustalenia, ale ich obecność nie jest niezbędna. Przystępując do zorganizowania zebrania, wysyłamy zaproszenie i prosimy o potwierdzenie przybycia. W zaproszeniu na spotkanie trzeba podać jego cel i program wraz z ewentualnymi korzyściami, jakie dla uczestników wynikną z uczestnictwa (np. „będziecie potrafili stosować nowe zasady rozliczania dokumentów”, „poznacie funkcję nowego projektu realizowanego przez nasz dział i swoją w nim rolę”). Należy też określić czas trwania spotkania. Jeśli chcemy, aby uczestnicy coś przygotowali na spotkanie, na przykład przeczytali materiały lub zaprezentowali jakiś temat, informujemy ich o tym z wyprzedzeniem. Uczestników przybywających spoza firmy warto poinformować o sprawach organizacyjnych, takich jak na przykład możliwość skorzystania z parkingu czy szatni. W interesie prowadzącego leży punktualne przybycie, a udostępnienie takich informacji może im w tym pomóc.

Przygotuj miejsce. Bądź wcześniej i upewnij się, że wszystko jest gotowe, zanim zbiorą się pozostali. Wszyscy wiemy, jak popsuć spotkanie mogą na przykład kłopoty z podłączeniem rzutnika do laptopa, brak przedłużacza lub za mała liczba krzeseł w sali.

Zasada nr 3: Krótko i efektywnie

Stare powiedzenie mówi: spotkania trwają tyle czasu, ile im poświęcimy. W niektórych firmach popularne są zebrania na stojąco. Niewygodna pozycja wymusza zwięzłość i tempo. Gdy uczestnicy rozsiadają się, a do tego popijają kawę i pogryzają ciasteczka, mają małą motywację (wraz z prowadzącym) do szybkiego zakończenia. Badania prowadzone na Uniwersytecie Missouri pokazały, że tzw. stand-up meetings były tak samo produktywne jak sit-down meetings. Jedyną różnicą było to, że spotkania siedzące trwały przeciętnie o 34 proc. więcej czasu.

REKLAMA

Bądź dobrze przygotowany. Miej przed sobą plan spotkania zawierający listę tematów, ich kolejność i czas, jaki zamierzasz im poświęcić. Zaczynaj zawsze punktualnie, nawet jeśli nie wszyscy przybyli. Zasadę tę szczególnie warto stosować w sytuacji spotkań cyklicznych. Czekanie na spóźnialskich nawet kilka minut jest sygnałem dla punktualnych, że nie warto być na czas. Następnym razem też przyjdą później. Tym, którzy się spóźnili, pokazujemy natomiast, że nic się nie stało, bo i tak na nich poczekaliśmy. Spóźnią się więc ponownie. Będąc konsekwentnym i zawsze zaczynając o czasie, uczymy punktualności. Wślizgiwanie się do sali, gdy zebranie jest w toku dla większości nie jest przyjemne i w przyszłości będą starali się tego uniknąć. Aby nie dezorganizować spotkania, włączaniem się w jego przebieg spóźnialskich, zaplanuj na początek zagadnienie mniej kluczowe. Jeden znajomy szef zawsze zaczynał o wyznaczonym czasie od punktu „Co w trawie piszczy”. Omawiał firmowe newsy - zmiany w innych działach, awanse lub po prostu ploteczki. Nic specjalnie istotnego, z drugiej zaś strony temat bardzo lubiany przez pracowników. Sam w sobie motywował do punktualnego przychodzenia. Uczenie punktualności poprzez rozpoczynanie zawsze o czasie oczywiście nie zadziała od razu. Na efekty musimy poczekać kilka spotkań.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przed zebraniem przejrzyj agendę i zastanów się, ile czasu chcesz poświęcić na każdy punkt oraz jak zamierzasz go podsumować. Ustal, przy których częściach chcesz usłyszeć zdanie uczestników, zaplanuj czas na dyskusję, określ, czym ma ona się skończyć. Szczególnym przypadkiem zebrań są te, poświęcone na grupowe podejmowanie decyzji czy wypracowanie rekomendacji. Osoby zainteresowane tym zagadnieniem zapraszam do lektury porady „Co robić, by grupowo rozwiązać problem?” w sierpniowym „Personelu i Zarządzaniu”.

Rozpocznij spotkanie od przedstawienia jego celu i programu, przypomnij, jaki jest zakładany efekt spotkania, ile czasu będzie trwało, zapowiedz, kto będzie prezentował poszczególne tematy oraz kiedy oczekujesz pytań (na przykład „w każdym momencie, gdy będzie taka potrzeba” lub „po zakończeniu każdej części spotkania”). Prowadzenie spotkania i równoczesne notowanie jego przebiegu jest trudne. Jeśli chcesz skorzystać z pomocy, ustal, kto będzie robił notatki. Przedstaw swoje oczekiwania odnośnie do zawartości protokołu. Możesz chcieć mieć zanotowany cały przebieg spotkania lub tylko podjęte ustalenia. Przystąp do realizacji agendy. Pamiętaj, że jeśli przekraczasz czas przewidziany na dany punkt, będziesz musiał go zaoszczędzić w innym miejscu. Staraj się kończyć zebranie nie później, niż to zaplanowałeś. W wyjątkowych sytuacjach, jeśli istnieje potrzeba wydłużenia (nieoczekiwanie pojawiły się nieprzewidziane tematy), zapytaj o zgodę uczestników. Na koniec spotkania zrób posumowanie najważniejszych kwestii, przypomnij ustalenia i osoby odpowiedzialne za realizację. Zapytaj, czy są jeszcze jakieś pytania, podziękuj za uczestnictwo. Po spotkaniu roześlij protokół lub notatkę z uzgodnieniami.

Neutralny moderator

Czasem warto, aby osoba prowadząca spotkanie, szczególnie jeśli jego celem jest dyskusja i podjęcie ustaleń, była neutralna w stosunku do meritum sprawy. Oznacza to, że nie zabiera ona głosu w dyskusji i nie opowiada się za żadnym rozwiązaniem. Prowadzący, z racji swojej funkcji, ma możliwość wpływania na przebieg spotkania i promowania preferowanego przez niego punktu widzenia. Jeśli naprawdę chcesz usłyszeć wszystkie racje i nie ograniczać otwartej wymiany zdań, a zarazem być równoprawnym członkiem spotkania, który wypowiada swoje poglądy, poproś o prowadzenie kogoś innego. Osoba taka najlepiej, aby miała doświadczenie w prowadzeniu spotkań i nie była osobiście zaangażowana w omawiane zagadnienia.

Kinga Markert

Autorka jest mediatorem, moderatorem i trenerem. Prowadzi firmę Markert Mediacje, oferującą usługi związane z rozwiązywaniem sytuacji kryzysowych i konfliktowych. Wiele lat pracowała w wewnętrznym dziale HR.

Kontakt:

kinga.markert@mediacje.biz

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
NSA: świadczenie pielęgnacyjne 54 800 zł, a nie 2988 zł. Niestety bez odsetek

Tyle gminę kosztuje trzy lat upierania się przy odmowie uznania stałej opieki nad staruszkiem 86 lat. Procesy przed WSA i NSA trwały tak długo, że skumulowała się znaczna kwota zaległego świadczenia pielęgnacyjnego. MOPS i SKO uznały (nie wiadomo na jakiej podstawie prawnej), że staruszek nie wymaga opieki (stałej) bo potrafi przejść z pokoju do pokoju. I da radę zrobić sobie herbatę. NSA miał inne zdanie.

Świadczenie urlopowe 2024 i 2025 r.

Świadczenie urlopowe ustalane jest w wysokości, która nie może być wyższa od odpisu podstawowego na zfśs. W 2024 r. wysokość tego świadczenia dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy w normalnych warunkach pracy wynosi 2417,14 zł. Czy już wiadomo, ile wyniesie w 2025 r.?

Zmiana minimalnej stawki godzinowej. Jak obliczać wynagrodzenie za umowę zlecenia na przełomie czerwca i lipca 2024 r.

1 lipca 2024 r. zmieni się minimalna stawka godzinowa należna za każdą godzinę wykonywania zlecenia. Ustalając wynagrodzenie za zlecenie wyrażone w stawce godzinowej należy pamiętać, aby nie było niższe od stawki minimalnej.

PIP: Kontrola pracodawcy o każdej porze dnia i nocy, bez uprzedzenia i bez upoważnienia

Państwowa Inspekcja Pracy może kontrolować pracodawców o każdej porze dnia i nocy. Jednak do przeprowadzenia kontroli konieczna jest legitymacja służbowa i specjalne upoważnienie. Wkrótce to się może zmienić.

REKLAMA

Renta wdowia 15%. Nie dla zaniżenia świadczenia. Postulaty wyrównania dla wdów pokrzywdzonych modelem kroczącym. I przyznania zwolnienia z PIT

Renta wdowia przez okres 2025 r. wypłacana w zaniżonej wartości. Początkowo będzie to tylko 15%. Nic nie wskazuje dziś na to, aby Sejm przyjął inne rozwiązanie. Zresztą rząd zapowiedział 15% jeszcze na początków rządów (w grudniu 2023 r.) Wskaźnik 15% wywołuje protesty osób zainteresowanych rentą wdowią. Dlaczego więc nie przyznać wyrównania do kwot wypłacanych na podstawie 15% (wypłata wyrównania w 2026 r. albo 2027 r.) I równolegle - za okres obowiązywania modelu kroczącego -zaproponować osobom poszkodowanym tym modelem zwolnienie z podatku PIT. 

MRPiPS: 1000 zł miesięcznie dodatku do wynagrodzenia już od lipca 2024 r. Dla kogo?

W środę, 19 czerwca 2024 r. rząd przyjął cztery programy finansowania dodatków do wynagrodzeń w wysokości 1000 zł brutto miesięcznie. Programy zostały opracowane przez Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej.

Budżetówka: 1000 zł miesięcznie brutto do końca 2027 r. [Katalog uprawnionych]

Wypłata 1000 zł brutto dodatku motywacyjnego miesięcznie (pierwsze wypłaty w lipcu 2024 r.) potrwa aż do końca 2027 r. Istniały obawy, że dodatek ten będzie miał krótszy okres finansowania. Na szczęście się nie potwierdziły. Podstawą wypłaty 1000 zł są uchwały Rady Ministrów. W artykule omówienie każdej z nich.

Można połączyć dwa świadczenia: 1) Renta wdowia i 2) Udział w emeryturze zmarłych: męża albo żony [wypłata gwarantowana]

Na dziś jest duże rozczarowanie rentą wdowią. W Sejmie prace toczą się wolno (według emerytów bardzo wolno). I nawet jak ustawa wejdzie w 2024 roku, to przez długi czas świadczenia z „renty wdowiej” będą wypłacane w zaniżonej wartości. Istnieje jednak możliwość zwiększenia niskiej wartości renty wdowiej poprzez wypłatę gwarantowaną (wypłata jednorazowa często około 30 000 zł - wysoki podatek PIT) .

REKLAMA

Ile lat trzeba przepracować żeby starać się o rentę?

Renta z tytułu niezdolności do pracy przysługuje ubezpieczonemu, który spełnia określone warunki. Jednym z tych warunków, niezbędnym do uzyskania renty, jest odpowiedni okres składkowy i nieskładkowy. Długość tego okresu uzależniona jest od wieku osoby ubezpieczonej.

Bezpłatne wakacyjne turnusy rehabilitacyjne dla dzieci

Również w 2024 r. będą organizowane bezpłatne wakacyjne turnusy rehabilitacyjne dla dzieci ubezpieczonych. Poniżej opis, gdzie, dla kogo, kiedy, na jakie schorzenia i na jakich warunkach organizowane są turnusy.

REKLAMA