Kategorie

Jak przygotować i poprowadzić efektywne spotkanie?

Kinga Markert
Naszym firmowym problemem jest nadmiar spotkań. Zdarza się, że w kalendarzu mam trzy nachodzące na siebie zebrania. Podejmujemy na nich ustalenia, z których nie mamy czasu się wywiązać, bo znów się spotykamy. Jako przełożony przyczyniam się niestety do tej sytuacji. Z drugiej strony chcę regularnie spotykać się ze swoim zespołem. Dodatkowo kieruję projektami wymagającymi zebrań. Jak spotykać się efektywnie?

Są trzy proste zasady, których warto przestrzegać, aby nie mnożyć niepotrzebnych spotkań firmowych.

Zasada nr 1: Wtedy, gdy niezbędne

Zanim podejmiesz decyzję dotyczącą spotkania, określ efekt, jaki chcesz uzyskać. Zastanów się, czy rzeczywiście spotkanie jest najlepszym na to sposobem? Z jednej strony zbyt łatwo wykorzystujemy e-mail i sms do przekazywania informacji, szczególnie tych trudnych i niepopularnych, osobom, które siedzą w biurze obok. Z drugiej zaś marnujemy czas na zebrania w sprawach, które da się załatwić szybciej. Można przeprowadzić telekonferencję, wysłać wiadomość do wszystkich zainteresowanych lub porozmawiać indywidualnie. Przełożeni często organizują cotygodniowe spotkania, na których przepytują pracowników ze zrealizowanych zadań. Zaproszeni ożywiają się jedynie w momencie, gdy referują. W pozostałym czasie przysypiają, bo omawiane sprawy ich nie dotyczą.

Zasada nr 2: Tylko potrzebni

Reklama

Zanim podejmiesz decyzję o zorganizowaniu kolejnego spotkania, skalkuluj jego koszty. Zsumuj wynagrodzenie uczestników za czas spędzony na spotkaniu i dodaj do tego koszt niewykonanej przez nich pracy w trakcie, gdy uczestniczą w spotkaniu. Jeśli to wszystko nie zniechęciło Cię do zorganizowania spotkania, zastanów się nad jego planem i listą uczestników. Obie kwestie są ze sobą powiązane. Zapraszamy tylko tych, którzy są niezbędni. Poruszane tematy mają ich dotyczyć i być dla nich ważne. Pamiętaj, że niektóre osoby mogą uczestniczyć tylko w części spotkania lub otrzymać podsumowanie w sytuacji, gdy powinny znać ustalenia, ale ich obecność nie jest niezbędna. Przystępując do zorganizowania zebrania, wysyłamy zaproszenie i prosimy o potwierdzenie przybycia. W zaproszeniu na spotkanie trzeba podać jego cel i program wraz z ewentualnymi korzyściami, jakie dla uczestników wynikną z uczestnictwa (np. „będziecie potrafili stosować nowe zasady rozliczania dokumentów”, „poznacie funkcję nowego projektu realizowanego przez nasz dział i swoją w nim rolę”). Należy też określić czas trwania spotkania. Jeśli chcemy, aby uczestnicy coś przygotowali na spotkanie, na przykład przeczytali materiały lub zaprezentowali jakiś temat, informujemy ich o tym z wyprzedzeniem. Uczestników przybywających spoza firmy warto poinformować o sprawach organizacyjnych, takich jak na przykład możliwość skorzystania z parkingu czy szatni. W interesie prowadzącego leży punktualne przybycie, a udostępnienie takich informacji może im w tym pomóc.

Przygotuj miejsce. Bądź wcześniej i upewnij się, że wszystko jest gotowe, zanim zbiorą się pozostali. Wszyscy wiemy, jak popsuć spotkanie mogą na przykład kłopoty z podłączeniem rzutnika do laptopa, brak przedłużacza lub za mała liczba krzeseł w sali.

Zasada nr 3: Krótko i efektywnie

Reklama

Stare powiedzenie mówi: spotkania trwają tyle czasu, ile im poświęcimy. W niektórych firmach popularne są zebrania na stojąco. Niewygodna pozycja wymusza zwięzłość i tempo. Gdy uczestnicy rozsiadają się, a do tego popijają kawę i pogryzają ciasteczka, mają małą motywację (wraz z prowadzącym) do szybkiego zakończenia. Badania prowadzone na Uniwersytecie Missouri pokazały, że tzw. stand-up meetings były tak samo produktywne jak sit-down meetings. Jedyną różnicą było to, że spotkania siedzące trwały przeciętnie o 34 proc. więcej czasu.

Bądź dobrze przygotowany. Miej przed sobą plan spotkania zawierający listę tematów, ich kolejność i czas, jaki zamierzasz im poświęcić. Zaczynaj zawsze punktualnie, nawet jeśli nie wszyscy przybyli. Zasadę tę szczególnie warto stosować w sytuacji spotkań cyklicznych. Czekanie na spóźnialskich nawet kilka minut jest sygnałem dla punktualnych, że nie warto być na czas. Następnym razem też przyjdą później. Tym, którzy się spóźnili, pokazujemy natomiast, że nic się nie stało, bo i tak na nich poczekaliśmy. Spóźnią się więc ponownie. Będąc konsekwentnym i zawsze zaczynając o czasie, uczymy punktualności. Wślizgiwanie się do sali, gdy zebranie jest w toku dla większości nie jest przyjemne i w przyszłości będą starali się tego uniknąć. Aby nie dezorganizować spotkania, włączaniem się w jego przebieg spóźnialskich, zaplanuj na początek zagadnienie mniej kluczowe. Jeden znajomy szef zawsze zaczynał o wyznaczonym czasie od punktu „Co w trawie piszczy”. Omawiał firmowe newsy - zmiany w innych działach, awanse lub po prostu ploteczki. Nic specjalnie istotnego, z drugiej zaś strony temat bardzo lubiany przez pracowników. Sam w sobie motywował do punktualnego przychodzenia. Uczenie punktualności poprzez rozpoczynanie zawsze o czasie oczywiście nie zadziała od razu. Na efekty musimy poczekać kilka spotkań.

Przed zebraniem przejrzyj agendę i zastanów się, ile czasu chcesz poświęcić na każdy punkt oraz jak zamierzasz go podsumować. Ustal, przy których częściach chcesz usłyszeć zdanie uczestników, zaplanuj czas na dyskusję, określ, czym ma ona się skończyć. Szczególnym przypadkiem zebrań są te, poświęcone na grupowe podejmowanie decyzji czy wypracowanie rekomendacji. Osoby zainteresowane tym zagadnieniem zapraszam do lektury porady „Co robić, by grupowo rozwiązać problem?” w sierpniowym „Personelu i Zarządzaniu”.

Rozpocznij spotkanie od przedstawienia jego celu i programu, przypomnij, jaki jest zakładany efekt spotkania, ile czasu będzie trwało, zapowiedz, kto będzie prezentował poszczególne tematy oraz kiedy oczekujesz pytań (na przykład „w każdym momencie, gdy będzie taka potrzeba” lub „po zakończeniu każdej części spotkania”). Prowadzenie spotkania i równoczesne notowanie jego przebiegu jest trudne. Jeśli chcesz skorzystać z pomocy, ustal, kto będzie robił notatki. Przedstaw swoje oczekiwania odnośnie do zawartości protokołu. Możesz chcieć mieć zanotowany cały przebieg spotkania lub tylko podjęte ustalenia. Przystąp do realizacji agendy. Pamiętaj, że jeśli przekraczasz czas przewidziany na dany punkt, będziesz musiał go zaoszczędzić w innym miejscu. Staraj się kończyć zebranie nie później, niż to zaplanowałeś. W wyjątkowych sytuacjach, jeśli istnieje potrzeba wydłużenia (nieoczekiwanie pojawiły się nieprzewidziane tematy), zapytaj o zgodę uczestników. Na koniec spotkania zrób posumowanie najważniejszych kwestii, przypomnij ustalenia i osoby odpowiedzialne za realizację. Zapytaj, czy są jeszcze jakieś pytania, podziękuj za uczestnictwo. Po spotkaniu roześlij protokół lub notatkę z uzgodnieniami.

Neutralny moderator

Czasem warto, aby osoba prowadząca spotkanie, szczególnie jeśli jego celem jest dyskusja i podjęcie ustaleń, była neutralna w stosunku do meritum sprawy. Oznacza to, że nie zabiera ona głosu w dyskusji i nie opowiada się za żadnym rozwiązaniem. Prowadzący, z racji swojej funkcji, ma możliwość wpływania na przebieg spotkania i promowania preferowanego przez niego punktu widzenia. Jeśli naprawdę chcesz usłyszeć wszystkie racje i nie ograniczać otwartej wymiany zdań, a zarazem być równoprawnym członkiem spotkania, który wypowiada swoje poglądy, poproś o prowadzenie kogoś innego. Osoba taka najlepiej, aby miała doświadczenie w prowadzeniu spotkań i nie była osobiście zaangażowana w omawiane zagadnienia.

Kinga Markert

Autorka jest mediatorem, moderatorem i trenerem. Prowadzi firmę Markert Mediacje, oferującą usługi związane z rozwiązywaniem sytuacji kryzysowych i konfliktowych. Wiele lat pracowała w wewnętrznym dziale HR.

Kontakt:

kinga.markert@mediacje.biz

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?