Jak przygotować i poprowadzić efektywne spotkanie?

Są trzy proste zasady, których warto przestrzegać, aby nie mnożyć niepotrzebnych spotkań firmowych.

Zasada nr 1: Wtedy, gdy niezbędne

Zanim podejmiesz decyzję dotyczącą spotkania, określ efekt, jaki chcesz uzyskać. Zastanów się, czy rzeczywiście spotkanie jest najlepszym na to sposobem? Z jednej strony zbyt łatwo wykorzystujemy e-mail i sms do przekazywania informacji, szczególnie tych trudnych i niepopularnych, osobom, które siedzą w biurze obok. Z drugiej zaś marnujemy czas na zebrania w sprawach, które da się załatwić szybciej. Można przeprowadzić telekonferencję, wysłać wiadomość do wszystkich zainteresowanych lub porozmawiać indywidualnie. Przełożeni często organizują cotygodniowe spotkania, na których przepytują pracowników ze zrealizowanych zadań. Zaproszeni ożywiają się jedynie w momencie, gdy referują. W pozostałym czasie przysypiają, bo omawiane sprawy ich nie dotyczą.

Zasada nr 2: Tylko potrzebni

Zanim podejmiesz decyzję o zorganizowaniu kolejnego spotkania, skalkuluj jego koszty. Zsumuj wynagrodzenie uczestników za czas spędzony na spotkaniu i dodaj do tego koszt niewykonanej przez nich pracy w trakcie, gdy uczestniczą w spotkaniu. Jeśli to wszystko nie zniechęciło Cię do zorganizowania spotkania, zastanów się nad jego planem i listą uczestników. Obie kwestie są ze sobą powiązane. Zapraszamy tylko tych, którzy są niezbędni. Poruszane tematy mają ich dotyczyć i być dla nich ważne. Pamiętaj, że niektóre osoby mogą uczestniczyć tylko w części spotkania lub otrzymać podsumowanie w sytuacji, gdy powinny znać ustalenia, ale ich obecność nie jest niezbędna. Przystępując do zorganizowania zebrania, wysyłamy zaproszenie i prosimy o potwierdzenie przybycia. W zaproszeniu na spotkanie trzeba podać jego cel i program wraz z ewentualnymi korzyściami, jakie dla uczestników wynikną z uczestnictwa (np. „będziecie potrafili stosować nowe zasady rozliczania dokumentów”, „poznacie funkcję nowego projektu realizowanego przez nasz dział i swoją w nim rolę”). Należy też określić czas trwania spotkania. Jeśli chcemy, aby uczestnicy coś przygotowali na spotkanie, na przykład przeczytali materiały lub zaprezentowali jakiś temat, informujemy ich o tym z wyprzedzeniem. Uczestników przybywających spoza firmy warto poinformować o sprawach organizacyjnych, takich jak na przykład możliwość skorzystania z parkingu czy szatni. W interesie prowadzącego leży punktualne przybycie, a udostępnienie takich informacji może im w tym pomóc.

Przygotuj miejsce. Bądź wcześniej i upewnij się, że wszystko jest gotowe, zanim zbiorą się pozostali. Wszyscy wiemy, jak popsuć spotkanie mogą na przykład kłopoty z podłączeniem rzutnika do laptopa, brak przedłużacza lub za mała liczba krzeseł w sali.