REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kiedy spotkanie służbowe będzie efektywne?

Subskrybuj nas na Youtube
Kiedy spotkanie służbowe będzie efektywne? / Fot. Fotolia
Kiedy spotkanie służbowe będzie efektywne? / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Spotkania służbowe mogą odbywać się w różnych miejscach - w miejscu pracy, w restauracji czy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Kiedy spotkanie służbowe będzie efektywne? Jak o to zadbać?

Na siedząco w biurze, w restauracji, a może na stojąco? Efektywne spotkania służbowe

Nawet 1/3 czasu jaką poświęcamy na spotkania służbowe jest spędzana bezproduktywnie – pokazują badania Citrix[1]. Według tej samej analizy na różnego rodzaju zebraniach spędzamy średnio aż 3 godziny dziennie. Oznacza to, że w ciągu zaledwie jednego tygodnia tracimy blisko 2/3 dnia pracy. Z drugiej strony, współczesny biznes coraz bardziej docenia pozytywny wpływ pracy zespołowej na kreatywność. Od organizacji spotkań w mniej formalnej atmosferze, aż po skorzystanie z rozwiązań niestandardowych np. na stojąco. Te ostatnie, jak potwierdzają badania naukowe, mogą wpływać na wzrost produktywności uczestników.

REKLAMA

Autopromocja

Lepsze wyniki pracy zespołowej

Efektywna praca zespołowa może przełożyć się na lepsze wyniki biznesowe, ale potencjalnych korzyści jest znacznie więcej: lepsza jakość pracy, niestandardowe podejście do rozwiązania problemu, większa kreatywność. Zespół może też więcej, gdy realizuje duże i skomplikowane projekty, które są niemożliwe do zrealizowania w pojedynkę. Bardzo często aby stworzyć pracownikom warunki do pracy w grupie zarządzane są spotkania, problem pojawia się jednak wtedy, gdy nie przynoszą one zamierzonych efektów. Według badań przeprowadzonych przez University of Arizona, aż 9 z 10 godzin spędzanych przez wyższą kadrę kierowniczą w USA na zebraniach można uznać za bezproduktywne.[2] Tracą także sami pracownicy, którzy są z tego powodu bardziej przemęczeni i mają mniej czasu na pracę i życie prywatne.

Redakcja poleca produkt: Personel i Zarządzanie

- Sprawna organizacja spotkań służbowych, które są efektywne i przynoszą rzeczywiste korzyści biznesowe, to istotne wyzwanie dla każdej firmy. Sytuacja ta dotyczy zwłaszcza dużych podmiotów. Na przykład, w gdańskim Globalnym Centrum Finansowym Arla Foods zatrudniamy obecnie ponad 270 osób. To jedyne centrum usług wspólnych firmy na całym świecie, odpowiedzialne za wiele jej procesów biznesowych realizowanych na rzecz oddziałów Arla z różnych regionów. Współpracując w zespołach projektowych, czy też biorąc udział w spotkaniach z zagranicznymi partnerami, nasi pracownicy uczestniczą regularnie w dyskusjach, telekonferencjach czy szkoleniach. W ramach wsparcia, w nowej siedzibie – otwartej w Gdańsku w grudniu 2014 roku - przygotowaliśmy specjalne pokoje do spotkań oraz pomieszczenia dostosowane do prowadzenia telekonferencji. Co więcej, planując zagospodarowanie przestrzeni typu open space uwzględniliśmy wydzielenie specjalnych sektorów z kanapami i stołami projektowymi, umożliwiających krótkie spotkania współpracowników. Dzięki temu mogą oni swobodnie rozmawiać, nie utrudniając wykonywania obowiązków innym – mówi Marcin Tchórzewski, Dyrektor Zarządzający Globalnego Centrum Finansowego Arla Foods.

Rewolucja nie odbywa się na siedząco

W poszukiwaniu złotego środka w rozwiązaniu problemu zbyt długich zebrań przeprowadzono liczne badania. Jedno z ostatnich, zorganizowane na Uniwersytecie Waszyngtona w St. Louis, wskazuje np. że interakcje odbywane na stojąco zwykle trwają krócej, a przynoszą zamierzone lub nawet lepsze efekty.[3]

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zadaj pytanie na FORUM

- Badacze odnotowali, że grupy pracujące na stojąco były bardziej nastawione na interakcję i współpracę, a ich członkowie wykazywali się większą aktywnością i chętniej dzielili informacjami. Naukowcy zauważyli też, że w czasie spotkań odbywających się w tradycyjnych salach konferencyjnych, uczestnicy są bardziej skoncentrowani na sobie, ewentualnie na swoich notatkach. Jednym z łatwiejszych sposobów na zorganizowanie strefy do spotkań na stojąco jest wykorzystanie w aranżacji biura stanowisk wyposażonych w regulację wysokości blatu. Takie biurka w ciągu zaledwie kliku chwil mogą zamienić się w stanowiska do nieformalnych spotkań – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office. 

Zuzanna Mikołajczyk podkreśla również, że w aranżacji biur odchodzi się częściowo od stałych rozwiązań, takich jak tradycyjne sale konferencyjne, których zmiana jest kosztowna i pracochłonna. Ich rolę przejmują dedykowane strefy, które można wydzielić w przestrzeni open space dzięki specjalnie zaprojektowanym meblom, np. kanapom i fotelom z wysokimi oparciami, gwarantującymi prywatność i izolację akustyczną. Takie strefy sprzyjają interakcjom pomiędzy pracownikami i pozwalają na odbywanie spotkań czy burz mózgów w bardziej swobodnej atmosferze, co przekłada się na większą aktywność i kreatywność uczestników. Istotne jest to, aby rozwiązanie było proste i intuicyjne, np. aby biurka miały możliwość zmiany wysokości blatu – wówczas pracownicy chętniej skorzystają z takiej funkcjonalności. Pracownicy Mikomax Smart Office jako pierwsi mogli przekonać się, czy spotkania na stojąco rzeczywiście sprawdzają się w praktyce. Zaprojektowany i testowany wewnętrznie przez firmę system Stand Up pomaga wprowadzić aktywność w sposobie pracy i zapobiegać dolegliwościom wynikającym z długotrwałego siedzenia, a co najważniejsze wspiera użytkowników w efektywnym wykonywaniu swoich zadań.

Poza biurem

Wszelkiego rodzaju spotkania służbowe są potrzebne, bez nich niemożliwe jest realizowanie projektów, ani przygotowanie dobrych strategii. Musimy się więc spotykać, rozmawiać i wchodzić w interakcje. Jednak przygotowanie dobrego spotkania to sztuka.

Jak powinno wyglądać przywitanie i uścisk dłoni?

- Warto pamiętać, że spotkania pracowników nie muszą zawsze być organizowane w biurze. Co ciekawe, wydarzenia o nieformalnym charakterze mogą mieć bardzo pozytywny wpływ na relacje w zespole i podwyższać kompetencje specjalistów. Na przykład, Luxoft Poland organizuje w Krakowie i Wrocławiu spotkania LTS Logeek Night. Informatycy z Luxoft i inni specjaliści ds. IT mieszkający w tych miastach mają możliwość posłuchania wykładów o nowych technologiach i programowaniu w nieformalnej atmosferze, np. przy pizzy. Podobne projekty stanowią stosunkowo nową formę spotkań, dającą możliwość połączenia służbowych kompetencji z zabawą - mówi Przemysław Berendt, Globalny Wiceprezes Luxoft ds. Marketingu.

Wirtualne spotkania

REKLAMA

Organizacje, zwłaszcza te posiadające oddziały na różnych kontynentach wdrażają inteligentne rozwiązania technologiczne, które przenoszą spotkania biznesowe z pracownikami do przestrzeni wirtualnej. Zdaniem ekspertów, taki model zarządzania pozwala zaoszczędzić nawet 50 proc. kosztów generowanych przez podróże biznesowe.

- Nakłady na infrastrukturę IT i narzędzia telekomunikacyjne wykorzystywane w zarządzaniu wirtualnym zwracają się w mgnieniu oka, jeśli weźmiemy pod uwagę, jakie oszczędności mogą wygenerować z racji ograniczenia wydatków na podróże służbowe i maksymalizacji efektywnego czasu pracy pracowników. Ciekawym narzędziem wykorzystywanym w Infosys jest na przykład tzw. live meeting, który umożliwia wirtualne spotkania i wymianę wiedzy między partnerami, znajdującymi się w różnych częściach świata - mówi Magdalena Jóźwiak, Dyrektor HR, Infosys BPO Poland

Przy odrobinie konsekwencji i odpowiednim zaangażowaniu pracowników, efektywne spotkania mogą się odbywać w każdej firmie – niezależnie od wielkości zespołu. Wypracowanie kultury produktywnych zebrań umożliwia ich sprawniejszy przebieg. Małym nakładem sił można wykonać znaczący krok w kierunku optymalizacji czasu pracy a co za tym idzie, także zadowolenia pracowników.

Budowanie relacji ze współpracownikami

[1] www.citrixonline.de/pdf_col/whitepaper/410EN_EB_Insiders-Guide-to-Better-Meetings_printversion.pdf

[2]www.okstate.edu/ceat/msetm/courses/etm5221/Week%201%20Challenges/Meeting%20Analysis%20Findings%20from%20Research%20and%20Practice.pdf

[3] www.reuters.com/article/2014/06/20/us-psychology-group-meetings-productivit-idUSKBN0EV29V20140620

Źródło: LinkLeaders

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe zawody w klasyfikacji od 2026 roku. MRPiPS opublikowało projekt rozporządzenia [Projekt z 9 lipca 2025 r.]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy. Dokument trafił 14 lipca 2025 r. do konsultacji publicznych i opiniowania. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 roku.

Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

REKLAMA

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

REKLAMA

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

REKLAMA