Kiedy spotkanie służbowe będzie efektywne?

Na siedząco w biurze, w restauracji, a może na stojąco? Efektywne spotkania służbowe

Nawet 1/3 czasu jaką poświęcamy na spotkania służbowe jest spędzana bezproduktywnie – pokazują badania Citrix[1]. Według tej samej analizy na różnego rodzaju zebraniach spędzamy średnio aż 3 godziny dziennie. Oznacza to, że w ciągu zaledwie jednego tygodnia tracimy blisko 2/3 dnia pracy. Z drugiej strony, współczesny biznes coraz bardziej docenia pozytywny wpływ pracy zespołowej na kreatywność. Od organizacji spotkań w mniej formalnej atmosferze, aż po skorzystanie z rozwiązań niestandardowych np. na stojąco. Te ostatnie, jak potwierdzają badania naukowe, mogą wpływać na wzrost produktywności uczestników.

Lepsze wyniki pracy zespołowej

Efektywna praca zespołowa może przełożyć się na lepsze wyniki biznesowe, ale potencjalnych korzyści jest znacznie więcej: lepsza jakość pracy, niestandardowe podejście do rozwiązania problemu, większa kreatywność. Zespół może też więcej, gdy realizuje duże i skomplikowane projekty, które są niemożliwe do zrealizowania w pojedynkę. Bardzo często aby stworzyć pracownikom warunki do pracy w grupie zarządzane są spotkania, problem pojawia się jednak wtedy, gdy nie przynoszą one zamierzonych efektów. Według badań przeprowadzonych przez University of Arizona, aż 9 z 10 godzin spędzanych przez wyższą kadrę kierowniczą w USA na zebraniach można uznać za bezproduktywne.[2] Tracą także sami pracownicy, którzy są z tego powodu bardziej przemęczeni i mają mniej czasu na pracę i życie prywatne.

Redakcja poleca produkt: Personel i Zarządzanie

- Sprawna organizacja spotkań służbowych, które są efektywne i przynoszą rzeczywiste korzyści biznesowe, to istotne wyzwanie dla każdej firmy. Sytuacja ta dotyczy zwłaszcza dużych podmiotów. Na przykład, w gdańskim Globalnym Centrum Finansowym Arla Foods zatrudniamy obecnie ponad 270 osób. To jedyne centrum usług wspólnych firmy na całym świecie, odpowiedzialne za wiele jej procesów biznesowych realizowanych na rzecz oddziałów Arla z różnych regionów. Współpracując w zespołach projektowych, czy też biorąc udział w spotkaniach z zagranicznymi partnerami, nasi pracownicy uczestniczą regularnie w dyskusjach, telekonferencjach czy szkoleniach. W ramach wsparcia, w nowej siedzibie – otwartej w Gdańsku w grudniu 2014 roku - przygotowaliśmy specjalne pokoje do spotkań oraz pomieszczenia dostosowane do prowadzenia telekonferencji. Co więcej, planując zagospodarowanie przestrzeni typu open space uwzględniliśmy wydzielenie specjalnych sektorów z kanapami i stołami projektowymi, umożliwiających krótkie spotkania współpracowników. Dzięki temu mogą oni swobodnie rozmawiać, nie utrudniając wykonywania obowiązków innym – mówi Marcin Tchórzewski, Dyrektor Zarządzający Globalnego Centrum Finansowego Arla Foods.

Rewolucja nie odbywa się na siedząco

W poszukiwaniu złotego środka w rozwiązaniu problemu zbyt długich zebrań przeprowadzono liczne badania. Jedno z ostatnich, zorganizowane na Uniwersytecie Waszyngtona w St. Louis, wskazuje np. że interakcje odbywane na stojąco zwykle trwają krócej, a przynoszą zamierzone lub nawet lepsze efekty.[3]

Zadaj pytanie na FORUM

- Badacze odnotowali, że grupy pracujące na stojąco były bardziej nastawione na interakcję i współpracę, a ich członkowie wykazywali się większą aktywnością i chętniej dzielili informacjami. Naukowcy zauważyli też, że w czasie spotkań odbywających się w tradycyjnych salach konferencyjnych, uczestnicy są bardziej skoncentrowani na sobie, ewentualnie na swoich notatkach. Jednym z łatwiejszych sposobów na zorganizowanie strefy do spotkań na stojąco jest wykorzystanie w aranżacji biura stanowisk wyposażonych w regulację wysokości blatu. Takie biurka w ciągu zaledwie kliku chwil mogą zamienić się w stanowiska do nieformalnych spotkań – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office. 

Zuzanna Mikołajczyk podkreśla również, że w aranżacji biur odchodzi się częściowo od stałych rozwiązań, takich jak tradycyjne sale konferencyjne, których zmiana jest kosztowna i pracochłonna. Ich rolę przejmują dedykowane strefy, które można wydzielić w przestrzeni open space dzięki specjalnie zaprojektowanym meblom, np. kanapom i fotelom z wysokimi oparciami, gwarantującymi prywatność i izolację akustyczną. Takie strefy sprzyjają interakcjom pomiędzy pracownikami i pozwalają na odbywanie spotkań czy burz mózgów w bardziej swobodnej atmosferze, co przekłada się na większą aktywność i kreatywność uczestników. Istotne jest to, aby rozwiązanie było proste i intuicyjne, np. aby biurka miały możliwość zmiany wysokości blatu – wówczas pracownicy chętniej skorzystają z takiej funkcjonalności. Pracownicy Mikomax Smart Office jako pierwsi mogli przekonać się, czy spotkania na stojąco rzeczywiście sprawdzają się w praktyce. Zaprojektowany i testowany wewnętrznie przez firmę system Stand Up pomaga wprowadzić aktywność w sposobie pracy i zapobiegać dolegliwościom wynikającym z długotrwałego siedzenia, a co najważniejsze wspiera użytkowników w efektywnym wykonywaniu swoich zadań.

Poza biurem

Wszelkiego rodzaju spotkania służbowe są potrzebne, bez nich niemożliwe jest realizowanie projektów, ani przygotowanie dobrych strategii. Musimy się więc spotykać, rozmawiać i wchodzić w interakcje. Jednak przygotowanie dobrego spotkania to sztuka.

Jak powinno wyglądać przywitanie i uścisk dłoni?

- Warto pamiętać, że spotkania pracowników nie muszą zawsze być organizowane w biurze. Co ciekawe, wydarzenia o nieformalnym charakterze mogą mieć bardzo pozytywny wpływ na relacje w zespole i podwyższać kompetencje specjalistów. Na przykład, Luxoft Poland organizuje w Krakowie i Wrocławiu spotkania LTS Logeek Night. Informatycy z Luxoft i inni specjaliści ds. IT mieszkający w tych miastach mają możliwość posłuchania wykładów o nowych technologiach i programowaniu w nieformalnej atmosferze, np. przy pizzy. Podobne projekty stanowią stosunkowo nową formę spotkań, dającą możliwość połączenia służbowych kompetencji z zabawą - mówi Przemysław Berendt, Globalny Wiceprezes Luxoft ds. Marketingu.

Wirtualne spotkania

Organizacje, zwłaszcza te posiadające oddziały na różnych kontynentach wdrażają inteligentne rozwiązania technologiczne, które przenoszą spotkania biznesowe z pracownikami do przestrzeni wirtualnej. Zdaniem ekspertów, taki model zarządzania pozwala zaoszczędzić nawet 50 proc. kosztów generowanych przez podróże biznesowe.

- Nakłady na infrastrukturę IT i narzędzia telekomunikacyjne wykorzystywane w zarządzaniu wirtualnym zwracają się w mgnieniu oka, jeśli weźmiemy pod uwagę, jakie oszczędności mogą wygenerować z racji ograniczenia wydatków na podróże służbowe i maksymalizacji efektywnego czasu pracy pracowników. Ciekawym narzędziem wykorzystywanym w Infosys jest na przykład tzw. live meeting, który umożliwia wirtualne spotkania i wymianę wiedzy między partnerami, znajdującymi się w różnych częściach świata - mówi Magdalena Jóźwiak, Dyrektor HR, Infosys BPO Poland

Przy odrobinie konsekwencji i odpowiednim zaangażowaniu pracowników, efektywne spotkania mogą się odbywać w każdej firmie – niezależnie od wielkości zespołu. Wypracowanie kultury produktywnych zebrań umożliwia ich sprawniejszy przebieg. Małym nakładem sił można wykonać znaczący krok w kierunku optymalizacji czasu pracy a co za tym idzie, także zadowolenia pracowników.

Budowanie relacji ze współpracownikami

^{[1] www.citrixonline.de/pdf_col/whitepaper/410EN_EB_Insiders-Guide-to-Better-Meetings_printversion.pdf}

^{[2]www.okstate.edu/ceat/msetm/courses/etm5221/Week%201%20Challenges/Meeting%20Analysis%20Findings%20from%20Research%20and%20Practice.pdf}

^{[3] www.reuters.com/article/2014/06/20/us-psychology-group-meetings-productivit-idUSKBN0EV29V20140620}

Źródło: LinkLeaders