Kategorie

Kiedy spotkanie służbowe będzie efektywne?

Kiedy spotkanie służbowe będzie efektywne? / Fot. Fotolia
Kiedy spotkanie służbowe będzie efektywne? / Fot. Fotolia
Fotolia
Spotkania służbowe mogą odbywać się w różnych miejscach - w miejscu pracy, w restauracji czy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Kiedy spotkanie służbowe będzie efektywne? Jak o to zadbać?

Na siedząco w biurze, w restauracji, a może na stojąco? Efektywne spotkania służbowe

Nawet 1/3 czasu jaką poświęcamy na spotkania służbowe jest spędzana bezproduktywnie – pokazują badania Citrix[1]. Według tej samej analizy na różnego rodzaju zebraniach spędzamy średnio aż 3 godziny dziennie. Oznacza to, że w ciągu zaledwie jednego tygodnia tracimy blisko 2/3 dnia pracy. Z drugiej strony, współczesny biznes coraz bardziej docenia pozytywny wpływ pracy zespołowej na kreatywność. Od organizacji spotkań w mniej formalnej atmosferze, aż po skorzystanie z rozwiązań niestandardowych np. na stojąco. Te ostatnie, jak potwierdzają badania naukowe, mogą wpływać na wzrost produktywności uczestników.

Lepsze wyniki pracy zespołowej

Efektywna praca zespołowa może przełożyć się na lepsze wyniki biznesowe, ale potencjalnych korzyści jest znacznie więcej: lepsza jakość pracy, niestandardowe podejście do rozwiązania problemu, większa kreatywność. Zespół może też więcej, gdy realizuje duże i skomplikowane projekty, które są niemożliwe do zrealizowania w pojedynkę. Bardzo często aby stworzyć pracownikom warunki do pracy w grupie zarządzane są spotkania, problem pojawia się jednak wtedy, gdy nie przynoszą one zamierzonych efektów. Według badań przeprowadzonych przez University of Arizona, aż 9 z 10 godzin spędzanych przez wyższą kadrę kierowniczą w USA na zebraniach można uznać za bezproduktywne.[2] Tracą także sami pracownicy, którzy są z tego powodu bardziej przemęczeni i mają mniej czasu na pracę i życie prywatne.

Redakcja poleca produkt: Personel i Zarządzanie

- Sprawna organizacja spotkań służbowych, które są efektywne i przynoszą rzeczywiste korzyści biznesowe, to istotne wyzwanie dla każdej firmy. Sytuacja ta dotyczy zwłaszcza dużych podmiotów. Na przykład, w gdańskim Globalnym Centrum Finansowym Arla Foods zatrudniamy obecnie ponad 270 osób. To jedyne centrum usług wspólnych firmy na całym świecie, odpowiedzialne za wiele jej procesów biznesowych realizowanych na rzecz oddziałów Arla z różnych regionów. Współpracując w zespołach projektowych, czy też biorąc udział w spotkaniach z zagranicznymi partnerami, nasi pracownicy uczestniczą regularnie w dyskusjach, telekonferencjach czy szkoleniach. W ramach wsparcia, w nowej siedzibie – otwartej w Gdańsku w grudniu 2014 roku - przygotowaliśmy specjalne pokoje do spotkań oraz pomieszczenia dostosowane do prowadzenia telekonferencji. Co więcej, planując zagospodarowanie przestrzeni typu open space uwzględniliśmy wydzielenie specjalnych sektorów z kanapami i stołami projektowymi, umożliwiających krótkie spotkania współpracowników. Dzięki temu mogą oni swobodnie rozmawiać, nie utrudniając wykonywania obowiązków innym – mówi Marcin Tchórzewski, Dyrektor Zarządzający Globalnego Centrum Finansowego Arla Foods.

Rewolucja nie odbywa się na siedząco

W poszukiwaniu złotego środka w rozwiązaniu problemu zbyt długich zebrań przeprowadzono liczne badania. Jedno z ostatnich, zorganizowane na Uniwersytecie Waszyngtona w St. Louis, wskazuje np. że interakcje odbywane na stojąco zwykle trwają krócej, a przynoszą zamierzone lub nawet lepsze efekty.[3]

Zadaj pytanie na FORUM

Reklama

- Badacze odnotowali, że grupy pracujące na stojąco były bardziej nastawione na interakcję i współpracę, a ich członkowie wykazywali się większą aktywnością i chętniej dzielili informacjami. Naukowcy zauważyli też, że w czasie spotkań odbywających się w tradycyjnych salach konferencyjnych, uczestnicy są bardziej skoncentrowani na sobie, ewentualnie na swoich notatkach. Jednym z łatwiejszych sposobów na zorganizowanie strefy do spotkań na stojąco jest wykorzystanie w aranżacji biura stanowisk wyposażonych w regulację wysokości blatu. Takie biurka w ciągu zaledwie kliku chwil mogą zamienić się w stanowiska do nieformalnych spotkań – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office. 

Zuzanna Mikołajczyk podkreśla również, że w aranżacji biur odchodzi się częściowo od stałych rozwiązań, takich jak tradycyjne sale konferencyjne, których zmiana jest kosztowna i pracochłonna. Ich rolę przejmują dedykowane strefy, które można wydzielić w przestrzeni open space dzięki specjalnie zaprojektowanym meblom, np. kanapom i fotelom z wysokimi oparciami, gwarantującymi prywatność i izolację akustyczną. Takie strefy sprzyjają interakcjom pomiędzy pracownikami i pozwalają na odbywanie spotkań czy burz mózgów w bardziej swobodnej atmosferze, co przekłada się na większą aktywność i kreatywność uczestników. Istotne jest to, aby rozwiązanie było proste i intuicyjne, np. aby biurka miały możliwość zmiany wysokości blatu – wówczas pracownicy chętniej skorzystają z takiej funkcjonalności. Pracownicy Mikomax Smart Office jako pierwsi mogli przekonać się, czy spotkania na stojąco rzeczywiście sprawdzają się w praktyce. Zaprojektowany i testowany wewnętrznie przez firmę system Stand Up pomaga wprowadzić aktywność w sposobie pracy i zapobiegać dolegliwościom wynikającym z długotrwałego siedzenia, a co najważniejsze wspiera użytkowników w efektywnym wykonywaniu swoich zadań.

Poza biurem

Wszelkiego rodzaju spotkania służbowe są potrzebne, bez nich niemożliwe jest realizowanie projektów, ani przygotowanie dobrych strategii. Musimy się więc spotykać, rozmawiać i wchodzić w interakcje. Jednak przygotowanie dobrego spotkania to sztuka.

Jak powinno wyglądać przywitanie i uścisk dłoni?

- Warto pamiętać, że spotkania pracowników nie muszą zawsze być organizowane w biurze. Co ciekawe, wydarzenia o nieformalnym charakterze mogą mieć bardzo pozytywny wpływ na relacje w zespole i podwyższać kompetencje specjalistów. Na przykład, Luxoft Poland organizuje w Krakowie i Wrocławiu spotkania LTS Logeek Night. Informatycy z Luxoft i inni specjaliści ds. IT mieszkający w tych miastach mają możliwość posłuchania wykładów o nowych technologiach i programowaniu w nieformalnej atmosferze, np. przy pizzy. Podobne projekty stanowią stosunkowo nową formę spotkań, dającą możliwość połączenia służbowych kompetencji z zabawą - mówi Przemysław Berendt, Globalny Wiceprezes Luxoft ds. Marketingu.

Wirtualne spotkania

Reklama

Organizacje, zwłaszcza te posiadające oddziały na różnych kontynentach wdrażają inteligentne rozwiązania technologiczne, które przenoszą spotkania biznesowe z pracownikami do przestrzeni wirtualnej. Zdaniem ekspertów, taki model zarządzania pozwala zaoszczędzić nawet 50 proc. kosztów generowanych przez podróże biznesowe.

- Nakłady na infrastrukturę IT i narzędzia telekomunikacyjne wykorzystywane w zarządzaniu wirtualnym zwracają się w mgnieniu oka, jeśli weźmiemy pod uwagę, jakie oszczędności mogą wygenerować z racji ograniczenia wydatków na podróże służbowe i maksymalizacji efektywnego czasu pracy pracowników. Ciekawym narzędziem wykorzystywanym w Infosys jest na przykład tzw. live meeting, który umożliwia wirtualne spotkania i wymianę wiedzy między partnerami, znajdującymi się w różnych częściach świata - mówi Magdalena Jóźwiak, Dyrektor HR, Infosys BPO Poland

Przy odrobinie konsekwencji i odpowiednim zaangażowaniu pracowników, efektywne spotkania mogą się odbywać w każdej firmie – niezależnie od wielkości zespołu. Wypracowanie kultury produktywnych zebrań umożliwia ich sprawniejszy przebieg. Małym nakładem sił można wykonać znaczący krok w kierunku optymalizacji czasu pracy a co za tym idzie, także zadowolenia pracowników.

Budowanie relacji ze współpracownikami

[1] www.citrixonline.de/pdf_col/whitepaper/410EN_EB_Insiders-Guide-to-Better-Meetings_printversion.pdf

[2]www.okstate.edu/ceat/msetm/courses/etm5221/Week%201%20Challenges/Meeting%20Analysis%20Findings%20from%20Research%20and%20Practice.pdf

[3] www.reuters.com/article/2014/06/20/us-psychology-group-meetings-productivit-idUSKBN0EV29V20140620

Źródło: LinkLeaders

Poszerzaj swoją wiedzę, czytaj Personel i Zarządzanie
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Tylko teraz
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?