REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kiedy spotkanie służbowe będzie efektywne?

Kiedy spotkanie służbowe będzie efektywne? / Fot. Fotolia
Kiedy spotkanie służbowe będzie efektywne? / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Spotkania służbowe mogą odbywać się w różnych miejscach - w miejscu pracy, w restauracji czy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Kiedy spotkanie służbowe będzie efektywne? Jak o to zadbać?

Na siedząco w biurze, w restauracji, a może na stojąco? Efektywne spotkania służbowe

Nawet 1/3 czasu jaką poświęcamy na spotkania służbowe jest spędzana bezproduktywnie – pokazują badania Citrix[1]. Według tej samej analizy na różnego rodzaju zebraniach spędzamy średnio aż 3 godziny dziennie. Oznacza to, że w ciągu zaledwie jednego tygodnia tracimy blisko 2/3 dnia pracy. Z drugiej strony, współczesny biznes coraz bardziej docenia pozytywny wpływ pracy zespołowej na kreatywność. Od organizacji spotkań w mniej formalnej atmosferze, aż po skorzystanie z rozwiązań niestandardowych np. na stojąco. Te ostatnie, jak potwierdzają badania naukowe, mogą wpływać na wzrost produktywności uczestników.

Autopromocja

Lepsze wyniki pracy zespołowej

Efektywna praca zespołowa może przełożyć się na lepsze wyniki biznesowe, ale potencjalnych korzyści jest znacznie więcej: lepsza jakość pracy, niestandardowe podejście do rozwiązania problemu, większa kreatywność. Zespół może też więcej, gdy realizuje duże i skomplikowane projekty, które są niemożliwe do zrealizowania w pojedynkę. Bardzo często aby stworzyć pracownikom warunki do pracy w grupie zarządzane są spotkania, problem pojawia się jednak wtedy, gdy nie przynoszą one zamierzonych efektów. Według badań przeprowadzonych przez University of Arizona, aż 9 z 10 godzin spędzanych przez wyższą kadrę kierowniczą w USA na zebraniach można uznać za bezproduktywne.[2] Tracą także sami pracownicy, którzy są z tego powodu bardziej przemęczeni i mają mniej czasu na pracę i życie prywatne.

Redakcja poleca produkt: Personel i Zarządzanie

- Sprawna organizacja spotkań służbowych, które są efektywne i przynoszą rzeczywiste korzyści biznesowe, to istotne wyzwanie dla każdej firmy. Sytuacja ta dotyczy zwłaszcza dużych podmiotów. Na przykład, w gdańskim Globalnym Centrum Finansowym Arla Foods zatrudniamy obecnie ponad 270 osób. To jedyne centrum usług wspólnych firmy na całym świecie, odpowiedzialne za wiele jej procesów biznesowych realizowanych na rzecz oddziałów Arla z różnych regionów. Współpracując w zespołach projektowych, czy też biorąc udział w spotkaniach z zagranicznymi partnerami, nasi pracownicy uczestniczą regularnie w dyskusjach, telekonferencjach czy szkoleniach. W ramach wsparcia, w nowej siedzibie – otwartej w Gdańsku w grudniu 2014 roku - przygotowaliśmy specjalne pokoje do spotkań oraz pomieszczenia dostosowane do prowadzenia telekonferencji. Co więcej, planując zagospodarowanie przestrzeni typu open space uwzględniliśmy wydzielenie specjalnych sektorów z kanapami i stołami projektowymi, umożliwiających krótkie spotkania współpracowników. Dzięki temu mogą oni swobodnie rozmawiać, nie utrudniając wykonywania obowiązków innym – mówi Marcin Tchórzewski, Dyrektor Zarządzający Globalnego Centrum Finansowego Arla Foods.

Rewolucja nie odbywa się na siedząco

W poszukiwaniu złotego środka w rozwiązaniu problemu zbyt długich zebrań przeprowadzono liczne badania. Jedno z ostatnich, zorganizowane na Uniwersytecie Waszyngtona w St. Louis, wskazuje np. że interakcje odbywane na stojąco zwykle trwają krócej, a przynoszą zamierzone lub nawet lepsze efekty.[3]

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zadaj pytanie na FORUM

- Badacze odnotowali, że grupy pracujące na stojąco były bardziej nastawione na interakcję i współpracę, a ich członkowie wykazywali się większą aktywnością i chętniej dzielili informacjami. Naukowcy zauważyli też, że w czasie spotkań odbywających się w tradycyjnych salach konferencyjnych, uczestnicy są bardziej skoncentrowani na sobie, ewentualnie na swoich notatkach. Jednym z łatwiejszych sposobów na zorganizowanie strefy do spotkań na stojąco jest wykorzystanie w aranżacji biura stanowisk wyposażonych w regulację wysokości blatu. Takie biurka w ciągu zaledwie kliku chwil mogą zamienić się w stanowiska do nieformalnych spotkań – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office. 

Zuzanna Mikołajczyk podkreśla również, że w aranżacji biur odchodzi się częściowo od stałych rozwiązań, takich jak tradycyjne sale konferencyjne, których zmiana jest kosztowna i pracochłonna. Ich rolę przejmują dedykowane strefy, które można wydzielić w przestrzeni open space dzięki specjalnie zaprojektowanym meblom, np. kanapom i fotelom z wysokimi oparciami, gwarantującymi prywatność i izolację akustyczną. Takie strefy sprzyjają interakcjom pomiędzy pracownikami i pozwalają na odbywanie spotkań czy burz mózgów w bardziej swobodnej atmosferze, co przekłada się na większą aktywność i kreatywność uczestników. Istotne jest to, aby rozwiązanie było proste i intuicyjne, np. aby biurka miały możliwość zmiany wysokości blatu – wówczas pracownicy chętniej skorzystają z takiej funkcjonalności. Pracownicy Mikomax Smart Office jako pierwsi mogli przekonać się, czy spotkania na stojąco rzeczywiście sprawdzają się w praktyce. Zaprojektowany i testowany wewnętrznie przez firmę system Stand Up pomaga wprowadzić aktywność w sposobie pracy i zapobiegać dolegliwościom wynikającym z długotrwałego siedzenia, a co najważniejsze wspiera użytkowników w efektywnym wykonywaniu swoich zadań.

Poza biurem

Wszelkiego rodzaju spotkania służbowe są potrzebne, bez nich niemożliwe jest realizowanie projektów, ani przygotowanie dobrych strategii. Musimy się więc spotykać, rozmawiać i wchodzić w interakcje. Jednak przygotowanie dobrego spotkania to sztuka.

Jak powinno wyglądać przywitanie i uścisk dłoni?

- Warto pamiętać, że spotkania pracowników nie muszą zawsze być organizowane w biurze. Co ciekawe, wydarzenia o nieformalnym charakterze mogą mieć bardzo pozytywny wpływ na relacje w zespole i podwyższać kompetencje specjalistów. Na przykład, Luxoft Poland organizuje w Krakowie i Wrocławiu spotkania LTS Logeek Night. Informatycy z Luxoft i inni specjaliści ds. IT mieszkający w tych miastach mają możliwość posłuchania wykładów o nowych technologiach i programowaniu w nieformalnej atmosferze, np. przy pizzy. Podobne projekty stanowią stosunkowo nową formę spotkań, dającą możliwość połączenia służbowych kompetencji z zabawą - mówi Przemysław Berendt, Globalny Wiceprezes Luxoft ds. Marketingu.

Wirtualne spotkania

Organizacje, zwłaszcza te posiadające oddziały na różnych kontynentach wdrażają inteligentne rozwiązania technologiczne, które przenoszą spotkania biznesowe z pracownikami do przestrzeni wirtualnej. Zdaniem ekspertów, taki model zarządzania pozwala zaoszczędzić nawet 50 proc. kosztów generowanych przez podróże biznesowe.

- Nakłady na infrastrukturę IT i narzędzia telekomunikacyjne wykorzystywane w zarządzaniu wirtualnym zwracają się w mgnieniu oka, jeśli weźmiemy pod uwagę, jakie oszczędności mogą wygenerować z racji ograniczenia wydatków na podróże służbowe i maksymalizacji efektywnego czasu pracy pracowników. Ciekawym narzędziem wykorzystywanym w Infosys jest na przykład tzw. live meeting, który umożliwia wirtualne spotkania i wymianę wiedzy między partnerami, znajdującymi się w różnych częściach świata - mówi Magdalena Jóźwiak, Dyrektor HR, Infosys BPO Poland

Przy odrobinie konsekwencji i odpowiednim zaangażowaniu pracowników, efektywne spotkania mogą się odbywać w każdej firmie – niezależnie od wielkości zespołu. Wypracowanie kultury produktywnych zebrań umożliwia ich sprawniejszy przebieg. Małym nakładem sił można wykonać znaczący krok w kierunku optymalizacji czasu pracy a co za tym idzie, także zadowolenia pracowników.

Budowanie relacji ze współpracownikami

[1] www.citrixonline.de/pdf_col/whitepaper/410EN_EB_Insiders-Guide-to-Better-Meetings_printversion.pdf

[2]www.okstate.edu/ceat/msetm/courses/etm5221/Week%201%20Challenges/Meeting%20Analysis%20Findings%20from%20Research%20and%20Practice.pdf

[3] www.reuters.com/article/2014/06/20/us-psychology-group-meetings-productivit-idUSKBN0EV29V20140620

Źródło: LinkLeaders

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dżem, miód, soki i cukier: nowe obowiązki dla przedsiębiorców. Rewolucyjne dyrektywy śniadaniowe!

Więcej owoców w dżemie, oznakowania na sokach i skład, mniej cukru oraz kraj pochodzenia miodu - to nowe wyzwania dla przedsiębiorców w całej UE. Uregulowano nowe przepisy w zakresie bezpieczeństwa żywnościowego produktów, które mają ulepszyć ochronę konsumentów i dostosować ją do nowych wyzwań, takich jak zielona i cyfrowa transformacja. Przedsiębiorcy nie są pocieszeni, czekają ich duże zmiany.

Jak wypadają Zielone Świątki w 2024 roku?

Jak wypadają Zielone Świątki w 2024 roku? Czy w Zielone Świątki trzeba iść do kościoła? Czy w Zielone Świątki sklepy są otwarte? Czy 19 maja 2024 to niedziela handlowa? Jak wypada Boże Ciało w 2024 roku?

Komunikat ZUS: Ograniczenia w dostępie do aplikacji mZUS

Od 17 do 18 maja 2024 r. mogą wystąpić ograniczenia w dostępie do aplikacji mobilnych mZUS i mZUS dla Lekarza.

Nowa regulacja ochroni dobre imię pracodawcy i współpracowników. Zmiany jeszcze w 2024 r.

Nowa regulacja w zakresie prawa pracy ochroni dobre imię pracodawcy, współpracowników ale też ogółu i interesy państwa - zmiany będą jeszcze w 2024 r. Jak szumnie wskazuje MPiPS: ustawa ma służyć ludziom ponoszącym ryzyko w imię troski o dobro wspólne.

REKLAMA

ZUS: Ważne dla osób pobierających świadczenie lub zasiłek przedemerytalny. Zbliża się termin przekazania informacji o przychodach

Osoby dorabiające do zasiłku lub świadczenia przedemerytalnego muszą przekazać do ZUS informację o osiąganych przychodach za okres od 1 marca 2023 r. do 29 lutego 2024 r. Na jakim formularzu?

1000 zł brutto dodatku dla pracowników pomocy społecznej. Na jakim etapie zmiany?

W dniu 15 maja 2024 r. Prezydent RP podpisał: ustawę z dnia 26 kwietnia 2024 r. o zmianie ustawy o pomocy społecznej oraz niektórych innych ustaw oraz ustawę z dnia 26 kwietnia 2024 r. o zmianie ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepisy zaczną obowiązywać od czerwca 2024 r., a wypłaty będą już od lipca.

Znamy termin wypłaty czternastej emerytury w 2024 r.

Rząd przygotowuje projekt rozporządzenia w sprawie określenia miesiąca wypłaty kolejnego dodatkowego rocznego świadczenia pieniężnego dla emerytów i rencistów w 2024 r.

Rząd o skróceniu czasu pracy. 4 dni w tygodniu. Nie w 2024 r. A więc kiedy? [Nowelizacja kodeksu pracy]

Skrócenie tygodnia pracy do 4 dni. Rok temu wydawało się, to filmem SF. A może stać się faktem – już nie analitycy i dziennikarze wskazują na konieczność skrócenia czasu pracy (do Europy idzie automatyzacja produkcji i AI). Taką potrzebę - i co najważniejsze możliwości - widzą też przedstawiciele rządu, a więc ludzie mający realne narzędzia zmiany rzeczywistości. Przeszkodą jest ryzyko utraty konkurencyjności. Co się stanie z gospodarką Europy, gdy po Europie podobnego rozwiązania nie wprowadzi Azja?

REKLAMA

Dofinansowanie do kolonii dziecka z zakładu pracy 2024 r.

Przyznawanie pracownikom dofinansowania do kolonii dzieci powinno wynikać z regulaminu ZFŚS. Ponadto udzielenie takiego wsparcia należy uzależniać od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych. Pracodawcy, u których nie działa ZFŚS, mogą dofinansować kolonie dzieci pracowników np. ze środków obrotowych.

Wyższe dofinansowanie dla pracodawcy za pracowników niepełnosprawnych. Zmiany od lipca 2024 r.

Zwiększy się wysokość dofinansowania ze środków PFRON do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Zmiany mają wejść w życie od lipca 2024 r. Ile wyniesie dofinansowanie?

REKLAMA