Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kiedy spotkanie służbowe będzie efektywne?

Kiedy spotkanie służbowe będzie efektywne? / Fot. Fotolia
Kiedy spotkanie służbowe będzie efektywne? / Fot. Fotolia
Fotolia
Spotkania służbowe mogą odbywać się w różnych miejscach - w miejscu pracy, w restauracji czy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Kiedy spotkanie służbowe będzie efektywne? Jak o to zadbać?

Na siedząco w biurze, w restauracji, a może na stojąco? Efektywne spotkania służbowe

Nawet 1/3 czasu jaką poświęcamy na spotkania służbowe jest spędzana bezproduktywnie – pokazują badania Citrix[1]. Według tej samej analizy na różnego rodzaju zebraniach spędzamy średnio aż 3 godziny dziennie. Oznacza to, że w ciągu zaledwie jednego tygodnia tracimy blisko 2/3 dnia pracy. Z drugiej strony, współczesny biznes coraz bardziej docenia pozytywny wpływ pracy zespołowej na kreatywność. Od organizacji spotkań w mniej formalnej atmosferze, aż po skorzystanie z rozwiązań niestandardowych np. na stojąco. Te ostatnie, jak potwierdzają badania naukowe, mogą wpływać na wzrost produktywności uczestników.

Lepsze wyniki pracy zespołowej

Efektywna praca zespołowa może przełożyć się na lepsze wyniki biznesowe, ale potencjalnych korzyści jest znacznie więcej: lepsza jakość pracy, niestandardowe podejście do rozwiązania problemu, większa kreatywność. Zespół może też więcej, gdy realizuje duże i skomplikowane projekty, które są niemożliwe do zrealizowania w pojedynkę. Bardzo często aby stworzyć pracownikom warunki do pracy w grupie zarządzane są spotkania, problem pojawia się jednak wtedy, gdy nie przynoszą one zamierzonych efektów. Według badań przeprowadzonych przez University of Arizona, aż 9 z 10 godzin spędzanych przez wyższą kadrę kierowniczą w USA na zebraniach można uznać za bezproduktywne.[2] Tracą także sami pracownicy, którzy są z tego powodu bardziej przemęczeni i mają mniej czasu na pracę i życie prywatne.

Redakcja poleca produkt: Personel i Zarządzanie

- Sprawna organizacja spotkań służbowych, które są efektywne i przynoszą rzeczywiste korzyści biznesowe, to istotne wyzwanie dla każdej firmy. Sytuacja ta dotyczy zwłaszcza dużych podmiotów. Na przykład, w gdańskim Globalnym Centrum Finansowym Arla Foods zatrudniamy obecnie ponad 270 osób. To jedyne centrum usług wspólnych firmy na całym świecie, odpowiedzialne za wiele jej procesów biznesowych realizowanych na rzecz oddziałów Arla z różnych regionów. Współpracując w zespołach projektowych, czy też biorąc udział w spotkaniach z zagranicznymi partnerami, nasi pracownicy uczestniczą regularnie w dyskusjach, telekonferencjach czy szkoleniach. W ramach wsparcia, w nowej siedzibie – otwartej w Gdańsku w grudniu 2014 roku - przygotowaliśmy specjalne pokoje do spotkań oraz pomieszczenia dostosowane do prowadzenia telekonferencji. Co więcej, planując zagospodarowanie przestrzeni typu open space uwzględniliśmy wydzielenie specjalnych sektorów z kanapami i stołami projektowymi, umożliwiających krótkie spotkania współpracowników. Dzięki temu mogą oni swobodnie rozmawiać, nie utrudniając wykonywania obowiązków innym – mówi Marcin Tchórzewski, Dyrektor Zarządzający Globalnego Centrum Finansowego Arla Foods.

Rewolucja nie odbywa się na siedząco

W poszukiwaniu złotego środka w rozwiązaniu problemu zbyt długich zebrań przeprowadzono liczne badania. Jedno z ostatnich, zorganizowane na Uniwersytecie Waszyngtona w St. Louis, wskazuje np. że interakcje odbywane na stojąco zwykle trwają krócej, a przynoszą zamierzone lub nawet lepsze efekty.[3]

Zadaj pytanie na FORUM

- Badacze odnotowali, że grupy pracujące na stojąco były bardziej nastawione na interakcję i współpracę, a ich członkowie wykazywali się większą aktywnością i chętniej dzielili informacjami. Naukowcy zauważyli też, że w czasie spotkań odbywających się w tradycyjnych salach konferencyjnych, uczestnicy są bardziej skoncentrowani na sobie, ewentualnie na swoich notatkach. Jednym z łatwiejszych sposobów na zorganizowanie strefy do spotkań na stojąco jest wykorzystanie w aranżacji biura stanowisk wyposażonych w regulację wysokości blatu. Takie biurka w ciągu zaledwie kliku chwil mogą zamienić się w stanowiska do nieformalnych spotkań – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office. 

Zuzanna Mikołajczyk podkreśla również, że w aranżacji biur odchodzi się częściowo od stałych rozwiązań, takich jak tradycyjne sale konferencyjne, których zmiana jest kosztowna i pracochłonna. Ich rolę przejmują dedykowane strefy, które można wydzielić w przestrzeni open space dzięki specjalnie zaprojektowanym meblom, np. kanapom i fotelom z wysokimi oparciami, gwarantującymi prywatność i izolację akustyczną. Takie strefy sprzyjają interakcjom pomiędzy pracownikami i pozwalają na odbywanie spotkań czy burz mózgów w bardziej swobodnej atmosferze, co przekłada się na większą aktywność i kreatywność uczestników. Istotne jest to, aby rozwiązanie było proste i intuicyjne, np. aby biurka miały możliwość zmiany wysokości blatu – wówczas pracownicy chętniej skorzystają z takiej funkcjonalności. Pracownicy Mikomax Smart Office jako pierwsi mogli przekonać się, czy spotkania na stojąco rzeczywiście sprawdzają się w praktyce. Zaprojektowany i testowany wewnętrznie przez firmę system Stand Up pomaga wprowadzić aktywność w sposobie pracy i zapobiegać dolegliwościom wynikającym z długotrwałego siedzenia, a co najważniejsze wspiera użytkowników w efektywnym wykonywaniu swoich zadań.

Poza biurem

Wszelkiego rodzaju spotkania służbowe są potrzebne, bez nich niemożliwe jest realizowanie projektów, ani przygotowanie dobrych strategii. Musimy się więc spotykać, rozmawiać i wchodzić w interakcje. Jednak przygotowanie dobrego spotkania to sztuka.

Jak powinno wyglądać przywitanie i uścisk dłoni?

- Warto pamiętać, że spotkania pracowników nie muszą zawsze być organizowane w biurze. Co ciekawe, wydarzenia o nieformalnym charakterze mogą mieć bardzo pozytywny wpływ na relacje w zespole i podwyższać kompetencje specjalistów. Na przykład, Luxoft Poland organizuje w Krakowie i Wrocławiu spotkania LTS Logeek Night. Informatycy z Luxoft i inni specjaliści ds. IT mieszkający w tych miastach mają możliwość posłuchania wykładów o nowych technologiach i programowaniu w nieformalnej atmosferze, np. przy pizzy. Podobne projekty stanowią stosunkowo nową formę spotkań, dającą możliwość połączenia służbowych kompetencji z zabawą - mówi Przemysław Berendt, Globalny Wiceprezes Luxoft ds. Marketingu.

Wirtualne spotkania

Organizacje, zwłaszcza te posiadające oddziały na różnych kontynentach wdrażają inteligentne rozwiązania technologiczne, które przenoszą spotkania biznesowe z pracownikami do przestrzeni wirtualnej. Zdaniem ekspertów, taki model zarządzania pozwala zaoszczędzić nawet 50 proc. kosztów generowanych przez podróże biznesowe.

- Nakłady na infrastrukturę IT i narzędzia telekomunikacyjne wykorzystywane w zarządzaniu wirtualnym zwracają się w mgnieniu oka, jeśli weźmiemy pod uwagę, jakie oszczędności mogą wygenerować z racji ograniczenia wydatków na podróże służbowe i maksymalizacji efektywnego czasu pracy pracowników. Ciekawym narzędziem wykorzystywanym w Infosys jest na przykład tzw. live meeting, który umożliwia wirtualne spotkania i wymianę wiedzy między partnerami, znajdującymi się w różnych częściach świata - mówi Magdalena Jóźwiak, Dyrektor HR, Infosys BPO Poland

Przy odrobinie konsekwencji i odpowiednim zaangażowaniu pracowników, efektywne spotkania mogą się odbywać w każdej firmie – niezależnie od wielkości zespołu. Wypracowanie kultury produktywnych zebrań umożliwia ich sprawniejszy przebieg. Małym nakładem sił można wykonać znaczący krok w kierunku optymalizacji czasu pracy a co za tym idzie, także zadowolenia pracowników.

Budowanie relacji ze współpracownikami

[1] www.citrixonline.de/pdf_col/whitepaper/410EN_EB_Insiders-Guide-to-Better-Meetings_printversion.pdf

[2]www.okstate.edu/ceat/msetm/courses/etm5221/Week%201%20Challenges/Meeting%20Analysis%20Findings%20from%20Research%20and%20Practice.pdf

[3] www.reuters.com/article/2014/06/20/us-psychology-group-meetings-productivit-idUSKBN0EV29V20140620

Źródło: LinkLeaders

Poszerzaj swoją wiedzę, czytając naszą publikację
Nowe zasady tworzenia i funkcjonowania kas zapomogowo-pożyczkowych w zakładach pracy (PDF)
Nowe zasady tworzenia i funkcjonowania kas zapomogowo-pożyczkowych w zakładach pracy (PDF)
Tylko teraz
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Świadczenia emerytalno-rentowe
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
    1 stycznia
    1 marca
    1 czerwca
    1 września
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Praca dla niepełnosprawnych - jakie projekty?
    Jednym z głównych funduszy UE jest Europejski Fundusz Społeczny (EFS). W ramach niego kraje członkowskie UE otrzymują wsparcie finansowe na rozwój społeczno-gospodarczy. Właśnie m.in. z EFS przeznaczono 170 mln zł na Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój. Program ma na celu na aktywizację zawodową i społeczną osób z niepełnosprawnościami i osób biernych zawodowo z powodu choroby. Kto może skorzystać z projektu i co może zyskać?
    Czy wystawienie faktury podczas L4 prowadzi do zwrotu zasiłku?
    Wystawienie faktury przez przedsiębiorcę podczas zwolnienia lekarskiego, nie stanowi pracy zarobkowej i nie powoduje konieczności zwrotu do ZUS-u pobranego już zasiłku chorobowego.
    Czy to koniec epoki "Great Resignation" w Polsce?
    Z badania firmy doradczej Kincentric wynika, że mamy do czynienia z sygnałami odwrócenia trendu na rynku pracy. W porównaniu do ubiegłego roku Polacy rzadziej chcą odchodzić z pracy, a poziom lojalności względem swoich pracodawców wzrósł do poziomu obserwowanego ostatnio w trakcie pandemii Covid-19 w 2020 r. Tymczasem, w Europie lojalność pracowników wciąż spada.
    Wniosek o świadczenie postojowe do 16 sierpnia 2022 r.
    16 sierpnia 2022 r. to ostatni dzień na składanie wniosków o świadczenie postojowe. Jak można ubiegać się o wsparcie?
    Pracodawcy będą wiedzieć od kiedy nie powinni naliczać już wpłat do PPK
    Po rozpoczęciu przez uczestnika PPK wypłaty oszczędności PPK po osiągnięciu przez niego 60. roku życia, wpłaty do PPK za tego uczestnika nie mogą być już dokonywane. Od 21 listopada br. PFR - za pośrednictwem instytucji finansowych - będzie informował pracodawców o rozpoczęciu takich wypłat.
    Przedsiębiorcy z obawą patrzą w przyszłość
    86% pracodawców spodziewa się kilkuletniego, poważnego kryzysu gospodarczego w Polsce. To przekonanie podzielają przedstawiciele wszystkich firm, niezależnie od wielkości.
    Polski pracownik - jest w złej kondycji psychicznej?
    Polscy pracownicy mają poważne problemy ze zdrowiem psychicznym – wynika z raportu przygotowanego przez Konfederację Lewiatan. Problem jest na tyle poważny, że nie uda się go rozwiązać bez zmian systemowych.
    Rekordowa inflacja, a tempo wzrostu cen spada
    W lipcu wskaźnik inflacji wyniósł 15,6 proc. rok do roku — podał Główny Urząd Statystyczny. Mamy kolejny rekordowo wysoki odczyt wskaźnika inflacji, jednak tempo wzrostu cen wyraźnie spadło (0,1 p.p. m/m) – komentuje ekspert.
    Zawarcie umowy dla pozoru a ciąża
    Czy zawarcie umowy o pracę w ciąży jest zgodne z prawem? Czy krótko po zawarciu umowy można przejść na zwolnienie lekarskie? Czy ZUS może uznać taką umowę zawartą dla pozoru i żądać zwrotu pobranego zasiłku macierzyńskiego? Podobną sprawą zajął się ostatnio Sąd Okręgowy w Kaliszu.
    Jakie jest w Polsce bezrobocie?
    Kim jest bezrobotny? Jakie są rodzaje bezrobocia? Jaka jest stopa bezrobocia w Polsce w porównaniu z innymi krajami UE? Co robi Polska, aby dążyć do pełnego produktywnego zatrudnienia? Poniżej najważniejsze dane i informacje.
    Co Państwowa Inspekcja Pracy zrobiła w 2021?
    W czerwcu 2022 r. odbyło się posiedzenie Rady Ochrony Pracy, która jest organem sprawującym nadzór nad Państwową Inspekcją Pracy (PIP) jak i warunkami pracy, działającym przy Sejmie RP. Co roku, Główny Inspektor PIP składa Radzie Ochrony Pracy sprawozdanie ze swojej działalności.
    Stabilizacja na rynku pracy – aktualne trendy i wyniki badań w zakresie kompetencji i rynku pracy
    Badania przeprowadzone wśród pracodawców i pracowników pokazują stabilizację na rynku pracy. W czerwcu 2022 r. stopa bezrobocia była niższa niż w maju, a w urzędach pracy było zarejestrowanych mniej bezrobotnych w stosunku do poprzedniego miesiąca.
    Zatrudnianie cudzoziemców - jakie nieprawidłowości?
    W Polsce legalnie pracuje ponad milion cudzoziemców. Czy kontrole Państwowej Inspekcji Pracy wykazują nieprawidłowości?
    2/3 pracowników ma symptomy wypalenia zawodowego
    W ciągu ostatniego roku objawy wypalenia zawodowego zauważyło u siebie dwie trzecie pracowników - wynika z badania Nationale-Nederlanden. Zjawisko to dotyczy coraz częściej także młodszych pracowników - wskazano.
    Brak kompetencji blokuje innowacyjność firm
    Przełomowe pomysły to tylko jeden z czynników innowacyjności w firmach. Drugim, równie istotnym, jest odpowiednie zarządzanie tymi pomysłami i ich wdrażanie. Do tego jednak potrzebny jest szereg kompetencji, których dziś w firmach brakuje i same to przyznają. Dwie na trzy twierdzą, że przeszkodą w podejmowaniu przez nie innowacji jest problem z pozyskaniem odpowiednich pracowników. Akademia Menadżera Innowacji – prowadzona przez PARP – ma tę lukę kompetencyjną zasypywać. Uczestniczący w niej menadżerowie przechodzą szereg szkoleń podnoszących ich umiejętności zarządzania w tym obszarze, ale także pracują z doradcami, którzy od lat zajmują się wdrażaniem innowacji.
    Prawie połowa Polaków jest skłonna usprawiedliwić pracę na czarno
    Od czterech lat obserwowany jest wysoki poziom akceptacji nieetycznych zachowań i nadużyć finansowych – pokazują badania Związku Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce. Dziś takie praktyki jest skłonna usprawiedliwić prawie połowa Polaków. Najczęściej przymykają oko na pracę na czarno w celu unikania ściągania długów z pensji. Zrozumienie dla takich praktyk deklaruje ponad 61 proc. społeczeństwa. Z kolei najbardziej rygorystycznie Polacy odnoszą się do wyłudzania pieniędzy z wykorzystaniem cudzych lub fałszywych dokumentów.
    Profil zaufany - jak go założyć?
    Profil zaufany powstał po to, aby umożliwić załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Dla przedsiębiorców, jak i osób prywatnych, które często kontaktują się z instytucjami publicznymi, profil zaufany to idealne narzędzie. W jaki sposób się go zakłada? Jak długo jest ważny? Podpowiadamy.
    Praca przy komputerze. Jak zadbać o zdrowie?
    Wielogodzinna praca przed komputerem może negatywnie odbijać się na naszym zdrowiu fizycznym. Ból ramion, nadgarstków, ud i pleców są częstymi dolegliwościami pracowników biurowych. Dlatego tak ważne są przerwy od pracy. Podpowiadamy, w jaki sposób można je efektywnie wykorzystać, wykonując kilka prostych ćwiczeń korzystnych dla naszego ciała.
    Szukasz pracownika? Samo ogłoszenie to nie wszystko!
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Ale czy rola dobrego jobboardu ogranicza się tylko do publikowania ogłoszeń? Zadbanie o atrakcyjność oferty to jedno, sztuką jest także dotarcie do właściwego odbiorcy. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Praca zdalna wymaga doprecyzowania
    Praca zdalna zostanie uregulowana w kodeksie pracy. Wątpliwości może wywoływać m.in. forma, w jakiej ustala się miejsce świadczenia pracy poza siedzibą zatrudniającego. Niektóre przepisy może poprawić jeszcze Sejm, który nie spieszy się z uchwaleniem nowelizacji kodeksu pracy.
    Rekrutacja od strony pracodawcy – jak zwiększyć szanse na sukces
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Ostatnie dni rekrutacji w szkołach. Dla nauczycieli ofert na pęczki
    Napływ uchodźców z Ukrainy to wielkie wyzwanie przed polskimi szkołami. Niestety wygląda na to, że powstanie sporo wakatów, a kuratorzy oświaty pozostaną z trudnymi zadaniami.
    Odzież ochronna i robocza chroniąca przed promieniowaniem UV
    Stale rośnie liczba dni, w których temperatury osiągają wysokie wartości, a promieniowanie UV jest niebezpieczne – szczególnie dla tych, którzy swoją pracę wykonują na świeżym powietrzu. Ochrona przed skutkami promieniowania to nie tylko filtry UV czy przebywanie w cieniu. To także kwestia odzieży ochronnej – w której funkcjonalności nastąpił duży postęp.
    Połowa Polaków ocenia polskich szefów gorzej niż zagranicznych, a 28% potwierdza, że ich przełożony krzyczy na pracowników
    Badanie przeprowadzone przez serwis InterviewMe wykazało, że 73% Polaków ma szacunek dla swojego przełożonego, chociaż aż 28% przyznało, że szef krzyczy, a 21%, że źle traktuje swoich pracowników
    Prawie 6 godzin tygodniowo darmowych nadgodzin. 12 sierpnia Światowy Dzień Pracoholików
    Polacy coraz częściej zostają w pracy po godzinach; badania wykazują, że pracownicy tygodniowo wykonują średnio 5 h 48 minut dodatkowej pracy za darmo - wynika z najnowszego raportu ADP „People at Work 2022: A Global Workforce View”.