Jak przestać odkładać wykonanie zadań na później?

ODPOWIEDŹ

Pierwsze pytanie, na które powinieneś znaleźć odpowiedź, brzmi - czy nie wyrabiasz się z realizacją zadań, dlatego, że w ogóle nie planujesz działań i nie pracujesz według harmonogramu czy też dlatego, że zadań do wykonania masz byt wiele i nie jesteś w stanie zrealizować ich wszystkich w ciągu dnia pracy.

Przemyślane planowanie

Najlepszą strategią, by zdążyć z realizacją zadań, jest planowanie dnia pracy. Część ludzi mówi jednak, że ma tak wiele pracy, że nie ma czasu jej planować. Powiedzmy to jasno - osoby, które nie mają wielu zadań do realizowania bądź też zadania są bardzo powtarzalne i przewidywalne, nie muszą planować pracy, gdyż i tak zdążą.

Wypisz wszystkie zadania, które musisz zrealizować w ciągu danego dnia (najlepiej jest oczywiście planować w kontekście całego tygodnia, gdyż wtedy masz ogląd sytuacji i wiesz, na jaką elastyczność działania możesz sobie pozwolić). Gdy już to zrobisz, określ wstępnie, ile czasu zajmie realizacja każdego zadania. Pamiętaj, aby planować jedynie 60 proc. czasu pracy - i tak niespodziewane zdarzenia i dodatkowe zajęcia zajmą cały dzień pracy). Jeśli pracujesz osiem godzin dziennie, a obliczyłeś, że wypisane zadania zajmą Ci dokładnie tyle czasu, możesz być pewien, że nie zrealizujesz ich wszystkich i na pewno realizacja niektórych będzie musiała być odłożona. Ustal także priorytety wypisanych zadań. Zastanów się, które z nich są ważne i pilne (muszą być zrealizowane w pierwszej kolejności), które po prostu ważne, ale niekoniecznie pilne (uściślij czas ich realizacji), a które jedynie pilne, ale niekoniecznie ważne (te najchętniej delegujemy, choć czasami wykonujemy sami, narzekając, że musimy poświęcać czas na tak mało istotne zajęcia).

Na etapie planowania możesz zatem przeciwdziałać odkładaniu realizacji zadań.

Ważne, ale nie pilne

Najczęściej odkładamy realizację tych zadań, które być może są ważne, ale nie ma presji czasu na ich zrealizowanie (nie muszą być wykonane natychmiast, można się nimi zająć w ciągu kilku dni czy też nawet tygodni). Najpierw realizujemy to, co ważne i pilne, na ważne, ale nie pilne często nie starcza nam już czasu. Zamiast mówić sobie, że „ważne, ale nie pilne”, wykonasz jutro czy też w środę, wyznacz konkretny, krótki czas realizacji. Nie deklaruj, że jutro zadzwonisz do klienta i wyjaśnisz daną niejasność w umowie. Okreś, kiedy dokładnie to zrobisz, np. „jutro do godziny 12 zadzwonię do klienta i wyjaśnię sprawę umowy”. Wykorzystuj prawo Parkinsona - „praca rozszerza się wprost proporcjonalnie do czasu przeznaczonego na jej wykonanie”. Jeśli ustalisz sobie, że dany raport napiszesz w czwartek, zapewnie weźmiesz się za jego pisanie w czwartek po południu i być może skończysz go przed weekendem. Podjęcie decyzji, że raport napiszesz do czwartku do godziny 12 sprawi, że Twoja podświadomość pomoże Ci zmobilizować siły do terminowej realizacji. Dodatkowo możesz wyobrazić sobie, jak fantastycznie lekko będziesz się czuł, gdy już wykonasz to, czego realizację konsekwentnie odkładasz.