REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przestać odkładać wykonanie zadań na później?

Sylwia Królikowska-Evenhuis

REKLAMA

PROBLEMMoim największym problemem jest to, że wykonanie zbyt wielu zadań odkładam na ostatnią chwilę, co doprowadza do tego, że nigdy nie mogę się wyrobić na czas z zadaniami. Co więcej, gdy zadania realizuję w ostatniej chwili, zdarza mi się popełniać błędy. Także moi współpracownicy zwrócili mi ostatnio uwagę, że moje zachowanie utrudnia im pracę. Czy da się zrobić coś, bym jednak wyrabiał się z pracą na czas?

ODPOWIEDŹ

Autopromocja

Pierwsze pytanie, na które powinieneś znaleźć odpowiedź, brzmi - czy nie wyrabiasz się z realizacją zadań, dlatego, że w ogóle nie planujesz działań i nie pracujesz według harmonogramu czy też dlatego, że zadań do wykonania masz byt wiele i nie jesteś w stanie zrealizować ich wszystkich w ciągu dnia pracy.

Przemyślane planowanie

Najlepszą strategią, by zdążyć z realizacją zadań, jest planowanie dnia pracy. Część ludzi mówi jednak, że ma tak wiele pracy, że nie ma czasu jej planować. Powiedzmy to jasno - osoby, które nie mają wielu zadań do realizowania bądź też zadania są bardzo powtarzalne i przewidywalne, nie muszą planować pracy, gdyż i tak zdążą.

Wypisz wszystkie zadania, które musisz zrealizować w ciągu danego dnia (najlepiej jest oczywiście planować w kontekście całego tygodnia, gdyż wtedy masz ogląd sytuacji i wiesz, na jaką elastyczność działania możesz sobie pozwolić). Gdy już to zrobisz, określ wstępnie, ile czasu zajmie realizacja każdego zadania. Pamiętaj, aby planować jedynie 60 proc. czasu pracy - i tak niespodziewane zdarzenia i dodatkowe zajęcia zajmą cały dzień pracy). Jeśli pracujesz osiem godzin dziennie, a obliczyłeś, że wypisane zadania zajmą Ci dokładnie tyle czasu, możesz być pewien, że nie zrealizujesz ich wszystkich i na pewno realizacja niektórych będzie musiała być odłożona. Ustal także priorytety wypisanych zadań. Zastanów się, które z nich są ważne i pilne (muszą być zrealizowane w pierwszej kolejności), które po prostu ważne, ale niekoniecznie pilne (uściślij czas ich realizacji), a które jedynie pilne, ale niekoniecznie ważne (te najchętniej delegujemy, choć czasami wykonujemy sami, narzekając, że musimy poświęcać czas na tak mało istotne zajęcia).

Na etapie planowania możesz zatem przeciwdziałać odkładaniu realizacji zadań.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ważne, ale nie pilne

Najczęściej odkładamy realizację tych zadań, które być może są ważne, ale nie ma presji czasu na ich zrealizowanie (nie muszą być wykonane natychmiast, można się nimi zająć w ciągu kilku dni czy też nawet tygodni). Najpierw realizujemy to, co ważne i pilne, na ważne, ale nie pilne często nie starcza nam już czasu. Zamiast mówić sobie, że „ważne, ale nie pilne”, wykonasz jutro czy też w środę, wyznacz konkretny, krótki czas realizacji. Nie deklaruj, że jutro zadzwonisz do klienta i wyjaśnisz daną niejasność w umowie. Okreś, kiedy dokładnie to zrobisz, np. „jutro do godziny 12 zadzwonię do klienta i wyjaśnię sprawę umowy”. Wykorzystuj prawo Parkinsona - „praca rozszerza się wprost proporcjonalnie do czasu przeznaczonego na jej wykonanie”. Jeśli ustalisz sobie, że dany raport napiszesz w czwartek, zapewnie weźmiesz się za jego pisanie w czwartek po południu i być może skończysz go przed weekendem. Podjęcie decyzji, że raport napiszesz do czwartku do godziny 12 sprawi, że Twoja podświadomość pomoże Ci zmobilizować siły do terminowej realizacji. Dodatkowo możesz wyobrazić sobie, jak fantastycznie lekko będziesz się czuł, gdy już wykonasz to, czego realizację konsekwentnie odkładasz.

Gdy brakuje motywacji

Niestety, często odkładamy realizację tych zadań, które są dla nas mało przyjemne, być może uciążliwe lub też wymagają wiele trudu, przygotowania itd. Dużo przyjemniej jest przecież wykonać najpierw rzeczy przyjemne, a to, że na te mniej atrakcyjne nie starczyło już czasu, okazuje się zazwyczaj pod koniec dnia pracy. Oprócz przestrzegania harmonogramu (które zadania muszę dziś wykonać, jakie sam sobie ustaliłem terminy realizacji zadań) pomyśl także, że nawet te mało przyjemne zadania mogą Cię zbliżać do celu. Oczywiście najpierw musisz go znać. Jeśli na przykład Twoim celem jest zdobycie dla firmy najlepszego kontraktu w roku, a odkładasz rozmowę telefoniczną z ważnym, aczkolwiek nieprzyjemnym reprezentantem klienta, oddalasz się od swojego celu.

Czasami też zbyt wiele uwagi i emocji poświęcamy na niepotrzebną analizę mało przyjemnych działań. Zamiast je wykonać i zapomnieć, zastanawiamy się, że są one bez sensu, niepotrzebnie zabierają nam czas itd.

Zjadacze czasu

Być może w Twoim życiu, pracy istnieje wiele działań, które niepotrzebnie zabierają Ci czas (zbyt długie i mało konstruktywne zebrania, poprawianie zadań po osobach, które popełniają wiele błędów). Zastanów się, co jest Twoimi „zjadaczami czasu” oraz opracuj i zacznij konsekwentnie wdrażać strategię ich eliminowania. Przeanalizuj czas pracy. Nawet jeden dzień prowadzenia swoistego dziennika dostarczy już wielu cennych informacji (spisuj co godzinę, co pół godziny, co konkretnie wykonałeś w danej jednostce czasu). Pod koniec dnia przeanalizuj wyniki i zastanów się, ile zajęło Ci wykonywanie naprawdę ważnych zadań, a ile poświęciłeś na działania mało ważne, aczkolwiek przyjemne (internet, zbyt długa przerwa na lunch itd.).

Niestety, nie znamy metod zatrzymywania i wydłużania czasu - nic się nie zmieni w Twoim życiu, jeśli sam nie wprowadzisz pewnych zmian.

UWAGA

Im więcej różnorodnych, nieprzewidywalnych zadań masz do wykonania każdego dnia, tym bardziej potrzebne jest Ci planowanie! Zamiast poddawać się presji czasu i stresować tym, że nie dasz rady wykonać wszystkiego, na spokojnie zapisz plan działania, by odzyskać utracone poczucie kontroli i spokój ducha.

UWAGA

Jeśli wyjątkowo nie masz ochoty wykonać danego zadania, zadaj sobie pytanie, czy jeśli je wykonasz, to zbliżysz się do swojego celu. W przypadku odpowiedzi twierdzącej - po prostu je zrealizuj i przestań odkładać, gdyż sam sobie wyrządzasz krzywdę.

Jak zdążyć wykonać wszystkie zadania?

• Sporządź realny harmonogram dnia; zastanów się, które zadania muszą być zrobione w pierwszej kolejności, co musisz wykonać sam, a co możesz delegować;

• ustal krótki, realny i konkretny czas realizacji, a także pomyśl o pozytywnych stronach zakończenia wykonania danego zadania;

• prowadź dziennik, by zaobserwować, co zabiera Ci czas, ustal i eliminuj zjadacze czasu;

• planuj, ustalaj konkretny czas realizacji zadań i nagradzaj sam siebie za terminowe wykonanie zwłaszcza uciążliwego i nieprzyjemnego zadania.

Sylwia Królikowska-Evenhuis

Autorka jest psychologiem biznesu, trenerem, coachem i doradcą w firmie INVENTI Consulting.

Kontakt:

sylwia.krolikowska@inventi.com.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Nowe przepisy dla rolników od 7 marca 2024 r. Zmiany dot. BHP przy obsłudze ciągników, maszyn, urządzeń i narzędzi stosowanych w rolnictwie

    W czwartek 7 marca 2024 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie ministra rolnictwa i rozwoju wsi z 14 lutego 2024 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy obsłudze ciągników, maszyn, narzędzi i urządzeń technicznych stosowanych w rolnictwie. Jakie zasady BHP wynikają z tego rozporządzenia? Co muszą wiedzieć rolnicy?

    Posiłki profilaktyczne. Czy nadejście wiosny zwalnia pracodawców z obowiązku wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom

    Mamy dopiero początek marca, ale temperatury sięgające nawet kilkunastu stopni Celsjusza sugerują koniec zimy i początek wiosny. Czy oznacza to, że pracodawca może zaprzestać wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom wykonującym prace fizyczne na otwartej przestrzeni podczas zimy?

    Można zarobić 7500 zł za miesiąc. I to na początku kariery. Co trzeba zrobić, że dostać taką pracę?

    7500 zł może zarobić student lub absolwent na płatnym stażu. Na chętnych czeka ponad 50 firm w 14 miastach Polski. Oferują stażystom wynagrodzenia w wysokości co najmniej 4500 zł. 1 marca 2024 r. ruszył nabór aplikacji w dwudziestej pierwszej edycji Programu Kariera. Kto może wziąć w nim udział?

    Podwyżka wynagrodzeń dla młodocianych pracowników od 1 marca 2024 r. W czasie nauki zawodu młodociany może zarobić nawet 754,04 zł

    Młodociani zatrudnieni w celu przygotowania zawodowego dostają podwyżki wynagrodzeń. Począwszy od 1 marca 2024 r. obowiązują nowe stawki, których podstawą jest wysokość przeciętnego wynagrodzenia w IV kwartale 2023 r. Dzięki temu młodociany w pierwszym roku nauki zawodu zarobi 603,23 zł, a w trzecim roku – 754,04 zł. 

    REKLAMA

    Dodatek aktywizacyjny w 2024 r. wynosi nawet 745,95 zł. Od 1 czerwca 2024 r. maksymalna kwota wzrasta do 834,72 zł. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić!

    Dodatek aktywizacyjny to jedno ze świadczeń wypłacanych na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepisy określają, komu należy się dodatek aktywizacyjnej oraz przesłanki przyznania tego świadczenia. Obecnie dodatek aktywizacyjny wynosi maksymalnie 745,95 zł. 1 czerwca 2024 r. osoby uprawnione dostaną podwyżkę – dodatek aktywizacyjny wzrośnie do 834,72 zł.

    PFRON: Program „Aktywny samorząd” będzie kontynuowany w 2024 r. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania

    PFRON w 2024 r. będzie kontynuować program „Aktywny samorząd”. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania a także pomoc w uzyskaniu wykształcenia na poziomie wyższym. Wnioski o dofinansowanie można składać od 1 marca 2024 r.

    Nie ma żadnych prac nad projektem ograniczającym zakaz handlu w niedziele

    Nie milkną dyskusje i spekulacje dotyczące ograniczenia zakazu handlu w niedziele. Tymczasem ministra Agnieszka Dziemianowicz-Bąk poinformowała, że na chwilę obecną MRPiPS nie prowadzi żadnych prac nad projektem dotyczącym niedziel handlowych.

    Krótszy czas pracy w Polsce? Min. Dziemianowicz-Bąk: skrócenie tygodnia pracy o 1 dzień organizacyjnie łatwiejsze niż skrócenie o kilka godzin

    Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej prowadzi analizy dotyczące czasu pracy, długości urlopów, dni pracy pod kątem ew. skrócenia tygodnia pracy. Resort pracy analizuje także pilotaże skrócenia tygodnia pracy, które wprowadzają same przedsiębiorstwa. Takie informacja przekazała 1 marca 2024 r. ministra rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk w Polsat News. Ministra wskazała, że osobiście jest najbardziej otwarta na propozycję premiera Donalda Tuska dotyczącą 4 dni, a nie 35 godzin pracy w tygodniu.

    REKLAMA

    5278,30 zł – tyle wynosi limit dorabiania na wcześniejszej emeryturze lub rencie

    Zwiększyły się limity dorabiania dla wcześniejszych emerytów i rencistów. Od 1 marca 2024 r. można dorobić 5278,30 zł. Wyższa kwota spowoduje zmniejszenie lub zawieszenie świadczenia.

    1 marca 2024 r. to Dzień Doceniania Pracownika. Co zrobił Twój pracodawca, żeby Cię docenić?

    1 marca 2024 r. to Dzień Doceniania Pracownika. Co zrobił Twój pracodawca, żeby Ci docenić? Prawie 80% ankietowanych przyznaje, że pracowałoby bardziej produktywnie, gdyby częściej otrzymywało uznanie za swoją pracę. Jakie uznanie? Przede wszystkim godne traktowanie pracowników, z poszanowaniem ich praw no i oczywiście finansowe świadczenia jak i różnego rodzaju benefity.

    REKLAMA