Kategorie

Jak przestać odkładać wykonanie zadań na później?

Sylwia Królikowska-Evenhuis
PROBLEMMoim największym problemem jest to, że wykonanie zbyt wielu zadań odkładam na ostatnią chwilę, co doprowadza do tego, że nigdy nie mogę się wyrobić na czas z zadaniami. Co więcej, gdy zadania realizuję w ostatniej chwili, zdarza mi się popełniać błędy. Także moi współpracownicy zwrócili mi ostatnio uwagę, że moje zachowanie utrudnia im pracę. Czy da się zrobić coś, bym jednak wyrabiał się z pracą na czas?

ODPOWIEDŹ

Pierwsze pytanie, na które powinieneś znaleźć odpowiedź, brzmi - czy nie wyrabiasz się z realizacją zadań, dlatego, że w ogóle nie planujesz działań i nie pracujesz według harmonogramu czy też dlatego, że zadań do wykonania masz byt wiele i nie jesteś w stanie zrealizować ich wszystkich w ciągu dnia pracy.

Przemyślane planowanie

Najlepszą strategią, by zdążyć z realizacją zadań, jest planowanie dnia pracy. Część ludzi mówi jednak, że ma tak wiele pracy, że nie ma czasu jej planować. Powiedzmy to jasno - osoby, które nie mają wielu zadań do realizowania bądź też zadania są bardzo powtarzalne i przewidywalne, nie muszą planować pracy, gdyż i tak zdążą.

Wypisz wszystkie zadania, które musisz zrealizować w ciągu danego dnia (najlepiej jest oczywiście planować w kontekście całego tygodnia, gdyż wtedy masz ogląd sytuacji i wiesz, na jaką elastyczność działania możesz sobie pozwolić). Gdy już to zrobisz, określ wstępnie, ile czasu zajmie realizacja każdego zadania. Pamiętaj, aby planować jedynie 60 proc. czasu pracy - i tak niespodziewane zdarzenia i dodatkowe zajęcia zajmą cały dzień pracy). Jeśli pracujesz osiem godzin dziennie, a obliczyłeś, że wypisane zadania zajmą Ci dokładnie tyle czasu, możesz być pewien, że nie zrealizujesz ich wszystkich i na pewno realizacja niektórych będzie musiała być odłożona. Ustal także priorytety wypisanych zadań. Zastanów się, które z nich są ważne i pilne (muszą być zrealizowane w pierwszej kolejności), które po prostu ważne, ale niekoniecznie pilne (uściślij czas ich realizacji), a które jedynie pilne, ale niekoniecznie ważne (te najchętniej delegujemy, choć czasami wykonujemy sami, narzekając, że musimy poświęcać czas na tak mało istotne zajęcia).

Na etapie planowania możesz zatem przeciwdziałać odkładaniu realizacji zadań.

Ważne, ale nie pilne

Najczęściej odkładamy realizację tych zadań, które być może są ważne, ale nie ma presji czasu na ich zrealizowanie (nie muszą być wykonane natychmiast, można się nimi zająć w ciągu kilku dni czy też nawet tygodni). Najpierw realizujemy to, co ważne i pilne, na ważne, ale nie pilne często nie starcza nam już czasu. Zamiast mówić sobie, że „ważne, ale nie pilne”, wykonasz jutro czy też w środę, wyznacz konkretny, krótki czas realizacji. Nie deklaruj, że jutro zadzwonisz do klienta i wyjaśnisz daną niejasność w umowie. Okreś, kiedy dokładnie to zrobisz, np. „jutro do godziny 12 zadzwonię do klienta i wyjaśnię sprawę umowy”. Wykorzystuj prawo Parkinsona - „praca rozszerza się wprost proporcjonalnie do czasu przeznaczonego na jej wykonanie”. Jeśli ustalisz sobie, że dany raport napiszesz w czwartek, zapewnie weźmiesz się za jego pisanie w czwartek po południu i być może skończysz go przed weekendem. Podjęcie decyzji, że raport napiszesz do czwartku do godziny 12 sprawi, że Twoja podświadomość pomoże Ci zmobilizować siły do terminowej realizacji. Dodatkowo możesz wyobrazić sobie, jak fantastycznie lekko będziesz się czuł, gdy już wykonasz to, czego realizację konsekwentnie odkładasz.

Gdy brakuje motywacji

Niestety, często odkładamy realizację tych zadań, które są dla nas mało przyjemne, być może uciążliwe lub też wymagają wiele trudu, przygotowania itd. Dużo przyjemniej jest przecież wykonać najpierw rzeczy przyjemne, a to, że na te mniej atrakcyjne nie starczyło już czasu, okazuje się zazwyczaj pod koniec dnia pracy. Oprócz przestrzegania harmonogramu (które zadania muszę dziś wykonać, jakie sam sobie ustaliłem terminy realizacji zadań) pomyśl także, że nawet te mało przyjemne zadania mogą Cię zbliżać do celu. Oczywiście najpierw musisz go znać. Jeśli na przykład Twoim celem jest zdobycie dla firmy najlepszego kontraktu w roku, a odkładasz rozmowę telefoniczną z ważnym, aczkolwiek nieprzyjemnym reprezentantem klienta, oddalasz się od swojego celu.

Czasami też zbyt wiele uwagi i emocji poświęcamy na niepotrzebną analizę mało przyjemnych działań. Zamiast je wykonać i zapomnieć, zastanawiamy się, że są one bez sensu, niepotrzebnie zabierają nam czas itd.

Zjadacze czasu

Być może w Twoim życiu, pracy istnieje wiele działań, które niepotrzebnie zabierają Ci czas (zbyt długie i mało konstruktywne zebrania, poprawianie zadań po osobach, które popełniają wiele błędów). Zastanów się, co jest Twoimi „zjadaczami czasu” oraz opracuj i zacznij konsekwentnie wdrażać strategię ich eliminowania. Przeanalizuj czas pracy. Nawet jeden dzień prowadzenia swoistego dziennika dostarczy już wielu cennych informacji (spisuj co godzinę, co pół godziny, co konkretnie wykonałeś w danej jednostce czasu). Pod koniec dnia przeanalizuj wyniki i zastanów się, ile zajęło Ci wykonywanie naprawdę ważnych zadań, a ile poświęciłeś na działania mało ważne, aczkolwiek przyjemne (internet, zbyt długa przerwa na lunch itd.).

Niestety, nie znamy metod zatrzymywania i wydłużania czasu - nic się nie zmieni w Twoim życiu, jeśli sam nie wprowadzisz pewnych zmian.

UWAGA

Im więcej różnorodnych, nieprzewidywalnych zadań masz do wykonania każdego dnia, tym bardziej potrzebne jest Ci planowanie! Zamiast poddawać się presji czasu i stresować tym, że nie dasz rady wykonać wszystkiego, na spokojnie zapisz plan działania, by odzyskać utracone poczucie kontroli i spokój ducha.

UWAGA

Jeśli wyjątkowo nie masz ochoty wykonać danego zadania, zadaj sobie pytanie, czy jeśli je wykonasz, to zbliżysz się do swojego celu. W przypadku odpowiedzi twierdzącej - po prostu je zrealizuj i przestań odkładać, gdyż sam sobie wyrządzasz krzywdę.

Jak zdążyć wykonać wszystkie zadania?

• Sporządź realny harmonogram dnia; zastanów się, które zadania muszą być zrobione w pierwszej kolejności, co musisz wykonać sam, a co możesz delegować;

• ustal krótki, realny i konkretny czas realizacji, a także pomyśl o pozytywnych stronach zakończenia wykonania danego zadania;

• prowadź dziennik, by zaobserwować, co zabiera Ci czas, ustal i eliminuj zjadacze czasu;

• planuj, ustalaj konkretny czas realizacji zadań i nagradzaj sam siebie za terminowe wykonanie zwłaszcza uciążliwego i nieprzyjemnego zadania.

Sylwia Królikowska-Evenhuis

Autorka jest psychologiem biznesu, trenerem, coachem i doradcą w firmie INVENTI Consulting.

Kontakt:

sylwia.krolikowska@inventi.com.pl

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?

    PPK: od 2022 r. stan oszczędności na mojeppk.pl

    PPK - od 2022 r. stan oszczędności będzie można sprawdzić na mojeppk.pl. Do jakich danych będzie miał dostęp każdy uczestnik PPK?

    Płaca minimalna 2022 - jest decyzja rządu

    Płaca minimalna w 2022 r. wzrośnie o 210 zł. Ile wyniesie płaca minimalna 2022? Jest już ostateczna decyzja rządu.

    Praca zdalna a migracje zarobkowe

    Jak praca zdalna wpływa na migracje zarobkowe? Czy na pewno jest ich teraz mniej? Oto wyniki badania.

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca to okoliczność uprawniająca pracownika do wolnego od pracy. Ile dni przysługuje? Jaki jest termin ich wykorzystania?

    Praca zdalna a kolejne fale pandemii [RAPORT]

    Praca zdalna zyskiwała na popularności wraz z nastaniem kolejnych fal pandemii COVID-19. Sprawdź, jaki wpływ na pracę miały fale koronawirusa w Polsce i Unii Europejskiej.

    Co pracownicy mówią o pracodawcach w sieci?

    Pracownik i pracodawca - jak wyglądają stosunki z szefem? Co można przeczytać na ten temat w Internecie? Okazuje się, że najważniejsze jest dobre rozstanie.

    Urodzeni w latach 1984-1994 chcą całkowitej pracy zdalnej

    Całkowita praca zdalna najwięcej zwolenników ma wśród pracowników urodzonych w latach 1984-1994.

    Niemcy: odszkodowanie za kwarantannę tylko dla zaszczepionych

    Odszkodowanie za czas kwarantanny będzie przyznawane tylko zaszczepionym pracownikom? Taki projekt nowych przepisów powstał w Niemczech.