Outsourcing funkcji personalnych sposobem na kryzys

Zlecanie zewnętrznym firmom zadań, za które do tej pory odpowiedzialne były wewnętrzne działy kadr, i wynajmowanie ekspertów do realizacji danego projektu w miejsce zatrudnianych na stałe pracowników ds. HR staje się coraz bardziej popularne. Świadczą o tym statystyki. Jak pokazują badania przeprowadzone przez firmę IDC na zlecenie ADP Polska, rok do roku o 10 proc. rośnie rynek outsourcingu w obszarze kadrowo-płacowym. W 2009 roku wartość rynku outsourcingu w tym zakresie oceniana była na 304 mln zł. Natomiast z międzynarodowego badania przeprowadzonego w 2010 roku przez Heliview Research na zlecenie ADP (wśród firm liczących od 50 do 2,5 tys. pracowników) wynika, że w Polsce największym zainteresowaniem cieszy się outsourcing w zakresie szkoleń i rozwoju (korzysta z niego 29 proc. podmiotów) oraz w zakresie BHP (25 proc.). Popularny jest także outsourcing w obszarze rekrutacji – 19 proc. firm korzysta z takiego rozwiązania. Z kolei usługa naliczania płac cieszy się powodzeniem u 10 proc. badanych respondentów. Najrzadziej firmy decydują się na outsourcing usługi: zarządzanie wynikami – jedynie 4 proc. przedsiębiorstw. W tym samym badaniu respondenci zapytani zostali o plany w zakresie outsourcingu funkcji HR. Wyniki okazały się niezwykle obiecujące, gdyż aż 40 proc. firm aktualnie wydzielających na zewnątrz co najmniej jedną funkcję HR rozważa w ciągu 1–2 lat rozszerzenie firmy na kolejne funkcje. Natomiast wśród firm jeszcze niekorzystających z outsourcingu HR aż 48 proc. planuje jego wprowadzenie.

– Rynek outsourcingu cały czas się dynamicznie rozwija. Najchętniej wybierają takie rozwiązanie firmy z zagranicznym kapitałem, ale wśród rodzimych firm również widać coraz większe zainteresowanie. Polscy pracodawcy przekonują się do tego rodzaju usług – mówi Iwona Kubeczek, business development manager w ADP Polska i ekspert Instytutu Outsourcingu, dodając, że zalet outsourcingu jest wiele: wiedza ekspercka i doświadczenie, dostęp do nowoczesnych technologii, jakość i terminowość, odpowiedzialność po stronie dostawcy usługi oraz efekt skali, który pozwala na optymalizację kosztów przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu realizowanych usług.

Bez względu na wielkość

Mimo że z outsourcingu korzystają często większe przedsiębiorstwa czy też korporacje z zagranicznym kapitałem, specjaliści twierdzą, że taki system z powodzeniem może się również sprawdzić w rodzimych małych i średnich przedsiębiorstwach. – Mniejsza firma wielokrotnie nie może sobie finansowo pozwolić na zainwestowanie w nowoczesne technologie i wdrożenie kosztownego systemu informatycznego, zatrudnienie na etat doświadczonych specjalistów czy wykonanie drogiej ekspertyzy. Firmy outsourcingowe oferują gotowe, wypracowane rozwiązania i posiadają certyfikaty bezpieczeństwa – przekonuje Iwona Kubeczek.

To, ile zaoszczędzimy, korzystając z outsourcingu funkcji personalnych, jest kwestią indywidualną i zależy od specyfiki firmy oraz wybieranych usług i ich skali.

– W przypadku jednej firmy oszczędności mogą sięgać nawet 50 proc., w przypadku innej będą porównywalne ze stanem wyjściowym, gdy w firmie funkcjonował tradycyjny dział HR, jednak wartością dodaną okaże się na przykład wyższa jakość, bezpieczeństwo i utajnienie danych czy optymalizacja procesów wewnątrz firmy – mówi Iwona Kubeczek. Niektóre czynniki pozostają niemierzalne lub trudne do wycenienia. W liczbach trudno określić m.in., ile zyskamy dzięki dobrze rekrutowanemu i odpowiednio dobranemu do stanowiska pracy kandydatowi. Albo jeśli mamy lepszy dzięki outsourcingowi system kadrowo-płacowy, znikają problemy np. w postaci nadpłat czy niedopłat wynagrodzeń, z którymi wcześniej firma się borykała.

– W czasach spowolnienia gospodarczego szczególnie cenną zaletą dla pracodawców może być możliwość zmiany kosztów stałych na zmienne. Gwarantuje to outsourcing usług HR, który pozwala na elastyczność. Płacimy za usługę wówczas, gdy z niej korzystamy. Nie musimy utrzymywać cały czas działu i stanowisk pracy – tłumaczy Iwona Kubeczek.

Optymalizacja kosztowa

Bartosz Wieczorek z firmy doradztwa personalnego Advisory Group TEST Human Resources zaznacza, że kryzys gospodarczy sprzyja rozwiązaniom nastawionym na cięcie kosztów, a rozwiązania outsourcingowe wychodzą temu naprzeciw, będąc jednocześnie kompleksowymi i efektywnymi, gdyż specjalizują się w danym obszarze.

– Optymalizacja kosztowa związana z zatrudnieniem jest w stanie przynieść od 3 do nawet 18 proc. oszczędności od całości kosztów personalnych ponoszonych przez firmę. Przykładem takich działań jest badanie absencji chorobowych, które stanowią ogromny koszt prowadzenia przedsiębiorstw w Polsce – tylko w 2010 roku polscy pracodawcy na ich sfinansowanie przeznaczali ponad 23 mld zł. Ten koszt można w wydajny sposób zniwelować poprzez analizę przyczyn masowego chodzenia na zwolnienia chorobowe przez pracowników. Dzięki temu możliwe jest poprawienie warunków pracy, tak aby wyeliminować czynniki będące źródłem zachorowań – twierdzi Krzysztof Inglot, dyrektor Działu Rozwoju Rynków w agencji HR – Work Service, która do tej pory świadczyła usługi dla ponad 2 tysięcy przedsiębiorstw.

Zdaniem Krzysztofa Inglota, outsourcing może zdać egzamin również w przypadku niewielkich przedsiębiorstw, które dzięki temu mogą zredukować koszty personalne, a jednocześnie skupić się na rozwijaniu własnego biznesu.

– W sytuacji gdy firma zatrudnia od 20 do 25 pracowników i spodziewany jest dalszy jej rozwój, warto się zwrócić o pomoc w zarządzaniu procesami HR – zaznacza przedstawiciel Work Service.

Restrukturyzacja procesów

Kiedy jeszcze sprawdzają się tego typu rozwiązania? Pracodawcy nie mają wątpliwości: w czasach obniżonego popytu. – Popyt na stal w Europie w dalszym ciągu utrzymuje się na poziomie ok. 75 proc. zapotrzebowania sprzed kryzysu i nic nie wskazuje na to, żeby koniunktura w najbliższym czasie powróciła do poziomu z 2008 roku – mówi Andrzej Wypych, dyrektor personalny i członek zarządu firmy ArcelorMittal Poland, która korzysta z usług outsourcingowych. – Musimy również optymalizować koszty, aby dopasować je do aktualnego, obniżonego poziomu produkcji. Zatem musimy być elastyczni. Ta elastyczność dotyczyć musi również poziomu zatrudnienia. Z tego właśnie powodu zdecydowaliśmy się na outsourcing stanowisk związanych z funkcjami pomocniczymi, a więc takimi, na których praca nie wymaga długiego okresu przeszkolenia, a i proces rekrutacyjny nie jest rozciągnięty w czasie.

Jak zauważa Agnieszka Jarecka, szefowa działu HR w firmie Capgemini Polska, główną zaletą korzystania z outsourcingu, w tym również funkcji HR, jest możliwość sięgnięcia po doświadczenie specjalistów z danej dziedziny i skoncentrowanie się na kluczowych działaniach biznesowych.

– Przenosząc procesy HR od naszych klientów do naszych oddziałów, centralizujemy, restrukturyzujemy i ujednolicamy procesy obowiązujące w ramach różnych krajów, co bezpośrednio przekłada się na ich efektywność i obniżenie kosztów – podkreśla przedstawicielka Capgemini – firmy świadczącej usługi outsourcingu procesów biznesowych (BPO), której klientami są międzynarodowe korporacje obsługiwane przez biura w Polsce, Indiach, Brazylii, Chinach, Kanadzie, Chile, Gwatemali oraz Australii.

– Dodatkowo dzięki korzyściom skali możemy inwestować w szkolenia i rozwój zawodowy naszych pracowników, co ma pozytywny wpływ na wysoką jakość naszych usług – twierdzi Agnieszka Jarecka, dodając, że poziom usług oraz podział odpowiedzialności jest jasno określony w kontrakcie, a realizacja wskaźników jakościowych jest monitorowana i raportowana co miesiąc w odniesieniu do danych historycznych.

Outsourcing miękkiego HR

O tym, że popyt na usługi outsourcingowe ciągle rośnie, świadczy liczba zatrudnianych pracowników. Przykładowo, w polskim oddziale firmy Capgemini załoga podwoiła się w ostatnich pięciu latach. Obecnie zatrudnionych jest tutaj ponad 4,6 tys. pracowników. Cały czas prowadzone są rekrutacje. Do zespołów zajmujących się outsourcingiem poszukiwane są przede wszystkim osoby z bardzo dobrą znajomością języków obcych oraz doświadczeniem w danej dziedzinie. – Nasze doświadczenia pokazują, że outsourcing funkcji personalnej sprawdza się nie tylko w przypadku kadr i płac, lecz także w odniesieniu do tzw. miękkiego HR, czyli m.in. rekrutacji i szkoleń – mówi Monika Bar z firmy Aon Hewitt, która jest światowym liderem w zakresie doradztwa i rozwiązań outsourcingowych w obszarze zarządzania kapitałem ludzkim. Z obserwacji Aon Hewitt wynika, że takie rozwiązanie ma szczególnie duże znaczenie dla organizacji, które posiadają rozbudowaną strukturę pod względem funkcjonalnym, jak też geograficznym.

– Outsourcing funkcji personalnej pozwala na optymalizację zarówno kosztów, jak i procesów, co przekłada się na poprawę ich jakości, efektywności oraz możliwości większego monitoringu przez organizację. Dzięki temu nasi klienci mogą się skupić na swojej działalności podstawowej oraz strategicznej funkcji HR w organizacji. Pracownicy klienta zyskują natomiast łatwiejszy i szybszy dostęp do potrzebnych im informacji, znacząco podnosi się również standard obsługi klienta wewnętrznego – tłumaczy Monika Bar.

Centra usług – nowy trend

Oprócz firm specjalizujących się w outsourcingu usług, czyli BPO (Business Process Outsourcing), powstają też centra usług wspólnych (Shared Services Centres). Na wydzielenie w ramach swojej struktury takich wewnętrznych jednostek decyduje się coraz więcej pracodawców. Szczególnie w międzynarodowych korporacjach tworzenie SSC staje się dzisiaj trendem. Usługi są świadczone dla wielu oddziałów tej samej firmy, co sprzyja redukcji kosztów.

– Budowanie SSC to strategiczna decyzja dla firmy. Wymaga rzetelnej analizy tzw. business case, w ramach której firma bierze pod uwagę różne aspekty: analizę finansową, wpływ na procesy wewnętrzne i zasoby ludzkie, przygotowanie systemów IT, korzyści i ryzyka, możliwą lokalizację centrum związaną m.in. z dostępem do odpowiednich kompetencji – wylicza Tina Sobocińska, HR business partner ds. funkcji globalnych w firmie Schneider Electric, która buduje swoją strategię, opierając się na rozwoju centrów usług wspólnych m.in. dla finansów i administracji procesami HR, a w przypadku naliczania płac w niektórych krajach korzysta z outsourcingu.

Zdaniem Tiny Sobocińskiej, centra usług wspólnych mogą przynieść firmie wiele korzyści, m.in. satysfakcję klienta, za którą stoi wysoka jakość procesów wynikająca z ich standaryzacji i automatyzacji oraz ciągłego doskonalenia, profesjonalny zespół pracowników dysponujących wiedzą i doświadczeniem, zlokalizowany w jednym miejscu oraz zmniejszone koszty wynikające nie tylko z przeniesienia części operacji do bardziej efektywnych kosztowo lokalizacji, lecz także z ciągłej optymalizacji i automatyzacji. – Wewnętrzne lub zewnętrzne centra przejmują obsługę procesów administracyjnych, dzięki czemu tzw. business partnerzy mogą być bliżej biznesu, np. HR business partnerzy, finance business partnerzy, i wspierać menedżerów w realizacji strategii firmy, poprzez np. strategiczne doradztwo, coaching, proponowanie rozwiązań i polityk, zarządzanie zmianą, zajmując się relacjami pracowniczymi czy długoterminowym planowaniem i zapewnianiem odpowiednich dla biznesu kompetencji – wylicza Tina Sobocińska.

Czy outsourcing może mieć jakieś minusy? – Przeprowadziliśmy dla nas samych analizę SWOT i oczywiście znaleźliśmy też słabe strony takiego rozwiązania – opowiada Renata Zagórda, menedżer HR w firmie PPG Industries, która posiada swoje centrum usług wspólnych. – Dla organizacji z kilkoma lokalizacjami na terenie Polski i dostępność geograficzna jest słabsza, i czas reakcji wydłużony – nie idziemy do drugiego pokoju, ale jedziemy na drugi kraniec Polski. Mniejszy jest też bezpośredni kontakt z pracownikami, menedżerami, bo tego kontaktu nie zastąpią inne formy komunikacji. Bywa też, że poszczególne lokalizacje uważają, że innym poświęca się więcej uwagi, szczególnie mniejsze identyfikowanie się z lokalną organizacją jest podnoszone przez te organizacje, które wcześniej miały wewnętrzne działy na wyłączność.

Równocześnie jako zalety rozwiązania typu SSC Renata Zagórda uznaje m.in. komfort posiadania jednego punktu kontaktu i szerokiego spojrzenia na biznes. Jej zdaniem, taki model sprawdza się też w przypadku miękkiego HR. Centrum, dla którego pracuje, posiada także dział szkoleń i rozwoju. – U nas świetnie to funkcjonuje, być może jest to odpowiednia skala organizacji, oczywiście fantastyczni specjaliści – przyznaje Renata Zagórda.

Referencje i case study

Czym kierować się przy wyborze wykonawcy usługi outsourcingowej? Zdaniem specjalistów ważne są referencje, opinie innych klientów i dotychczasowe doświadczenie na rynku. Iwona Kubeczek z ADP Polska sugeruje, by przed podjęciem decyzji dokładnie oszacować wspólnie z firmą outsourcingową koszty, zrobić symulację wydatków, które będziemy ponosić po przejściu na outsourcing, w porównaniu z tradycyjnym, wewnętrznym modelem. Takie case study pozwoli ocenić realnie sytuację.

– Zdarza się, że pracodawcy w pewnym momencie wycofują się z outsourcingu, bo właśnie niewłaściwie oszacowali koszty lub też wybrali rozwiązanie, które okazało się źle dopasowane do potrzeb ich firmy. W większości przypadków jednak, gdy pracodawca raz zdecyduje się na outsourcing, to kontynuuje takie rozwiązanie – mówi Iwona Kubeczek.

Redukcja kosztów może być jednym z powodów, dla których zdecydujemy się na zlecenie firmie outsourcingowej zadań z zakresu HR. Zdaniem ekspertów, nie powinien być to jednak jedyny wyznacznik. – Jeśli ktoś nie widzi innych zalet poza finansowymi, to lepiej, żeby poszukał takiego rozwiązania czy dostawcy, który przyniesie nową jakość – sugeruje ekspert Instytutu Outsourcingu. Warto więc zadać sobie pytanie: co jeszcze zyskamy, jaką nieekonomiczną wartość będzie miało takie rozwiązanie? Czy na przykład outsourcing kadr pozwoli na optymalizację procesów wewnętrznych, czy też skorzystanie z nowoczesnych rozwiązań, np. portalu samoobsługi pracowniczej?

Przemyślana musi być również decyzja o powołaniu do życia centrum usług wspólnych. – Niebezpieczne byłoby rozważanie tworzenia tego typu centrum lub korzystania z outsourcingu w dobie kryzysu na rynku, kierując się przede wszystkim aspektem kosztowym – zaznacza Tina Sobocińska, podkreślając, że zmiana, jaką wywołuje taka decyzja, jest długofalowa i wymaga w pierwszym etapie inwestycji, np. w zasoby ludzkie czy systemy IT.

– Bardzo często wpływa również na inne obszary firmy, na zmiany systemów pracy, procesów, obsługę pracowników czy klientów. Przykładem może być tworzenie centrum usług wspólnych dla HR z centrum obsługi pracowników w innym miejscu niż jednostka, w której pracują menedżerowie i pracownicy. Pewnego dnia, by otrzymać odpowiedź na swoje pytanie dotyczące np. urlopu, pracownik zamiast przyjść do pokoju HR, kontaktuje się telefonicznie lub e-mailowo z centrum w odległej lokalizacji. Takie rozwiązania wiążą się więc z zupełnie nowym modelem biznesowym – podsumowuje Tina Sobocińska.