REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przyjmowanie i wydawanie poleceń

Elżbieta Golińska

REKLAMA

Nieodzowna część kontaktów międzyludzkich, zwłaszcza zawodowych, to polecenia służbowe. Nie lada sztuką jest ich wydawanie w taki sposób, aby były zrozumiałe i motywowały do wykonania z chęcią i na czas. Umiejętność wydawania i przyjmowania poleceń można skutecznie doskonalić, poprawiając atmosferę i jakość pracy w biurze.

Ważna jest nie tylko treść, ale i sposób wydawania polecenia (prośby). Inaczej zwracamy się do przełożonego, inaczej do współpracownika o równorzędnym statusie, a jeszcze inaczej do podwładnego. Każde polecenie/prośba powinno spełnić kilka warunków, aby nasza wola została zrozumiana i wypełniona.

Aby prawidłowo wydać polecenie, musimy dokładnie wiedzieć, o co nam chodzi. Nie wystarczy powiedzieć sprzątaczce: „te okna są brudne”, bo może uznać, że oczekujemy przetarcia szyb od zewnątrz albo zabierze się za szorowanie wszystkiego. Nie wystarczy powiedzieć: „szefie, tak ciężko pracuję”, bo zamiast dać nam podwyżkę lub kilka dni wolnych, „pomoże” nam angażując dodatkową osobę w sekretariacie.

Dlatego ważne jest wyrażenie precyzyjnie i konkretnie swoich oczekiwań i wskazanie osoby, do której kierujemy polecenie. Zamiast ogólnikowego: „trzeba przynieść pocztę” czy „ktoś musi posegregować te dokumenty”, trzeba powiedzieć: „pani Ewo, proszę przynieść pocztę z kancelarii”.

Wydając polecenie, respektujmy nie tylko stopień służbowy (czasem podwładny kieruje „polecenie” do szefa), ale także osobowość i charakter rozmówcy. Osoba spokojna, metodyczna i skrupulatna nie wykona dobrze polecenia hasłowo rzuconego w przelocie. Potrzebuje dokładnego omówienia, precyzyjnego określenia procedur, oczekiwań, terminów. Z kolei pracownik dynamiczny, kipiący energią i pomysłami chętniej wykona to samo polecenie, jeśli damy mu większy obszar samodzielności, zakreślając tylko cel i termin, lecz zostawiając swobodę sposobu realizacji.

Przy tak ogólnym poleceniu osoba metodyczna mogłaby czuć się zagubiona, niedoinformowana, zaś pracownik energiczny - przy poleceniu zbyt szczegółowym, narzucającym procedury, mógłby się od razu zniechęcić, bo poczułby się pozbawiony możliwości wykazania się inicjatywą. Jemu wystarczy powiedzieć: „proszę zdobyć cztery zaproszenia na galę w operze”, ale pracownikowi metodycznemu trzeba opisać sprawę dokładnie: „proszę zadzwonić do ministerstwa w sprawie zaproszeń na galę w operze, chodzi o cztery bilety na 30 września”.

Ważna precyzja

Wydając polecenie, zawsze dbajmy o precyzję. Nie wystarczy wskazanie celu do osiągnięcia. Polecenia niekonkretne najczęściej nie są prawidłowo wykonane, nawet przy dobrej woli pracowników. Gdy ktoś prosi: „proszę zaraz wydrukować tę listę” to „zaraz” dla jednej osoby oznacza 3 minuty, dla innej pół godziny. Lepiej wyrażać się jasno, wtedy unikniemy niepotrzebnych zadrażnień. Przydaje się też ustalenie sposobu powiadomienia o wykonaniu pracy, zwłaszcza gdy zadanie jest skomplikowane lub długofalowe i można je podzielić na etapy.

Przyjmujący polecenie będzie dodatkowo zmotywowany do działania jeśli wyjaśnimy mu, czemu zadanie ma służyć. Bez zapału weźmiemy się do sporządzenia dziwnej z pozoru tabelki zawierającej nazwiska, wzrost i wagę pracowników, gdy nie znamy celu tej pracy, a zupełnie inaczej podejdziemy do sprawy, gdy szef wyjaśni, że chce zamówić najnowsze ergonomiczne fotele do biurek, dopasowane do gabarytów każdego pracownika.

Sposób wydania polecenia dopasowujemy do rangi i sposobu realizacji zadania, jednak zawsze warto pamiętać o celu, motywacji, terminie i tym, w jaki sposób lubi pracować nasz rozmówca.

Jeśli otrzymujemy polecenie w sprawach złożonych, podsumujmy czy dobrze je zrozumieliśmy, doprecyzujmy termin. Nie wolno przyjmować nierealnych terminów, aby potem sprawić zawód osobie, która miała prawo na nas liczyć. Obawy co do terminowości lub wykonalności zadania lepiej zasygnalizować od razu. Nie chodzi o piętrzenie trudności przy każdym zadaniu, lecz o własną wiarygodność i sumienność.

Osobowość rozmówcy

Ważnym elementem zrozumienia otrzymywanych poleceń jest osobowość rozmówcy. Osoba dynamiczna, ekspresyjna, z trudem skupi się na szczegółach. Aby dopasować się do takiego rozmówcy, zadajemy pytania krótkie i konkretne. Osoba skrupulatna przekazując polecenie zarzuci nas mnóstwem informacji, nie zawsze istotnych dla realizacji zadania i nie zawsze możliwych do zapamiętania. Dlatego poprośmy o dodatkowe wyjaśnienia, ale nie dawajmy do zrozumienia, że już dość tych detali, może poczuć się urażona. Lepiej wysłuchać cierpliwie i wykonać zadanie dokładnie. Taka osoba lubi bowiem kontrolować, czy praca idzie ściśle według jej poleceń i potrafi mieć pracownikom za złe, gdy pójdą „na skróty”, mimo że wynik pracy byłby identyczny.

Dla jasności starajmy się takiej osobie zdawać sprawę po zakończeniu każdego etapu działań. Przyjmie to z zadowoleniem, w przeciwieństwie do osobnika dynamicznego, którego interesuje tylko rezultat, a nie droga jaką go osiągnięto.

Pochwała za pracę

Wydawanie i przyjmowanie poleceń wiąże się zwykle z oceną wykonanej pracy. W ślad za poleceniami idą ich skutki: pochwała, gdy polecenie wykonano dobrze, lub krytyka, gdy nie wszystko się udało. Tu również trzeba wyczucia, by krytyka zamiast urazić lub dotknąć, spowodowała poprawę jakości pracy, zaś pochwała udzielona nieumiejętnie, może być odebrana jako pochlebstwo, a nie jako wyraz uznania.

Ta sama pochwała za tę samą pracę może wywołać różne reakcje u rozmaitych osób. Niektórzy wolą pochwałę konkretną: „świetna robota, zwłaszcza trzecia tabela to majstersztyk!”. Tę samą pochwałę osoba dynamiczna odbierze gorzej - skoro chwalą trzecią tabelę, to reszta pewnie nie jest dobra... Wolałaby usłyszeć publicznie, że wykonał fantastyczną robotę, spisał się na medal i należą mu się brawa. Jednemu potrzeba konkretów, innemu - pochwały za całokształt. Każdy jednak, usłyszawszy pochwałę, powinien na nią zareagować.

Można uśmiechnąć się i podziękować, można dodać, że staraliśmy się bardzo i cieszy nas taki rezultat, albo że uznanie szefa to dla nas prawdziwa nagroda. Unikajmy natomiast deprecjonowania swojej pracy, zapewniania, że to „nic wielkiego”, że „każdy by to zrobił równie dobrze”, bo przez krygowanie i nadmierną skromność dajemy do zrozumienia osobie, która nas komplementuje, że się nie zna, bo chwali za byle co.

Uzasadniona krytyka

Wygłaszanie i przyjmowanie krytyki to ważna umiejętność. Chodzi o to, aby krytykować problem, a nie osobę („tu brak dokładnych danych, należy to poprawić” zamiast „ty zawsze wszystko zepsujesz, nawet banalną tabelę”). Mówmy o konkretach, a nie o wykonawcy. Znacznie łatwiej i wysłuchać, i przyjąć reprymendę gdy nie jest atakiem personalnym.

Zarówno pochwała, jak i krytyka mogą być uszczypliwe. Gdy usłyszymy złośliwe zdanie pod naszym adresem: „czy pani ma siano w głowie?!”, zamiast pokazać, że „zatruta strzała” sięgnęła celu, można powiedzieć spokojnie: „przepraszam, czy mógłby pan powtórzyć, jakoś umknęło mi, co pan przed chwilą powiedział...”.

Pochwała typu „no, tym razem się pani udało!” nie musi być komentowana. Reakcja na krytykę czy wątpliwy komplement może być odebrana jako zaczepka, lepiej ją zignorować. Ale można też rzeczowo i ze spokojem poprosić o wyjaśnienie, co dana osoba miała na myśli, sprowadzając rozmowę na rzeczowe tory, domagając się konkretów. To ułatwia porozumienie.

Halina Guryn

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Czy 14 kwietnia 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 14 kwietnia 2024 to niedziela handlowa? Czy przed weekendem majowym jest niedziela handlowa? Jak wypadają niedziele handlowe w kwietniu?

    Czy 7 kwietnia 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 7 kwietnia 2024 to niedziela handlowa? Czy w kwietniu 2024 jest niedziela handlowa? Jakie kary za pracę w dni niehandlowe?

    ZUS odpowiada: Czy po 1 kwietnia składać wniosek o ponowne przeliczenie emerytury [nowe tablice GUS]?

    Od 1 kwietnia, przy obliczaniu przyszłych emerytur, ZUS skorzysta z nowej tablicy dalszego trwania życia GUS, co sprawi, że emerytura osoby w wieku 60 lat będzie niższa o 3,7 proc., a osoby w wieku 65 lat – o 4,1 proc. niż obliczona na podstawie poprzedniej tablicy – poinformował rzecznik ZUS Paweł Żebrowski.

    Dodatki funkcyjne w sądach

    Dodatki funkcyjne w sądach - trwają prace nad przepisami. Mają się zmienić zasady wynagradzania sędziów pełniących funkcje rzeczników dyscyplinarnych. Proponowane zmiany mają charakter przekrojowy, dotyczą modyfikacji wysokości dodatków funkcyjnych przysługujących Rzecznikowi Dyscyplinarnemu Sędziów Sądów Powszechnych, Zastępcy Rzecznika Dyscyplinarnego Sędziów Sądów Powszechnych, zastępcy rzecznika dyscyplinarnego działającemu przy sądach apelacyjnych, zastępcy rzecznika dyscyplinarnego działającemu przy sądach okręgowych oraz Rzecznikowi Dyscyplinarnemu Ministra Sprawiedliwości, i służą dostosowaniu wysokości dodatków do rzeczywistego obciążenia zadaniami związanymi z pełnieniem tych funkcji. 

    REKLAMA

    Jak zarządzać zespołem? Liderem nie trzeba się urodzić. Liczy się cel i chęć współpracy z innymi

    Osoby zarządzające zespołem mają kluczowe znaczenie dla firmy. Prawie co czwarty pracownik chciałby, by jego przełożony częściej go doceniał. Blisko połowa jest gotowa odejść z pracy z powodu szefa.

    Odmienne poglądy polityczne pracownika a dyskryminacja

    Zbliżają się wybory samorządowe. W wielu miejscach, w tym w pracy, trwają rozmowy, spory i wymiana myśli politycznych co do programów i kandydatów. Trzeba jednak wiedzieć, że pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, m.in. bez względu na przekonania polityczne. Nie można więc ponosić negatywnych konsekwencji w miejscu pracy, szczególnie jeżeli ma się odmienne poglądy od pracodawcy. Nawet jeżeli jest się zatrudnionym w jednotach samorządu terytorialnego, gdzie niestety często ma miejsce rotacja pracowników ze względu na tzw. układy polityczne - powinna obowiązywać zasada wolności słowa i własnych poglądów politycznych.

    Urlop bezpłatny - zastanów się czy chcesz iść, możesz być wytypowany do zwolnienia

    Urlop bezpłatny - zastanów się czy chcesz iść, możesz być wytypowany do zwolnienia. Dal pracodawcy liczy się dyspozycyjność pracownika. Wytypowanie do zwolnienia pracownika, przebywającego na długotrwałym urlopie bezpłatnym i korzystającego w tym czasie z innego źródła utrzymania, stanowi obiektywne i racjonalne kryterium doboru do wypowiedzenia umowy o pracę, co nie świadczy o charakterze dyskryminacyjnym zwolnienia. Zgodne z zasadami współżycia społecznego jest przyjęcie przez pracodawcę jako kryterium doboru pracowników do zwolnienia ich dyspozycyjności, rozumianej jako możliwość liczenia na obecność pracownika w pracy, w czasie na nią przeznaczonym, gdy przeciwieństwem tak rozumianej dyspozycyjności są częste absencje pracownika, spowodowane złym stanem zdrowia, jak również inne przypadki usprawiedliwionej nieobecności.

    Elektroradiolog - kim jest i co robi?

    Elektroradiolog to nowy zawód medyczny. Wielu idąc na tzw. prześwietlenie, tj. n. badanie w pracowniach rentgenowskich RTG - nie zdaje sobie sprawy, że jest to wymagający zawód, który wiąże się z pracą w szkodliwych i trudnych warunkach dla zdrowia tego pracownika - ze względu na promieniowanie. Praca przy wykonywaniu badań z zakresu diagnostyki obrazowej (rentgenografia, rentgenoskopia, radiologia stomatologiczna, mammografia, densytometria rentgenowska, tomografia komputerowa) jest wymagająca.

    REKLAMA

    Kim jest technik sterylizacji medycznej?

    Jakie trzeba mieć wykształcenie, żeby zostać technikiem sterylizacji medycznej? Jakie czynności wykonuje technik sterylizacji medycznej? To główne pytania, które się pojawiają. Niektórzy pytają też: dlaczego ten zawód został wpisany na listę zawodów medycznych - odpowiedź jest prosta jest to zawód wymagający specjalistycznych kwalifikacji. Technicy muszą mieć szczególne prawa ale i obowiązki. Muszą też ponosić odpowiedzialność z powodu swoich błędów medycznych. W gruncie rzeczy, gdyby nie technicy i nienależyta dezynfekcja i sterylizacja wyrobów medycznych - wielu pacjentów byłoby narażonych na choroby zakaźne - zagrażające życiu i zdrowiu. 

    Praca w Święta Wielkanocne

    Kiedy wypadają Święta Wielkanocne 2024? Praca w Poniedziałek Wielkanocny i Niedzielę Wielkanocną - czy przysługuje za to dodatek? Czy za pracę w Wielkanoc (w niedzielę oraz święto) przysługuje rekompensata?

    REKLAMA