REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przyjmowanie i wydawanie poleceń

Elżbieta Golińska

REKLAMA

Nieodzowna część kontaktów międzyludzkich, zwłaszcza zawodowych, to polecenia służbowe. Nie lada sztuką jest ich wydawanie w taki sposób, aby były zrozumiałe i motywowały do wykonania z chęcią i na czas. Umiejętność wydawania i przyjmowania poleceń można skutecznie doskonalić, poprawiając atmosferę i jakość pracy w biurze.

Ważna jest nie tylko treść, ale i sposób wydawania polecenia (prośby). Inaczej zwracamy się do przełożonego, inaczej do współpracownika o równorzędnym statusie, a jeszcze inaczej do podwładnego. Każde polecenie/prośba powinno spełnić kilka warunków, aby nasza wola została zrozumiana i wypełniona.

Aby prawidłowo wydać polecenie, musimy dokładnie wiedzieć, o co nam chodzi. Nie wystarczy powiedzieć sprzątaczce: „te okna są brudne”, bo może uznać, że oczekujemy przetarcia szyb od zewnątrz albo zabierze się za szorowanie wszystkiego. Nie wystarczy powiedzieć: „szefie, tak ciężko pracuję”, bo zamiast dać nam podwyżkę lub kilka dni wolnych, „pomoże” nam angażując dodatkową osobę w sekretariacie.

Dlatego ważne jest wyrażenie precyzyjnie i konkretnie swoich oczekiwań i wskazanie osoby, do której kierujemy polecenie. Zamiast ogólnikowego: „trzeba przynieść pocztę” czy „ktoś musi posegregować te dokumenty”, trzeba powiedzieć: „pani Ewo, proszę przynieść pocztę z kancelarii”.

Wydając polecenie, respektujmy nie tylko stopień służbowy (czasem podwładny kieruje „polecenie” do szefa), ale także osobowość i charakter rozmówcy. Osoba spokojna, metodyczna i skrupulatna nie wykona dobrze polecenia hasłowo rzuconego w przelocie. Potrzebuje dokładnego omówienia, precyzyjnego określenia procedur, oczekiwań, terminów. Z kolei pracownik dynamiczny, kipiący energią i pomysłami chętniej wykona to samo polecenie, jeśli damy mu większy obszar samodzielności, zakreślając tylko cel i termin, lecz zostawiając swobodę sposobu realizacji.

Przy tak ogólnym poleceniu osoba metodyczna mogłaby czuć się zagubiona, niedoinformowana, zaś pracownik energiczny - przy poleceniu zbyt szczegółowym, narzucającym procedury, mógłby się od razu zniechęcić, bo poczułby się pozbawiony możliwości wykazania się inicjatywą. Jemu wystarczy powiedzieć: „proszę zdobyć cztery zaproszenia na galę w operze”, ale pracownikowi metodycznemu trzeba opisać sprawę dokładnie: „proszę zadzwonić do ministerstwa w sprawie zaproszeń na galę w operze, chodzi o cztery bilety na 30 września”.

Ważna precyzja

Wydając polecenie, zawsze dbajmy o precyzję. Nie wystarczy wskazanie celu do osiągnięcia. Polecenia niekonkretne najczęściej nie są prawidłowo wykonane, nawet przy dobrej woli pracowników. Gdy ktoś prosi: „proszę zaraz wydrukować tę listę” to „zaraz” dla jednej osoby oznacza 3 minuty, dla innej pół godziny. Lepiej wyrażać się jasno, wtedy unikniemy niepotrzebnych zadrażnień. Przydaje się też ustalenie sposobu powiadomienia o wykonaniu pracy, zwłaszcza gdy zadanie jest skomplikowane lub długofalowe i można je podzielić na etapy.

Przyjmujący polecenie będzie dodatkowo zmotywowany do działania jeśli wyjaśnimy mu, czemu zadanie ma służyć. Bez zapału weźmiemy się do sporządzenia dziwnej z pozoru tabelki zawierającej nazwiska, wzrost i wagę pracowników, gdy nie znamy celu tej pracy, a zupełnie inaczej podejdziemy do sprawy, gdy szef wyjaśni, że chce zamówić najnowsze ergonomiczne fotele do biurek, dopasowane do gabarytów każdego pracownika.

Sposób wydania polecenia dopasowujemy do rangi i sposobu realizacji zadania, jednak zawsze warto pamiętać o celu, motywacji, terminie i tym, w jaki sposób lubi pracować nasz rozmówca.

Jeśli otrzymujemy polecenie w sprawach złożonych, podsumujmy czy dobrze je zrozumieliśmy, doprecyzujmy termin. Nie wolno przyjmować nierealnych terminów, aby potem sprawić zawód osobie, która miała prawo na nas liczyć. Obawy co do terminowości lub wykonalności zadania lepiej zasygnalizować od razu. Nie chodzi o piętrzenie trudności przy każdym zadaniu, lecz o własną wiarygodność i sumienność.

Osobowość rozmówcy

Ważnym elementem zrozumienia otrzymywanych poleceń jest osobowość rozmówcy. Osoba dynamiczna, ekspresyjna, z trudem skupi się na szczegółach. Aby dopasować się do takiego rozmówcy, zadajemy pytania krótkie i konkretne. Osoba skrupulatna przekazując polecenie zarzuci nas mnóstwem informacji, nie zawsze istotnych dla realizacji zadania i nie zawsze możliwych do zapamiętania. Dlatego poprośmy o dodatkowe wyjaśnienia, ale nie dawajmy do zrozumienia, że już dość tych detali, może poczuć się urażona. Lepiej wysłuchać cierpliwie i wykonać zadanie dokładnie. Taka osoba lubi bowiem kontrolować, czy praca idzie ściśle według jej poleceń i potrafi mieć pracownikom za złe, gdy pójdą „na skróty”, mimo że wynik pracy byłby identyczny.

Dla jasności starajmy się takiej osobie zdawać sprawę po zakończeniu każdego etapu działań. Przyjmie to z zadowoleniem, w przeciwieństwie do osobnika dynamicznego, którego interesuje tylko rezultat, a nie droga jaką go osiągnięto.

Pochwała za pracę

Wydawanie i przyjmowanie poleceń wiąże się zwykle z oceną wykonanej pracy. W ślad za poleceniami idą ich skutki: pochwała, gdy polecenie wykonano dobrze, lub krytyka, gdy nie wszystko się udało. Tu również trzeba wyczucia, by krytyka zamiast urazić lub dotknąć, spowodowała poprawę jakości pracy, zaś pochwała udzielona nieumiejętnie, może być odebrana jako pochlebstwo, a nie jako wyraz uznania.

Ta sama pochwała za tę samą pracę może wywołać różne reakcje u rozmaitych osób. Niektórzy wolą pochwałę konkretną: „świetna robota, zwłaszcza trzecia tabela to majstersztyk!”. Tę samą pochwałę osoba dynamiczna odbierze gorzej - skoro chwalą trzecią tabelę, to reszta pewnie nie jest dobra... Wolałaby usłyszeć publicznie, że wykonał fantastyczną robotę, spisał się na medal i należą mu się brawa. Jednemu potrzeba konkretów, innemu - pochwały za całokształt. Każdy jednak, usłyszawszy pochwałę, powinien na nią zareagować.

Można uśmiechnąć się i podziękować, można dodać, że staraliśmy się bardzo i cieszy nas taki rezultat, albo że uznanie szefa to dla nas prawdziwa nagroda. Unikajmy natomiast deprecjonowania swojej pracy, zapewniania, że to „nic wielkiego”, że „każdy by to zrobił równie dobrze”, bo przez krygowanie i nadmierną skromność dajemy do zrozumienia osobie, która nas komplementuje, że się nie zna, bo chwali za byle co.

Uzasadniona krytyka

Wygłaszanie i przyjmowanie krytyki to ważna umiejętność. Chodzi o to, aby krytykować problem, a nie osobę („tu brak dokładnych danych, należy to poprawić” zamiast „ty zawsze wszystko zepsujesz, nawet banalną tabelę”). Mówmy o konkretach, a nie o wykonawcy. Znacznie łatwiej i wysłuchać, i przyjąć reprymendę gdy nie jest atakiem personalnym.

Zarówno pochwała, jak i krytyka mogą być uszczypliwe. Gdy usłyszymy złośliwe zdanie pod naszym adresem: „czy pani ma siano w głowie?!”, zamiast pokazać, że „zatruta strzała” sięgnęła celu, można powiedzieć spokojnie: „przepraszam, czy mógłby pan powtórzyć, jakoś umknęło mi, co pan przed chwilą powiedział...”.

Pochwała typu „no, tym razem się pani udało!” nie musi być komentowana. Reakcja na krytykę czy wątpliwy komplement może być odebrana jako zaczepka, lepiej ją zignorować. Ale można też rzeczowo i ze spokojem poprosić o wyjaśnienie, co dana osoba miała na myśli, sprowadzając rozmowę na rzeczowe tory, domagając się konkretów. To ułatwia porozumienie.

Halina Guryn

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Projekt rozporządzenia: Wyższe uposażenie zasadnicze funkcjonariuszy CBA

    Zgodnie z ustawą budżetową na rok 2024 średnioroczny wskaźnik wzrostu wynagrodzeń w sferze budżetowej powinien wynieść 120%. Z tego względu planowane jest podniesienie stawek uposażenia zasadniczego funkcjonariuszy Centralnego Biura Antykorupcyjnego.

    Możesz otrzymać 5025 zł na naukę języka, studia podyplomowe, kurs prawa jazdy i inne - rusza nowy program WUP

    Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie uruchamia projekt „Małopolski Pociąg do Kariery – sezon I". WUP zachęca: chcesz nauczyć się języka? Skończyć kurs prawa jazdy? Zdobyć nowe umiejętności zawodowe? Jeśli odpowiedź brzmi pozytywnie należy śledzić informacje i przystąpić do rekrutacji, która rusza prawdopodobnie w kwietniu 2024 r. Można otrzymać nawet 5025 zł!

    Działalność socjalna. Wczasy pod gruszą – dofinansowanie do wypoczynku ze środków ZFŚS to najpopularniejsze świadczenie socjalne

    Wczasy pod gruszą to jedna z form działalności socjalnej. Polega na dofinansowaniu wypoczynku pracowników ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wczasy pod gruszą powinny być wsparciem dla pracowników w gorszej sytuacji materialnej.

    Nowe zalecenia co do zatrudniania niepełnosprawnych

    W lutym 2024 r. wydano nowe zalecenia co do zatrudniania niepełnosprawnych m.in. w administracji publicznej. Okazuje się, że wciąż istnieje wiele barier proceduralnych, instytucjonalnych, organizacyjnych i kompetencyjnych, które utrudniają czy wręcz nawet uniemożliwiają osobom ze szczególnymi potrzebami (w tym z niepełnosprawnościami) udział w procesach rekrutacyjnych oraz świadczenie pracy w urzędach. Wciąż jest wiele do zrobienia.

    REKLAMA

    Separacja jak rozwód - nie otrzymasz odprawy po zmarłym małżonku

    Czym jest separacja? Jakie są skutki majątkowe separacji? Kto ma prawo do odprawy po śmierci pracownika? Czy mając separację należy się odprawa po zmarłym małżonku? Ile wynosi odprawa pośmiertna?

    Waloryzacja emerytur 2024 – tabela netto

    Waloryzacja emerytur od 1 marca 2024 roku - o ile procent wzrosną emerytury? Kiedy będzie wypłata pierwszych wyższych emerytur? Tabela przedstawia podwyżki emerytur od 1 marca 2024 roku. Ile wynoszą kwoty netto emerytur po waloryzacji?

    Mama 4+ czyli emerytura matczyna w 2024 roku [WYWIAD]

    Mama 4 plus w 2024 roku - to już 5 lat funkcjonowania świadczenia w Polsce. Czy w tym czasie zmieniły się przepisy? Jakie warunki należy spełnić, aby otrzymać RSU? Ile wynosi rodzicielskie świadczenie uzupełniające do końca lutego, a ile od 1 marca 2024 roku? Jakie dokumenty dołączyć do wniosku? Czy na emeryturze matczynej można pracować? Czy ojcowie pobierają emeryturę matczyną? Na te i inne pytania odpowiada rzecznik ZUS województwa dolnośląskiego Iwoną Kowalską-Matis

    Nie możesz pójść do ZUS i załatwić sprawy? Możesz wysłać pełnomocnika. Trzeba tylko wypełnić formularz ZUS PEL

    Za pomocą formularza ZUS PEL klienci Zakładu Ubezpieczeń Społecznych mogą udzielić pełnomocnictwa do załatwiania swoich spraw. Formularz można pobrać ze strony internetowej www.zus.pl lub z PUE ZUS. Druk jest także dostępny w każdej placówce ZUS.

    REKLAMA

    W styczniu 2024 r. wzrosło bezrobocie w Polsce! Czy to jest wzrost sezonowy?

    Wzrosło bezrobocie w Polsce. W styczniu stopa bezrobocia wyniosła 5,4%. W grudniu 2023 r. bezrobocie wynosiło 5,1%, a w listopadzie 5,0%.

    W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. Trwa kampania BHP w cyfrowym świecie pracy

    W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. To zarządzanie pracą przez sztuczną inteligencję może mieć ogromny wpływ na jakość świadczonej pracy, jej ilość jak i utratę. Świat pracy i rynek się zmieniają - ale w tym wszystkim najważniejszy jest człowiek, nie kapitał. Konieczne jest więc budowanie wiedzy, doświadczenia i zaufania przez informowanie pracowników i zasięganie ich opinii oraz umożliwienie im udziału w projektowaniu i wdrażaniu technologii i systemów cyfrowych w nowej postindustrialnej erze pracy. „Bezpieczeństwo i zdrowie w pracy dotyczy każdego. Jest dobre dla ciebie. Dobre dla firmy” – tak głosi kampania „Bezpieczeństwo pracy w świecie cyfrowym”, która jest prowadzona w latach 2023-2025. Kampania odbywa się w ramach projektu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy.

    REKLAMA