Kategorie

Przyjmowanie i wydawanie poleceń

Elżbieta Golińska
Nieodzowna część kontaktów międzyludzkich, zwłaszcza zawodowych, to polecenia służbowe. Nie lada sztuką jest ich wydawanie w taki sposób, aby były zrozumiałe i motywowały do wykonania z chęcią i na czas. Umiejętność wydawania i przyjmowania poleceń można skutecznie doskonalić, poprawiając atmosferę i jakość pracy w biurze.

Ważna jest nie tylko treść, ale i sposób wydawania polecenia (prośby). Inaczej zwracamy się do przełożonego, inaczej do współpracownika o równorzędnym statusie, a jeszcze inaczej do podwładnego. Każde polecenie/prośba powinno spełnić kilka warunków, aby nasza wola została zrozumiana i wypełniona.

Aby prawidłowo wydać polecenie, musimy dokładnie wiedzieć, o co nam chodzi. Nie wystarczy powiedzieć sprzątaczce: „te okna są brudne”, bo może uznać, że oczekujemy przetarcia szyb od zewnątrz albo zabierze się za szorowanie wszystkiego. Nie wystarczy powiedzieć: „szefie, tak ciężko pracuję”, bo zamiast dać nam podwyżkę lub kilka dni wolnych, „pomoże” nam angażując dodatkową osobę w sekretariacie.

Dlatego ważne jest wyrażenie precyzyjnie i konkretnie swoich oczekiwań i wskazanie osoby, do której kierujemy polecenie. Zamiast ogólnikowego: „trzeba przynieść pocztę” czy „ktoś musi posegregować te dokumenty”, trzeba powiedzieć: „pani Ewo, proszę przynieść pocztę z kancelarii”.

Wydając polecenie, respektujmy nie tylko stopień służbowy (czasem podwładny kieruje „polecenie” do szefa), ale także osobowość i charakter rozmówcy. Osoba spokojna, metodyczna i skrupulatna nie wykona dobrze polecenia hasłowo rzuconego w przelocie. Potrzebuje dokładnego omówienia, precyzyjnego określenia procedur, oczekiwań, terminów. Z kolei pracownik dynamiczny, kipiący energią i pomysłami chętniej wykona to samo polecenie, jeśli damy mu większy obszar samodzielności, zakreślając tylko cel i termin, lecz zostawiając swobodę sposobu realizacji.

Przy tak ogólnym poleceniu osoba metodyczna mogłaby czuć się zagubiona, niedoinformowana, zaś pracownik energiczny - przy poleceniu zbyt szczegółowym, narzucającym procedury, mógłby się od razu zniechęcić, bo poczułby się pozbawiony możliwości wykazania się inicjatywą. Jemu wystarczy powiedzieć: „proszę zdobyć cztery zaproszenia na galę w operze”, ale pracownikowi metodycznemu trzeba opisać sprawę dokładnie: „proszę zadzwonić do ministerstwa w sprawie zaproszeń na galę w operze, chodzi o cztery bilety na 30 września”.

Ważna precyzja

Wydając polecenie, zawsze dbajmy o precyzję. Nie wystarczy wskazanie celu do osiągnięcia. Polecenia niekonkretne najczęściej nie są prawidłowo wykonane, nawet przy dobrej woli pracowników. Gdy ktoś prosi: „proszę zaraz wydrukować tę listę” to „zaraz” dla jednej osoby oznacza 3 minuty, dla innej pół godziny. Lepiej wyrażać się jasno, wtedy unikniemy niepotrzebnych zadrażnień. Przydaje się też ustalenie sposobu powiadomienia o wykonaniu pracy, zwłaszcza gdy zadanie jest skomplikowane lub długofalowe i można je podzielić na etapy.

Przyjmujący polecenie będzie dodatkowo zmotywowany do działania jeśli wyjaśnimy mu, czemu zadanie ma służyć. Bez zapału weźmiemy się do sporządzenia dziwnej z pozoru tabelki zawierającej nazwiska, wzrost i wagę pracowników, gdy nie znamy celu tej pracy, a zupełnie inaczej podejdziemy do sprawy, gdy szef wyjaśni, że chce zamówić najnowsze ergonomiczne fotele do biurek, dopasowane do gabarytów każdego pracownika.

Sposób wydania polecenia dopasowujemy do rangi i sposobu realizacji zadania, jednak zawsze warto pamiętać o celu, motywacji, terminie i tym, w jaki sposób lubi pracować nasz rozmówca.

Jeśli otrzymujemy polecenie w sprawach złożonych, podsumujmy czy dobrze je zrozumieliśmy, doprecyzujmy termin. Nie wolno przyjmować nierealnych terminów, aby potem sprawić zawód osobie, która miała prawo na nas liczyć. Obawy co do terminowości lub wykonalności zadania lepiej zasygnalizować od razu. Nie chodzi o piętrzenie trudności przy każdym zadaniu, lecz o własną wiarygodność i sumienność.

Osobowość rozmówcy

Ważnym elementem zrozumienia otrzymywanych poleceń jest osobowość rozmówcy. Osoba dynamiczna, ekspresyjna, z trudem skupi się na szczegółach. Aby dopasować się do takiego rozmówcy, zadajemy pytania krótkie i konkretne. Osoba skrupulatna przekazując polecenie zarzuci nas mnóstwem informacji, nie zawsze istotnych dla realizacji zadania i nie zawsze możliwych do zapamiętania. Dlatego poprośmy o dodatkowe wyjaśnienia, ale nie dawajmy do zrozumienia, że już dość tych detali, może poczuć się urażona. Lepiej wysłuchać cierpliwie i wykonać zadanie dokładnie. Taka osoba lubi bowiem kontrolować, czy praca idzie ściśle według jej poleceń i potrafi mieć pracownikom za złe, gdy pójdą „na skróty”, mimo że wynik pracy byłby identyczny.

Dla jasności starajmy się takiej osobie zdawać sprawę po zakończeniu każdego etapu działań. Przyjmie to z zadowoleniem, w przeciwieństwie do osobnika dynamicznego, którego interesuje tylko rezultat, a nie droga jaką go osiągnięto.

Pochwała za pracę

Wydawanie i przyjmowanie poleceń wiąże się zwykle z oceną wykonanej pracy. W ślad za poleceniami idą ich skutki: pochwała, gdy polecenie wykonano dobrze, lub krytyka, gdy nie wszystko się udało. Tu również trzeba wyczucia, by krytyka zamiast urazić lub dotknąć, spowodowała poprawę jakości pracy, zaś pochwała udzielona nieumiejętnie, może być odebrana jako pochlebstwo, a nie jako wyraz uznania.

Ta sama pochwała za tę samą pracę może wywołać różne reakcje u rozmaitych osób. Niektórzy wolą pochwałę konkretną: „świetna robota, zwłaszcza trzecia tabela to majstersztyk!”. Tę samą pochwałę osoba dynamiczna odbierze gorzej - skoro chwalą trzecią tabelę, to reszta pewnie nie jest dobra... Wolałaby usłyszeć publicznie, że wykonał fantastyczną robotę, spisał się na medal i należą mu się brawa. Jednemu potrzeba konkretów, innemu - pochwały za całokształt. Każdy jednak, usłyszawszy pochwałę, powinien na nią zareagować.

Można uśmiechnąć się i podziękować, można dodać, że staraliśmy się bardzo i cieszy nas taki rezultat, albo że uznanie szefa to dla nas prawdziwa nagroda. Unikajmy natomiast deprecjonowania swojej pracy, zapewniania, że to „nic wielkiego”, że „każdy by to zrobił równie dobrze”, bo przez krygowanie i nadmierną skromność dajemy do zrozumienia osobie, która nas komplementuje, że się nie zna, bo chwali za byle co.

Uzasadniona krytyka

Wygłaszanie i przyjmowanie krytyki to ważna umiejętność. Chodzi o to, aby krytykować problem, a nie osobę („tu brak dokładnych danych, należy to poprawić” zamiast „ty zawsze wszystko zepsujesz, nawet banalną tabelę”). Mówmy o konkretach, a nie o wykonawcy. Znacznie łatwiej i wysłuchać, i przyjąć reprymendę gdy nie jest atakiem personalnym.

Zarówno pochwała, jak i krytyka mogą być uszczypliwe. Gdy usłyszymy złośliwe zdanie pod naszym adresem: „czy pani ma siano w głowie?!”, zamiast pokazać, że „zatruta strzała” sięgnęła celu, można powiedzieć spokojnie: „przepraszam, czy mógłby pan powtórzyć, jakoś umknęło mi, co pan przed chwilą powiedział...”.

Pochwała typu „no, tym razem się pani udało!” nie musi być komentowana. Reakcja na krytykę czy wątpliwy komplement może być odebrana jako zaczepka, lepiej ją zignorować. Ale można też rzeczowo i ze spokojem poprosić o wyjaśnienie, co dana osoba miała na myśli, sprowadzając rozmowę na rzeczowe tory, domagając się konkretów. To ułatwia porozumienie.

Halina Guryn

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?